אירועים עיסקיים

כל מפיק אירועים יודע שלאף היבט אין השפעה כה נרחבת על הצלחת האירוע, כמו למקום בו הוא נערך. אולם האירועים שאתם בוחרים עבור האירוע שאתם מפיקים, צריך להתאים כמו כפפה לכל אחד ממאפייני האירוע, אותם גיבשתם מראש. למה אירוע בתל אביב ליד הים, הוא תמיד בחירה טובה? 

אם כבר יצא לכם להפיק אירוע עסקי כזה או אחר, אתם ודאי כבר מודעים לעובדה שלאף היבט אין השפעה כה נרחבת על הצלחת האירוע, כמו למקום בו הוא נערך. לא רק למקום עצמו, לגודל, לסגנון ולסטנדרטים של האיכות שלו יש חשיבות עצומה, אלא גם למיקום הגיאוגרפי שלו יש השלכות רבות, החל מנוחות ההגעה של המשתתפים ועד לאחוזי ההשתתפות באירוע. במילים אחרות, למיקום של האולם תהיה השפעה על כמות המשתתפים בו – אם הוא יהיה במיקום פחות מרכזי ונגיש, קיימת סבירות גבוהה שרבים מהמוזמנים אף לא יאשרו את הגעתם.

כל הדרכים מובילות לאירוע בתל אביב, תרתי משמע

אז כבר הבנתם את חשיבות המיקום הגיאוגרפי של המקום בו תקיימו את האירוע שלכם, ואתם שוקלים להתחיל ולחפש אולם לאירוע עסקי בתל אביב. הצדק בהחלט עמכם. מקום מפגש במיקום מרכזי, המקושר היטב למוקדי תחבורה מקומיים כגון תחנות אוטובוס או רכבת, וכמובן רכבים פרטיים, יבטיח שמרבית המוזמנים יאשרו את הגעתם בשמחה. אך זו ודאי לא הסיבה היחידה לבחור לקיים את האירוע שלכם דווקא בתל אביב. 

בעיר הגדולה תמצאו בקלות כל מה שאתם זקוקים לו לאירוע: החל מספקים מהשורה הראשונה ועד לציוד הכרחי. מאחר ומדובר במוקד התרבות, הקולינריה והאופנה של ישראל, שכבר עשה לעצמו שם בינלאומי בכל התחומים, כל הספקים האיכותיים והמבוקשים ביותר יהיו זמינים יותר עבורכם. הסטייל והאיכות של העיר, יהיו הסטייל והאיכות של האירוע שלכם. החל מהאוכל שתגישו למשתתפים ועד לאיכות הסאונד והתאורה – תוכלו לסמוך על זה שהגעתם למקום הנכון.

איך לדייק את החיפוש ולמצוא את המקום המושלם לאירוע עסקי?

רגע לפני שאתם מתחילים לחפש מקום לאירוע עסקי במרכז, כדאי להתכונן כראוי ולהגיע לתהליך החיפוש ערוכים, לאחר שריכזתם את כל הנתונים החשובים, שיש להתאים אותם בשלב הבא, לנתונים של האולמות אותם אתם בוחנים. חשוב לעבוד בסדר מסוים, ולא להגיע לבדוק אולמות אירועים שונים לפני שאתם מבינים ויודעים בדיוק מה אתם מחפשים ומהם הצרכים הספציפיים של האירוע שלכם. אם תעשו זאת, אתם עלולים לבזבז זמן יקר מאוד, שאנחנו בטוחים שאין לכם עודף ממנו כעת, הרי שלפניכם עוד שלל משימות שהפקת כל אירוע, קטן כגדול, כרוכה בהם.

כיצד להתכונן ולהגיע לחיפוש האולם ערוכים ומכווני מטרה?

אז כאמור, חשוב להגיע לחיפוש האולם ערוכים, כאשר כמה נתונים קריטיים לגבי האירוע כבר בידיכם. הנה הדברים החשובים שצריך לדעת לפני שמתניעים את תהליך החיפוש:

אירוע עסקי או אירוע חברה: מהו בדיוק סוג האירוע?

אירועים עסקיים ואירועי חברה נחלקים לסוגים שונים, וחשוב מאוד להבדיל ביניהם ולהבין מהו בדיוק האירוע שאתם עמלים עליו, לפני שמתחילים לחפש אולם, שכן, המקום חייב להתאים לסוג האירוע הספציפי. ישנם אירועים עסקיים שמטרתם לחבר בין דמויות מתחום מסוים, בשאיפה לייצר לידים או אפילו עסקאות של ממש במהלך האירוע. ישנם אירועים עסקיים שמטרתם מתרכזת בשיווק ובפרסום של מותג או מוצר מסוים, דוגמאת אירוע השקה למיניהם. באירועים כאלה נעשית עבודת יח״צ אינטנסיבית ולעתים קרובות מוזמנים אליהם גם אנשי תקשורת ועיתונאים שיפיצו את הבשורה. לעומת זאת, ישנם אירועי חברה פנימיים, המיועדים לעובדי הארגון, במטרה לחזק את שביעות רצונם ממקום העבודה, לגבש ביניהם וכו׳. ישנם גם אירועים פנימיים אחרים, שמטרתם להעשיר את הידע המקצועי של העובדים, כמו כנסים וכדומה. לכל אירוע כזה יש מאפיינים שונים לחלוטין, והוא יצריך מקום עם פסיליטיז שונים ואופי שונה. לכן, חשוב מאוד לאפיין את האירוע לפני שיוצאים לדרך, ובשלב הבא, להצליב בין מאפייני האירוע לבין הנתונים של האולם. לדוגמא, אם אתם מפיקים כנס מקצועי, בו ישתתפו גם מרצים ונואמים שיזדקקו לבמה ולציוד הגברה ותאורה מתאים, ותשכרו אולם שאין בו את כל אלו, זה כמובן לא סוף העולם, אך זה רחוק מלהיות אידיאלי. במקרה כזה תצטרכו לשכור שירותים שונים וציוד מתאים, מה שלא רק עלול לייקר משמעותית את עלויות האירוע, אלא גם לגרום לכם לכאב ראש ולהעמיס עליכם עוד המון עבודה. המצב האופטימלי הוא למצוא אולם אירועים שיכול לספק לכם בעסקת חבילה את כל הציוד והשירותים שאתם זקוקים להם, ״בילט אין״.

כמה אורחים מוזמנים לאירוע?

במקרה הזה, הגודל קובע, אבל ממש. לפני שבוחרים מקום לאירוע, חשוב גם לאמוד את גודל והיקף המשתתפים. ההתאמה של גודל האולם למספר המשתתפים היא ״אנדררייטד״, כלומר היא חשובה מאוד. לא רק שחשוב שלאורחים שלכם באירוע יהיה נוח, מרווח ולא צפוף, חשוב גם הצד השני של המטבע – שלא יהיה להם מרווח מדי. זה עשוי להישמע מוזר, אך מפיקי אירועים מנוסים כבר יודעים שאם החלל גדול מדי על כמות המשתתפים, הגיבוש, החיבור והאווירה ביניהם עלולה ללקות בחסר. אירועים עסקיים ואירועי חברה כאחד, למעשה כל סוג של אירוע, מטרתו לחבר בין אנשים בסופו של דבר, גם חתונות ושמחות. אם תבחרו במקום שיגרום למשתתפים להתפזר, תפספסו את הנקודה. עם זאת, אם מצאתם מקום שנראה לכם מושלם מכל בחינה אחרת, אך הוא גדול מדי, אין זה אומר בהכרח שתצטרכו לוותר עליו. באולמות אירועים רבים קיימת האפשרות להגדיר חלל מסוים בתוך חלל גדול, לעשות את האדפטציות הדרושות בהתאם לצורך, להקטין ולעצב חלל מושלם עבור האירוע שלכם.

תקציב האירוע

לא תופתעו לגלות שלפני שמחפשים אולם מתאים לאירוע, חייבים לדעת מהו התקציב העומד לרשותכם. האולם והאוכל הם המרכיבים העיקריים (והיקרים) באירוע, ולכן חשוב לדעת מהן האפשרויות שלכם, בהתאם לתקציב. פניה לאולמות אירועים שדרישות המחיר שלהם חורגות מהתקציב עלולה לבזבז לכם זמן יקר ולגרום לעוגמת נפש גדולה. עם זאת, חשוב לציין שלעתים קרובות, במידה ומצאתם אולם אירועים מושלם, אך הוא חורג מעט מגבולות התקציב שלכם, שווה לנסות ולהגמיש את התקציב מעט, בתיאום עם הלקוחות כמובן, ולבדוק אם יש מרכיב אחר שניתן לקצץ ממנו, למשל אוכל, משקאות או ״אקסטרות״ אחרות שאולי תוכננו. כמו כן, לעתים קרובות שווה לנסות ולהגמיש את דרישות המחיר מול אולם האירועים בתמורה לפשרה על מועד האירוע או לויתור על שירותים כאלה או אחרים שאתם אמורים לקבל במסגרת הזמנת המקום. 

לאילו שירותים תזדקקו?

לאחר שהגדרתם היטב את סוג האירוע, כעת אתם אמורים לדעת בדיוק לאילו שירותים ולאיזה ציוד אתם זקוקים מטעם אולם האירועים. החל משירותי קייטרינג ובר, ועד לציוד הגברה ותאורה, פודיומים וציוד טכני כמו מיקרופונים, מסכים, מקרנים, מערכות וידאו ועוד. חשוב להבין שבמקרה והמקום אינו יכול לספק את הצרכים האלה, יהיה עליכם לפנות למיקור חוץ ולספקים שונים, מה שעלול לגרור עלויות נוספות משמעותיות. ככלל אצבע, חסכוני יותר לבחור באולמות אירועים המציעים את כלל השירותים במקום. הטרטור שמציאת ספקים פרטיים שידאגו לצרכים הטכניים עלול להוות נטל מיותר עליכם המפיקים.

שוקלים לערוך את האירוע ליד הים בתל אביב? יש לכם את כל הסיבות

במקרה שאתם שוקלים לקיים את האירוע באולם אירועים ליד הים בתל אביב, אין ספק שאתם בכיוון הנכון ומובטח לכם אירוע מהסרטים. קשה מאוד להתחרות בתפאורה המרשימה ובאווירה השוררת בקרבת החוף. למעשה, השילוב של תל אביב – עיר מודרנית ומתקדמת, שיא האורבניות והסטייל, יחד עם חוף הים, שהוא למעשה אתר טבע לכל דבר, הוא פיצוח. באופן זה, אתם בעצם נהנים מכל העולמות – גם נוחות וקדמה, וגם אווירה ותחושה של טבע וחופש. 

