אירועים עיסקיים

אנשי הפקה התעוררו משנת הקורונה במהירות מפתיעה, וגילו שהביזנס שלהם חזר לעניינים בכל הכוח. לא מעט מפיקים כבר חשים בעומס של אירועי הקיץ, לרבות חתונות ואירועים עסקיים. בחירת מיקום מרכזי וספקים איכותיים יעשו את כל ההבדל. כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם להרים אירוע עסקי מוצלח 

מרגישים את הריח הזה באוויר? זה הריח של הקיץ, של אווירת החופש, הים, הפירות העונתיים המרעננים וכמובן – עונת האירועים שחוזרת בכל הכוח.

אחרי תקופה ארוכה מאוד של חוסר ודאות – כן פותחים, לא פותחים? מותר להתקהל, אסור להתקהל? יש עתיד לתחום האירועים או שהביזנס נגמר…? כעת נראה שהכל מתחיל להתבהר, והחזרה לשגרה מהבחינה הזו היא חד משמעית וגורפת. האירועים, המסיבות, החתונות, הכנסים והאירועים העסקיים – שוב על הפרק, והפעם הם כאן כדי להישאר.

אם אתם מפיקי אירועים שזה מכבר חזרו לעסוק בתחום שנועד רק ליחידי סגולה ש”יש להם את זה”, אתם בוודאי מרגישים את החזרה הדרמטית לעסק, ואת ההתעוררות ההמונית של הציבור, אשר באה לידי ביטוי בביקוש אדיר. כעת, על אף שאלו הן בהחלט “צרות של עשירים”, אתם חווים עומס מטורף, כאשר כל אלו שהקפיאו את התוכניות לאירוע החשוב שלהם – חוזרים במלוא המרץ לעניינים, ומחפשים אתכם, אנשי המקצוע מהתחום – שתפיקו עבורם את האירוע המושלם.

התכנסנו היום כדי לדון בטיפים שיקלו עליכם המפיקים גם את בחירת הלוקיישן, ויחד איתה – יסייעו לכם לשחרר כמה דאגות בתוך הפקה שבוודאי גדושה בהן, במיוחד כשיש לכם כמה כאלו במקביל… ננסה לעזור לכם להשאיר את כל הכדורים באוויר, ולרקוד על כל החתונות, גם אם מדובר באירוע עסקי ולאו דווקא חתונה. בתור מפיקים, אתם מבינים היטב את ההבדלים שבין סוגי האירועים, אך בכל זאת יש להם לא מעט מאפיינים ואלמנטים משותפים. 

1 –  להתאים את סגנון האירוע באופן מדויק לחזון הלקוח ולצרכיו

לאירועים עסקיים רבים יש לא פעם נופך שיווקי או מסחרי, ובכל מקרה, הלקוחות שבוחרים להפיק אותם – מנכ”לי חברות, אנשי שיווק של חברות הייטק, מנהלי ומנהלות כוח אדם ועוד, מבקשים בדרך כלל להעביר מסר כלשהו באמצעות האירוע. 

לכן, הצעד הראשון בהפקת אירוע דורש מכם המפיקים קודם כל הקשבה. עליכם לערוך תחקיר של ממש באמצעות ראיון עם הלקוח שלכם, ולהבין את כל היבטי ומאפייני החברה שמקיימת את הכנס וגם את החזון של הלקוח לגבי מה שהוא רוצה להשיג באמצעות האירוע הזה. זה הזמן לשים את האגו ואת החלומות שלכם בצד ובאמת להקשיב ולהבין איך הלקוח מדמיין את האירוע הזה, ואילו כלים יסייעו לכם להפוך את החלום שלו למציאות.
לצד זאת, כדאי לזהות כבר בשלב זה אילו מהרעיונות של הלקוחות אינם ריאליים ויהיו בלתי אפשריים לביצוע בפועל, ובעדינות, לנסות להוריד אותם מהם.

כמובן שבשלב זה עליכם לדרוש את כל הפרטים “היבשים” מהלקוחות ולצאת מהפגישה הזאת כאשר אתם יודעים בדיוק מהו התקציב המוקצה לאירוע הזה, מהו היקף המוזמנים הצפוי, באיזו שעה הוא צפוי להתקיים, באיזה טווח תאריכים ניתן לקיים אותו, ומהן ההגבלות מטעם הלקוח, לגבי המיקום, הקייטרינג וכו’. 

2 – בחירת מיקום מרכזי היא המפתח לאירוע מוצלח

מיקום האירוע הוא פרמטר קריטי להצלחתו, ואין להקל בו ראש. המשמעות של מיקום קודם כל תבוא לידי ביטוי בקלות או בקושי ההגעה לאירוע, ואם תיכנסו רגע לנעלי המוזמנים, תוכלו להבין בקלות שלאורך הנסיעה לאירוע יהיה השפעה ישירה על מצב הצבירה בו יגיעו לכנס או לאירוע העסקי אותו אתם מתכננים. כמובן שיש כל מיני פנטזיות, לעתים לכם ולעתים ללקוחות שלכם, לגבי לוקיישן ייחודי, עם טבע ונוף פראי, אך ההמלצה שלנו היא קודם כל לחשוב איפה על המפה ממוקם האירוע, ולחשב מה יהיה המרחק הנדרש להגעה עבור רוב האורחים. לא סתם, מפיקים רבים בוחרים להפיק אירועים עסקיים במרכז, מאחר שהם לוקחים את הפרמטר הזה כעיקרי במערכת השיקולים שלהם.

תופתעו לגלות, שזה שתבחרו מקום מרכזי, לא אומר בהכרח שתצטרכו לוותר על נוף משגע וחוויית אירוח ייחודית, מהנה ומעוררת השראה.

סיבה נוספת לתכנן אירוע במיקום מרכזי, לדוגמא בעיר גדולה כמו תל אביב, היא שבאזורים הללו נמצאים כל הספקים שאתם זקוקים להם לאירוע, לרבות חברות קייטרינג, חברות תאורה ולוגיסטיקה, חברות אלכוהול לרבות ברים לאירועים ועוד ועוד. בדרך כלל, מאחר שבעיר הגדולה הכל פועל לפי צו השעה והטרנדים הכי חמים, העניין הזה יבוא לידי באיכות השירות שתקבלו מהספקים – קייטרינג עם מנות מעודכנות, עיצוב לפי האופנה הכי עכשוויית ועוד. כל אלו יחד עשויים לגרום לאירוע שלכם להיראות ולהרגיש ברמה הגבוהה ביותר, ונגדיל ונאמר שבמקרים רבים על הדברים הללו קם ונופל אירוע.

מפיקים ולקוחות רבים כבר הבינו והפנימו את היתרונות הללו, והחלו לשריין תאריכים באולמות אירועים בתל אביב, מאחר והם יודעים שזה הבסיס לאירוע מוצלח, שהוא “פיין” וברמת גימור גבוהה. 

בחירה בלוקיישן אורבני ומרכזי לא חייבת לכלול ויתור על נוף משגע

כאמור, הבחירה לקיים את האירוע בעיר סואנת, אינה אומרת שתצטרכו לוותר באופן גורף על טבע ונוף מהממים. דווקא בתל אביב קיימת האפשרות לערוך אירועים בסמוך לחוף הים היפיפה והמטופח של העיר, ולהנות הן מבריזה משגעת, גם באמצע הקיץ והן מנוף מטריף של הגלים המתנפצים אל החוף.

לסיכום, הפקת אירועים עסקיים אינה סיפור פשוט, אך באמצעות הקשבה ללקוחות, חשיבה פרקטית, בחירת לוקיישן מנצח והקפדה על טיב הספקים שאתם שוכרים את שירותיהם עבור האירוע, תוכלו להרים אירועים איכותיים, מהנים, מלאים באווירה טובה, וכאלו שימנפו את הלקוחות שלכם אל על. 

אירועים עסקיים כמו הרמת כוסית, אירוע להשקת מוצרים חדשים, כנסים וכדומה אמורים להיערך במקומות מתאימים. מצד אחד צריך שזה יהיה מקום מרווח בהתאם למספר המשתתפים אך מצד שני לא כל אולם אירועים שעונה על הקריטריונים מבחינת הגודל ומספר מקומות הישיבה ראוי לעבור הסבה ולהפוך בין יום למקום שמתאים לעריכת כינוסים. ישנם כמה וכמה קריטריונים חשובים המחייבים את אולם הכנוסים כמו גם את המתחם כולו על מנת שהאירוע העסקי אכן יהיה מוצלח מכל בחינה.

אולם שמתאים לאירוע עסקי

האולם צריך לשאת אופי רציני ומכובד כיאה לאירועים מהסוג הזה. הוא לא יכול להיות צבעוני מידי, הוא גם לא יכול להיות מצועצע מידי. הוא חייב להשרות אווירה רוגעת בקרב המשתתפים, הוא צריך להיות סולידי ונעים כי רק כך הם יוכלו להתרכז בנושאים אשר בהם יעסוק האירוע.

