אירועים עיסקיים

הפקת כנס כרוכה בתהליך הפקה מורכב ורחב. מהו סדר המשימות המומלץ לארגון האירוע ומהם הצעדים החשובים ביותר, שיבטיחו את הצלחת המפגש?

הפקת כנס מקצועי מצריכה תכנון קפדני, הגדרת קהל יעד ותשומת לב נרחבת לפרטים לוגיסטיים. בראש ובראשונה, קביעת יעדים ברורים לאירוע היא בעלת חשיבות עליונה. חשוב להבין בשלב הראשון – האם המטרה העיקרית היא להעשיר את הידע המקצועי של המשתתפים, להדריך אותם בנושא חדש, לייצר נטוורקינג, להציג מחקרים או מוצרים חדשים, או אולי שילוב של כל אלה במפגש אחד? היעדים הללו הם שינחו את שלבי ההפקה הבאים.

הגדרת תקציב היא א׳-ב׳ של כל הפקה

מיד לאחר הגדרת היעדים, עניין התקציב נכנס לתמונה. תוכנית פיננסית מובנית היטב, תכלול את כל המרכיבים הדרושים להפקת הכנס – אולם כנסים במרכז, דוברים, שיווק ושירותים נוספים – תוך שאתם מבטיחים שלכל אחד מהמרכיבים יש את הנתח התקציבי שלו, מבלי ליצור עומס כלכלי. בהקשר הזה, מומלץ לשריין נותני חסות או שותפים, שיוכלו להרחיב את גבולות התקציב, ולהוסיף ערך לאירוע, תוך הגדלת הפוטנציאל העסקי שלו.

השקיעו בחיפוש האולם המתאים

בחירת המקום הנכון לכנס אותו אתם מפיקים היא קריטית. לא פחות. החלל בו יתקיים האירוע צריך להתאים בדיוק הן לסגנון ולתוכן האירוע וכמובן להיקף המשתתפים הצפוי בכנס. מאחר ומדובר באירוע מקצועי, חשוב לוודא שהאולם מצויד במערכות AV מתקדמות, מרחב נעים להפסקות וכמובן – חיבור חזק לאינטרנט. גם המיקום משנה; האולם חייב להיות נגיש עבור כל המשתתפים, ואם יש לכם ברשימה גם אורחים מחו״ל, או שאתם שואפים למשוך גם כאלה, רצוי שיהיו בקרבת מקום גם מקומות נוחים להתארח בהם ללילה או יותר. 

התוכן הוא האירוע ולכן חשוב להשקיע בו את מירב המאמצים

כאשר מדובר בכנס מקצועי, התוכן הוא למעשה הסיבה למפגש הזה. לכן, אין ספק שבמרכיב הזה אתם צריכים להשקיע את מירב המאמצים. בנו תוכנית מסודרת של תוכן העניינים, חפשו אחר דוברים ברמה גבוהה והגדירו נושאים רלוונטיים – אלו בדיוק הגורמים שימשכו את המשתתפים הפוטנציאליים להגיע לכנס. כמו כן, יש לוודא שהתוכן תואם את מטרות הכנס ועומד בציפיות של קהל היעד. חישבו גם על פורמטים מגוונים ומושכים של הגשת תוכן – החל מפאנלים ועד סדנאות במסגרתן המשתתפים יכולים להתנסות בעצמם וליישם את החומר שהועבר בכנס. כל אלו יכולים להעשיר את חווית המשתתפים.

בלי שיווק יעיל אין לכם אירוע

בלי משתתפים – אין כנס. אי לכך, חשוב מאוד להשקיע בתהליך הקידום והשיווק של האירוע. השתמש בשיווק דיגיטלי, פרסומים בתעשייה ושותפויות עסקיות כדי ליצור באזז ולעודד הרשמה לכנס. אסטרטגיית מכירה מוקדמת, כלומר כרטיסים במחיר הנחה עבור המקדימים להירשם, יכולה לתמרץ משתתפים פוטנציאליים להתחייב לקחת חלק באירוע.

הלוגיסטיקה של הפרטים הקטנים

אל תתעלמו מהלוגיסטיקה. כל פרט, החל מתהליכי ההרשמה, הדפסת תגי שם ועד בחירת הקייטרינג – יש לו משמעות נרחבת בחוויה הכללית של האורחים שלכם. חישבו על תוספות מקוריות ויצירתיות כמו פינוקים קטנים, מתנות ממותגות, דוכני צילום ועוד.