יש לציין שבחירה בחוף הים לא בהכרח אומרת שתצטרכו להתאמץ יותר עם היבטים לוגיסטיים. תוכלו לבחור באולם אירועים מסודר, מאובזר, מצויד ואיכותי, הממוקם על החוף.

מה עוד יכול להפוך את האירוע לייחודי ובלתי נשכח?

אז חוץ מלקיים את האירוע במקום לאירועים על הים, מה עוד יכול להפוך אותו ליוצא דופן, כזה שידברו עליו עוד חודשים קדימה, ויותיר במשתתפים רושם חיובי עמוק?

קונספט מגובש

אירועים שהכל בהם עוצב ותוכנן בהתאם לנושא מרכזי אחד – קונספט, הם אירועים מגובשים, קוהרנטיים ומקצועיים. אי לכך, מומלץ לבחור קונספט מסוים לאירוע, מבעוד מועד, ולבחור את כל המרכיבים שבו בהתאם. לדוגמא, קונספט ים תיכוני, יכול לבוא לידי ביטוי בכך שהעיצוב יהיה עם מפות מושבצות בכחול לבן, אלמנטים של ים בעיצוב (מתאים במיוחד לאירוע הנערך ליד החוף), אוכל המשלב דגים, סלטים וכו׳, מוזיקה יוונית ברקע ועוד. הנושא המרכזי צריך לעבור כחוט השני בין כל האלמנטים שבאירוע, החל מהעיצוב ועד האוכל, המשקאות והמוזיקה שברקע. כמו כן, ברגע שתבחרו קונספט מסוים, יהיה קל יותר לקבל החלטות שונות לגבי הספקים והשירותים שאתם שוכרים לאירוע, כי הסגנון כבר יהיה ידוע מבעוד מועד.

אוכל ומשקאות ברמה גבוהה

טוב, אנחנו יודעים שאנחנו לא מחדשים לכם הרבה, אבל במקרה שתכננתם להתפשר דווקא על האוכל ו/או על המשקאות באירוע, כדאי שתחשבו שוב. בסופו של דבר, האוכל הוא הדבר שהאורחים שלכם הכי מצפים לו באירוע, וגם הכי זוכרים אותו. אירוע עם קולינריה משובחת ומשקאות טובים הוא אירוע שנהנים בו וזוכרים אותו לטובה. 

אפקט ה״וואוו״ 

כדאי לחשוב ולשלב באירוע איזשהו אלמנט מפתיע, מושקע ומפנק. כמובן, הדבר הזה חייב להיות בהתאם לאופי האירוע ולסגנון שלו. זו יכולה להיות הופעה של אמן מבוקש, זה יכול להיות בר קוקטיילים שווה, אלו יכולות להיות מתנות מפנקות שהאורחים יקחו הביתה ועוד. הכל תלוי ביכולות התקציביות שלכם, אך לא כדאי לוותר על משהו אחד שיגרום לאפקט ה״וואוו״ בקרב האורחים שלכם.

כאשר מחפשים אחר אולם אירועים עבור אירוע חברה, ישנם מספר נתונים שיכולים להצביע בקלות על התאמתו של המקום לאירוע שלכם, או לחילופין על אי התאמתו. 7 סימנים שיובילו אתכם לתשובה הנכונה

חיפוש אחר מקום לאירוע חברה בתל אביב הוא לא עניין של מה בכך. באופן כללי, מציאת האולם המתאים והמדויק ביותר, עבור כל סוג של אירוע, היא עניין חשוב ויש שיאמרו שאף קריטי להצלחת האירוע. במובנים רבים, המקום בו מתקיים האירוע – הוא האירוע. איך שהמקום נראה, איכות ונוחות המתקנים שבו, העיצוב, הסגנון, האוכל שמוגש בו, הם פני האירוע והם אלו שמרכיבים אותו ומאפיינים אותו. לכן, חשוב להשקיע בתהליך החיפוש ולא להתפשר על האולם המדויק. אם החלטתם לערוך את האירוע בתל אביב, זו כבר התחלה מצוינת, מאחר ובחירה במיקום מרכזי ואטרקטיבי עשויה להגדיל את אחוזי ההשתתפות באירוע ובהתאמה, להקטין את אחוזי הביטולים של המוזמנים. כולם רוצים להגיע לעיר בה הכל קורה, ומעטים יסרבו להזמנה לאירוע שיתקיים בה. בנוסף, הבחירה הזו מראש מחמיאה לאירוע ומקרינה עליו את הסטייל והאיכות שיש בעיר.

עם זאת, עדיין ישנה דרך מסוימת לעבור בכדי למצוא את המקום המדויק והמתאים ביותר לאירוע שאתם מארגנים.

7 סימנים שהגעתם לאולם הנכון

1 הקיבולת שלו מתאימה בדיוק להיקף המוזמנים שלכם

התאמת הגודל של המקום לכמות המוזמנים שלכם היא עניין חשוב שיש נטייה מסוימת שלא להעריך נכון, לעתים. אולם קטן מדי עלול לגרום לצפיפות, חוסר נוחות של המשתתפים באירוע ואפילו לגרום לסיכון מסוים מבחינה בטיחותית. מהצד השני, אולם גדול מדי עלול לפגוע בתקשורת בין המשתתפים, שיתפזרו לכל עבר ולא יבלו זה עם זה. לכן, חשוב שתחול התאמה מירבית בין היקף האירוע המתוכנן לבין גודל האולם. עם זאת, יש לציין שאולמות רחבי ידיים לא פעם מציעים לבצע אדפטציות מסוימות עבור אירועים קטנים, ולגדר חלל בגודל המתאים באמצעות מתקנים ייעודיים, או להקצות עבור האירוע חלל מסוים בגודל מתאים. לכן, אם מצאתם מקום שאהבתם את הסגנון שבו ואתם מתחברים לשאר הפרמטרים שבו, אך הוא ״גדול על האירוע שלכם״ , שווה לבדוק את האפשרות הזו.

2 המחיר שלו מתאים להגדרות התקציב שלכם

כמובן שאי אפשר לבחור באולם שהצעת המחיר שלו חורגת באופן משמעותי ממגבלות התקציב שלכם. לכן, על מנת למנוע עוגמת נפש ובזבוז של זמן יקר, כדאי להיסגר על סכומים מדויקים ועל תקציב מוגדר לאירוע, לרבות החלק של אולם האירועים והקייטרינג, עוד לפני שמתחילים בחיפוש אחר מקום לאירוע. עם זאת, חשוב לדעת שבנסיבות מסוימות, יתכן מאוד ותצליחו להתמקח על המחירים המוצעים לכם לראשונה, וגם מהצד השני, יתכן והלקוחות שלכם יסכימו להתגמש ומעט לחרוג מהתקציב בשביל אולמות אירועים יוקרתיים, ברמה גבוהה, אשר יצדיקו הוצאה מעט גבוהה יותר.

3 הוא נראה יוקרתי, יש בו סטייל וייחוד

כמו שאומרים ״סטייל לא קונים בכסף״, אז גם באולמות אירועים ואפילו ביקרים שבהם – לא תמיד תמצאו את השיק ואת הייחודיות שאתם מחפשים עבור האירוע שלכם. אירועי חברה הם בדרך כלל אירועים בהם החברה רוצה לפנק את הלקוחות או העובדים שלה, ויש להם חלק חשוב בבניית מוניטין, מיתוג ותדמית עבור החברה. לכן, חשוב מאוד שהאולם שאתם בוחרים עבור האירוע יראה טוב, יהיה מעוצב בסטייל ויתאפיין במראה יוקרתי ובטוב טעם. כמו כן, חשוב שיהיה בו משהו מיוחד – לוקיישן יוצא דופן, עיצוב בסטייל, מבנה אדריכלי מיוחד ועוד.

4 מוגש בו אוכל מעולה

כאמור, כאשר מדובר באירוע חברה, לאלו שיזמו אותו חשובה מאוד התדמית והרושם שהוא ייצר, וחלק גדול וחשוב מהחוויה של המשתתפים באירוע הוא כמובן האוכל שמוגש להם בו. במרבית המקרים, הקייטרינג והאוכל הם חלק מהשירות שמציעים לכם באולם כעסקת חבילה, ולכן כדאי לבחון את טיבו והתאמתו של האולם דרך רמת ואיכות חברת הקייטרינג הפועלת בו. חשוב לשמוע המלצות אמיתיות של לקוחות עבר, בדגש על אופן ויעילות הגשת ופינוי המנות, וכמובן על הטעם והאיכות שלהן.

5 הוא אמנם בתל אביב – אבל הגישה אליו נוחה

אז כבר החלטתם שאתם הולכים על תל אביב, וזו ללא ספק בחירה מצוינת, אך דווקא בגלל זה, חשוב שתהיו עם האצבע על הדופק בעניין נוחות ההגעה של האורחים שלכם לאירוע. בתל אביב, כידוע, לא פשוט למצוא חנייה ולעתים גם לא פשוט להגיע ליעדים הנמצאים בתוך נבכי העיר, עקב עומסי תנועה וכדומה. לכן, אם הלכתם על אולם אירועים בעיר, חשוב לבחור בכזה שנמצא באחד מקצוותיה ולא מצריך כניסה של ממש לתוך העיר. כמו כן, מובן מאליו שחשוב שיהיה חניון מסודר ונוח עבור האורחים.

6 הוא מתאים ״אחד לאחד״ לתוכנית ולקונספט שהגדרתם

אירועי חברה יכולים להיות מסיבה עבור העובדים או לקוחות החברה, ויכולים להיות גם כנסים מקצועיים עם הרצאות – שני אירועים בקונספט שונה בתכלית, והיד עוד נטויה. לכן, כאשר אתם מארגנים אירוע חברה ומחפשים את המקום המתאים עבורו, חשוב לבדוק האם הסגנון והקונספט של המקום, מתאימים בדיוק לקונספט שהוגדר עבור האירוע. אם מדובר במסיבה, חשוב שיהיו שם בר, רחבת ריקודים ולא פחות – אווירה מתאימה, אם מדובר בכנס עם הרצאות, חשוב שיהיו שם במה, אמצעי תאורה והגברה מתאימים, סידורי הושבה מתאימים וכו׳. חשוב מאוד להצליב נתונים בהקשר זה ולבחור במקום שתומך כל חלק בתוכנית שלכם לאירוע.

7 הוא זמין בתאריכים שפתחתם כאופציות לאירוע

מצאתם מקום שעשה לכם את זה? כמובן, אחד הדברים שהכי חשוב לבדוק כבר בהתחלה – האם הוא זמין במועדים שהוגדרו כאופציות לאירוע.