מעבר לכך יש להתייחס לכל שאר האלמנטים הנדרשים לאירוע מן הסוג הזה. כמו למשל אפשרות לשימוש במספר מתחמים בו זמנית. כי באירועים עסקיים נוהגים לעיתים לחלק את הקבוצה למספר קבוצות כאשר בו זמנית נמסרות הרצאות שונות לכל קבוצה בהתאם למטרות הכינוס. כאשר האולם מכיל יותר מאולם אחד ויש גם מתחמים נוספים אפשר יהיה לעשות זאת.

יש כינוסים אשר בהם חשוב שיהיה אודיטוריום אשר בהם אפשר יהיה למסור הרצאות או להעלות מופעים שונים כאשר ניתן יהיה להושיב מספר רב של אנשים במתחם וכולם ייהנו מנקודת תצפית טובה ונוחה.

כמו כן חשוב לוודא כי ישנה אפשרות לעשות שימוש בציוד דיגיטלי ואלקטרוני כפי שמקובל היום בכל אירוע עסקי. זה כולל הקרנה של מצגת על הקיר, זה כולל גם אפשרות להחשיך את החלל בקלות וכמובן שימוש באמצעי סאונד מתקדמים שיאפשרו את קיום הכנס בצורה סדירה, ברורה ונוחה עבור כל המשתתפים.

אירוע עסקי עם כיבוד מתאים

אי אפשר לכנס אנשים למשך שעות ארוכות בלי להציע להם תקרובת כלשהי. זה למעשה הדלק שלהם באירוע. אך מעבר לכך, הכיבוד מעניק תחושה של לארג’יות מצד החברה ותחושה של הערכה והוקרה שמקבלים משתתפי הכנס מצד המארגנים שלו.

אז ברור ששתייה חמה וקרה זה ממש חובה. יש לבחון את האפשרות להעמיד בר משקאות מחוץ לאולם על דלפק נוח וזמין. חשוב להציע את סוג השתייה שאנשים ככל הנראה יחפשו. אם מדובר ביום חורפי, ברור כי השתייה צריכה להיות חמה. קפה על סוגיו השונים, תה וכדומה. מעבר לכך תמיד כדאי להציב גם קנקני מים קרים וכן שתייה קלה אחרת עבור אנשים שלא יוותרו על שתייה קרה גם בחורף. בקיץ המיקוד כמובן יהיה שונה אבל גם בקיץ אי אפשר יהיה לוותר לגמרי על הקפה, כי עבור אנשים רבים, ללא קפה הם ממש לא יצליחו להתרכז בהרצאות.

חשוב לשים לב כי יש כל הזמן אספקה ויש תחלופה כשמוצרים אוזלים, כמו קפה, סוכר חלב וכדומה.

כיבוד קל

חשוב לדאוג לאורך כל הכינוס שיהיה כיבוד קל ואנשים יוכלו להתכבד בעוגה או עוגיות שישקיטו את רעבונם במהלך שעות הכנס.

ארוחה עסקית מכובדת

תלוי בסגנון של הכינוס וברמה שהמארגנים רוצים להעניק לה. אך ברוב רובם של הכינוסים העסקיים תהיה גם הפסקת צוהריים. בהפסקה יעניקו לאורחים את האפשרות ליהנות מארוחה טובה, ארוחה משביעה, ארוחה מכובדת בסטייל הנכון. האוכל על פי רוב יהיה מהמטבח של אולם האירועים שם נערך הכינוס העסקי.

האוכל של אירוע עסקי לא תמיד יוכל להיות ממש כמו אוכל של חתונה או של אירועים מסוימים אחרים הנערכים באותו אולם. חשוב להתאים את התפריט בהתאם לסגנון הכינוס.

אירוע עסקי למטרות שונות

כפי שכבר ציינו אירועים עסקיים נבדלים אלו מאלו כאשר לכל אירוע יש את המטרות הספציפיות שלו ובהתאם לכך הדרישות מהאולם תהיינה שונות.

אם מדובר באירוע של הרמת כוסית, הרי שאופי האירוע יהיה יותר חגיגי ואלגנטי. יהיה צורך להשקיע הן מבחינת העיצוב של האולם, הן מבחינת התכנון של מקומות הישיבה וכמובן גולת הכותרת, האוכל.

אם זהו אירוע עסקי שכולל יום עיון ארוך עם הרצאות ארוכות ועיוניות, ברור כי יהיה צורך להכין את האולם בצורה שהוא יתאים לשהייה ארוכה. זה כולל מקומות ישיבה מסודרים ונוחים, תקרובת רציפה לאורך כל היום וכמובן ארוחה מרכזית שתיתן את ההפוגה הנדרשת באמצע היום הארוך.

אם זהו אירוע גיבוש לצוות, הרי שזה ידרוש היערכות מסוג שונה. כי אירועי גיבוש הם ברוב רובם של המקרים אירועים יותר רגועים וחווייתיים. הם יכללו תוכניות קלילות ונחמדות, אוכל טוב והעיקר שהייה משותפת ונחמדה. חשוב שאולם האירועים יהיה ערוך לסוג כזה של אירוח על מנת שהוא אכן יהיה מוצלח עבור כולם.

משיגים את המטרה

על מנת להשיג את המטרה אשר לשמו מתכנסים, חשוב מאוד לעשות את ההתאמה הנכונה של המקום בהתאם לסוג האירוע, הסגנון הרצוי כמו גם המטרות אותם אנחנו רוצים להשיג.

על מנת שזה אכן יקרה, חשוב מאוד לפנות אל אולם אירועים שאכן ערוך ומתוכנן לסגנון ולסוג כזה של אירועים. ישנם הרבה אולמות המציעים את האפשרות של קיום אירועים עסקיים. העניין הוא למצוא את האולם שאכן יענה על הדרישות ויספק את הצרכים.

אם אתם אלו שאמונים על ארגון אירוע עסקי כלשהוא, יש לכם לא מעט עבודה. אבל העבודה שלכם מתחילה במציאת אולם לקיים בו את האירוע העסקי, והוא צריך לעמוד בפרמטרים שונים. זה יכול להיות אירוע לגיוס משקיעים ויכול להיות ערב פינוק לעובדים, בין כך ובין כך המקום בו מתקיים האירוע צריך להיות כזה שעונה למטרות שלו.

אז איך בוחרים אולם לאירוע עסקי בתל אביב? מה צריך לקחת בחשבון לפני שמקבלים את ההחלטה איפה הוא ייערך? הנה כמה טיפים שיכולים לסייע לכם.

התאמה לצרכי האירוע

לכל אירוע יש את הצרכים והאופי שלו. זה יכול כפי שציינו להיות אירוע שמיועד לעובדים ויכול להיות אירוע שמיועד למשקיעים או ללקוחות פוטנציאליים. בבואכם להחליט על מקום בו יתקיים האירוע העסקי אותו אתם מארגנים, אתם צריכים לתת מענה לגופים נוספים שנוגעים לאירוע, כך לדוגמא אם יש חסויות לאירוע הן צריכות לקבל את החשיפה האידיאלית עבורן. לכל חברה שנותנת חסות יש גם את האינטרסים שלה וצריך לקחת גם את זה בחשבון כשמחליטים איפה לקיים את האירוע.

אוכל

אין אירוע טוב בלי אוכל טוב. מה לעשות, אנחנו חיים בעידן בו הקולינריה תפסה מקום מרכזי בחיינו ואנחנו רואים אותה בכל מקום, וכן, כולם רוצים להיות חלק ממנה מה גם שרבים התרגלו לאוכל ברמה גבוהה. כמובן שהאוכל צריך להיות מותאם לאירוע ולאופי האנשים שמשתתפים בו, אך אחד הדברים שאתם צריכים לברר עם אולם פוטנציאלי הוא האם הוא נותן את האוכל ומהן האפשרויות, או האם יש אפשרות להביא קייטרינג חיצוני ואז יש לכם מגוון רחב של אפשרויות.

שני דברים חשובים בעניין האוכל. הראשון, יש היום המון צמחונים וטבעוניים ולמעשה, הם כבר היום מעל ל-10% מהאוכלוסייה. סביר להניח שגם באירוע אותו אתם מארגנים יהיו צמחוניים וטבעוניים בין אם מטעמי מצפון, בריאות או כל סיבה אחרת ואתם צריכים לתת גם להם מענה. אתם צריכים לוודא שהם יקבלו אוכל ולא סתם אוכל אלא מנות מכובדות.

דבר נוסף בעניין האוכל, כל מה שנוגע לכשרות. היום כמעט כל אולם או קייטרינג עובדים עם מינימום כשרות של הרבנות, אבל אם יש לכם הרבה דתיים בקהל או חרדים, אתם צריכים לבדוק גם את האופציה של לפחות כמה מנות מהדרין. אין מה לעשות, אי אפשר להדיר את מי שמקפיד על מהודר, והוא צריך לאכול לא פחות טוב מהאחרים.

ציוד ותשתיות

אירוע עסקי שונה מאירוע פרטי והצרכים שלו הם אחרים. באירוע פרטי צריך בדרך כלל מוזיקה, צלמים, אוכל טוב ועיצוב מתאים וכשמדובר על אירוע עסקי יש ציוד ותשתיות שונות שיהיו דרושים לאירוע. כל מה שצריך הוא לברר עם האולם האם הוא מספק את הציוד הזה ואם כן האם הוא כלול במחיר או שלא, ואם לא, אם אין בעיה להביא אותו. ציוד כזה יכולה להיות מקרן, פודיום, במה, תאורה ספציפית, הגברה וכדומה.

