איך בוחרים אולם כנסים בתל אביב?

העומס הרב בכבישים כמו גם הצפיפות בחניונים הם רק חלק מסימני ההיכר של העיר תל אביב. עיר צפופה וסואנת, עיר עמוסה עם הרבה רעש ובלגן. כי אחרי הכול מדובר במיקום מרכזי עבור אנשים רבים ושם הם מקבלים מענה מכל בחינה. אם זה סתם כך רצון להתגורר במקום מרכזי ואם זו עבודה באזור שיש בו הרבה דרישה וכמובן הווי והאווירה שמושכים רבים מהישראלים להגיע לשם לצרכי קניות, בילויים, ביקורים בחופיה או שאר האתרים הקיימים בעיר תל אביב לרוב.

בנוסף לכל, תל אביב מהווה גם מקום אידיאלי לעריכת כנסים עסקיים כמו גם כינוסים לצורך מטרות שונות. כמו כינוסים פוליטיים, כינוסים רפואיים, מפגשי עשור, השקת מוצרים או הרמת כוסית ועוד. זאת הודות למיקום המרכזי שלה והאפשרות הקלה וזמינה יחסית להגיע אליה מכל ערי המרכז.

כאשר רוצים לתכנן כנס כזה בתל אביב, אי אפשר להתמקד רק בבחירת האולם אשר בו ייערך הכנס. חובה לתת את הדעת גם על דרכי ההגעה לכנס כמו גם ליציאה ממנו ועל נוחיותם של כל אלו שאמורים להגיע למקום, על מנת שניתן יהיה להפיק ממנו את מלוא התועלת ולהשיג את כל המטרות אשר לשמו מתארגן לו הכנס.

אז איך בוחרים אולם כנסים בתל אביב?

בבחירת האולם לעריכת הכנס, יש לתת את הדעת לנקודות החשובות הבאות.

• מיקומו של אולם הכנסים

בראש ובראשונה יש לתת את הדעת בדבר מיקומו הפיזי של אולם הכנסים. חשוב לבדוק כי דרכי ההגעה כמו גם הגישה אל האולם אינם בעייתיים. מה זה אומר? שלא מדובר ברחובות צרים מידי, שהדרך אינה כרוכה בנסיעה בכבישים עמוסים בשעות עמוסות וכי ישנה דרך נוחה וקלה להגיע אל היעד.

אף אחד אינו רוצה להתחיל כנס באיחור רק בגלל שהקהל לא הצליח להתאסף וכל מי שעומד מאחורי ארגון כנס כזה מעוניין שהתוכנית תתקתק לפי התוכנייה ללא שיבושים. איחור של המוזמנים לכינוס או גרוע מכך, מכך של המרצים או אלו שאחראיים על התוכנית וההפקה עשויים להרוס את כל האפקט של הכינוס ואת ההנאה והתועלת של המשתתפים בה.

• תדמית של אולם הכנסים

אירוע עסקי נושא אופי מסוים. ישנם כינוסים שאמורים להרשים את המשתתפים וליצור תדמית רצויה עבור העסק ומה שהוא מייצג. האולם בו אתם בוחרים לצורך עריכת הכינוס, אמור לשרת ולשדר את אותה התדמית. על כן, חשוב מאוד לבדוק ולוודא מראש כי האולם אכן מסוגל לשרת את המטרות הללו בצורה מכובדת.

לא פעם משפיעים כינוסים כאלה על שיתופי פעולה חדשים שנוצרים בין ארגונים שונים, על מעגל לקוחות שמתרחב או על צוות שהמוטיבציה שלו מתעצמת והכבוד שהוא מתחיל לרחוש לעסק מעצים את הצלחתו ומגדיל את מעגל הלקוחות שלו.

• התאמה של האולם מבחינה טכנית

האולם בו תערכו את הכינוס אמור להתאים מבחינת המטרות שאתם מציבים לאירוע. אתם אמורים לבדוק ולהחליט מה חשוב לכם שיהיה שם. האם אתם צריכים מרחב לצורך קבלת פנים? האם אתם רוצים לערוך מספר הרצאות בו זמנית ולשם כך תזדקקו למספר אולמות? אתם רוצים שיהיו אזורי התרעננות כמו חצרות, מרפסות וכדומה? על מנת שתצליחו להפיק את מלוא התועלת מהכינוס ולהשיג את כל המטרות הרצויות, אתם צריכים לחשוב על כל הנקודות הללו ולוודא כי אכן תקבלו את המענה המושלם לכל.

• חניה בסמוך לאולם

כפי שכבר ציינו, תל אביב ‘מצטיינת’ מבחינת מצוקת החניה שלה. חשוב לברר כי ישנו מקום חניה קרוב לאולם ולא רק זה. חשוב לבדוק כי מדובר בחניון שהוא מספיק גדול על מנת שהוא יוכל להכיל את מספר האורחים באי הכנס. תמיד עדיף שהחניון יוכל להכיל מקומות חניה רבים יותר ממספר המוזמנים שעתידים להגיע אל הכנס, על מנת שתוכלו להיות רגועים שכולם יסתדרו והכול יהיה בסדר.

חשוב לברר גם את מחיר החניה במקום. אם מחיר החניון יהיה גבוה מידי, יהיו אנשים שכנראה ינסו לחפש חניון זול יותר. ברור שהשיטוטים המיותרים ברחבי תל אביב עשויים לגרור עיכובים של האירוע.

אם תדאגו להם לחניון קרוב במחיר טוב, הרי שברור שהאורחים יעשו בו שימוש וכך יימנעו שיטוטים מיותרים.

• אולם שמתוכנן לקיום אירועים עסקיים

לא כל אולם אירועים יכול לעבור הסבה ולהתאים גם לאירועים עסקיים. חשוב לשים לב לפרמטרים הנדרשים בכינוסים עסקיים ולוודא כי אכן הם קיימים במקום.

אולם המיועד לכנסים אמור להיות מתוכנן באופן כזה שאכן ניתן יהיה להושיב קהל גדול ברחבי האולם ועדיין לשמור על הריכוז ועל הקשב של כולם. חשוב שתהיה במה מרכזית שכל יושבי האולם יוכלו לשמור על קשר עין אתו ויצליחו לשמור על קשב לכל אורך האירוע.

כמו כן יש לוודא כי מהבחינה הטכנית יש באולם את כל מה שצריך להצלחת הכנס. אם זו מערכת הגברה טובה שתפזר היטב את הקולות והצלילים ברחבי האולם, שכל הקהל יוכל לשמוע היטב את הדברים ללא הבדל בין האזורים השונים באולם ואם זה מסך ואפשרות להקרין מצגות שמלוות את ההרצאות בדרך כלל בכינוסים. כמו כן חשוב שתהיה אפשרות לשלוט על התאורה באולם בצורה נוחה. כך שהבמה תהיה מוארת והאזור בו הקהל יושב יהיה עמום או מוחשך באופן נוח ונעים לכולם.

אולם מושלם מבטיח אירוע עסקי מושלם

אם רק תשימו לב לכל הפרמטרים הללו אותם מנינו וציינו לעיל, גם אם נראה לכם שחלק מהנקודות הן אולי זניחות, תוכלו להיות רגועים ובטוחים כי האירוע שלכם יצליח והמשתתפים יפיקו ממנו את מלוא התועלת.