טיפים למציאת אולם הכנסים המתאים ביותר

כאמור, מציאת אולם הכנסים המושלם היא תנאי בסיס להצלחת כל אירוע באשר יהיה, וכך גם עבור הכנס אותו אתם מפיקים. החלל הנבחר יכול להשפיע רבות על חווית המשתתפים, ולהותיר בהם רושם חיובי מתמשך או, במקרה הפחות טוב – אי שביעות רצון.

הנה כמה טיפים שיסייעו לכם לזהות שהגעתם למקום המתאים לצרכים של האירוע:

המקום עולה בקנה אחד עם מטרות האירוע

לפני הצלילה לחיפוש האולם המתאים, עליכם כבר להרכיב תמונה ברורה של המטרות אותן אתם שואפים להשיג באמצעות הכנס. אם מדובר בכנס העשרה מקצועי, חשוב שהמקום יהיה מצויד במערכות סאונד מתקדמות, במקרנים, במה ומסכים. לחילופין, עבור אירוע שתכליתו היא נטוורקינג, חללים מרווחים ונעימים המתאימים למינגלינג, עשויים לעבור לראש רשימת סדר העדיפויות שלכם. קחו בחשבון שרבים מהאירועים משלבים בין השניים, ולכן אולי מוטב למצוא מתחם אירועים שיציע לכם כמה חללים שונים, שיתאימו לשתי המטרות. 

מיקום מרכזי – יגביר נוכחות באירוע וישדרג את חוויית המשתתפים

מומלץ למקד את החיפוש שלכם סביב אולמות אירועים במרכז. האולם בו מתקיים הכנס צריך להיות ממוקם בלוקיישן נוח להגעה, בעדיפות גבוהה לכזה המקושר לאמצעי תחבורה מגוונים. עבור כנסים בינלאומיים, קרבה לשדה התעופה ולמלונות תועיל כאן מאוד. לא רק האולם, אלא שכדאי שגם האזור שמסביבו יהיה אטרקטיבי, עם מסעדות ואטרקציות תיירותיות אחרות. 

גודל המקום ופריסת החללים 

חשוב לוודא שהמקום יכול להכיל בנוחות את מספר האורחים הצפוי לכם. קחו בחשבון את סידור הישיבה, את הנראות של הבמה מכל הזוויות ואת זרימת התנועה, במיוחד בהפסקות או מפגשי נטוורקינג. חשוב לעצור ולדמיין את השתלשלות העניינים ולבדוק אם המקום מתאים, הן מבחינת הקיבולת והן מבחינת פריסת החללים, פריטי הריהוט, המתקנים והציוד.

עד כמה האולם גמיש?

באותה נשימה, חשוב לבדוק את מידת הגמישות של המקום. כל אירוע הוא בעל אופי וצרכים שונים, וככל שבאולם יהיו נכונים ללכת לקראתכם ולבצע את האדפטציות המיוחדות הדרושות לכם – כך תוכלו לדייק את תהליך ההפקה ולארגן את האירוע כפי שדמיינתם ורציתם. כמו כן, כשמפיקים אירוע גדול, תמיד יכולים לצוץ עניינים בלתי צפויים. התוכנית הראשונית שלכם עשויה לקבל תפנית ולהשתנות ככל שמועד האירוע קרב. זו רק עוד סיבה למה רצוי שהמקום יהיה ניתן להתאמה מחודשת. בין אם מדובר בהתאמת פריסות החללים, או שינויים של הרגע האחרון לרגל עלייה בלתי צפויה במספר המשתתפים.

לסיכום, במהותה, הפקת כנס מקצועי היא משימה רבת פנים הדורשת יכולות וכישורים כמו ראיית הנולד, סדר וארגון, ראש גדול, גמישות ועוד. כאשר אירוע מסוג זה מבוצע נכון, יש לו ערך רב – החל מהעשרת ידע מקצועי ועד יצירת נטוורקינג וקשרים עסקיים, והוא יכול למצב ארגון כמוביל בתחומו.