התאורה והאקוסטיקה במקום

אולם לאירוע עסקי צריך להיות אולם נוח למוזמנים, ונוח זה לא רק אוכל טוב וכיסאות נוחים אלא גם שכל פרט יהיה סגור. באירוע כזה יש בדרך כלל מוזיקה ודיבורים והאקוסטיקה באולם צריכה להיות כזו שתאפשר לשמוע ללא הפרעות ובנוחות בכל חלקי האולם. כך גם עם התאורה. היא צריכה להיות תאורה נעימה ונוחה בכל האולם, כזו שיכולה גם להתאים לאירועים מסוגים שונים. איך תדעו אם התאורה והאקוסטיקה טובים? פשוט תגיעו לאירוע אחר במקום ותנסו לבחון אותו.

יוקרה וכסף או אינטימיות ופרטיות?

יש סוגים שונים של אולמות וכשזה נוגע לאירוע עסקי אתם צריכים למצוא את זה שמתאים לקונספט שלכם. יכול להיות שאתם רוצים משהו בסגנון פרטי, משהו אישי ואינטימי ואתם מחפשים את החלל המתאים, ויכול להיות שאתם מחפשים דווקא את מה שמשדר עוצמה, כוח וכסף. בבואכם לשכור אולם למטרות הללו, תנסו לבחון מה אתם מרגישים כשאתם נכנסים אליו. זה ייתן לכם אינדיקציה טובה האם זה האולם בשבילכם או שלא.

מיתוג

כל אירוע עסקי צריך להיות מנוצל גם למיתוג ולפרסום. אתם הרי הולכים להוציא לא מעט כסף, אז אם אפשר שחלק ממנו יחזור לאחר פרסום בו, מה טוב. בבואכם לבחון מקום לאירוע העסקי אותו אתם מפיקים, כדאי שתבררו עם מנהלי המקום מהן אפשרויות המיתוג שלו. האם אתם יכולים למתג את עצמכם בתוכו או אולי רק בחוץ, אילו חללים יש בו האם הם פתוחים או מקורים ומה קורה בכניסה לאולם והאפשרויות בו. תבחנו כל מה שרלוונטי ומה שיכול לקדם את העסק שלכם.

תנועה וחנייה

אם האירוע עומד להתקיים באולם בתל אביב, זה טוב מצד אחד כי זה יתאים לאנשים שגרים בצפון או בדרום אבל מצד שני, זה עלול להיות גם כאב ראש של ממש. למה? בעיקר בגלל התנועה והחנייה. תל אביב כידוע היא לא עיר שמשופעת בחנייה והשארה של הרכב גם אם היא לכמה דקות, יכולה לעלות ביוקר. אתם צריכים לוודא שהאולם הוא אולם שיש לידו חנייה מסודרת ואם לא, לפחות שיש איזה שהוא הסדר עם חניון קרוב. אתם צריכים לוודא גם שהוא לא בלב ליבם של הפקקים היומיים של תל אביב על מנת שכולם יגיעו אליו בכיף ולא מותשים ועצבניים מהפקקים.

אין ספק שמציאת אותם לאירוע עסקי בתל אביב הוא פרויקט לא מבוטל, אך עם קצת סבלנות תמצאו בדיוק את מה שאתם מחפשים.

חברות רבות עורכות כנסים לעובדים. באמצעות כנסים הן מבקשות לעניין את הלקוחות, למשוך משקיעים, לקדם את מוצר הדגל, לנופף במעמד וכדומה, ועל כן לאולם כנסים יש מקום של כבוד, ולצד העובדה שהוא יודע להכיל כמות גדולה של אנשים, הוא גם מחזיק בכמה תפקידים נוספים: הוא מעביר מסר, מביע עמדה, מייצר סטטוס, גורם לאנשים להראות נוכחות, הופך את האירוע להרבה יותר מרשים וכדומה, ועל כן רבים יודעים שכאשר כנס עומד על הפרק רצוי למצוא את המקום הראוי ביותר לערוך אותו, כי אולם כנסים מציע הרבה ומעבר לפרקטיקה.

שורת יתרונות

ניתן לקחת את אותה הרצאה ופעם אחת להעביר אותה בחדר האוכל של העובדים ופעם שנייה במרכז כנסים מרשים. היכן הקהל יהיה יותר מרוכז, היכן הקהל יותר יתרשם, היכן התפוסה תהיה יותר מלאה, היכן המסר יעבור טוב יותר, היכן הקהל יחוש יותר מוערך? ובכן ברור לכל שכאשר בוחרים להעביר את המסר הרצוי באולם כנסים זוכים בסך ההטבות הנלוות. אי לכך לא רק שיש להשקיע באולם כנסים, אלא גם יש לדעת באיזה אולם לבחור ופה ננסה לסייע לכם:

5 דגשים לבחירת אולם הכנסים הנכון ביותר:

• סגנון – לסגנון של אולם כנסים יש משמעות רבה והשפעה ישירה על המסר שמבקשים להעביר. כך למשל עסק בתחום ההייטק לא יפעל נכון אם ייבחר באולם כנסים בעל עיצוב כפרי, ואילו עסק לממכר שמן זית לא יפעל נכון אם ייבחר באולם כנסים שמצוי בקומה ה 20 באמצע העיר. מכאן שתמיד רצוי לעצור ולהגדיר אלו תכונות משקפות את העסק ומנקודה זו לגזור אלו אלמנטים עיצוביים מחפשים. האם אכן מדובר בפרמטר כה חשוב? כאשר מארגנים כנס הכול חשוב – אל תזלזלו באינטליגנציה של המוזמנים.
• מיקום – המיקום של אולם הכנסים גם כן חשוב ביותר, ולו בשל הסיבה הפשוטה שאם האולם יהיה ממוקם רחוק מהמיקום הגיאוגרפי שממנו מגיעים המוזמנים, אין טעם לצפות להיענות מלאה. בנוסף, קיים הבדל בין אם האולם ממוקם ליד הים לבין אם האולם ממוקם באמצע אזור התעשייה, וזאת כי גם אם בשני המקרים מדובר בעיצוב מדהים, עדיין לסביבה המידית יש השפעה ניכרת על הרושם הכללי.
• גודל – אין זה משנה אם מדובר בכנס או בחתונה, תמיד חשוב להתאים את גודל האולם לכמות המוזמנים, וזאת כי אולם גדול עבור כמות קטנה של מוזמנים עשוי לשדר חוסר הצלחה, ומנגד אולם קטן עבור כמות גדולה של מוזמנים עשוי לשדר חיסכון, שלא לומר קמצנות ואי השקעה. עם זאת, גם אם כמות המוזמנים יחסית קטנה עדיין אין למהר לשלול כל מקום גדול, אלא רצוי לבחון האם ניתן לשחק עם תחימה, או לחלופין האם קיים מרחב פנימי יותר קטן.
• פרקטיקה – לצד שאר המשתנים החשובים שכבר ציינו, גם חשוב לוודא שהמיקום מיישר קו עם צרכים פרקטיים. על אלו צרכים פרקטיים מדובר? על תחבורה ציבורית שמגיעה לאזור, על כמות מספקת של מקומות חנייה, על נגישות, על כבישים ראשיים שעוברים בסמיכות לאולם וכדומה, כאשר בין היתר חשוב לסגור מול אולם הכנסים יום ושעה שנחשבים נוחים, ופה נציין שמוטב להוציא את ימי חמישי, שישי, שבת וראשון מהתמונה, כיוון שמדובר בימים שבהם אנשים פחות מעוניינים לצאת למפגשים שנוגעים לעבודה.
• שירותים משלימים – בין היתר ראוי לוודא שהאולם מציע שירותים משלימים נחוצים, ולו בכדי שאתם המארגנים תימנעו ממשימות נוספות. כך למשל מוטב לבחור אולם כנסים שמציע שירותי קייטרינג, שירותי עיצוב, שירותי מלצרות, שירותי תאורה, שירותי הגברה וכדומה, וכמובן שיש לוודא שכל נדבך מספק רמה גבוהה, כי אף אחד לא רוצה שהכול יזרום חלק, אך בסוף כולם יזכרו רק את האוכל שלא היה טעים.

שאלה של עלות אל מול תועלת

אין זה סוד שלארגן כנס באולם זה יקר ואין זה סוד שבעיר ת”א המחירים לא פעם יותר יקרים. אי לכך כאשר שוקלים האם לארגן כנס צריך לבחון עלות אל מול תועלת, כאשר מראש חשוב לקחת בחשבון שתועלת אינה תמיד נמדדת בכסף, לפחות לא בטווח הזמן הקצר. אז מה רצוי לבחון? האם בכוחו של הכנס לגייס משקיעים, להעביר בשורה חשובה, לחזק את העובדים וכדומה, ובמקביל יש לבחון האם הכנס יהיה אפקטיבי באותה המידה אם הוא יתקיים במקום פחות מושקע. מה עוד? ראוי לשאול עד כמה מבקשים להרשים את המוזמנים. בהתאם לתשובות כבר תדעו האם שווה להשקיע באולם כנסים, למרות סך העלויות הנלוות.