אולמות ייעודיים לכנסים ואירועים עסקיים חשובים מאוד בכל הנוגע ליצירת התשתית המתאימה לאירוע העסקי שלכם. ישנם היבטים רבים שצריך לדאוג אליהם בכל הנוגע לתכנון אירועי חברה או כנס, ולכן יצרנו עבורכם רשימה ברורה של פריטי חובה בכל הנוגע לאולמות לאירועים עסקיים וכנסים.

מדוע אולמות אירועים לעסקים חיוניים לעסק שלכם?

אולם אירועים עסקי נותן את הטון לאירוע העסקי שלכם ולעתים קרובות האולם יכול להשפיע על האופן שבו אנשים מתפקדים בחלל בהתבסס על פריסה, מבנה, טכנולוגיה, עיצוב וכדומה. אז למרות שזה אולי לא נראה כמו עניין גדול, זה יכול להיות משמעותי במיוחד עבור הצלחת האירוע ותחושותיהם של המשתתפים בו.

מהם כמה מהיתרונות המרכזיים של אולם לאירועים עסקיים?

אולמות ייעודיים לעסקים וחברות מאפשרים ליצור הפעלות קטנות או גדולות, נאומים, מצגות, הדרכות וכו’. הם מהווים דרך מצוינת להקים מרחב שבו אתם, העובדים והלקוחות שלכם יכולים לפעול, לבלות וללמוד בחלל יעיל ונוח.

היתרונות של אולמות כנסים ואירועים עסקיים:

• אולם ייעודי לכנסים ואירועים עסקיים הוא מקום שבו אנשים יכולים להיפגש כדי לבלות יחד, לחגוג הישגים עסקיים, לדון ברעיונות, לשתף את מחשבותיהם ולבנות מערכות יחסים. זהו מקום שבו אנשים יכולים ליצור תחושה של קהילה בתוך הארגון. אולמות אירועים המתאימים לכנסים ואירועים עסקיים הינם בעלי מאפיינים שמתאימים במיוחד לצרכים עסקיים ולכן הם משמשים בדרך כלל להרצאות, כנסים ושיתופי פעולה.

• יצירת רושם ראשוני חזק על השותפים והלקוחות שלכם תורמת לתדמית המקצועית של העסק שלכם. קביעת אירוע עסקי בסביבה מעוצבת אך מקצועית יכולה לעזור לכם למשוך לקוחות חדשים ולפתח את העסק שלכם.

• אולם בעל חללים נפרדים או בעל סביבה פנימית וחיצונית, מאפשר לכם ליצור כנסים בהם תהיה חלוקה לאזורי פעילות שונים, ללא הסחות דעת מיותרות.

מהם המתקנים החיוניים שצריכים להיות באולם עבור אירוע עסקי?

ישנם מספר דברים שצריך לקחת בחשבון כאשר אתם מחפשים אולמות כנסים במרכז עבור כנס או אירוע עסקי שאתם מארגנים. תזדקקו למקום פונקציונלי, אז חפשו או כללו את המאפיינים הבאים באולם האירועים שתבחרו עבור הכנס או האירוע העסקי שלכם:

1.Wi-Fi

בעידן הנוכחי, אתם צריכים Wi-Fi כדי לתפקד היטב בכל אירוע עסקי. כדאי לוודא שאתם עושים את המחקר שלכם מבעוד מועד ולוודא שהחיבור מהיר ומגיב היטב כדי שלא תבזבזו זמן יקר על ניסיון התחברות לאינטרנט בזמן הכנס.

2.מסך הקרנה וציוד מולטימדיה

כשאתם בוחנים מקומות לאירועי חברה, תרצו לוודא שיש באולם מסך הקרנה כדי להעלות תמונות חזותיות ולוודא שהאירוע או הכנס שלכם אינטראקטיבי. שימו לב לאיכותו ולגודלו של המסך ושקלו האם הוא מתאים לציפיות ולצרכים שלכם.

3.ציוד שמע

אין דבר גרוע יותר מלהשתתף בכנס או אירוע שבו כל מה שאתם יכולים לשמוע הוא פצפוץ של רמקולים גרועים או אפילו גרוע מכך – אתם לא יכולים לשמוע שום דבר. תרצו לוודא שיש מערכת סאונד ומיקרופון זמינים. בהתאם לגודל הכנס שלכם, ציוד האודיו יכול לעשות הבדל עצום ולכן כדאי לוודא שהוא פועל כראוי.

4.סידורי ישיבה

בהתאם למטרת הכנס, יש הרבה סידורי ישיבה שונים לבחירה שיכולים להשפיע על הדינמיקה והזרימה של הכנס שלכם. יש מקומות ישיבה בסגנון חדר ישיבות, סידורי ישיבה בצורת U, חלל גדול פתוח לעומת חללים קטנים וסגורים, ישיבה סביב שולחנות וכן הלאה. הגדירו מה המטרות והיעדים שלכם, זה יעזור לכם לקבוע את סידור הישיבה הרצוי.

5.מיקום נגיש

תרצו לוודא שהמקום שתבחרו נגיש בקלות ממקומות תחבורה מרכזיים כמו מערכות אוטובוסים ותחנות רכבת ובעל קרבה לצירי תנועה מרכזיים הנגישים לבאים ברכבם הפרטי. שמירה על נוחות האורחים בכל הנוגע למידת הגישה לאולם, תהפוך את האירוע העסקי שלכם למוצלח הרבה יותר.

6.אוכל ושתיה

בשל העובדה שרוב הכנסים והאירועים העסקיים יכולים להימשך מספר שעות ולעיתים אף יום שלם, חשוב לוודא שהמשתתפים יקבלו אוכל ושתיה איכותיים ומספקים לאורך האירוע. אולם או גן אירועים במרכז הארץ המותאם לאירועים עסקיים הוא האפשרות הטובה ביותר עבורכם מכיוון שהאולם מספק מגוון קולינרי רחב ואיכותי לרווחת ולהנאת המשתתפים. תוכלו לערוך הפסקות אוכל שיאפשרו לאורחים שלכם לאכול ולשתות בנחת ולעשות שיחות טלפון ומינגלינג. גם בר משקאות מקצועי ומגוון יעניק לאורחים שלכם חוויה מעולה ומרעננת. בהתאם לסוג האירוע שלכם תוכלו לבחור אם להגיש משקאות אלכוהוליים או להסתפק במשקאות קלים וחמים. 

7.מיזוג אוויר

אין דבר יותר לא נוח מסביבת עבודה מחניקה. הקפדה על בחירת חלל אירועים עם מיזוג איכותי ויעיל שיאפשר לכם ולמשתתפים בכנס ליהנות מאקלים נעים ונוח. שימו לב לפרט הזה בכל אולם אירועים שתבדקו.

8.צוות יעיל ושירות מצוין

זה לא מובן מאליו. חשוב לוודא שבכל מקום שתבחרו, קיים צוות אדיב ומקצועי שיעזור לכם להעניק שירות נהדר לכם ולאורחים שלכם. זה יוסיף את הדובדבן של חווית האורחים שלכם.

אירועים עסקיים במתחם האירועים טראסק

באולם האירועים טראסק, אנו מקיימים בהצלחה אירועים עסקיים רבים בהם כנסים, מסיבות חברה, השקות, הרצאות ועוד.

האולם ממוקם במיקום מנצח, בנמל תל אביב, ממש על הים. הגישה למקום האירוע נוחה ונגישה מכל חלקי הארץ וסביבת האולם מעניקה לאורחים שלכם תחושה יוקרתית ונוף מרהיב לים התיכון. מתחם האירועים בעל אולם מרווח ומאובזר היטב וחלל חיצוני נעים ומרווח.

בעזרת מערכות תאורה, סאונד ומולטימדיה מתקדמות, בשילוב קולינריה מצוינת, בר משקאות איכותי ושירות מצוין, תוכלו להיות בטוחים שהאירוע העסקי שלכם יהיה מוצלח וידברו עליו רבות.

לפרטים נוספים על קיום אירוע עסקי אצלנו, צרו איתנו קשר.

על מנת לפעול ביעילות, ולא לבזבז זמן ומשאבים יקרים, לפני שאתם מתחילים לחפש אחר האולם המתאים עבור האירוע אותו אתם מפיקים, יש כמה שאלות שחשוב לקבל עליהן תשובות מפורטות ומדויקות. המידע שיכול לקדם אתכם ישירות אל עבר המקום הטוב ביותר

הוטלה עליכם המשימה – להפיק אירוע מהודק ומקצועי, עבור חברה כזו אחרת. אבל על מנת לפעול ביעילות, ולא לבזבז זמן ומשאבים יקרים, לפני שאתם מתחילים לחפש אחר אולמות לאירועים עסקיים,  ובטח בטרם תצאו לחיפוש הפיזי, הפרונטלי של המקומות, יש כמה שאלות שכדאי לקבל עליהן תשובות מפורטות ומדויקות. המידע הזה יכול לקדם אתכם ישירות אל עבר האולם המתאים ביותר. את הפרטים והתשובות, עליכם לקחת מהלקוחות שלכם, שגם אם טרם התמודדו עם השאלות האלו, הם נדרשים לעשות זאת בכדי לקדם את האינטרס של שני הצדדים – שהאירוע שאתם מפיקים עבורם יהיה מדויק ומוצלח, וישיג את המטרה לשמה הופק מלכתחילה.

השאלות החשובות שיש לקבל עליהן תשובות לפני שיוצאים לדרך:

1 מהי מטרת האירוע?

לכל אירוע עסקי יש מטרה העומדת מאחוריו. בין שמדובר במפגש נטוורקינג של אנשי עסקים או נציגי חברות שונות, בין שמדובר בכנס העשרה מקצועי, ובין שמדובר באירוע חברה שהוא לגמרי באווירה מסיבתית – גם בו יש מטרה, והיא לפנק את העובדים, לדאוג שיהיה להם שמח וכיף, ולהוציא אותם מהאירוע שבעי רצון מהחברה בה הם עובדים. לפני שמתחילים בכלל על המרכיבים השונים של האירוע – האולם, האוכל, העיצוב, המוזיקה, האטרקציות, התוכנית האומנותית ועוד, חשוב להבין מהי המטרה המרכזית של האירוע על מנת לדייק כל אחד מהם.

2 מהו הקונספט של האירוע? 

אחרי מטרת האירוע, מגיע בהמשך ישיר החלק בו יש לגבש יחד עם הלקוחות קונספט ברור ומוגדר לאירוע. יתכן שהלקוחות שלכם כבר חשבו על אחד כזה מראש, אך במקרה שלא, חשוב להשקיע בכך מחשבה ולהבין מהו הנושא המרכזי של האירוע. ברגע שיש קונספט לאירוע, קל יותר לבחור את כל האלמנטים המרכיבים אותו, החל מהאולם עצמו ועד סגנון העיצוב שיהיה בו לקראת האירוע. אבל לא רק מסיבה זו כדאי שיהיה נושא אחד לאירוע, אם כי אירוע שכל המרכיבים בו עובדים יחד באופן קוהרנטי, הוא אירוע הרמוני וייחודי יותר, וסיכויי ההצלחה שלו וההנאה של המשתתפים בו עולים. 

