7 דברים שצריך לבדוק כאשר מחפשים אולמות לאירועים עסקיים
על מנת לפעול ביעילות, ולא לבזבז זמן ומשאבים יקרים, לפני שאתם מתחילים לחפש אחר האולם המתאים עבור האירוע אותו אתם מפיקים, יש כמה שאלות שחשוב לקבל עליהן תשובות מפורטות ומדויקות. המידע שיכול לקדם אתכם ישירות אל עבר המקום הטוב ביותר
הוטלה עליכם המשימה – להפיק אירוע מהודק ומקצועי, עבור חברה כזו אחרת. אבל על מנת לפעול ביעילות, ולא לבזבז זמן ומשאבים יקרים, לפני שאתם מתחילים לחפש אחר אולמות לאירועים עסקיים, ובטח בטרם תצאו לחיפוש הפיזי, הפרונטלי של המקומות, יש כמה שאלות שכדאי לקבל עליהן תשובות מפורטות ומדויקות. המידע הזה יכול לקדם אתכם ישירות אל עבר האולם המתאים ביותר. את הפרטים והתשובות, עליכם לקחת מהלקוחות שלכם, שגם אם טרם התמודדו עם השאלות האלו, הם נדרשים לעשות זאת בכדי לקדם את האינטרס של שני הצדדים – שהאירוע שאתם מפיקים עבורם יהיה מדויק ומוצלח, וישיג את המטרה לשמה הופק מלכתחילה.
השאלות החשובות שיש לקבל עליהן תשובות לפני שיוצאים לדרך:
1 מהי מטרת האירוע?
לכל אירוע עסקי יש מטרה העומדת מאחוריו. בין שמדובר במפגש נטוורקינג של אנשי עסקים או נציגי חברות שונות, בין שמדובר בכנס העשרה מקצועי, ובין שמדובר באירוע חברה שהוא לגמרי באווירה מסיבתית – גם בו יש מטרה, והיא לפנק את העובדים, לדאוג שיהיה להם שמח וכיף, ולהוציא אותם מהאירוע שבעי רצון מהחברה בה הם עובדים. לפני שמתחילים בכלל על המרכיבים השונים של האירוע – האולם, האוכל, העיצוב, המוזיקה, האטרקציות, התוכנית האומנותית ועוד, חשוב להבין מהי המטרה המרכזית של האירוע על מנת לדייק כל אחד מהם.
2 מהו הקונספט של האירוע?
אחרי מטרת האירוע, מגיע בהמשך ישיר החלק בו יש לגבש יחד עם הלקוחות קונספט ברור ומוגדר לאירוע. יתכן שהלקוחות שלכם כבר חשבו על אחד כזה מראש, אך במקרה שלא, חשוב להשקיע בכך מחשבה ולהבין מהו הנושא המרכזי של האירוע. ברגע שיש קונספט לאירוע, קל יותר לבחור את כל האלמנטים המרכיבים אותו, החל מהאולם עצמו ועד סגנון העיצוב שיהיה בו לקראת האירוע. אבל לא רק מסיבה זו כדאי שיהיה נושא אחד לאירוע, אם כי אירוע שכל המרכיבים בו עובדים יחד באופן קוהרנטי, הוא אירוע הרמוני וייחודי יותר, וסיכויי ההצלחה שלו וההנאה של המשתתפים בו עולים.
3 מהו התקציב לאירוע
מובן מאליו שלא תוכלו לבחון את ההתאמה של אולם אירועים כזה או אחר לאירוע שלכם, אם אתם עוד לא יודעים אם אתם יכולים לעמוד בדרישות התקציב שלו. זהו נתון שחייב להיות מוגדר ומובן מראש, ועליכם לדרוש זאת לפני שאתם מתחילים לטפל בכל מרכיב של האירוע באשר יהיה. לא ניתן לסגור שום ספק כאשר אתם לא יודעים מהו הסכום שתוכלו לשלם לו, ואילו האולם הוא לא רק המרכיב החשוב ביותר בסיפור, אלא גם המרכיב היקר ביותר במסגרת הוצאות האירוע.