מיקום

עד עתה דנו במהות ובחשיבות של אולם כנסים, אך עתה נעבור לדון במיקום, וזאת כי אולם כנסים בתל אביב אינו שווה ערך לאולם כנסים בנתניה, ולא שיש משהו רע בעיר החוף היפה נתניה, אלא פשוט אין להתעלם מהעובדה שתל אביב הינה עיר ייחודית, עיר ללא מתחרים, עיר עם הצהרה משלה, עיר חזקה – עיר שמסמלת הרבה דברים חיוביים, קרי חדשנות, טכנולוגיה, מרכזיות, יוקרה, עדכניות וכדומה. אי לכך כאשר שוקלים האם להרים כנס באולם ייעודי, גם יש לבחון האם זקוקים לתרומתה של העיר, וזאת כי הרבה פעמים מספיק לציין בפני אנשים שהם מוזמנים לכנס בעיר ת”א בכדי שהם יתעלמו מהמרחק ומהשקעת הזמן, וזאת כי עבורם ת”א מהווה סיבה למסיבה. לסיכום נציין שלא חסרות סיבות להרים כנסים מכובדים וכאשר עושים זאת יש להשקיע הן בפרקטיקה והן בחשיבה מקדימה. שיהיה בהצלחה!

אירועים בארץ נערכים ללא הפסקה, עבור מגוון מטרות. בין כל האירועים ישנם אירועים שהשאיפה שלהם היא בעיקר שהם יהיו יוקרתיים ויותירו רושם ייחודי. אלו מסוג האירועים שנוכל לראות בחתונות של העשירון העליון, אירועי חברה או השקות של סרטים שהרושם והיוקרה יוצרים תדמית חשובה במיוחד וברת השפעה על כל הנוכחים.

לאולם אירועים יוקרתי, לא פעם יוזמנו אנשים בעלי סטטוס גבוה, אושיות ואנשי ציבור למיניהם, כשמאחורי כל הרושם והמוחצנות תהייה מטרה פרקטית ומשמעותית, כמו לדוג’ למשוך משקיעים שישקיעו במוצר, ליצור שיתופי פעולה גדולים וכו’. כמו כן, תהיינה גם מטרות שנועדות בעיקר לצרכי רושם וחשיפת מוניטין בלבד. בכל מקרה של אירוע יוקרתי שבו תנסו לעניין לקוח חשוב, או לגייס שיתופי פעולה או למשוך לקוחות פוטנציאליים, יש עליכם לדעת  כיצד ליצור אירוע עסקי מרשים שעוד ידברו עליו רבות. על כך במאמר לפניכם.

מתחם האירוע

הפרמטר הראשון לאולם אירועים יוקרתי ויצירת רושם מכובד ביותר הוא המקום והחלל בו תבחרו להפיק את כל האירוע. המקום שתבחרו בו חייב להתכתב עם סגנון האירוע שלכם, הוא צריך ללבוש את אותו צביון של כל המוזמנים, להתאים למשלוח ידם ולסטטוס שלהם וכו’. אם תשכילו לעשות כך, זאת כבר התחלה טובה ואתם במחצית הדרך שלכם לקראת הפקה של אירוע יוקרתי. המקום עצמו צריך להראות כבר בהתחלה כמקום אקסקלוסיבי במיוחד, כל זה יבוא לידי ביטוי בבחירת הריהוט, בריצוף של החלל, בחלל השירותים ובמבואת הכניסה למקום, בהתייחסות לכל פרט עיצובי קטן, התאורה שממוקמת בחלל, המיזוג, הצמחייה והנוף שמשתקף מכל מקום  ועוד. חשוב מאוד שהמרחב של המתחם יראה מטופח, אסתטי ומוקפד ובסטנדרטים הכי גבוהים. עוד רצוי שהמתחם יכיל שירות קייטרינג ומשקאות ברמה הגבוהה ביותר.

נוף שמתפרס ממול

לנוף יפה כידוע יש השפעה גדולה על ההרגשה שלנו ולכן נוף של ים ושקיעה הוא נוף קלאסי שתמיד יעשה חצי מהעבודה בכל רושם שנבקש ליצור. עם זאת, חלל גדול ומאוורר שמעניק את כל הנוחות והמרחב יחד עם נוף פתוח של ים, הוא בהחלט מה שעשוי ליצור את הרושם היוקרתי כבר בכניסה למתחם. בנוסף, גם חלל אורבני של כרך ובניינים יכול ליצור רושם יוקרתי ומכובד, זאת כאמור כל עוד החלל אסתטי ונעים למראה והעיצוב בו מושקע, מהודר ומכיל בתוכו ריהוט מודרני, יצירתי ואומנתי. גם מסעדת גורמה יוקרתית שמחזיקה בחללים שמיועדים לאירועים פרטיים, תוכל לספק מתחם אידיאלי לאירוע שלכם, זאת במידה והמקום יכול להכיל בנוחות מרבית את כמות המוזמנים שלכם.

משקאות ומזון

אירוע עסקי יוקרתי חייב להכיל בתוכו מזון גורמה איכותי ובר משקאות משובח שמציע את המותגים הנחשבים ביותר. אין כמו וויסקי מהסוג העילי לרגל סגירה של עסקה חשובה ואין כמו צלוחית של קוויאר משובח לכל אורח חשוב שמגיע להתרשם למטרות השקעה באירוע שלכם. עוד מומלץ שחומרי הגלם וגם המשקאות יהיו טריים ואיכותיים.

במידה ובחרתם במקום שמתמחה באירוח של אירועי יוקרה, סבירות גדולה היא שהקייטרינג ובר המשקאות של המקום יותאמו מראש לכל סוג של אירוע ויכילו מאכלי גורמה, שתיה משובחת וכו’. גם אם לא תמיד תבחרו את המקום האידיאלי מבחינתכם, שלא מספק את הנוף שרציתם ואת האזור המדויק שחלמתם עליו, שירותי קייטרינג ובר איכותיים יכולים בהחלט להקנות יוקרה לאירוע העסקי שלכם.

על מנת להבטיח לעצמכם איכות ולא להיות מופתעים, כדאי לפני כל אירוע שלכם לערוך טעימות של סוג המזון המוצע, ולבחור את המאכלים המתאימים ביותר לסגנון האירוע שלכם ולוודא בו בזמן שבר משקאות מכיל את היינות והמשקאות הטובים ביותר.

כמו כן, יש להחליט כיצד הייתם רוצים שהאוכל יוגש לכל המוזמנים באירוע העסקי. הנכון והמקובל באירועים עסקיים הוא להניח את המזון במקומות אסטרטגיים שמחולקים לקטגוריות באמצעות מנות קטנות שניתן לאחוז בהן בזמן הליכה בחלל, אפשר לשלב לצד זה הגשה על ידי מלצרים שמסתובבים עם מגשים ומציעים מכל טוב. אך חשוב לזכור שהמרחב בחלל צריך לאפשר תנועה הרמונית ונעימה לכולם.

תוכן האירוע

פרמטר חשוב נוסף הוא התוכן שהאירוע מציע לכל האורחים. לאחר שבחרתם את המקום ואת חברת הקייטרינג והשגתם בר משקאות מהדרגה הראשונה, חשוב שהאירוע שלכם יכיל תוכן מהוקצע. סביר להניח שלכל האירוע הזה תהייה מטרה כלשהי ומומלץ שגם היא תתכתב עם כל היוקרה שמסביב. לרוב, באירועים עסקיים נהוג להציג סרטוני תדמית, מצגת של מוצר או פרויקט עתידי. לעיתים, אנשים ספורים יעלו לנאום, או למטרות הצגת תודות והוקרה ולעיתים ישלבו גם תכניות אומנותיות למיניהן וכו’.

אך להבדיל מאירוע רגיל, אירועים עסקיים מאופיינים בתוכן עדין ולא גרנדיוזי שמשתלט על כל האווירה. האווירה בכל אירוע עסקי היא קלילה וחופשית עבור המוזמנים, מכיוון שכך היא מספקת את כל הנוחות לגשת אחד לשנייה, לשוחח ולהתרועע, ליצור קשרים וחברויות ולרקום שיתופי פעולה, כשהתנאים נעימים ומאפשרים.

בהתאם לזאת, גם מוזיקת רקע שמתנגנת לאורך כל האירוע צריכה להישמע בעיקר ברקע, כזו שתאפשר ליצור סמול טוק  ו “מינגלינג” בין כולם. ההמלצה היא להשמיע מוסיקת ג’אז שתתנגן ברקע, מוזיקה שנחשבת לאיכותית ומאפשרת שיח נעים ומפרה.

תאורה באירוע עסקי

תאורה באירועים עסקיים היא פרמטר מאתגר שכן היא אמורה לאפשר לכל הנוכחים לראות אחד את השנייה, אך יחד עם זה עדיין להרגיש בהבדל שבין יום עבודה לבין אירוע מפנק שאליו הם התכוננו והתהדרו מראש. התאורה צריכה להיות מלטפת ולא בוהקת, תאורה מרהיבה ומקורית שמאפשרת להבחין בכל אחד בחלל, ועם זאת שתצליח להחמיא לכל אחד.