לא חסרות לכם סיבות לקיים את האירוע אותו אתם מפיקים, בעיר הכי חיה ותוססת של ישראל. הנה כמה מהחשובות שבהן

כאשר חושבים על אולם אירועים, במובן המסורתי שלו, בדרך כלל התמונה הראשונה שעולה לנו לראש היא של חתונה, בר/בת מצווה או אירועים משפחתיים אחרים. אך אולם אירועים בתל אביב, העיר שלא עוצרת לרגע, ללא ספק יהיה הלוקיישן המתאים ביותר לאירוח של אירוע עסקי.

כל הסיבות לבחור בתל אביב כיעד לאירוע העסקי שלכם

אם החלטתם להתחיל ולחפש אחר מקומות מיוחדים לאירועים בתל אביב עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים – אין ספק שהתחלתם ברגל ימין. לא חסרות סיבות לקיים את האירוע דווקא בעיר הכי חיה של ישראל, אבל הנה כמה הבולטות שבהן:

בסבירות גבוהה במיוחד: לוקיישן נגיש עבור האורחים שלכם

כאשר מדובר בעולם העסקים, הכלכלה וההייטק, הרי שמרבית מרכזי התעשיות האלה ממוקמים בתל אביב. מעבר לכך, מדובר בעיר מרכזית ביותר, ומצוידת בשלל דרכי הגעה פשוטות ומהירות אליה. אפילו אם יש לכם אורחים מחו״ל על הפרק – הם ימצאו את דרכם בקלות יתרה אל האירוע, גם אם הם מגיעים ישירות משדה התעופה. לוקיישן נגיש ומרכזי הוא המפתח לא רק לנוחות ולשביעות הרצון של המשתתפים באירוע, אם כי עוד צעד קודם, בשלב אישורי ההגעה לאירוע, תהנו משיתוף פעולה והיענות גבוהה. המשוואה היא פשוטה – מיקום אטרקטיבי יגרום למוזמנים לרצון רב יותר להגיע ולהשתתף באירוע. 

סטייל, פרסטיג׳ ותדמית 

רוב האירועים העסקיים נועדו לייצג או לקדם (וברוב המקרים – שניהם) חברה או מותג, ולכן חשובים מאוד הסטייל, הפרסטיג׳, האפיל והמוניטין, הן של הלוקיישן והן של אולם האירועים עצמו. אלו הם למעשה הפרמטרים הראשונים והעיקריים שהאירוע שלכם נמדד באמצעותם, מבחינת קהל המשתתפים. בחירה באולם לאירוע עסקי בתל אביב כבר סוללת עבורכם את הדרך לתדמית הרצויה ולרושם שהאירוע ייצר. מדובר בעיר שהיא המלכה הבלתי מעורערת של ישראל בכל הנוגע לקדמה, לסטייל, קולינריה ותרבות, וכל אלו הם חלק בלתי נפרד מהאירוע שלכם, כל עוד הוא מתקיים בה. 

הבדלים בין אירוע עסקי לאירוע פרטי

כאשר מדובר באירוע עסקי, הדגש הוא על המקצועיות. בוחנים אתכם מכל זווית ובכל פרט, ולכן ירידה לפרטים לצד ניהול מהימן של ההפקה הם קריטיים פה. הכל צריך להתנהל בצורה חלקה, החל מהתכנון הראשוניעל הנייר  ועד לכיבוי האורות וסגירת הדלתות באירוע. כאשר מחפשים את אולם האירועים המתאים, יש לבדוק היטב האם הוא מציע את השירותים הדרושים לאירוע שלכם: אמצעים טכנולוגיים מתקדמים, שירותי קייטרינג מתאימים וגמישות מקסימלית לבצע את האדפטציות הדרושות לאירוע הספציפי שלכם. 

על אילו אספקטים צריך לשים את הדגש כאשר מחפשים אולם לאירוע עסקי?

ציוד טכנולוגי מתקדם

בעידן הדיגיטלי, לא ניתן להתעלם מהחשיבות של ציוד טכנולוגי מתקדם עבור האירוע שלכם. על אחת כמה וכמה אם הוא מיועד לעובדי הייטק, אבל לא רק. מקרנים, מערכות הגברה, אפשרויות לוידאו קונפרנס (שיחות וידאו בלייב) או שידור של האירוע עבור אורחים המשתתפים באירוע מרחוק – הכל צריך להיות במקום – זמין ומתפקד באופן אמין. אין ספק שבאולמות האירועים המובילים מבינים את זה היטב, ומציעים לשירותכם את הפתרונות הטכנולוגיים המתקדמים ביותר.