4 מהו ההיקף של האירוע?
עוד נתון שלא תוכלו להתקדם בלעדיו, במיוחד בכל הקשור לבחירת האולם לאירוע, הוא היקף המשתתפים הצפוי. לא רק מבחינה בטיחותית, חשוב שלאורחי האירוע יהיה מרווח ונעים, מה גם שלגודל האולם יש תפקיד ביצירת האווירה הנכונה. במיוחד אם מדובר בכנס שמטרתו נטוורקינג, חשוב שהמשתתפים יהיו מרוכזים באותו החלל, שלא יהיה מרווח מדי אך גם לא צפוף וקטן כמובן. לכן, לפני שמתחילים לחפש אולם, חשוב לדעת כמה משתתפים צפויים לקחת בו חלק.
5 מאיפה מגיעים רוב המשתתפים?
לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן. אם אתם רוצים לרשום נוכחות מלאה או אופטימלית באירוע, ולא לקבל ביטולים מאכזבים, כדאי שתדאגו שהאולם בו יתקיים האירוע יהיה במיקום מרכזי, נוח ונגיש. חשוב לבדוק את הנתון – מהיכן מגיעים מרבית המוזמנים לאירוע? אם רוצים ללכת על בטוח ולפנות אל המכנה המשותף הרחב ביותר, כדאי למקד את החיפוש אחר אולמות במרכז הארץ, ובכך להבטיח שהמיקום לא יהווה פקטור בעייתי עבור רוב המשתתפים. בבחירה במיקום אטרקטיבי כמו באולם אירועים בתל אביב, יש גם אמירה מסוימת של יוקרה, מה שעשוי לתרום למיתוג האירוע עצמו והחברה המארגנת אותו.
6 מהם הצרכים הספציפיים של האירוע?
אירועים עסקיים נחלקים לכמה סוגים עיקריים, ביניהם אירועי חברה, שהם יותר בגדר מסיבה, כנסים מקצועיים, הכוללים בדרך כלל גם הרצאות והקרנת מצגות, ואירועינ טוורקינג, שמטרתם להפגיש בין אנשי מקצוע שונים. לעתים, האירועים העסקיים משלבים בין שני סוגים, לרבות כנסים מקצועיים שמשלבים גם מרכיב של נטוורקינג. כך או כך, חשוב שתבינו מהו הכיוון המרכזי של האירוע אותו אתם מפיקים, ובמהלך החיפוש אחר האולם המתאים, תבחנו בדקדקנות האם יש במקום את כל המכשור והמתקנים שאתם זקוקים להם לצורך האירוע. לדוגמא, אם מדובר במסיבה, חשוב שבמקום יהיו בר, רחבת ריקודים, מערכת הגברה מתקדמת וכו׳. אם מדובר בכנס מקצועי, חשוב שיהיו המכשירים הדרושים להרצאות ולהקרנת מצגות, לרבות מקרנים ומערכת סאונד הכוללת מיקרופונים, רמקולים וכו׳.
7 מהו הערך המוסף של האולם?
האם האולם מעוצב בסגנון יוצא דופן? האם המקום מספק גם שירותי קייטרינג של שף יוצא מן הכלל? האם במקום יש פטיו או לובי, שיכולים לשמש עבורכם כחללים נוספים? האם יש בו דק או רחבה עם נוף מרהיב? אולמות אירועים שונים, כוללים שירותים או חללים יוצאי דופן, שהם למעשה הערך המוסף, האלמנט הזה שמבדיל אותם מהשאר והופך אותם למיוחדים ושווים. מובן מאליו שאתם שואפים לכך שהאירוע אותו אתם מפיקים יהיה מיוחד ושונה, ואי לכך גם בלתי נשכח עבור המשתתפים בו, ולכן, אם תבחרו באולם שיכול להציע לכם משהו מיוחד, תוכלו לקדם את הסיכוי שגם האירוע יהיה יוצא דופן ומוצלח.