העומס הרב בכבישים כמו גם הצפיפות בחניונים הם רק חלק מסימני ההיכר של העיר תל אביב. עיר צפופה וסואנת, עיר עמוסה עם הרבה רעש ובלגן. כי אחרי הכול מדובר במיקום מרכזי עבור אנשים רבים ושם הם מקבלים מענה מכל בחינה. אם זה סתם כך רצון להתגורר במקום מרכזי ואם זו עבודה באזור שיש בו הרבה דרישה וכמובן הווי והאווירה שמושכים רבים מהישראלים להגיע לשם לצרכי קניות, בילויים, ביקורים בחופיה או שאר האתרים הקיימים בעיר תל אביב לרוב.

בנוסף לכל, תל אביב מהווה גם מקום אידיאלי לעריכת כנסים עסקיים כמו גם כינוסים לצורך מטרות שונות. כמו כינוסים פוליטיים, כינוסים רפואיים, מפגשי עשור, השקת מוצרים או הרמת כוסית ועוד. זאת הודות למיקום המרכזי שלה והאפשרות הקלה וזמינה יחסית להגיע אליה מכל ערי המרכז.

כאשר רוצים לתכנן כנס כזה בתל אביב, אי אפשר להתמקד רק בבחירת האולם אשר בו ייערך הכנס. חובה לתת את הדעת גם על דרכי ההגעה לכנס כמו גם ליציאה ממנו ועל נוחיותם של כל אלו שאמורים להגיע למקום, על מנת שניתן יהיה להפיק ממנו את מלוא התועלת ולהשיג את כל המטרות אשר לשמו מתארגן לו הכנס.

אז איך בוחרים אולם כנסים בתל אביב?

בבחירת האולם לעריכת הכנס, יש לתת את הדעת לנקודות החשובות הבאות.

• מיקומו של אולם הכנסים

בראש ובראשונה יש לתת את הדעת בדבר מיקומו הפיזי של אולם הכנסים. חשוב לבדוק כי דרכי ההגעה כמו גם הגישה אל האולם אינם בעייתיים. מה זה אומר? שלא מדובר ברחובות צרים מידי, שהדרך אינה כרוכה בנסיעה בכבישים עמוסים בשעות עמוסות וכי ישנה דרך נוחה וקלה להגיע אל היעד.

אף אחד אינו רוצה להתחיל כנס באיחור רק בגלל שהקהל לא הצליח להתאסף וכל מי שעומד מאחורי ארגון כנס כזה מעוניין שהתוכנית תתקתק לפי התוכנייה ללא שיבושים. איחור של המוזמנים לכינוס או גרוע מכך, מכך של המרצים או אלו שאחראיים על התוכנית וההפקה עשויים להרוס את כל האפקט של הכינוס ואת ההנאה והתועלת של המשתתפים בה.

• תדמית של אולם הכנסים

אירוע עסקי נושא אופי מסוים. ישנם כינוסים שאמורים להרשים את המשתתפים וליצור תדמית רצויה עבור העסק ומה שהוא מייצג. האולם בו אתם בוחרים לצורך עריכת הכינוס, אמור לשרת ולשדר את אותה התדמית. על כן, חשוב מאוד לבדוק ולוודא מראש כי האולם אכן מסוגל לשרת את המטרות הללו בצורה מכובדת.

לא פעם משפיעים כינוסים כאלה על שיתופי פעולה חדשים שנוצרים בין ארגונים שונים, על מעגל לקוחות שמתרחב או על צוות שהמוטיבציה שלו מתעצמת והכבוד שהוא מתחיל לרחוש לעסק מעצים את הצלחתו ומגדיל את מעגל הלקוחות שלו.

• התאמה של האולם מבחינה טכנית

האולם בו תערכו את הכינוס אמור להתאים מבחינת המטרות שאתם מציבים לאירוע. אתם אמורים לבדוק ולהחליט מה חשוב לכם שיהיה שם. האם אתם צריכים מרחב לצורך קבלת פנים? האם אתם רוצים לערוך מספר הרצאות בו זמנית ולשם כך תזדקקו למספר אולמות? אתם רוצים שיהיו אזורי התרעננות כמו חצרות, מרפסות וכדומה? על מנת שתצליחו להפיק את מלוא התועלת מהכינוס ולהשיג את כל המטרות הרצויות, אתם צריכים לחשוב על כל הנקודות הללו ולוודא כי אכן תקבלו את המענה המושלם לכל.

• חניה בסמוך לאולם

כפי שכבר ציינו, תל אביב ‘מצטיינת’ מבחינת מצוקת החניה שלה. חשוב לברר כי ישנו מקום חניה קרוב לאולם ולא רק זה. חשוב לבדוק כי מדובר בחניון שהוא מספיק גדול על מנת שהוא יוכל להכיל את מספר האורחים באי הכנס. תמיד עדיף שהחניון יוכל להכיל מקומות חניה רבים יותר ממספר המוזמנים שעתידים להגיע אל הכנס, על מנת שתוכלו להיות רגועים שכולם יסתדרו והכול יהיה בסדר.

חשוב לברר גם את מחיר החניה במקום. אם מחיר החניון יהיה גבוה מידי, יהיו אנשים שכנראה ינסו לחפש חניון זול יותר. ברור שהשיטוטים המיותרים ברחבי תל אביב עשויים לגרור עיכובים של האירוע.

אם תדאגו להם לחניון קרוב במחיר טוב, הרי שברור שהאורחים יעשו בו שימוש וכך יימנעו שיטוטים מיותרים.

• אולם שמתוכנן לקיום אירועים עסקיים

לא כל אולם אירועים יכול לעבור הסבה ולהתאים גם לאירועים עסקיים. חשוב לשים לב לפרמטרים הנדרשים בכינוסים עסקיים ולוודא כי אכן הם קיימים במקום.

אולם המיועד לכנסים אמור להיות מתוכנן באופן כזה שאכן ניתן יהיה להושיב קהל גדול ברחבי האולם ועדיין לשמור על הריכוז ועל הקשב של כולם. חשוב שתהיה במה מרכזית שכל יושבי האולם יוכלו לשמור על קשר עין אתו ויצליחו לשמור על קשב לכל אורך האירוע.

כמו כן יש לוודא כי מהבחינה הטכנית יש באולם את כל מה שצריך להצלחת הכנס. אם זו מערכת הגברה טובה שתפזר היטב את הקולות והצלילים ברחבי האולם, שכל הקהל יוכל לשמוע היטב את הדברים ללא הבדל בין האזורים השונים באולם ואם זה מסך ואפשרות להקרין מצגות שמלוות את ההרצאות בדרך כלל בכינוסים. כמו כן חשוב שתהיה אפשרות לשלוט על התאורה באולם בצורה נוחה. כך שהבמה תהיה מוארת והאזור בו הקהל יושב יהיה עמום או מוחשך באופן נוח ונעים לכולם.

אולם מושלם מבטיח אירוע עסקי מושלם

אם רק תשימו לב לכל הפרמטרים הללו אותם מנינו וציינו לעיל, גם אם נראה לכם שחלק מהנקודות הן אולי זניחות, תוכלו להיות רגועים ובטוחים כי האירוע שלכם יצליח והמשתתפים יפיקו ממנו את מלוא התועלת.

כל מי שמנסה לחפש אולם מתאים לצורך עריכת כנס כלשהו, מוצא את עצמו מתמודד מול רשימת משימות בלתי מבוטלת. אך אין ספק כי הנושא הראשון בו הכי חשוב לטפל זוהי הבחירה באולם המתאים אשר בו ייערך הכנס.

אנחנו כאן על מנת להעניק לכם שורה של טיפים אשר עשויים להקל עליכם את הבחירה במקום הנכון. כך תוכלו להבטיח לעצמכם כי תפיקו את מלוא התועלת מהכנס וההשקעה שלכם לא תלך לריק.

טיפ מספר 1 – אולם נגיש עבור כולם

תמיד יהיו האנשים אשר יבחרו להגיע לכנס המתקיים בעיר רחוקה ממקום מגוריהם, באמצעות התחבורה הציבורית. חשוב לוודא כי האולם לא נמצא באזור שהתחבורה הציבורית לא מגיעה אליה. כמו כן חשוב לבדוק כי ישנה תחבורה נוחה למקום והיא מגיעה עד לקרבת האולם ממש. ברור שיש להתחשב גם באלו הבוחרים להגיע באמצעות כלי הרכב הפרטי שלהם. יש לוודא כי אלו יצליחו למצוא מקום חניה נוחה בקרבת מקום ולא ייאלצו לחנות רחוק מידי או להתפתל סביב עצמם שעה ארוכה עד שהם יצליחו למצוא לעמם מקום חניה הולם.

טיפ מספר 2 – אולם המתאים לסוג האירוע ולצרכיו

חשוב שהאולם בו תבחרו ישדר את האופי ואת המיתוג הרצוי לכם בהתאם לסוג העסק כמו גם בהתחשב בקהל היעד שלכם. כך לדוגמא אם הכוונה שלכם היא קבלת תמיכה או קבלת חסויות מחברות, עמותות או ארגונים שונים, אתם צריכים לחשוב גם על התדמית שלהם ולכבד את המעמד שלהם. מלבד זאת, אם מדובר במתחם גדול, חשוב לוודא כי אתם בלעדיים במקום ולא יתקיימו כנסים נוספים באותו זמן אשר אלו עשויים להרוס את המיתוג אשר עליו אתם עובדים או להתנגש בפעילות שאתם מקיימים.