3 מהו התקציב לאירוע

מובן מאליו שלא תוכלו לבחון את ההתאמה של אולם אירועים כזה או אחר לאירוע  שלכם, אם אתם עוד לא יודעים אם אתם יכולים לעמוד בדרישות התקציב שלו. זהו נתון שחייב להיות מוגדר ומובן מראש, ועליכם לדרוש זאת לפני שאתם מתחילים לטפל בכל מרכיב של האירוע באשר יהיה. לא ניתן לסגור שום ספק כאשר אתם לא יודעים מהו הסכום שתוכלו לשלם לו, ואילו האולם הוא לא רק המרכיב החשוב ביותר בסיפור, אלא גם המרכיב היקר ביותר במסגרת הוצאות האירוע.

4 מהו ההיקף של האירוע?

עוד נתון שלא תוכלו להתקדם בלעדיו, במיוחד בכל הקשור לבחירת האולם לאירוע, הוא היקף המשתתפים הצפוי. לא רק מבחינה בטיחותית, חשוב שלאורחי האירוע יהיה מרווח ונעים, מה גם שלגודל האולם יש תפקיד ביצירת האווירה הנכונה. במיוחד אם מדובר בכנס שמטרתו נטוורקינג, חשוב שהמשתתפים יהיו מרוכזים באותו החלל, שלא יהיה מרווח מדי אך גם לא צפוף וקטן כמובן. לכן, לפני שמתחילים לחפש אולם, חשוב לדעת כמה משתתפים צפויים לקחת בו חלק.

5 מאיפה מגיעים רוב המשתתפים?

לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן. אם אתם רוצים לרשום נוכחות מלאה או אופטימלית באירוע, ולא לקבל ביטולים מאכזבים, כדאי שתדאגו שהאולם בו יתקיים האירוע יהיה במיקום מרכזי, נוח ונגיש. חשוב לבדוק את הנתון – מהיכן מגיעים מרבית המוזמנים לאירוע? אם רוצים ללכת על בטוח ולפנות אל המכנה המשותף הרחב ביותר, כדאי למקד את החיפוש אחר אולמות במרכז הארץ, ובכך להבטיח שהמיקום לא יהווה פקטור בעייתי עבור רוב המשתתפים. בבחירה במיקום אטרקטיבי כמו באולם אירועים בתל אביב, יש גם אמירה מסוימת של יוקרה, מה שעשוי לתרום למיתוג האירוע עצמו והחברה המארגנת אותו.

6 מהם הצרכים הספציפיים של האירוע? 

אירועים עסקיים נחלקים לכמה סוגים עיקריים, ביניהם אירועי חברה, שהם יותר בגדר מסיבה, כנסים מקצועיים, הכוללים בדרך כלל גם הרצאות והקרנת מצגות, ואירועינ טוורקינג, שמטרתם להפגיש בין אנשי מקצוע שונים. לעתים, האירועים העסקיים משלבים בין שני סוגים, לרבות כנסים מקצועיים שמשלבים גם מרכיב של נטוורקינג. כך או כך, חשוב שתבינו מהו הכיוון המרכזי של האירוע אותו אתם מפיקים, ובמהלך החיפוש אחר האולם המתאים, תבחנו בדקדקנות האם יש במקום את כל המכשור והמתקנים שאתם זקוקים להם לצורך האירוע. לדוגמא, אם מדובר במסיבה, חשוב שבמקום יהיו בר, רחבת ריקודים, מערכת הגברה מתקדמת וכו׳. אם מדובר בכנס מקצועי, חשוב שיהיו המכשירים הדרושים להרצאות ולהקרנת מצגות, לרבות מקרנים ומערכת סאונד הכוללת מיקרופונים, רמקולים וכו׳.

7 מהו הערך המוסף של האולם? 

האם האולם מעוצב בסגנון יוצא דופן? האם המקום מספק גם שירותי קייטרינג של שף יוצא מן הכלל? האם במקום יש פטיו או לובי, שיכולים לשמש עבורכם כחללים נוספים? האם יש בו דק או רחבה עם נוף מרהיב? אולמות אירועים שונים, כוללים שירותים או חללים יוצאי דופן, שהם למעשה הערך המוסף, האלמנט הזה שמבדיל אותם מהשאר והופך אותם למיוחדים ושווים. מובן מאליו שאתם שואפים לכך שהאירוע אותו אתם מפיקים יהיה מיוחד ושונה, ואי לכך גם בלתי נשכח עבור המשתתפים בו, ולכן, אם תבחרו באולם שיכול להציע לכם משהו מיוחד, תוכלו לקדם את הסיכוי שגם האירוע יהיה יוצא דופן ומוצלח.

נדמה שמאז ומתמיד אירועים עסקיים היו שזורים בחברות ועסקים רבים. אירועים עסקיים כוללים כנסים, הרצאות, ערבי חברה, השקות, מסיבות עיתונאים ועוד. כל אלה מאפשרים לחברה לקדם את עצמה ולשפר את תנאי העובדים שלה. 

ישנם אירועים עסקיים קטנים או גדולים וכל אחד מהם עם אופי משלו ויעדים ומטרות שעליו להשיג. לעיתים האירועים מהווים חגיגה גדולה, לעיתים הם לימודיים ומעשירים לעיתים הם פשוט מקדים עסקים ושיתופי פעולה עם חברות, עסקים ומשקיעים פוטנציאליים. 

כל אירוע עסקי איכותי צריך אולם אירועים שיתאים לו. ישנם אולמות אירועים רבים ומגוונים ברחבי הארץ אבל לא כולם מתאימים לאירועים עסקיים ועונים על כל הפרמטרים שאירוע עסקי צריך. 

כדי להבין האם אולם אירועים מתאים לאירוע העסקי שלכם עליכם לעבור על רשימת הדברים שתצטרכו עבור האירוע וכמובן לבחון האם הוא בכלל יכול להעניק לכם את האווירה שאתם רוצים ליצור. 

על מנת שתוכלו לבחור את אולם האירועים המתאים ביותר לאירוע העסקי שלכם, הכנו לכם רשימה של דברים עיקריים שעליכם לבדוק.

מיקום וגישה 

כאשר מדובר באירוע עסקי, סביר להניח שקהל היעד שלכם הטרוגני ומגיע משלל מקומות ברחבי הארץ או מהאזור בו החברה שלכם ממוקמת. משום כך חשב לבחור מקום אירועים שנמצא במיקום מרכזי ונגיש. 

בין אם המשתתפים באירוע הם העובדים שלכם, חברי הנהלה, קהל חופשי, משקיעים או בעלי עסקים אחרים – חשוב שתבחרו אולם אירועים שנמצא במיקום נגיש ומרכזי על מנת שכמה שיותר אנשים יוכלו לקחת חלק באירוע שאתם מפיקים. 

משום כך מומלץ למקד את החיפוש שלכם באולמות אירועים באיזור המרכז ועדיף בתל אביב. אולם כנסים בתל אביב יאפשר למוזמנים להגיע בקלות ובנוחות לאירוע. במקום לנסוע במשך שעות בדרכים מפותלות למקום האירוע, אולם אירועים הממוקם בתל אביב מאפשר למשתתפים להגיע במהירות ובאופן פשוט ונוח מכל מקום בארץ. 

שימו לב שאולם האירועים ממוקם באזור נגיש בעיר הגדולה, כדי שהאורחים שלכם לא ימצאו את עצמם תקועים זמן ממושך בפקקים או יחפשו חניה במשך שעות. חשוב לבחור במקום אירועים עם מתחם חניה סמוך למקום האירוע שיהיה מסודר וגדול במיוחד. 

אולם האירועים “טראסק” ממוקם בנמל תל אביב במיקום אסטרטגי ונגיש במיוחד ומאפשר למשתתפים באירוע להגיע באופן מהיר ופשוט מכל מקום ולחנות את רכבם במתחם חניה מסודר ונגיש. 

עיצוב מרשים ויוקרתי

האירוע העסקי שלכם חייב להיות מרשים ויוקרתי על מנת לשדר רצינות, עוצמה וביטחון. מקום האירוע שתבחרו ייצג את החברה שלכם ואת המעמד שלה מול העובדים שלכם ומול משקיעים וקולגות. משום כך חשב לבחור אולם אירועים יוקרתי וגדול, בעל עיצוב מרשים וייחודי. 

אין כמו מראה עיניים וכאשר המשתתפים יגיעו למקום האירוע הם מיד יתרשמו מאיכות האירוע והחברה כבר בכניסתם למקום. לכן חשוב ליצור רושם ראשוני מרשים ומוקפד בבחירת אולם אירועים יוקרתי ואיכותי. 

שימו לב לפרטי העיצוב השונים במקום. בחנו את האלמנטים העיצוביים השונים וכמובן את המבנה עצמו. העדיפו מבנה גדול, מרווח בסגנון ייחודי ומרשים. 

ב”טראסק” חשבנו על כל פרט בעיצוב האולם ולכן כבר בכניסה למקום ניתן לראות מבנה יפיפה וייחודי עם חלונות ענק שמכניסים את הים לתוך האולם ועיצוב מוקפד בכל פרט. 

מערכות תאורה והגברה איכותיות

כל אירוע עסקי זקוק למערכות תאורה והגברה מתקדמות. אלו פרטים חיוניים שמאפשרים לכם להשמיע מוזיקה, להקרין סרטים ומצגות, להאיר את המקום באופן מדויק ולאפשר למשתתפים באירוע לשמוע אתכם בסאונד מצוין. לא בכל מקום אירועים יש מערכות סאונד ותאורה איכותיות. כאשר את נגשים לבחון מקום לאירוע עסקי, בדקו היטב מה טיב מערכות התאורה והסאונד במקום. אל תתפשרו על טכנולוגיה ישנה באיכות ירודה. בין אם אתם מתכננים להרים מסיבה גדולה, כנס או השקה – לתאורה וסאונד איכותיים תהיה השפעה גדולה על איכות האירוע שלכם ועל החוויה של המשתתפים באירוע. 

העדיפו אולם אירועים עם מערכות סאונד ותאורה מתקדמות ואיכותיות שיעניקו למשתתפים חוויית מולטימדיה מעולה ונעימה. 

לתאורה טובה ומדויקת ישנה השפעה רבה עם נוחות הראיה של הנוכחים באירוע וסאונד איכותי וחד יאפשר להם להקשיב לכם ולמוזיקה באופן נעים וברור. משום כך, אסור להקל ראש בבחירת אולם אירועים עם מערכות סאונד ותאורה איכותיות. 

