מצא גן אירועים לחתונה בתל אביב והתקדם עם שאר משימות ההפקה

מהו הסדר ההגיוני של שלבי תכנון האירוע, ומדוע חשוב קודם כל ולפני הכל, לשריין אולם אירועים? טיפים לזוגות מאורסים היוצאים למסע הפקת החתונה

תכנון חתונה הוא תהליך שעשוי להיות מרגש בטירוף ומלחיץ מאוד, בעת ובעונה אחת. כמובן שהצעד הראשון וכנראה החשוב ביותר במסע הזה הוא למצוא גן אירועים לחתונה בתל אביב, אבל לא סתם אולם, אלא אחד שיישב בול על האירוע הספציפי שלכם. ההחלטה הזו תשפיע על כל תהליך התכנון וההפקה של האירוע ותבוא לידי ביטוי בכל בחירה והחלטה שיגיעו לאחר מכן. מהו הסדר ההגיוני של שלבי תכנון החתונה, ומדוע חשוב קודם כל ולפני הכל, לשריין תאריך בגן אירועים?
טיפים לזוגות מאורסים היוצאים למסע הפקת החתונה:

מדוע חשוב למהר ולבחור גם אירועים עבור החתונה שלכם? 

בחירת גן אירועים בתל אביב היא הרבה יותר מהמהלך הפשוט לכאורה, של מציאת אולם וסגירת תאריך. מדובר בבחירת המצע, הלוקיישן, האווירה, הסטייל והאיכות של האירוע המיוחד שלכם. המקום מכתיב את התאריך, הסגנון, הגודל והאווירה של החתונה. האולם ישפיע על כל פרט ופרט בחתונה שלכם, וגם בימים שלפני האירוע ולאחריו. לכן, שריון אולם האירועים הנכון לכם, הוא נקודת הבסיס שממנה תורכב כל תוכנית אירוע החתונה.

שלבים בתכנון חתונה: לפי הסדר ההגיוני והנכון

לאחר שריון אולם האירועים, מומלץ להתקדם לפי הסדר עם השלבים הבאים:

קביעת תאריך סופי למועד החתונה

זמן קצר לאחר שריון אולם האירועים, חשוב להתקדם ולקבוע תאריך סופי ורשמי למועד החתונה. רק לאחר הצעד הזה תוכלו להתקדם עם התהליך, לרבות הזמנת ספקים ושליחת הזמנות למשפחה ולחברים. הרי שאי אפשר לשלוח SAVE THE DATE בלי שיש דייט לאירוע, נכון?

תכנון תקציב: ישפיע בהמשך על בחירת הספקים ועל מגוון ההוצאות האחרות

בשלב הכי מוקדם שתצליחו: התיישבו להגדיר בפירוט את התקציב שלכם לאירוע החתונה. הכרת הנתונים הפיננסיים שלכם תנחה החלטות לגבי ספקים, לרבות הקייטרינג והרכבת התפריט לחתונה, לבוש (ובעיקר שמלת הכלה) והוצאות אחרות.

רשימת האורחים: כמה בני מזל יקחו חלק באירוע החתונה שלכם?

אורך רשימת האורחים שלכם לחתונה, או במילים אחרות – גודל האירוע, יושפע מגודל האולם שתבחרו, וכמובן מהתקציב העומד לרשותכם. בנוגע לגודל האולם, חשוב לציין בהקשר זה כי גם אולמות המיועדים להכיל אירועים גדולים, לא פעם יכולים לעבור אדפטציות שונות ולהתאים לאירועים קטנים. עם זאת, בכיוון השני זה כמובן לא עובד. לכן, חשוב שלא ״לקפוץ מעל הפופיק״ ולהכיר את גבולות הגזרה שלכם, תרתי משמע. 

בחירת ספקים: האנשים שעושים את האירוע

ככל שתמהרו להזמין ״ספקי מפתח״ לאירוע החתונה, כך תוכלו לשחרר לחץ מתהליך ההפקה ולהתנהל בצורה רגועה, נעימה ושקולה יותר. בין הספקים החשובים ביותר בולטים חברת  הקייטרינג, הצלמים, המאפרות, צוות העיצוב וספקי בידור, לרבות צוותי הגברה, תאורה וכדומה. כמובן שאת כל אלו כדאי לבחור בהתאם להעדפות האישיות שלכם. עם זאת, חשוב לציין בהקשר זה שישנם לא מעט אולמות אירועים לחתונה בתל אביב אשר עובדים באופן קבוע עם ספקים איכותיים, ואלו יכולים להציע את שירותיהם גם באירוע שלכם. מומלץ לתת עדיפות לספקים ״אין-האוס״, שכן, אלו מכירים את האולם על בוריו ויודעים כיצד להתנהל בו באופן היעיל והטוב ביותר. 

