אולם כנסים בתל אביב

חברות רבות עורכות כנסים לעובדים. באמצעות כנסים הן מבקשות לעניין את הלקוחות, למשוך משקיעים, לקדם את מוצר הדגל, לנופף במעמד וכדומה, ועל כן לאולם כנסים יש מקום של כבוד, ולצד העובדה שהוא יודע להכיל כמות גדולה של אנשים, הוא גם מחזיק בכמה תפקידים נוספים: הוא מעביר מסר, מביע עמדה, מייצר סטטוס, גורם לאנשים להראות נוכחות, הופך את האירוע להרבה יותר מרשים וכדומה, ועל כן רבים יודעים שכאשר כנס עומד על הפרק רצוי למצוא את המקום הראוי ביותר לערוך אותו, כי אולם כנסים מציע הרבה ומעבר לפרקטיקה.

שורת יתרונות

ניתן לקחת את אותה הרצאה ופעם אחת להעביר אותה בחדר האוכל של העובדים ופעם שנייה במרכז כנסים מרשים. היכן הקהל יהיה יותר מרוכז, היכן הקהל יותר יתרשם, היכן התפוסה תהיה יותר מלאה, היכן המסר יעבור טוב יותר, היכן הקהל יחוש יותר מוערך? ובכן ברור לכל שכאשר בוחרים להעביר את המסר הרצוי באולם כנסים זוכים בסך ההטבות הנלוות. אי לכך לא רק שיש להשקיע באולם כנסים, אלא גם יש לדעת באיזה אולם לבחור ופה ננסה לסייע לכם:

5 דגשים לבחירת אולם הכנסים הנכון ביותר:

• סגנון – לסגנון של אולם כנסים יש משמעות רבה והשפעה ישירה על המסר שמבקשים להעביר. כך למשל עסק בתחום ההייטק לא יפעל נכון אם ייבחר באולם כנסים בעל עיצוב כפרי, ואילו עסק לממכר שמן זית לא יפעל נכון אם ייבחר באולם כנסים שמצוי בקומה ה 20 באמצע העיר. מכאן שתמיד רצוי לעצור ולהגדיר אלו תכונות משקפות את העסק ומנקודה זו לגזור אלו אלמנטים עיצוביים מחפשים. האם אכן מדובר בפרמטר כה חשוב? כאשר מארגנים כנס הכול חשוב – אל תזלזלו באינטליגנציה של המוזמנים.
• מיקום – המיקום של אולם הכנסים גם כן חשוב ביותר, ולו בשל הסיבה הפשוטה שאם האולם יהיה ממוקם רחוק מהמיקום הגיאוגרפי שממנו מגיעים המוזמנים, אין טעם לצפות להיענות מלאה. בנוסף, קיים הבדל בין אם האולם ממוקם ליד הים לבין אם האולם ממוקם באמצע אזור התעשייה, וזאת כי גם אם בשני המקרים מדובר בעיצוב מדהים, עדיין לסביבה המידית יש השפעה ניכרת על הרושם הכללי.
• גודל – אין זה משנה אם מדובר בכנס או בחתונה, תמיד חשוב להתאים את גודל האולם לכמות המוזמנים, וזאת כי אולם גדול עבור כמות קטנה של מוזמנים עשוי לשדר חוסר הצלחה, ומנגד אולם קטן עבור כמות גדולה של מוזמנים עשוי לשדר חיסכון, שלא לומר קמצנות ואי השקעה. עם זאת, גם אם כמות המוזמנים יחסית קטנה עדיין אין למהר לשלול כל מקום גדול, אלא רצוי לבחון האם ניתן לשחק עם תחימה, או לחלופין האם קיים מרחב פנימי יותר קטן.
• פרקטיקה – לצד שאר המשתנים החשובים שכבר ציינו, גם חשוב לוודא שהמיקום מיישר קו עם צרכים פרקטיים. על אלו צרכים פרקטיים מדובר? על תחבורה ציבורית שמגיעה לאזור, על כמות מספקת של מקומות חנייה, על נגישות, על כבישים ראשיים שעוברים בסמיכות לאולם וכדומה, כאשר בין היתר חשוב לסגור מול אולם הכנסים יום ושעה שנחשבים נוחים, ופה נציין שמוטב להוציא את ימי חמישי, שישי, שבת וראשון מהתמונה, כיוון שמדובר בימים שבהם אנשים פחות מעוניינים לצאת למפגשים שנוגעים לעבודה.
• שירותים משלימים – בין היתר ראוי לוודא שהאולם מציע שירותים משלימים נחוצים, ולו בכדי שאתם המארגנים תימנעו ממשימות נוספות. כך למשל מוטב לבחור אולם כנסים שמציע שירותי קייטרינג, שירותי עיצוב, שירותי מלצרות, שירותי תאורה, שירותי הגברה וכדומה, וכמובן שיש לוודא שכל נדבך מספק רמה גבוהה, כי אף אחד לא רוצה שהכול יזרום חלק, אך בסוף כולם יזכרו רק את האוכל שלא היה טעים.

שאלה של עלות אל מול תועלת

אין זה סוד שלארגן כנס באולם זה יקר ואין זה סוד שבעיר ת”א המחירים לא פעם יותר יקרים. אי לכך כאשר שוקלים האם לארגן כנס צריך לבחון עלות אל מול תועלת, כאשר מראש חשוב לקחת בחשבון שתועלת אינה תמיד נמדדת בכסף, לפחות לא בטווח הזמן הקצר. אז מה רצוי לבחון? האם בכוחו של הכנס לגייס משקיעים, להעביר בשורה חשובה, לחזק את העובדים וכדומה, ובמקביל יש לבחון האם הכנס יהיה אפקטיבי באותה המידה אם הוא יתקיים במקום פחות מושקע. מה עוד? ראוי לשאול עד כמה מבקשים להרשים את המוזמנים. בהתאם לתשובות כבר תדעו האם שווה להשקיע באולם כנסים, למרות סך העלויות הנלוות.

מיקום

עד עתה דנו במהות ובחשיבות של אולם כנסים, אך עתה נעבור לדון במיקום, וזאת כי אולם כנסים בתל אביב אינו שווה ערך לאולם כנסים בנתניה, ולא שיש משהו רע בעיר החוף היפה נתניה, אלא פשוט אין להתעלם מהעובדה שתל אביב הינה עיר ייחודית, עיר ללא מתחרים, עיר עם הצהרה משלה, עיר חזקה – עיר שמסמלת הרבה דברים חיוביים, קרי חדשנות, טכנולוגיה, מרכזיות, יוקרה, עדכניות וכדומה. אי לכך כאשר שוקלים האם להרים כנס באולם ייעודי, גם יש לבחון האם זקוקים לתרומתה של העיר, וזאת כי הרבה פעמים מספיק לציין בפני אנשים שהם מוזמנים לכנס בעיר ת”א בכדי שהם יתעלמו מהמרחק ומהשקעת הזמן, וזאת כי עבורם ת”א מהווה סיבה למסיבה. לסיכום נציין שלא חסרות סיבות להרים כנסים מכובדים וכאשר עושים זאת יש להשקיע הן בפרקטיקה והן בחשיבה מקדימה. שיהיה בהצלחה!