אוכל ואלכוהול 

כל אירוע מצוין צריך אוכל מצוין וכוס משקה לצידו. בין אם אתם מעוניינים בבופה פתוח, במנות קוקטייל קטנות או בהגשה לשולחנות, האוכל באירוע שלכם יתפוס המון מקום בחוויה הכללית של המשתתפים באירוע.

בדקו היטב את איכות המנות המוצעות במקומות האירועים שמעניינים אתכם ואת המגוון והטעם שלהם. העדיפו מקום עם קולינריה משובחת ותפריטים מגוונים שמציעים שלל מנות מרשימות ומיוחדות. הבחירות הקולינריות שלכם יקבעו במידה רבה את הצלחת האירוע ושביעות הרצון של המשתתפים בו. 

שימו לב שקיים במקום האירוע גם בר משקאות איכותי שיציע למשתתפים שלל משקאות קלים ואלכוהולים שילוו את הארוחה ואת האירוע כולו. 

במתחם האירועים “טראסק” אנו מפיקים אירועים עסקיים בלתי נשכחים מכל הסוגים ולמגוון קהלים.

המקום מציע קולינריה משובחת ואיכותית, בר מקצועי ומגוון, מערכות סאונד ותאורה מתקדמות ושירות מהמעלה הראשונה. 

האולם ממוקם באיזור הכי טוב בגוש דן – נמל תל אביב. המיקום המצוין והנגיש יאפשר למשתתפים באירוע שלכם להגיע מכל מקום באופן מהיר ונוח ולחנות במקום חניה מרווח, מסודר ונגיש גם עבור בעלי מוגבלויות. מתחם האירועים נמצא ממש על הים ומאפשר למשתתפים באירוע ליהנות מנוף מרהיב לים התיכון, לשקיעה יפיפיה ומבריזה נעימה. בנוסף המקום מציע מתחם חיצוני מרווח ויוקרתי מול הים המאפשר למשתתפים באירוע ליהנות מאוויר פתוח ומאווירה נעימה וקלילה. 

מתכננים את האירוע העסקי הבא שלכם? צרו איתנו קשר נשמח לסייע לכם בהפקת אירוע מוקפד ומושלם. 

כל עסק, חברה ותאגיד כבר יודעים שישנה חשיבות עצומה לאירועים עסקיים מעת לעת. אירועים עסקיים אשר פונים לעבודים מעניקים תורמים לחיבור של העובדים לחברה, מגבשים, מעלים את המוטיבציה ומונעים עזיבה של עובדים. 

אך מעבר לכך, ישנם סוגים שונים של אירועים עסקיים שלכל אחד מהם יש יעדים ומטרות משלהם. כדי ליצור אירוע עסקי איכותי שמשיג את יעדי החברה, חשוב לבחור במקום מתאים לאירוע. לא כל מקום אירועים יתאים לאירועים עסקיים וישנם מקומות אשר עשויים להתאים לאירוע מחלקתי אינטימי אבל לא יתאימו לכנס גדול ורשמי. משום כך חשוב לבחון היטב את מקומות האירועים העומדים לרשותכם ולבחור את מקום האירועים המתאים ביותר למטרות האירוע, לתדמית החברה ולקהל היעד שלכם. 

אך לפני שניגשים לבחור מקום אירועים, חשוב להבין בכלל מהו סוג האירוע שאתם רוצים לקיים.

אלה סוגי האירועים העסקיים הבולטים:

אירוע חברה

זהו אירוע המיועד לעובדי החברה וצוות ההנהלה. לרוב אירועי חברה משמשים לחיזוק העובדים, שיתוף במידע חיוני, הישגי החברה, גיבוש העובדים ויצירת אתנחתא מהנה מהעבודה השוטפת. ישנם אירועים עסקיים אשר כוללים מופע בידור או מסיבה גדולה, ישנם אירועים אשר כוללים הרצאה או הדרכה וישנם אירועים הממוקדים בהעברת מידע ומסרים מסוימים של החברה וכוללים קייטרינג ואווירה של מסיבת קוקטייל קלילה. 

השקת מוצר או שירות

כאשר החברה עומדת בפני השקה של מוצר או שירות חדש, הדרך הטובה ביותר לחגוג ולהעצים אותו הוא ליצור אירוע השקה. באירוע מסוג זה עשויים להיות העובדים, צוות ההנהלה, שותפים עסקיים ושותפים פוטנציאליים ולעיתים בלוגרים ועיתונאים. 

מסיבת עיתונאים

עבור חברות ותאגידים אשר רוצים להעביר מידע מסויים לעיתונות באופן רחב ורשמי, מסיבות עיתונאים הן הדרך המקובלת והפופולרית לעשות זאת.

אירוע גאלה

אירוע גאלה הוא מושג ותיק אשר מתייחס בעיקר לאירועים גדולים אשר כוללים מופעים ואירוח. אירועי גאלה יכולים להיערך למטרת גיוס תרומות או לחנוכת מקום חדש. 

כנס עסקי

כנסים עסקיים לרוב יעבירו תוכן לימודי ומעשיר בתחום מסוים. הכנס עשוי לפנות לעובדי החברה, למנהלים ולבעלי תפקידים מסוימים. לעיתים הכנס נערך על ידי תגיד או גוף חיצוני ופונה לקהל יעד מסוים למשל בתחום מקצועי רלוונטי.

כך תבחרו את מקום האירועים המתאים ביותר לאירוע העסקי שלכם 

בחירת מקום אירועים מתאים לכנס או אירוע עסקי יכולה לתרום רבות להצלחת האירוע או לפגוע באיכותו ובמטרותיו. לכן בחירה נכונה של מקום אירועים צריכה להיות בראש רשימת המשימות שלכם בתכנון האירוע. אחרי הכל, מקום האירועים ישפיע מאוד על התקציב שלכם ויקבע את הטון והאווירה של האירוע כולו.

פרטים קריטיים כמו תאריך האירוע שלכם, תלויים בחלל שתבחרו. לכן חשוב לבחור אותו בחוכמה. כדי לעזור לכם בכך, הנה 7 דברים שכדאי לקחת בחשבון כאשר אתם ניגשים לחפש מקום לאירועים עסקיים או אולם כנסים במרכז הארץ:

1. תקציב

זכרו את העניין הכלכלי כאשר אתם מתמודדים עם הלוגיסטיקה של האירוע שלכם. בדקו היטב את טווח העלויות של מתחם אירועים לכנסים מכיוון שמדובר בפרמטר אשר עלול להוות הוצאה לא קטנה עבור העסק או החברה שלכם.

לאחר מכן וודאו מהו התקציב העומד לרשותכם לשם כך ומקדו את החיפושים אחר המקום המתאים בעזרת סינון מקומות על פי מחיר. לעיתים תוכלו לקבל מחיר זול יחסית אך הוא לא יכלול אלמנטים ושירותים רבים אשר עליהם תצטרכו לשלם בנפרד. לעומת זאת, יתכן שתתקלו במקומות אירועים אשר יתנו לכם הצעת מחיר גבוהה אך כוללת מגוון שירותים וציוד שיחסכו לכם כסף.

שקלו היטב את החבילות והשירותים השונים שמוצעים לכם בכל אחד ממקומות האירועים ובדקו אילו הצעות מחיר יעניקו לכם את התמורה הטובה ביותר למחיר שתואם את התקציב שלכם. בנוסף חשוב לקחת בחשבון כי תאריכים וימים מסוימים עשויים להיות יקרים יותר מאחרים. תוכלו לחסוך לא מעט כסף באמצעות תכנון האירוע למועד זול יותר, כל עוד זה לא מהווה בעיה עבור קהל היעד שלכם.

2. מיקום

בחירת מיקום נוח היא אחת הדרכים למקסם את הנוכחות של המשתתפים באירוע. אל תשכחו לבדוק האם המקום נגיש לתחבורה ציבורית ענפה, לצירי תנועה מרכזיים והאם קיימים בתי מלון בקרבת מקום. חניה בשפע ודרכי גישה מסודרות ונוחות, חשובות גם הן עבור המשתתפים שבוחרים להגיע ברכבם הפרטי.

אתם יכולים לספק למשתתפים גם הזדמנויות לנטוורקינג ויצירת חיבור אישי באמצעות שילוב אטרקציות ומוקדי עניין בקרבת מקום האירוע.

3. קיבולת

ודאו שלמשתתפים באירוע ישנם מספיק מקומות ישיבה בחלל גם מקום להירגע ולנוח במהלך ההפסקות. אל תבחרו מקום עם מקומות ישיבה בסגנון תיאטרון כאשר הנציגים צריכים לרשום הערות או להשתמש במחשבים ניידים. שימו לב שכמות המשתתפים באירוע תואמת לקיבולת של מקום האירוע על מנת שלא תיווצר צפיפות במקום.

4. שירותים ומאפיינים

הזמינו מקום אירועים שיש בו את כל השירותים שאתם צריכים עבור האירוע שלכם. למשל ציוד הגברה, מיקרופונים, מערכות תאורה וגישה לכיסאות גלגלים. שימו לב לצורת החלל, לסידורי הישיבה ולאזורים השונים באולם. בדקו האם המקום כולל קייטרינג איכותי או שעליכם לספק בעצמכם מזון למשתתפים. במידה וקיים קייטרינג מקומי, וודאו שהוא יכול לספק מנות נקיות מאלרגנים או מתאימות לסגנון מסוים על פי העדפותיכם.

5.מיתוג

שימו לב לבעלי עניין ולנותני חסות על ידי בחירת מקום המותאם בבירור למה שאתם רוצים לשדר. אל תשכחו לשאול את מנהלי המקום אם יהיו אירועים אחרים במקום האירוע שמתנגשים עם הכנס או עם המסר של המותג שלכם.

כדאי גם לברר אילו הזדמנויות שילוט ומיתוג זמינות, האם ניתן להציב שילוט בשטח החיצוני של האולם או לפרסם על גבי המסכים מוצבים בחלל. מיתוג חשוב מאוד באירועים עסקיים, אז ודאו שאתם יכולים לעשות את זה באופן מיטבי.

6. לינה

אם האירוע שלכם מתקיים כל היום או על פני מספר ימים, לרוב עדיף לבחור מקום אירועים הממוקם בסמוך למקומות לינה, כך שהמשתתפים בכנס יוכלו להגיע בקלות לכנס ללא צורך בנסיעות.

מתחם האירועים היוקרתי “טראסק” ממוקם בנמל תל אביב, ממש על הים ומציע חלל אירועים מרווח ויפייפה המתאים במיוחד עבור אירוע עסקי יוקרתי.