טיפ מספר 3 – אולם עם כל הציוד הנדרש

לצורך קיום כנס עסקי ולא ממש משנה באיזה סדר גודל מדובר, בין אם זהו כנס אשר מיועד לקהל של עשרות אנשים המגיעים מהעיר ובין אם זהו כנס עבור קהל גדול של מאות ואף יותר אנשים המגיעים מכל רחבי הארץ או אפילו מחוצה לה. ישנן תשתיות בסיסיות אשר בלעדיהן אי אפשר יהיה לקיים את הכנס. לדוגמא אמצעי הגברה בהתאם, תאורה מתאימה, במת נואמים, פודיום, מקרן וכדומה. כמו כן יש לוודא כי ישנן נקודות חשמל מספיקות ונקודות טעינה, כמו גם וויי פיי וכל מה שאתם או המשתתפים עשויים להזדקק להם במהלך האירוע.

טיפ מספר 4 – אולם עם חללים שונים

לכל כנס אופי ייחודי משלו כמו גם צרכים ומטרות שונות. לא פעם מתקיים הכנס בצורה מחולקת. אם זה כנס הכולל סדנאות שונות, חלוקה לקבוצות לצורך מספר פעילויות שונות המתקיימות במקביל כמו גם מופעים מרכזיים משותפים. ברור כי עבור כנסים מן הסוג הזה יש צורך באולם כנסים המכיל חללים מתאימים לכל מטרה. אם זה חדר ישיבות בו אפשר יהיה לשבת סביב שולחן אחד, אולם לקבלת פנים, אודיטוריום מרכזי וכן הלאה.

טיפ מספר 5 – אולם המציע אפשרויות למיתוג האירוע והעסק

אולמות המיועדים לקיום כנסים מצוידים על פי רוב בציוד מתאים או חללים אשר מתאימים למיתוג יוקרתי ומכובד של הכנסים המתקיימים במקום. חשוב לבדוק נקודה זו מראש, בטרם מחליטים על המקום בו ייערך הכינוס.

אין ספק כי אולם מתאים מהבחינה הזו יעניק הרבה יותר אפשרויות ואפשר יהיה למקסם את התועלת מהכנס.

טיפ מספר 6 – צוות מקצועי שילווה את האירוע

אירוע עסקי ובמיוחד כזה אשר נערך בסדר גודל של עשרות או מאות משתתפים, דורשים ליווי מקצועי של צוות טכני אשר יהיה ערוך לתת מענה בזמן אמת לכל תקלה. חשוב לוודא מראש כי באולם מעמידים לרשותכם צוות כזה אשר אכן ילווה את האירוע לכל ארכו. חשוב לזכור כי תקלות טכניות עשויות להרוס את כל האירוע ואם לא יהיה לכם מענה מידי לפתרון בעיות חשמל, בעיות הגברה וכדומה, הרי שהאירוע כלל לא ייצור את הרושם הרצוי וחבל.

טיפ מספר 7 – כיבוד לאורחים

כנס עסקי שנערך למשך יום שלם או אפילו רק למספר שעות חייב לכלול גם כיבוד קל (או כבד) עבור המשתתפים. חשוב לבדוק מראש האם באולם מציעים גם את השירות הזה. כדאי לבדוק האם יש לאולם הסכמים עם ספקים מסוימים או שמא יש לכם את האפשרות לבחור בעצמכם את שירותי הקייטרינג המתאימים לכם ולטעם והקהל שלכם.

טיפ מספר 8 – השוואת מחירים

אולם כנסים, במיוחד אולם גדול עם מספר חללים, אולם שמציע גם שירותי קייטרינג וליווי מקצועי של צוות במקום, עשוי להסתכם בעלויות בלתי מבוטלות. לא כל עסק מסוגל להרשות לעצמו לשלם כל מחיר שיושת עליו. מסיבה זו מומלץ מאוד לערוך סקר מחירים ולנסות לבדוק את האפשרויות הקיימות. חשוב מאוד להיצמד לאפשרות התקציבית של העסק ולא להיסחף ולהתחייב למחירים גבוהים מאוד שיהיה קשה אחר כך לעמוד בהם. בהרבה אולמות תוכלו פשוט לגשת עם תקציב מוגדר מראש ולבקש כי יתפרו לכם את האירוע בהתאם. כך תוכלו ליהנות מאירוע במקום המתאים עבורכם בלי לחרוג מהתקציב שלכם.

טיפ מספר  9 – סוף מעשה במחשבה תחילה

לא משנה במה תבחרו בסופו של דבר. אך החשוב ביותר הוא לשקול היטב את כל הנתונים ואת כל האפשרויות וכמובן גם את כל העלויות הצפויות ובהתאם לכך לבחור בסופו של דבר את האולם המתאים.

אם תבחנו לעומק את כל הנקודות המרכיבות את האירוע העסקי שלכם, קרוב לוודאי שההחלטה תיפול בסופו של דבר על המקום הנכון ואתם תוכלו להפיק מהכנס העסקי את מלוא התועלת.

בדקתם, השוואתם, התלהבתם, מצאתם תאריך, שאלתם לקוחות קודמים, הגעתם לחוות אירוע בזמן אמת ואפילו התחלתם לדמיין כיצד האולם יראה בהתאם לקונספט האישי שלכם, אך עתה שנייה לפני שסוגרים חוזה מול האולם, יש לדעת כיצד להתנהל כי גם טיפ מזערי שנראה בנאלי, עשוי לחסוך בהוצאות ואף להרים את הרף של הערב. אי לכך, אם גם אתם רוצים לחתום ולהיות רגועים שאכן התנהלתם באופן אחראי, אתם מוזמנים לעבור על רשימת הטיפים הבאה:

רישיונות בבקשה

ראשית עצרו לבחון דברים בסיסיים, כך שגם אם הדבר נראה מיותר, מוטב לבחון האם יש רישיון עסק, האם לקייטרינג מטעם האולם יש רישיון מטעם משרד הבריאות, האם יש ביטוח צד ג’, האם יש אישור מטעם המשטרה וכדומה.

ארבעת הקטגוריות

לאחר שבוחנים פרמטריים מהותיים אודות ההתנהלות העסק, יש לבחון נתונים נוספים, כאשר פה מוטב לבצע חלוקה בין דגשים שנוגעים לאורחים, לעלויות, לעיצוב ולכלל ניהול הערב.

• דגשים שנוגעים לרווחת האורחים:

ההנאה של האורחים משפיעה באופן ישיר על איכות האירוע. אי לכך יש לבחון כמה מקומות חנייה המקום יודע לספק, האם דרכי הגישה מיועדים עבור רכבים פרטיים, כיצד מתנהל ניקיון השירותים במהלך האירוע, מה כולל ריהוט אזור הקבלה (והאם ניתן לשדרג אותו), האם יש כיסאות ילדים, מהו היחס בין כמות המלצרים למוזמנים, האם יש מנות גלאט, האם נוהגים לרסס את המתחם החיצוני וכדומה.

• דגשים שנוגעים לעלויות:

כידוע חתונה הינה עסק כלל לא זול, ועל כן איפה שניתן לחסוך (מבלי לפגום באיכות), הרי שראוי לבצע זאת. אי לכך יש לבחון כיצד מחושבת עלות של מנה רגילה ושל מנה רזרבית, כמה עולה מנת ילדים, האם הכרחי לשלם טיפ למנהל האירוע ולמלצרים, עד מתי ניתן לבטל את האירוע (ומהם דמי הביטול), כמה יש לשלם בכל שלב (מתוך מטרה לשלם כמה שיותר בתום האירוע), האם המחיר של תפריט האלכוהול כולל מותגים מחו”ל, האם יש קריטריונים שיש לעמוד בהם כאשר רוצים להביא באופן עצמאי ספקים לאירוע, האם יש תאריך פנוי אשר עשוי להוזיל את העלויות (למשל יום חמישי בחודש הקרוב) ובאופן כללי יש לבחון האם יש עלויות נוספות שטרם הוזכרו – מתוך מטרה לקבל תמונה כמה שיותר מלאה אודות סך ההוצאה.

• דגשים שנוגעים לעיצוב:

עיצוב הנו קריטי, וזאת כי ממש כפי שאנשים אוכלים עם העיניים, כך הם גם מסיקים בהתאם לאופי העיצוב עד כמה המארחים השקיעו, ועל כן ראשית יש לבחון שאתם מתחברים לסגנון העיצובי הקיים, והאם ניתן לעצב בהתאם לקונספט אישי. לאחר מכן יש לבחון מה כולל העיצוב הבסיסי וכמה עולה כל שדרוג (הן מבחינת מרכזי שולחן ותאורה והן מבחינת עיצוב החופה) ובאופן כללי יש לבחון אלו שדרוגים אפשריים – למשל תוספת של פינת קפה, מכונת עשן וכדומה. בנוסף יש לבחון האם מבחינת תקנים ניתן להוסיף אטרקציות (למשל זיקוקים), מהי האיכות של הסאונד בזמן האוכל (מתוך מטרה לאפשר ניהול שיחה מבלי להרים את הקול), מהי תוכנית הגיבוי אם ביום האירוע מגלים שיש גשם וכדומה.