יצירת האווירה המקצועית הקונקרטית

איך נוצרת אווירה מקצועית וכיצד האווירה באולם יכולה להשפיע על ההצלחה של האירוע? בניגוד לאירועים פרטיים, בהם האווירה היא מסיבתית או משפחתית, אירועים עסקיים לא פעם דורשים אווירה מקצועית ו״רצינית״ יותר. אין הפירוש של הדבר שהאווירה צריכה להיות קרה או פורמלית מדי, אלא שבאולם אירועים ראוי, ידעו כיצד לשלב בין המאפיינים השונים וליצור עבורכם את האווירה הנכונה, שתתאים לצרכים העסקיים של האירוע.

אוכל ושתייה: קייטרינג ושירותי בר הם מרכיבים קריטיים באירוע

אחד התחומים בהם אין להתפשר הוא האוכל באירוע. בין אם מדובר בארוחת ערב מלאה או בפינוקים קטנים לאורחים, האוכל צריך להיות איכותי, מגוון וטעים. בחירה בקייטרינג מתאים יכולה לשדרג כל אירוע ולהשאיר רושם טוב בפי האורחים. הבחירה הנכונה של קייטרינג ובחירת התפריט המתאים לאורחי האירוע הן חשובות מאין כמותן. צעד נבון שיכול לא רק לחסוך לכם כאבי ראש, בזבוז זמן ואפילו כסף, אלא גם להבטיח שאופן הגשת ופינוי האוכל באירוע יהיה אופטימלי ומקצועי, הוא לבחור בחברת הקייטרינג ובשירותי הבר שהאולם מציע. למעשה, זהו אחד הפרמטרים שעשויים להנחות אתכם לבחירת המקום הנכון. אם חברת הקולינריה ושירותי הבר הפועלים במקום הם ברמה גבוהה ובעלי מוניטין טוב, תוכלו להוסיף עוד נקודות לטובת האולם. 

סגנון מיוחד, ערך מוסף או בונוס לאורחים

כאשר אתם מחפשים אחר האחד – אולם האירועים שיהיה הבית המושלם עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, מעבר לפרמטרים הטכניים הבסיסיים, כדאי לתת את הדעת למשהו נוסף. בהנחה שאתם מעוניינים להותיר רושם עמוק בקרב המשתתפים באירוע שלכם, ובהחלט רוצים שבין כל האירועים, דווקא את זה שאתם מפיקים הם יזכרו לאורך זמן, עליכם לחפש את הייחוד במקום. ישנם שלל פרטים או מאפיינים שיכולים להפוך מקום לבלתי רגיל. עיצוב פנים מיוחד, לרבות גופי תאורה וחפצי נוי, אדריכלות יוצאת דופן של המבנה או מיקום עם נוף מיוחד, המשקיף לחוף הים או לאתר טבע מטופח וירוק ועוד. חפשו את האלמנט הזה, ברוב המקרים – אם יש כזה, אתם תגלו אותו מהר מאוד. אולי אפילו ברגע שרגלכם תדרוך במקום.

לסיום, בחירה באולם אירועים בתל אביב לאירוע עסקי היא בחירה המשלבת בין טכנולוגיה לטרנדים, בין מקצועיות לאווירה וסטייל. העיר הזו מציעה את הפתרון המושלם לכל מי שרוצה לשלב בין ביזנס לפלז׳ר.

הבסיס להפקת אירועים עסקיים ואירועי חברה יוצאי דופן, הוא בבחירת מקום ייחודי – אולם אירועים בסטנדרט גבוה, שהושקעה בו תשומת לב לפרטים והכל בו עוצב בטעם ותוכנן במקצועיות. מהם הגורמים המרכזיים שיש לקחת בחשבון בחיפוש אחר המקום המושלם?