בזכות מיקומו המרכזי, תוכלו ליהנות מגישה נוחה למקום, חניה מרווחת, שלל שירותים וציוד מתקדם ומאפשרויות לינה בסביבת האירוע.

מחפשים אולם לכנס? השתמשו בעשר השאלות הבאות כדי שתוכלו לצמצם את האפשרויות העומדות בפניכם ולבחור נכון.

כאשר אתם ניגשים לבחירת מקום לכנס, רשימת שאלות נכונה יכולה לסייע לכם לדלג על האפשרויות שאינן מתאימות עבורכם ולמקד את החיפוש שלכם במקומות הנכונים. מציאת המקום האולטימטיבי לכנס שלכם יכול לעשות הבדל גדול ולתרום רבות לעניין של האורחים שלכם במה שיש לכם להציע או להציג להם. 

קבלו 10 שאלות חשובות שחשוב שתשאלו כדי לוודא שאתם לא מפספסים שום פרט חשוב לפני בחירת אולם לכנס הבא שלכם:

1. עד כמה המיקום נגיש?

האורחים שלכם צריכים להיות מסוגלים להגיע למיקום הכנס עם כמה שפחות עיכובים וקשיים בין אם הם מגיעים ברכבם הפרטי או בתחבורה ציבורית. אם האורחים שלכם מגיעים משלל חלקי המדינה, חשוב שתבחרו במקום מרכזי הנגיש לכבישים ראשיים ולתחבורה ציבורית עשירה ומגוונת. 

אם הכנס צפוי להתקיים לאורך יום שלם או מספר ימים, חשוב לבחור מקום הסמוך למסעדות, מתחמי בילוי ופנאי שישמשו את האורחים שלהם במהלך היום והערב.

2. האם מתחם הכנס נגיש?

אל תתפעלו ממראה בלבד. ישנם מקומות אשר עשויים להיראות נפלא אך אינם נגישים עבור האורחים שלכם ובמיוחד עבור בעלי מוגבלויות. למשל כנס בבניין עתיק עשוי להיראות נפלא אך מהווה בעיית נגישות גדולה לאורחים שלכם. העדיפו מקום בעל פתחי כניסה רחבים, דרכי גישה נוחות והתאמה מלאה לצרכי הנגישות של האורחים שלכם.

על מנת להבין טוב יותר מי קהל היעד שלכם, שוחחו עם מארגני הכנסים הקודמים ובררו את הרצונות והצרכים של האורחים שהגיעו בעבר לכנסים שלכם. ייתכן שיהיו להם כמה תובנות חשובות בעניין שיסייעו לכם לתת מענה איכותי ונכון לצרכים שלהם.

3. האם יש מספר חללים במקום ומהי הקיבולת האפשרית במתחם?

החלל במתחם הכנס חייב להתאים למספר המשתתפים בכנס ולצרכים שלכם. בדקו מהי התפוסה המירבית במקום וודאו שהיא תואמת למספר המוזמנים שלכם. בנוסף בדקו האם החללים במתחם מתאימים לצרכיכם ולמהלך האירוע המתוכנן. למשל האם יש חלל מתאים לסדנה או איזור אכילה והסעדה מסודר. חלל פתוח וחיצוני חיוני במיוחד עבור האורחים המעשנים שלכם ועבור אלה שרוצים לצאת להתאוורר באוויר הפתוח, לכן חשוב לבחור במתחם כנסים שכולל חלל חיצוני מסודר ונוח.

4. אלו מקומות אירוח ולינה קרובים למקום הכנס?

במידה ואתם מתכננים כנס למשך יומיים או יותר, חשוב לוודא כי ישנם מקומות אירוח ולינה קרובים למתחם הכנס עבור האורחים שלכם. ודאו שמקומות הלינה הסמוכים מותאמים לצרכי האורחים שלכם, שהם מציעים אירוח בתעריפים שונים ומגוונים עבור אלה שמחפשים מקום לינה זול או יקר ושהם מציעים שירותים טובים ונחשבים איכותיים. לעיתים אף מומלץ לבחון אירוח מוסדר עבור האורחים שלכם באחד ממקומות הלינה הקרובים באמצעות הסדר מול מקום האירוח. חשוב לשים לב שמקומות האירוח הסמוכים למתחם הכנסים ערוכים לספק מספיק חדרים עבור כל האורחים שלכם.

5. מהי עלות המתחם ומהן העלויות הנסתרות הנלוות לכך?

כשזה מגיע לבחירת מקום כנסים, העלות הכספית הינה אחד הגורמים המכריעים. כולם חולמים למצוא את המקום המושלם בתאריכים הנכונים ובמחיר משתלם, אך לא תמיד זאת המטרה הריאליסטית ביותר. כשזה נוגע למחיר הכולל, דברו על כל הפרטים שחשובים לכם והיו מוכנים לנהל משא ומתן.

קחו בחשבון שעלות השכרת המתחם אינה העלות היחידה שכרוכה בהפקת הכנס. בדקו עלויות ספקים חיצוניים כמו דמי חניה, עלויות אמצעים טכנולוגיים והסעדה ואל תשכחו לקרוא את האותיות הקטנות.

6. איך התאורה, הסאונד והאקוסטיקה במתחם הכנס?

תאורה, סאונד ואקוסטיקה הינם פרטים חשובים בבחירת מקום לכנס ויש להם השפעה גדולה על החוויה של האורחים שלכם. בקרו במתחם הכנסים כאשר מתקיים שם אירוע ובחנו האם המקום מעניק תאורה ואקוסטיקה טובות. בנוסף בחנו את מערכת הסאונד במקום וודאו שהיא עונה על הצרכים שלכם.

7. מה אתם רוצים לשדר לאורחים שלכם?

עיצוב וסגנון מתחם הכנסים משפיע באופן ניכר על החוויה של האורחים שלכם ועל התדמית שלכם בעיניהם. אם אתם רוצים לשדר יוקרה וקדמה, העדיפו מקום אשר מעוצב באופן יוקרתי ומרשים. אם הכנס עוסק בתחומים טכנולוגיים, וודאו כי מקום הכנס מספק מסכים גדולים ומתקדמים עבור פרזנטציות, אינטרנט מהיר ואיכותי וחלל גדול ופתוח שיעניק תחושת מרחב ויוקרה.

8. האם מתקיימים אירועים נוספים במקום?

שאלו האם מתקיימים מספר אירועים במקביל במתחם והעדיפו מתחם אירועים אשר מאפשר לכם לערוך כנס יחיד במקום. זה יאפשר לכם להוסיף מיתוג מתאים בכל שטח המתחם ומחוצה שלו ויעניק לאורחים שלכם מרחב פרטי ומרווח.

9. אילו שירותים ומתקנים מוצעים במתחם?

הכינו רשימה של השירותים והמתקנים הדרושים לכם (כמו קייטרינג, בר, wifi, במות, מיקרופונים וכו’) ובדקו האם המקום מספק אותם או שעליכם לספק אותם באופן עצמאי.

10. כיצד עובד הקייטרינג במקום?

 במידה ואתם מעדיפים מתחם כנסים אשר מספק גם שירותי קייטרינג ודאו שהוא תואם להעדפותיכם ולצרכי האורחים שלכם. למשל חשוב לוודא כי המקום מציע מנות טבעוניות, ללא גלוטן ועם התאמה לאלרגניים במקרה הצורך. בנוסף בדקו האם המטבח ערוך להוציא מנות נוספות במידה ויהיה לכך ביקוש מעבר לצפוי.

בחירת מקום לכנס, מצריכה תכנון מקדים, מיפוי צרכים ואפיון של האירוע הרצוי. אולם לכנס בתל אביב יעניק לאורחים שלכם נגישות גבוהה ויצור עבורם חוויה טובה ונעימה.

מתחם האירועים טראסק מותאם בדיוק עבור כנסים. המתחם ממוקם בנמל תל אביב ומעניק חניה מרווחת ונגישה, חלל מרווח ויוקרתי, שירותי קייטרינג משובחים ואיכותיים וקרבה למגוון מתחמי פנאי מסעדות ומקומות לינה. בנוסף מיקומו המנצח של המתחם מאפשר הגעה מהירה ונוחה מכל חלקי הארץ ומעניק קרבה למגוון אמצעי תחבורה ציבורית לרווחת האורחים שלכם.

תכנון אירוע עסקי יכול להיות עניין מורכב למדי. כאשר מוניטין החברה מונח על הכף, האירוע חייב להיות מרשים ומוצלח במיוחד. אתם צריכים לוודא שהכל יפעל ויתנהל כשורה, שהמשתתפים הרבים באירוע יהיו מרוצים ושהרושם שתעשו יהיה מצוין. 

כאשר מדובר באירוע עסקי הפונה ללקוחות, משקיעים או קולגות, במקרה בו האירוע לא יעמוד בסטנדרטים המצופים מכם, האורחים שלכם פשוט עשויים להימנע מהגעה לאירועים אחרים שלכם או גרוע מכך – מיצירת שיתופי פעולה עסקיים אתכם. 

אם זה נשמע לכם גדול ומאיים, דעו כי באמצעות מציאת אולם אירועים יוקרתי ומרשים שדואג לכל הדברים החשובים, תכנון האירוע הופך להרבה יותר פשוט ומוצלח. 

אך זה לא הכל, הנה 8 צעדים חשובים להפקת אירוע עסקי מרשים מוצלח:

1. התחילו לתכנן מוקדם

ללוח הזמנים שלכם ישנה השפעה עצומה על אופן תכנון האירוע והצלחתו. המשוואה פשוטה – ככל שתתחילו לתכנן את האירוע מוקדם יותר, כך יהיה לכם יותר זמן לדאוג לכל פרט ולמצוא את מקום האירועים והספקים האיכותיים ביותר. אין דבר גרוע יותר מלהגיע למועד האירוע, כאשר מאות אנשים נוכחים בו ונאלצים לגלות שלא חשבתם על כל הפרטים וכי נעשים אילתורים של הרגע האחרון.

מכיוון ששבעה צעדים נוספים מחכים לכם בהמשך, עליכם להתייחס לכל אחד מהם מוקדם ככל האפשר בתכנון האירוע העסקי שלכם. זכרו, הפקת אירוע עסקי יוקרתי ומרשים במיוחד תלויה על דיוק ותשומת הלב הניתנים לכל פרט. 

2. תכננו היטב את מערך האירוע 

כאשר אתם מתכננים אירוע, תזדקקו למבנה מוצק של מהלך האירוע תוך יצירת מענה מקדים לכל תרחיש אפשרי. ישנם לא מעט תרחישים שיכולים לקרות ותצטרכו לתת להם מענה מיידי ולכן חשוב שתתכוננו לכך מראש.