• דגשים שנוגעים לניהול הערב:

לא מעט אחריות מוטלת על מנהל האירוע, וזאת כי בזמן שהמארחים מעוניינים להתייחס לאורחים ובאופן כללי מאוד נרגשים, מנהל האירוע הוא האדם שבודק זמנים, בודק שלא חסרים מקומות ישיבה, יודע מתי להפעיל את השיר שאיתו רוצים לצעוד לחופה ובאופן כללי הוא האיש שמיישם את סך הדגשים שהועלו מראש. בנוסף יש לבחון כמה חופש פעולה מאפשרים לו ויש ליידע אותו מיהו איש הקשר מטעמכם, איש הקשר שמולו הוא יסגור את הפינות האחרונות במהלך האירוע.

חוזה

לאחר שהצפנו את מרב הדגשים שעשויים להיות רלוונטיים טרם סוגרים עסקה מול אולם אירועים, נעבור לציין שעתה יש לתזכר הכול על גבי חוזה. פה נחדד שיש להקפיד שבית העסק מעלה את העניין ואף מתעקש ששני הצדדים יחתמו, ובהנחה שאין זה המצב, יש לבדוק מחדש לגבי אמינות המקום. מכאן נעבור לחדד שחוזה נועד לספק כל מה שהובטח לכם הלקוחות ועל מנת לקבוע כיצד מתנהלים ברגע שפרמטר מסוים שובש, או לחלופין אינו סופק כהלכה. עוד נציין שגם למנהל האולם יש אינטרס ליצור חוזה מסודר, מתוך מטרה להשיג עדות קבילה. באופן שכזה אין מקום לבוא בטענות ואין מקום לחוסר נעימויות, כך שחוזה הנו חובה ולא רק טיפ שמוטב לשקול.

אל תוותרו על נספח

לצד החוזה אשר מציין כל מה שנוגע לביטוח וכספים, גם יש לכלול נספח חתום ע”י הלקוחות ומנהל המקום, כאשר מהות הנספח לכלול כל מה שהוסכם בע”פ, ולו אל מול איש המכירות. מכאן שגם אם הבטיחו לכם תוספת של זר פרחים בקבלת הפנים, או עוד מנה עיקרית ללא חיוב, הרי שיש לציין זאת בנספח.

הקשיבו ללב

לחתום על חוזה ולשים לב לכל הפרטים הקטנים זה טוב ויפה, אך כאשר באים לסגור אולם אירועים, יש כמה דברים שיש לאפשר ללב לעשות, ופה מדובר בתחושה הראשונית לגבי איכות המקום ובחינת הדינמיקה הבין אישית. לא מעט אנשים רוצים עובדות ופחות מתייחסים לתחושות, אך אם ראיתם מספר מקומות, אתם בוודאי יודעים מה לבחון, מה להשוות ומה לחפש, ועל כן אם עברתם את כל השלבים והלב אמר שכן, יש לסגור את האולם בלב שלם, כמובן לצד הקפדה על חתימת חוזה ושימת דגש על כל טיפ שזה עתה סופק. מבקשים טיפ אחרון? בזמן האירוע תשכחו מחוזה, מחירים ודגשים, אלא פשוט תיהנו – זה האירוע שלכם!

אמנם, רשמית, ירושלים נחשבת לבירת ישראל, אבל כאשר מסתכלים על הבכורה מהאספקט העסקי, אין כל ספק כי תל אביב היא בירתה העסקית של ישראל. הקצב המהיר של ריבוי העסקים שבעיר והעובדה כי עיני תושבים בכל הארץ נשואות אל תל אביב כאל מובילת הטרנדים בישראל, במרבית התחומים, גורמים לכך כי קיום אירועים עסקיים בתל אביב איננו עניין של מה בכך. לטובת המתכוונים לקיים אירוע עסקי בקרוב, ריכזנו עבורכם רשימה של קריטריונים אותם יש לבחון, כאשר אתם מחפשים את אולם האירועים שיארח את האירוע העסקי, כנס הלקוחות, יום העיון או הסדנה רבת המשתתפים הבאה שלכם.

1. מה כלול בתמחור?

כאשר אתם משווים בין אולמות אירועים עסקיים בתל אביב כדאי לבחון את העלויות הכוללות ולקבל את התמונה הברורה ביותר של כל העלויות האפשריות, העמלות וגם העלויות הנוספות, שאיכשהו, תמיד מוצאות את דרכן לשורה התחתונה בחשבון. שאלות כמו האם השירות והמע”מ כלולים? האם ישנו קנס על ביטול האירוע החל על הצד המבטל, גם אם הוא אולם האירועים עצמו? האם קיים תשלום נוסף עבור האבטחה, המפות, השולחנות והכיסאות? האם קיימת כמות מינימום למוזמנים, למזון ולמשקאות? האם ה-Wi-Fi וציוד האודיו כלולים או שהם מוצעים רק בתשלום נוסף? הנתונים האלה יעזרו לכם לוודא בעת ההשוואה בין אולמות האירועים, שאתם משווים בין תפוחים לתפוחים.

2. שטח ופרישה

בחנו בזהירות את שטח האולם כדי לוודא שהוא עונה על צרכי האירוע שלכם. האם יש לו רף מקסימלי לכמות אנשים מסוימת שאתם עלולים לחצות? לעתים קרובות, החללים והשטחים מחוץ לאולם האירועים המרכזי אינם נחשבים במלואם בעת הערכת מקום, אבל הם חיוניים למינגלינג שמסביב לאירוע, כך שכדאי להתייחס גם אליהם! כמה גמיש שטחו של אולם האירועים? האם ניתן לשנות את נפחם של החדרים חדרים אם יתעורר צורך בכך? לא תרצו שהכנס שלכם ייראה חצי ריק על ידי שכירת אולם המיועד ל-300 אורחים, אם יש לך רק 50 משתתפים. האם המקום כולו עומד לרשותכם בעת האירוע, או שאירועים נוספים מתרחשים במקביל לו?

אם אתם מחפשים שטח חיצוני/פתוח, הקפידו לשאול אם הדק, המדשאה, הגן או הפטיו זמינים לשימושכם והאם יש בהם WiFi! דונו בתוכניותיכם לאירוע עם האחראי על המקום – בשל ניסיונם עשויים להיות להם רעיונות לגבי דרכים בהן ניתן להתאים בצורה הטובה ביותר את המקום לצרכיכם, גם אם הדבר אינו בולט לעין מיד.

3. מיקום, נגישות וחניה

אם הכנס או האירוע שלכם מתרחש בגן או אולם אירועים עסקיים בתל אביב בררו את נושא החניה לעומקו – האם קיימת חניה חופשית זמינה למשתתפי האירועים במקום? האם ישנו מגרש חניה צמוד, במקרה שתרצו לארגן הסעות מאורגנות למשתתפים? אם החניה באתר אינה זמינה, שקלו לשריין מקומות חניה במגרש חניה הנמצא בקרבת מקום, כי כולנו יודעים עד כמה נושא החוסר במקומות חניה בתל אביב הוא עניין כאוב.

4. שירותים ומתקנים

היזהרו מההנחה הרווחת כי, כל אולמות האירועים מציעים, פחות או יותר, את אותה רמת השירותים הכלולים במחיר, או כי כל השירותים הקיימים באולם אכן יהיו זמינים ללא תוספת תשלום לאירוע שלכם. אם אתם זקוקים לשירותים נוספים כקייטרינג מיוחד, סידורי פרחים, שירותי אודיו-ויז’ואל, תמיכת IT, הגברה ותאורה, תפאורת רקע, קישוט וכו’, בררו מה המקום מציע או האם יש לו ספקים מועדפים את שירותיהם תוכלו לשכור. ספקים המומלצים על ידי המקום עשויים להיות בעלי ניסיון רב יותר באתר, ויידעו נתונים ומידע יעיל כמו קיבולת האולם או את הכניסות הטובות ביותר עבור הקייטרינג, כך שהם יכולים לעזור לכם להימנע מהפשלות הקטנות שעלולות להתרחש בכל אירוע.

5. אווירה

האווירה ועיצוב של החלל העומד לרשותכם יכולים לקבוע את מצב הרוח או האווירה בה יתנהל האירוע. אם אתם מחפשים לעורר יצירתיות או להדק את הקשרים באירוע פנים-ארגוני, חפשו חללים שמתאימים לפעילויות הנדס-און או פעילויות קבוצתיות. אם אתם מתכננים טקס הענקת פרסים או טקס הכרזה עסקית כלשהי, בחרו ב חלל אלגנטי או מעורר השראה. כל דבר, החל מסגנון הריהוט, דרך התאורה וכלה בארכיטקטורה של המבנה, תורם לאווירה. אל תשכחו להתייחס לאקוסטיקה – הקפידו לבחון את השטח שמחוץ לאולם וחפשו בעיות רעש או פעילויות המתבצעות בקרבת מקום ועלולות להפריע לאווירה באירוע שלכם.