כאשר מדובר בתרבות ארגונית מוצלחת, אי אפשר להפריז בחשיבות של הפקת אירועים לחברות. אירועים אלה מספקים פלטפורמה ליצירת קשרים עסקיים, שיתוף מידע וגיבוש צוות, כל אלו תורמים לטיפוח אקוסיסטם עסקי משגשג. עם זאת, חשוב לדעת שבכל הפקה ובכל אירוע, מכל סוג, בחירת המקום הנכון היא המפתח להצלחה.

הבסיס להפקת אירועים עסקיים ואירועי חברה יוצאי דופן, הוא בבחירת מקום ייחודי, אולם אירועים בסטנדרט גבוה, שהושקעה בו תשומת לב לפרטים והכל עוצב בטעם ותוכנן באופן מקצועי. מהם הגורמים המרכזיים שיש לקחת בחשבון בחיפוש אחר המקום המושלם?

יצירת חוויה יוצאת דופן: טיפים לבחירת המקום האידיאלי

כאשר אתם יוצאים למסע החיפוש אחר המקום האידיאלי לאירוע חברה או אירוע עסקי, ישנם מספר גורמים הדורשים התייחסות. חיפוש ממוקד מתחיל בזיהוי היעדים והגדרת הקהל של האירוע שלכם. שאלות שיש לשאול בהקשר זה הן: האם זה עומד להיות סמינר באווירה אינטימית, כנס בהיקף רחב או בכלל מסיבה גדולה, לרגל חג או הישג ראוי לציון של החברה? אופי האירוע שלכם מכתיב את הגודל, הפריסה והשירותים הנדרשים מהמקום. יתר על כן, המיקום משחק תפקיד מרכזי. נגישות קלה, קרבה למקומות לינה ואווירה תוססת, הם מאפיינים חיוניים להבטחת חוויה חיובית ונוחה עבור המשתתפים באירוע.

מקום ייחודי ובסטנדרט גבוה

כאמור, אחד המרכיבים העיקריים בהפקת אירוע בלתי נשכח הוא אולם האירועים עצמו. המקום נותן את הטון, יוצר רושם מתמשך ועשוי לשדרג לאין שיעור את החוויה הכללית. נכון, כאשר מחפשים אחר מקום לאירוע חברה, בדרך כלל מגלים כי ישנם אולמות אירועים רבים שיש לבחור ביניהם, אך חשוב לערוך ביניהם סינון קפדני ולבחור את האחד שבולט מבחינת איכות, אסתטיקה, אווירה וייחודיות. עם זאת, אסור שאף אחד מהפרמטרים האלה יבוא על חשבון הנוחות, לרבות מיקום מרכזי וקל להגעה. בחירה בלוקיישן מוכר ואטרקטיבי היא כבר חצי הדרך להצלחה, ובוודאי תהווה מקפצה לאחוזי הנוכחות באירוע. 

דמיינו את עצמכם מקיימים האירוע העסקי שלכם באולם מיוחד ליד הים בתל אביב – מקום בו הגלים הסוערים הם הפסקול לשיחות, לריקודים ולמינגלינג, והנוף הפנורמי של הים מעורר יצירתיות וחדשנות.

אי אפשר לטעות: אולם אירועים מיוחד ליד הים בתל אביב

אז בסעיף הקודם התבקשתם לדמיין את האירוע שלכם ליד הים, ועכשיו הזמן למציאות שעולה על כל דמיון: בנמל תל אביב, תמצאו אולם אירועים יוצא דופן
שמגדיר מחדש אירועי חברה ואירועים בכלל. מבעד לחלונות העצומים במתחם המרכזי, משתקף נוף  המים הכחולים, כאשר העיצוב המתוחכם שבפנים משאיר את הבמה ליופי של הטבע, לצד שיק מודרני.

על גג המתחם נמצא ה״סקיי-לאונג׳״ באוויר הפתוח, בין שמים למים. השילוב בין חללים פנימיים וחיצוניים יוצר סביבה דינמית המתאימה למגוון אירועים, החל מכנסים וסדנאות ועד לארוחות ערב חגיגיות, מסיבות ריקודים סוערות ומסיבות קוקטייל אלגנטיות. הסטנדרט הגבוה של המתקנים והשירותים מבטיח חוויה איכותית ונוחה הן עבור המארחים והן עבור האורחים, ומשאיר אתכם חופשיים להתמקד ביעדי האירוע שלכם. הרבגוניות של החלל מאפשרת התאמה אישית, ומבטיחה שהויז׳ן שלכם יתעורר לחיים, וירגישו את זה בכל פרט ופרט באירוע.