צרו מערך מפורט של האירוע והתייחסו ללוח הזמנים של האירוע, לשלל תרחישים אפשריים ולשאלות חשובות, למשל: 

כמה דוברים עומדים להיות באירוע?

כמה זמן כל אחד מהם צפוי לדבר?

מהו הנושא עליו כל אחד ידבר?

כמה זמן ייקח להם להתכונן לזה?

אילו פעילויות יהיו בין הנאומים או ההרצאות? (למשל מוזיקת רקע למינגלינג, ארוחה או פעילות חברתית)

כל אלה הם דברים שאתם צריכים לחשוב עליהם מראש ולתכנן היטב כדי שהאירוע יזרום כמתוכנן וללא הפתעות או הפרעות.

3. מצאו את המיקום והשעה הנכונים

המיקום והזמן הנכונים לעריכת האירוע שלכם הם חיוניים במיוחד! מה אם אנשים לא יכולים להגיע כי האירוע מתקיים בזמן ממש לא נוח או שהמיקום פשוט רחוק מכדי שהם יוכלו להגיע לשם?

התחילו בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי אידיאלי עבורכם מוקדם ככל האפשר. זה יגדיל את סיכוייכם למצוא מקום אירועים איכותי שמתאים לכם בתאריך הרצוי ובמיקום מצוין.

בשלבי חיפוש אחר מקום האירוע שאלו את עצמכם האם הוא מתאים למספר האורחים הצפויים להשתתף באירוע, האם הוא משדר יוקרה ועונה על האווירה שאתם רוצים ליצור והאם המיקום שלו נגיש ונוח לאורחים שלכם.  

4. תרגלו את כישורי התקשורת שלכם

כדי ליצור אירוע עסקי מוצלח, תקשורת טובה היא המפתח. יכול להיות לכם מקום יפה ויוקרתי עם קהל גדול להפליא אבל אם כישורי התקשורת שלכם אינם טובים, ייתכן ויהיה לכם קושי בלהעביר את המסר שאתם רוצים להעביר באירוע.

אם אתם אמורים לנאום באירוע, להעביר הדרכה או הרצאה, תרגלו אותם מראש מול אנשים קרובים כדי לוודא שהמסר עובר באופן טוב וברור. 

5. הגדירו את היעדים שלכם לאירוע

כדי שהאירוע העסקי יהיה מוצלח, עליכם להגדיר קודם יעדים שיהוו מדד להצלחת האירוע. כך תדעו מה אתם רוצים להשיג וכיצד עליכם לפעול באופן ממוקד כדי להשיג את זה. 

6. שימו עין על התקציב

התקציב שלכם הוא גורם אינו בלתי מוגבל ולכן חשוב לזכור אותו במהלך תכנון האירוע.

קחו את זה בחשבון בכל צעד שתעשו ובכל התקשרות עם נותני שירותים כלשהם. הדבר האחרון שאתם רוצים שיקרה הוא שתוציאו את מרבית הכספים בשלב מוקדם של תכנון האירוע כך שלא ישאר לכם מספיק כסף עבור דברים חשובים.

כדי שזה לא יקרה, הגדירו תקציב מסוים וריאלי לכל דבר שתצטרכו לאירוע כמו מקום האירוע, קייטרינג אם הוא לא כלול, הזמנות ופרסום האירוע, צלמים ועוד.

7. קחו בחשבון את הפרטים הקטנים

הפרטים הקטנים מהווים גורם מכריע לאיכות האירוע והאפקטיביות שלו. החל מיצירת שולחנות אוכל ממותגים, דרך מתנות למשתתפים באירוע ועד הקרנת תמונות עסקיות של החברה על גבי מסכים במהלך האירוע. כל אלה יהפכו את האירוע שלכם ליוקרתי, מרשים ומוקפד יותר.

8. שיווק ופרסום של האירוע

לבסוף, גם אם תתכננו ותפיקו את האירוע המושלם לפרטי פרטים, ללא שיווק ופרסום לקהל היעד שלכם, ייתכן שהקהל הפוטנציאלי שלכם פשוט לא ידע על האירוע או לא יבין את חשיבותו.

משום כך חשוב להשאיר תקציב מספק לשיווק ופרסום האירוע שלכם וכדאי להתחיל לפרסם מספיק זמן מראש כדי להבטיח שכמה שיותר אנשים יהיו פנויים במועד האירוע ויוכלו להגיע.

תכנון ועריכת אירוע עסקי זו משימה גדולה שצריך להשקיע בה הרבה זמן ומחשבה. הקפדה על שמונת הצעדים הבסיסיים שציינו תסייע לכם באופן משמעותי ביצירת אירוע עסקי מוצלח ומרשים.

אולם האירועים “טראסק” נותן מענה מושלם לאירועים עסקיים מוצלחים יוקרתיים ועונה על כל הדברים החשובים להצלחת האירוע כמו מיקום מצוין ונגיש, מבנה גדול ויוקרתי, מגוון שירותים כלולים כמו קולינריה מעולה בשלל שיטות הסעדה והגשה, בר משקאות איכותי ומגוון, מערכות הגברה ותאורה מתקדמות, חניה מרווחת ונוחה ונוף עוצר נשימה.

מתחם האירועים ממוקם בנמל תל אביב, ממש על הים ולכן מאפשר נגישות גבוהה ונוחה מכל חלקי הארץ. 

לקריאת כתבות נוספות שיסייעו לכם בהפקת אירוע מושלם היכנסו למגזין שלנו.

אירועי חברה יכולים להיות אחד הפרמטרים הראשונים שנחסכים בניהול התקציב של הארגון או החברה. אך היום ידוע מעל לכל צל של ספק שאירועי חברה הם הכרחיים ושממש חשוב לארגן אחד מפעם לפעם עבור עובדי החברה, ההנהלה והצלחת החברה.

אירועי חברה הם הרבה יותר מסתם הזדמנות של העובדים להתאסף יחדיו. בין אם אתם מקיימים טקס חלוקת פרסים שנתי וארוחת ערב, מסיבת סוף שנה או מרתון הרצאות ופעילויות, הפקת אירוע חברה יכול לתרום במגוון דרכים לארגון שלכם.

כל חברה יכולה להרוויח מקיום אירועי חברה. זה לא משנה אם אתם מנהלים ארגון גדול או סטארט-אפ קטן או באיזו תעשייה אתם עוסקים. זה הזמן למצוא מקום לאירוע עסקי, לארגן אירוע מדהים, לאסוף את העובדים וליהנות מארבעת היתרונות הבאים:

שיפור התרבות בחברה

אירועי חברה הם דרך מצוינת להדגיש את ערכי הליבה והתרבות של החברה. עובדים רוצים לעבוד בחברות שבהן הם מרגישים מעורבים ומועצמים. למעשה, חברות עם עובדים המעורבים בפעילות החברה מרוויחות פי 2.5 יותר מחברות עם עובדים פחות מעורבים. בנוסף לעובדים המעורבים יש סיכוי נמוך ב-87% לעזוב את החברות בהן הם עובדים. אירוע חברה הוא בהחלט אחת הדרכים היעילות ליצור תחושת מעורבות ושייכות לחברה.

זה בדיוק הזמן לבסס מה החברה שלכם מייצגת ומהם ערכי הליבה שלה. הכניסו את הערכים הללו באירוע חברה. אם ההתמקדות שלכם היא בנאמנות, כנות, אמינות או יעילות, הראו זאת לעובדים שלכם. תרבות ארגונית יכולה להיות מהנה, יצירתית, שיתופית, תומכת ועוד הרבה יותר.

אירועי חברה מתוכננים היטב יכולים להפוך לחלק ממה שהחברה שלכם ידועה בו ולמלא תפקיד בגיוס עובדים חדשים. אנשים רוצים לעבוד במקום שעומד בהצהרת הערכים שלו ועושה מאמץ לתגמל ולערב את העובדים שלו.

אירועי חברה וטקסי פרסים יכולים להיות יעילים מאוד ביצירת שייכות בקרב העובדים. אתם יכולים לתת לעובדים פרסים על הביצועים שלהם או על האופן שבו הם ממשקפים את התרבות והערכים של החברה. פרסים אלה יגרמו לעובדים שלכם להרגיש מוערכים וחשובים וישפרו באופן משמעותי את הפרודוקטיביות של החברה.

אם היה לכם רבעון או שנה נהדרים, חגגו זאת! הביאו את מיטב הלקוחות והעובדים שלכם לחגיגה של החברה. זה מאפשר לעובדים להירגע, ליהנות ולדעת שהם מוערכים.

בנוסף, אירועי חברה עוזרים לעובדים להרגיש מעורבים ומוערכים ומאפשרים להם לראות את התמונה הרחבה יותר. במקום להיות תקועים במשרדים ובעמדות שלהם, הם יכולים להתחבר לשאר החברה. הם יכולים לראות את חשיבות התפקיד שלהם ואת הזמן והאנרגיה שהושקעו באירוע.

גיבוש הצוות

אירועי חברה הם דרך מצוינת לגבש את הצוות שלכם. אירועי גיבוש צוותים יכולים לשבור חומות ומחסומים במקום העבודה. צוותים מלוכדים הם יצרניים, אקטיביים ויצירתיים יותר. בנוסף, חבר דומיננטי בעבודה יכול לגרום לעובדים להתרגש יותר להגיע לעבודה ולהשקיע את מירב המאמצים בפרויקט.

לעתים קרובות יש פער במקום העבודה בין חברי ההנהלה לעובדים. אתם יכולים לצמצם את הפער הזה על ידי יצירת אירוע מחוץ לעבודה המאפשר לכולם להכיר אחד את השני. פעילויות לבניית צוות עוזרות לעובדים לראות את הבוסים שלהם כעמיתים ולא כסמכות בלתי נגישה. מערכות יחסים אלו יכולות לעשות קסמים במקום העבודה.

באירועי חברה אין לחץ להציע רעיון או לבצע מכירה גדולה. עובדים יכולים להירגע וליהנות מזמן המוקדש לבניית מערכות יחסים אחד עם השני. דיבור ובילוי יחד מחוץ למשרד יכולים להוות יתרון משמעותי לעבודת צוות.

אירועי חברה מאפשרים למחסומים בינאישיים לרדת – עמיתים לעבודה יכולים להתחבר בדרך חדשה ועשויים למצוא קווי דמיון אישיים עם עמיתים שמעולם לא הכירו.

אירועי חברה מפגישים גם עובדים מכל התפקידים וממחלקות שונות בחברה. קשרים אלה יוצרים סביבה שיתופית וידידותית יותר בארגון.

קידום יצירתיות

הוצאת צוות מחוץ לסביבה הרגילה שלו והכנסתם לסביבה חדשה תגרום להם להתחיל לחשוב מחוץ לקופסא.