6. מזון ומשקאות

החליטו איזה סוג של מזון, נשנושים, חטיפים או כיבוד אתם רוצים להציע למשתתפים. האם אתם מתכננים ארוחה בישיבה או הגשה בסגנון מזנון? שיקלו התייחסות לאספקטים תזונתיים ואידיאולוגיים מיוחדים כמו מזון נטול גלוטן, מזון טבעוני ומזון כשר. האם המזון יוכן באתר או שהקייטרינג החיצוני (בהנחה שהמזון אינו מסופק על ידי האולם) יצטרך רק לחמם אותו במקום? כמו כן, בדקו האם ישנו צורך בשריון מספר מנות מינימלי, האם ישנה אופציה לשנות את ההזמנה בזמן אמת וכמה תעלה לכם כל מנה נוספת כזו.

7. צרכים אור-קוליים וסוגיות טכניות

סביר להניח שהאירוע שלכם הוא מודרני ונשען על Wi-Fi, מצגות PowerPoint, שקופיות, קטעי וידאו וכן הלאה. ייתכן שתצטרכו להשתמש במיקרופונים, במקרנים, במסכי ענק או בתאורה מיוחדת. בררו מה מסופק על ידי אולם האירועים, מה כלול בתשלום ומה תצטרכו לשכור מספק חיצוני. חשוב גם לשקול את נושא צוות התמיכה ביום האירוע, האם זה צוות תמיכה מהארגון שלכם, של האולם או שאתם זקוקים לצוות של ספק חיצוני? בררו ה אם תחנות טעינה/עגינה ו- Wi-Fi מסופקים למשתתפים, והאם תסופק תמיכה טכנית בסיסית למשתתפים המתקשים להתחבר.

כל חברה או גוף עסקי מקיימים אירועים עסקיים אחת לכמה זמן. אלו יכולים להיות אירועים שאמורים להשיג מטרות שונות, אירועים שעשויים לקדם אג’נדה מסוימת, לעשות יחסי ציבור או כל דבר אחר. הם יכולים להיות אירועים לעובדים כמו ערב חברה, זה יכול להיות ערב גיוס משקיעים, יכול להיות השקה של מוצר או שירות, אירוע התרמה, אירוע לגיוס לקוחות ועוד.

בשביל שאירוע כזה יצליח צריך לתכנן אותו עד לפרטים הקטנים ביותר. צריך שהוא יכלול את כל המרכיבים לאירוע עסקי מוצלח, ואם האירוע הוא תל אביב והמרכז יש עוד כמה דברים שצריך לתת עליהם את הדעת. אז הנה כמה טיפים לאירועי עסקיים מוצלחים, טיפים שכדאי לקחת בחשבון כשמארגנים אירוע כזה.

טיפים חשובים

• חנייה – נתחיל דווקא מהמיקום של האירוע, אירוע עסקי כמו כל אירוע אחר בתל אביב יכול להיות הצלחה גדולה אבל יכול גם להתחיל רע. איך הוא יתחיל רע? אם המוזמנים אליו יגיעו עצבניים וחסרי סבלנות, לאחר שהם חיפשו חנייה זמן רב ולא מצאו. אתם חייבים, פשוט חייבים לוודא שיש חנייה בשפע באזור בו מתקיים האירוע. אתם חייבים לוודא את זה וגם להגיע פיזית למקום כמה פעמים בשביל לוודא את זה לפני שאתם סוגרים על מנהלי המקום. יש כמובן עדיפות למקום שמציע חנייה ייעודית לאורחים שלו.
• החליטו מי קהל היעד שלכם – אחד הדברים הראשונים שאתם צריכים לעשות הוא להחליט מי הוא קהל היעד שלכם ולמה דווקא הוא. האם אלו משקיעים מכובדים? האם אלו עובדי החברה? האם אלו לקוחות פוטנציאליים? אחרי שתחליטו תוכלו לארגן ולהכין את האירוע שלכם בהתאם. זה נוגע גם לאטרקציות שונות באירוע אם יהיו. לא תוכלו לבחור ולהזמין אותם בלי שיהיה לכם קהל מוגדר ותדעו מה הכי מתאים לו.
• בחירת המקום בהתאם לקהל – אירועים עסקיים בתל אביב והמרכז בוחרים בהתאם לקהל היעד. אם אלו לצורך העניין משקיעים ואתם רוצים להרשים אותם, אתם צריכים לבחור מקום יוקרתי ואלגנטי. זה משליך גם על התפריט שיהיה באירוע – אם אלו משקיעים אתם צריכים לחשוב בכיוון של תפריט גורמה, להגיש יינות מיוחדים וכדומה. אם קהל היעד הוא לקוחות פוטנציאליים, אתם צריכים לבחור עבורם מקום שישדר את איך שאתם רוצים למתג את עצמכם.
• תאריך האירוע – תאריך האירוע צריך להיות תאריך שסביר להניח שהוא מתאים לכולם. אל תשקיעו באירוע שאמור להתקיים רגע לפני החג ואל תקבעו אירוע יום אחרי חופשה שכולם נמצאים בה. כמובן שאתם צריכים גם לוודא שאין אירוע עסקי אחר שחופף לאירוע שאתם מארגנים מכיוון שאם יהיו יותר מאירוע עסקי אחד באותו הזמן שמיועד לאותם לקוחות, משקיעים או עובדים, קהל המוזמנים שלכם יתחלק בין שני המקומות.
• תעבדו עם רשימות מסודרות – בהתארגנות לאירוע עסקי כמו כל אירוע אחר, אפשר “ללכת לאיבוד” די מהר. אתם חייבים לעבוד מסודר, לעבוד עם רשימות ברורות ומפורטות של מה צריך וכמה צריך. הרשימות הללו יכללו החל מהתפאורה במקום וכמה צריך מכל דבר, דרך פרטים כמו מישהו שיכוון בחנייה או מישהו שיסדר את מקומות הישיבה באירוע, וכלה כמובן בכיבוד ובתוכן.
• התוכן הוא המון – עם כל הכבוד לתפאורה מסביב, למקום בו מתקיים האירוע, לאוכל שמוגש בו, למוזיקה שנשמעת בו ולכל הפינוקים האחרים, אתם חייבים לדאוג לתוכן איכותי, כזה שיתאים לסוג האירוע. זה יכול להיות סרטון עסקי, משחק חברתי, הרצאה מעניינת או כל דבר אחר. כמובן שאם אתם רוצים להרשים ולהיראות מתקדמים, אתם יכולים לשלב בתוכן אמצעים טכנולוגיים מתקדמים שיסייעו לכם להיראות חדשניים.
• כיסוי האירוע שלכם – אירוע עסקי שלא כמו אירוע פרטי, יכול להיות מכוסה בדרכים שונות. הוא יכול להיות מכוסה באמצעות תרומות נדיבות, יכול להיות מכוסה על ידי מכירת כרטיסים, מכירה של חסויות ובדרכים נוספות. אתם צריכים לקבוע תקציב לאירוע בהתאם לאפשרויות המימון שלכם ולוודא שאתם יכולים לעמוד בהוצאות אם לא תעמדו ביעדי המימון של האירוע. אתם יכולים להחליט על מספר מינימלי של כרטיסים שיימכרו שאם לא תגיעו אליו, לא תקיימו את האירוע.
• שווקו את האירוע – אנשים צריכים ש”ידחפו” להם עוד ועוד שיווק, ואם הוא לא מספיק, לא בטוח שהם יגיעו. אל תתביישו לעשות את זה בצורה אגרסיבית אך מצד שני גם אל תעברו את הגבול שאחריו אתם הופכים למאוסים. פרטו לקהל למה כדאי להם להשתתף באירוע, מה ייצא להם מזה, מה הם ילמדו ואת מי הם יפגשו.
• נצלו את הרשתות החברתיות – היום קל יותר מאי פעם “להפיץ את הבשורה” אך מצד שני, אתם לא היחידים ויש עוד רבים כמוכם אז אתם צריכים להשתמש בכלי הזה בתבונה. הכוונה היא כמובן לרשתות החברתיות ובעיקר לפייסבוק, שמציעה את האפשרות לפלח את קהל היעד ברמה מדויקת מאוד. אתם יכולים לפרסם מודעות לפי מין, גיל, מצב משפחתי, מצב סוציואקונומי, אזור מגורים, תחומי עניין ועוד שלל פרמטרים אחרים. אתם יכולים ממש “לדוג” את קהל היעד שלכם לאירוע אותו אתם מתכננים. לא יודעים איך לעשות את זה? (כמו רוב האנשים) אל תחסכו כסף וקחו איש מקצוע מהתחום שיעבוד בשבילכם.
• חלקו את תחומי האחריות – כשכל העבודה נופלת על אדם אחד זה מתכון לצרות. כדאי שתחלקו את העבודה והעומס בין כמה אנשים שייקחו חלק בארגון האירוע.

אירועים עסקיים בתל אביב והמרכז כמו גם במקומות אחרים דורשים לא מעט השקעה כדי שהם יהיו מוצלחים. אבל ההשקעה משתלמת ולא פעם אירוע כזה הוא המקפצה של עסק מסוים, כך שכדאי שתחשבו על כל פרט ופרט בדרך להצלחה.