כוחם של אירועי חברה: נטוורקינג, שיתוף פעולה ואווירה חיובית בין העובדים

אירועי חברה אינם מסתכמים במפגש בין אנשים. אלו הזדמנויות אסטרטגיות שיכולות להניע את העסק לגבהים חדשים. החל מכנסים וסמינרים ועד להשקות מוצרים וחגיגות שנתיות, כל אירוע משרת מטרה ייחודית בקידום צמיחה, בניית שותפויות וחיזוק הדינמיקה של הצוות. מפגשים אלה מספקים פלטפורמה לאנשי מקצוע להחלפת רעיונות, לסגירת עסקאות וללמידה של תכנים חדשים ממומחים בתעשייה. יתרה מכך, האירועים האלה משרים תחושת שייכות בקרב העובדים, ומטפחים כוח עבודה חדור מגובש וחדור מוטיבציה. לכן, כאשר מתכננים אירוע חברה, כל פרט חשוב – וכאמור, במיוחד בחירת המקום.

טיפים להפקת אירוע חברה מקצועי ומוצלח

לתשומת לב לפרטים יש חשיבות עליונה והיא משמשת כתנאי להבטחת הצלחת האירוע שאתם מפיקים. עליכם לראות את התמונה הגדולה, ואז בהדרגה לרדת לפרטים, עד שמגיעים לפרטים הקטנים, שעלולים להיראות כאיזוטריים לעתים, אך בפועל יש להם משמעות רבה. חישבו על האופציה לשלב אלמנטים מיתוגיים ברחבי האולם, במטרה לחזק את זהות החברה העומדת מאחורי האירוע. השתמשו בציוד טכנולוגי מתקדם, במיוחד אם יש בתוכנית האירוע מצגות וסרטוני וידאו. פן חשוב נוסף באירוע הוא הפן הקולינרי – תפריט שתוכנן היטב ומתאים להעדפות מגוונות, עשוי לשדרג משמעותית את החוויה הקולינרית. יתרה מזאת, חשבו מעבר לציר הזמן של האירוע – ןדאן שאתם משאירים בלו״ז גם זמן המיועד למינגלינג ולהזדמנויות ליצירת קשרים, תכננו פעילויות גיבוש צוות או מפגשי סיעור מוחות. על אלו עשויים להעלות מאוד את הערך שהאירוע שלכם יביא עמו.

לסיכום, הפקת אירוע חברה הוא אומנות הדורשת תכנון קפדני, חשיבה אסטרטגית וגם לא מעט יצירתיות ומקוריות. המקום שתבחרו מכין את הקרקע לחוויה בלתי נשכחת, מה שהופך את בחירתו להחלטה שיש בה חשיבות עליונה.

אם אתם מחפשים את המקום המושלם לאירוע העסקי הבא שלכם, שווה לשקול את הרעיון של אולם אירועים מיוחד ליד הים בתל אביב. מקום המתאפיין בסטנדרט גבוה של איכות, אסתטיקה מדהימה ואווירה מעוררת השראה, מבטיח שהאירוע שלכם ירשום שיאים חדשים של הצלחה. כאשר חוף הים בחוץ, ובפנים הכל בסטייל ובאיכות – אין סיכוי שאירוע החברה שלכם לא יותיר רושם עז בקרב המשתתפים, יטפח קשרים חדשים וישנים, וזיכרונות שיהדהדו עוד הרבה לאחר סיום האירוע.

מחפשים אולם לכנס? השתמשו בעשר השאלות הבאות כדי שתוכלו לצמצם את האפשרויות העומדות בפניכם ולבחור נכון.

כאשר אתם ניגשים לבחירת מקום לכנס, רשימת שאלות נכונה יכולה לסייע לכם לדלג על האפשרויות שאינן מתאימות עבורכם ולמקד את החיפוש שלכם במקומות הנכונים. מציאת המקום האולטימטיבי לכנס שלכם יכול לעשות הבדל גדול ולתרום רבות לעניין של האורחים שלכם במה שיש לכם להציע או להציג להם. 