לעובדים יש הזדמנות לדבר עם אנשים חדשים בחברה שהם בדרך כלל לא מקיימים איתם אינטראקציה בשגרת המשרד הרגילה שלהם. מכיוון שעובדים מדברים עם אנשים במחלקות רבות, זה יכול לאפשר להם לשתף פעולה ועשוי לעורר יצירתיות ורעיונות מקוריים חדשים עבור החברה.

מרבית העובדים אינם מרגישים שהם מממשים את הפוטנציאל היצירתי שלהם. זה כמעט תמיד בגלל שהם מרגישים את הלחץ להעדיף פרודוקטיביות על פני יצירתיות. אירוע חברה מאפשר לעובדים לראות את החשיבות של לקיחת הפסקה ולאמץ את הצדדים היצירתיים שבהם.

עבודה בכל יום באותה סביבה עלולה לחזור על עצמה ולהפחית את הפרודוקטיביות. בדיוק כמו סוללות, בני אדם צריכים להיטען מחדש. זה אומר לקחת הפסקה, לשנות קצב ולנסות משהו חדש. הפסקה מהעבודה לטובת אירוע חברה מאפשרת לצוות להיטען מחדש ולקבל רעיונות רעננים.

העלאת המורל

אירועי חברה נהדרים להגברת המורל של החברה. הוכח כי חגיגות מובילות לחיזוק התחושות החיוביות לגבי החברה מצד העובדים. אירועי חברה יכולים להיות ההבדל בין עובדים מעורבים ושמחים לבין אנשים שמרגישים שהם רק חלק מהמכונה הארגונית.

אירוע חברה מסייע להפחתת הלחץ. כאשר כמעט כל עבודה מלחיצה, אירועי חברה מאפשרים לעובדים לקחת פסק זמן מהלחץ ולהירגע. אירוע חברה או חגיגה לאחר פרויקט גדול או עונה עמוסה יכולים להפחית את הלחץ ולהניע עובדים בזמנים הקשים.

כאשר המורל גבוה, העובדים נוטים להיות בעלי מוטיבציה רבה יותר. עובדים מאושרים הם עובדים פרודוקטיביים ומהווים את אחד הגורמים העיקריים להצלחת הארגון, כך שהסיבה הזו כשלעצמה מספיקה לארגון אירוע חברה.

אחרי שהשתכנעתם שהגיע הזמן לארגן בהקדם אירוע חברה, זה הזמן לשריין תאריך במתחם האירועים טראסק וליהנות מאולם אירועים מרהיב ומושלם למגוון אירועים עסקיים ואירועי חברה.

אירועים עסקיים מהווים דרך חכמה לקידום החברה או הארגון, למשיכת לקוחות חדשים, לפרגון ללקוחות קיימים, להשקת מוצר או שירות חדש וכמובן – להנאה וחיבור בין העובדים. אך אירוע עסקי מצוין מצריך היערכות ותכנון מוקפדים שמתחילים מחידוד מטרת האירוע, דרך בחירת המקום המושלם לקיום האירוע ועד לפרטים הקטנים שיוצרים אימפקט גדול. באמצעות הטיפים הבאים תוכלו להרים אירוע עסקי נפלא ובלתי נשכח. 

1.הגדירו מטרה

מהי מטרת האירוע? האם היא קבלת סיקור תקשורתי? להעלות מודעות לפעילות העסקית שלכם? להרחיב את רשימת התפוצה של החברה? או בכלל לפרגן לעובדים שלכם וחזק את החיבור שלהם עם הארגון? התחילו בהגדרת היעדים שלכם מהאירוע ובהתאם החליטו מהו סוג האירוע שיסייע לכם להשיג אותם באופן הטוב ביותר. 

2.הבינו את היקף האירוע

הכינו רשימה של כל הדברים שאמורים להיות באירוע שלכם ומשפיעים על גודלו. התחילו ביצירת רשימת מוזמנים והמשיכו לתכנון האמצעים השונים באירוע למשל, האם יוגש אוכל בבופה או שאתם זקוקים למקום גדול יותר שמכיל שולחנות? האם אתם רוצים לקיים את האירוע בחללים נפרדים להרצאה ולסדנאות או שאתם זקוקים רק לחלל אחד פתוח וגדול? בחנו האם מקומות האירועים שמעניינים אתכם מתאימים בכלל להיקף האירוע שאתם רוצים לקיים והאם מקום האירוע יסייע לכם בהשגת מטרותיכם.

3.תזמנו את האירוע למועד הנכון

עיתוי הוא פרמטר קריטי להצלחת האירוע שלכם. בחנו היטב את התאריכים הרלוונטיים לאירוע שלכם. שימו לב לימים מיוחדים בשנה מלבד חגים. למשל השתדלו להימנע מקיום האירוע בתאריך בו מתקיים משחק כדורגל חשוב או בתאריך בו מתקיים אירוע עסקי אחר שיכול להתחרות על המוזמנים שלכם. שימו לב לבחירת מועד שמתאים מבחינת תנאי מזג האוויר למקום האירועים שבחרתם והעדיפו בחירת מקום אירועים נגיש ונעים במשך כל ימות השנה.

4.בחרו צוות להפקת האירוע

מי יהיה אחראי על האירוע? בין אם זו מנהלת משאבי אנוש או עובד מפתח, אתם צריכים אדם אחד שייקח אחריות וינהל את כל הפרטים ולאחר מכן יסייע בתפעול האירוע עצמו. הקפדה על מתן אחריות והאצלת סמכויות לגורמים המעורבים השונים, תבטיח כי הפקת האירוע לא תהיה מתישה ומורכבת מידי עבורכם ושלכל פרט יינתן מענה מתאים ואיכותי. 

5.חשבו על זה

שבו עם הצוות שלכם ותכננו היטב כל שלב באירוע. דמיינו את עצמכם בזמן האירוע וכל פרט שתצטרכו – מסדר הכיסאות, דרך מפיות ממותגות ועד מערכת הסאונד במקום האירוע. שקלו היטב כמה כוח אדם תצטרכו במהלך האירוע ומה יהיה תפקידו של כל אחד מהעובדים במקום. אנחנו לא רוצים להיות פסימיים חלילה אבל כחלק מתכנון האירוע כדאי שתצרו פרוטוקול טיפול והתמודדות בתרחישים שיכולים לקרות ולשבש את מהלך האירוע. כך כל תרחיש יקבל מענה מהיר וממוקד ויאפשר להמשיך בקיום האירוע כמתוכנן.

6.הגדירו תקציב

כאשר אתם מדמיינים את האירוע העסקי שלכם, אתם עשויים לגלות שהעלויות הולכות ותופחות. בנקודת זמן זו תצטרכו לבחון אפשרויות לצמצום עלויות האירוע או להביא מימון נוסף לכיסוי ההוצאות הנלוות. משום כך חשוב לתכנן מבעוד מועד תקציב מפורט לאירוע ולהקצות לכל פרמטר באירוע תקציב מוגדר. זה יסייע לכם לתכנן באופן מיטבי ויעיל את האירוע, למצוא ספקים מתאימים במסגרת הצרכים והתקציב שלכם ויאפשר לכם להפיק את האירוע באופן פשוט יותר.

7.צרו תוכנית שיווקית

העבירו את הבשורה על האירוע מספיק זמן מראש. תוכלו לפנות למוזמנים במייל, לשלוח טיזרים שיצרו סקרנות ועניין באירוע, לשלוח הזמנות פורמליות במסירה ידנית, לפרסם במגוון כלים במדיה כמו רדיו שלטי חוצות, באנרים באתרים השונים, כתבות יח”צ ועוד. בהתאם לסוג המטרות שלכם מהאירוע ומקהל היעד אליו אתם מכוונים, צרו תכנית שיווקית שתסייע לכם להפיק את המיטב מפרסום האירוע.

8.התריעו לתקשורת וצרו באזז

כאמור פרסום במדיה עשוי להיות קריטי לבניית המודעות לאירוע שלכם. פנו לעיתונות ולבלוגרים שפונים לקהל היעד שלכם, צרו שיתופי פעולה והזמינו כתבים לאירוע שלכם. וכמובן, אל תוותרו על פרסום ברשתות החברתיות. תוכלו גם להקליט את האירוע ולשדר אותו בלייב. העיקר שתצרו עניין ומודעות לאירוע שלכם ותגדילו את החשיפה אליו.

9.צרו הטבות ומבצעים בלעדיים

צרו תוכנית עסקית לשיווק ומכירות של המוצרים והשירותים שלכם בזמן האירוע. תוכלו לחלק כרטיסי ביקור, פליירים וחוברות, פריטים שימושיים ממותגים כמו מגנטים, מחברות ועטים. בנוסף תוכלו להעניק מבצעים והנחות בלעדיים לקהל באירוע. אל תשכחו לאסוף את פרטי ההתקשרות של כל המשתתפים כך שתוכלו ליצור רשימת תפוצה איכותית ורחבה שתשרת אתכם בהמשך ותסייע לכם בפרסום חוזר וממוקד.

10.בחרו מקום נגיש ויוקרתי

מקום האירוע שלכם צריך לשרת את מה שאתם רוצים לשדר לאורחים שלכם. כדי לתחזק תדמית עסקית מוצלחת, בחרו מקום לאירועים בעל חזות יוקרתית ומרווחת, כזה שירשים את האורחים שלכם. אל תוותרו על נגישות טובה למקום ובחרו מקום עם מתחם חניה מסודר ומרווח, מיקום מרכזי ונגישות גבוהה לצירי תנועה מרכזיים ולתחבורה ציבורית. אולם לכנס בתל אביב עשוי לאפשר הגעה נוחה ומהירה לאורחים מכל חלקי המדינה. כל אלה יבטיחו כמות גדולה יותר של אורחים באירוע שלכם.

11.בחרו קייטרינג ובר איכותיים

אוכל ושתיה באירוע הם אלו שיוצרים אווירה טובה והנאה בקרב האורחים שלכם. הקפידו לבחור במקום אירועים אשר מציע מבחר קולינרי גדול, איכותי וטעים ושירותי בר איכותיים עם מגוון רחב של משקאות. 

12.שמרו על גישה חיובית

על אף התכנון המוקפד של האירוע, היו מוכנים לשינויים ולכך שלפעמים דברים יתקיימו לא כמתוכנן. שמרו על גישה חיובית ועל גמישות כך שתוכלו לתת מענה איכותי לכל תרחיש שעשוי להתרחש באירוע מבלי ליפגע בחווייה של האורחים שלכם.

במתחם האירועים טראסק תוכלו ליצור אירוע עסקי מופלא ובלתי נשכח עם מערכות תאורה וסאונד מתקדמות, חללים מרווחים ומעוצבים, מיקום מנצח ומרכזי בנמל תל אביב וקולינריה משובחת.