בחירת לבוש לחתונה: תהליך שהכי טוב לעשות אותו ב״איזי״

תהליך בחירת הלבוש לחתונה עלול לקחת זמן, ולכן מומלץ לצאת לדרך מוקדם ככל הניתן. במיוחד כשמדובר בשמלת הכלה, אבל לא רק. יש גם את חליפת החתן ואת לבוש בני ובנות המשפחה הקרובה, ואת המלוות והמלווים שלכם. כולם נרגשים וכולם רוצים שהבגדים שלהם באירוע יהיו מושלמים. ובכל זאת, אתם, הכלה והחתן צריכים קודם כל להתמקד בלבוש שלכם. זהו תהליך שלא מומלץ לגשת אליו כשהזמן נושף בעורפיכם, ומהצד השני, ככל שתמהרו לסגור את העניין ולהמשיך לעסוק בפרטים אחרים של האירוע, כך יהיה טוב יותר.

שהחיינו והגיענו לרגע הזה: עיצוב ושליחת הזמנות

 עיצוב ושליחת הזמנות הוא אחד החלקים היותר כיפים בתהליך ארגון החתונה. כדאי להשקיע מעט בסגנון ההזמנה, ולוודא שהוא משקף את הקונספט והסגנון של החתונה. זיכרו שההזמנות לחתונה הן יותר מ-SAVE THE DATE, אלא שהן מהוות מעין ״פרומו״ לאירוע שלכם, ומעוררות שמחה, ציפייה והתרגשות. 

פרטי תפריט וקייטרינג

בשיתוף פעולה יחד עם צוות הקייטרינג שבחרתם,  עליכם להרכיב יחד תפריט לאירוע, תוך התחשבות בצרכים התזונתיים המיוחדים של האורחים שלכם. במיוחד אם אתם פודיז או פשוט מעריכים אוכל טוב, התכוננו לחלק כיפי וטעים במיוחד בתהליך. 

טאצ׳ אחרון: ה״פיניש״ שיוודא שהכל מושלם

בשלבים האחרונים, התמקדו בפרטים כמו סידורי ישיבה, פרטי עיצוב, פינוקים, אטרקציות והפתעות קטנות שאולי תוסיפו לאירוע.

טיפים לתהליך הפקת חתונה רגוע ונעים

תכנון חתונה הוא תהליך מרגש וכיפי, שנועד להיות להיות משמח כמעט כמו האירוע עצמו. לא פעם, מתוך הסטרס וריבוי המשימות, זוגות נוטים לשכוח את העניין הזה. הנה כמה טיפים שיבטיחו שחווית ההפקה תהיה רגועה ונעימה:

התחילו מוקדם

במידה וזה לא היה ברור, אנחנו פריקים של השכמה מוקדמת. אי לכך, אנחנו ממליצים להתחיל בתהליך ההפקה בהקדם האפשרי. תכנון מוקדם מקל על הסטרס של הרגע האחרון ולעתים קרובות מבטיח תעריפים טובים יותר מהספקים השונים.

האצלת סמכויות וחלוקת משימות

אל תהססו להאציל סמכויות ולחלק משימות שונות בין בני משפחה או חברים קרובים, שאפשר לסמוך עליהם. בשבילכם זו משימה אחת, בשבילכם זו יכולה להיות הקלה מטורפת.

אל תהססו לשכור את שירותיהם של אנשי מקצוע שיסייעו לכם

המומחיות של מפיקי אירועים מקצועיים יכולה להיות בעלת ערך רב, במיוחד בניהול לוגיסטיקה ותקשורת עם ספקים. הורידו את העול מהכתפיים שלכם. 

עבדו בצורה מסודרת

עבדו עם רשימות מסודרות ושמרו בתיקייה מאורגנת (אפשר גם דיגיטלית, במחשב), תיקייה עם חוזים, קבלות והתכתבויות עם ספקים.