קבלו 10 שאלות חשובות שחשוב שתשאלו כדי לוודא שאתם לא מפספסים שום פרט חשוב לפני בחירת אולם לכנס הבא שלכם:

1.עד כמה המיקום נגיש?

האורחים שלכם צריכים להיות מסוגלים להגיע למיקום הכנס עם כמה שפחות עיכובים וקשיים בין אם הם מגיעים ברכבם הפרטי או בתחבורה ציבורית. אם האורחים שלכם מגיעים משלל חלקי המדינה, חשוב שתבחרו במקום מרכזי הנגיש לכבישים ראשיים ולתחבורה ציבורית עשירה ומגוונת. 

אם הכנס צפוי להתקיים לאורך יום שלם או מספר ימים, חשוב לבחור מקום הסמוך למסעדות, מתחמי בילוי ופנאי שישמשו את האורחים שלהם במהלך היום והערב.

2.האם מתחם הכנס נגיש?

אל תתפעלו ממראה בלבד. ישנם מקומות אשר עשויים להיראות נפלא אך אינם נגישים עבור האורחים שלכם ובמיוחד עבור בעלי מוגבלויות. למשל כנס בבניין עתיק עשוי להיראות נפלא אך מהווה בעיית נגישות גדולה לאורחים שלכם. העדיפו מקום בעל פתחי כניסה רחבים, דרכי גישה נוחות והתאמה מלאה לצרכי הנגישות של האורחים שלכם.

על מנת להבין טוב יותר מי קהל היעד שלכם, שוחחו עם מארגני הכנסים הקודמים ובררו את הרצונות והצרכים של האורחים שהגיעו בעבר לכנסים שלכם. ייתכן שיהיו להם כמה תובנות חשובות בעניין שיסייעו לכם לתת מענה איכותי ונכון לצרכים שלהם.

3.האם יש מספר חללים במקום ומהי הקיבולת האפשרית במתחם?

החלל במתחם הכנס חייב להתאים למספר המשתתפים בכנס ולצרכים שלכם. בדקו מהי התפוסה המירבית במקום וודאו שהיא תואמת למספר המוזמנים שלכם. בנוסף בדקו האם החללים במתחם מתאימים לצרכיכם ולמהלך האירוע המתוכנן. למשל האם יש חלל מתאים לסדנה או איזור אכילה והסעדה מסודר. חלל פתוח וחיצוני חיוני במיוחד עבור האורחים המעשנים שלכם ועבור אלה שרוצים לצאת להתאוורר באוויר הפתוח, לכן חשוב לבחור במתחם כנסים שכולל חלל חיצוני מסודר ונוח.

4.אלו מקומות אירוח ולינה קרובים למקום הכנס?

במידה ואתם מתכננים כנס למשך יומיים או יותר, חשוב לוודא כי ישנם מקומות אירוח ולינה קרובים למתחם הכנס עבור האורחים שלכם. ודאו שמקומות הלינה הסמוכים מותאמים לצרכי האורחים שלכם, שהם מציעים אירוח בתעריפים שונים ומגוונים עבור אלה שמחפשים מקום לינה זול או יקר ושהם מציעים שירותים טובים ונחשבים איכותיים. לעיתים אף מומלץ לבחון אירוח מוסדר עבור האורחים שלכם באחד ממקומות הלינה הקרובים באמצעות הסדר מול מקום האירוח. חשוב לשים לב שמקומות האירוח הסמוכים למתחם הכנסים ערוכים לספק מספיק חדרים עבור כל האורחים שלכם. 

5.מהי עלות המתחם ומהן העלויות הנסתרות הנלוות לכך?

כשזה מגיע לבחירת מקום כנסים, העלות הכספית הינה אחד הגורמים המכריעים. כולם חולמים למצוא את המקום המושלם בתאריכים הנכונים ובמחיר משתלם, אך לא תמיד זאת המטרה הריאליסטית ביותר. כשזה נוגע למחיר הכולל, דברו על כל הפרטים שחשובים לכם והיו מוכנים לנהל משא ומתן.

קחו בחשבון שעלות השכרת המתחם אינה העלות היחידה שכרוכה בהפקת הכנס. בדקו עלויות ספקים חיצוניים כמו דמי חניה, עלויות אמצעים טכנולוגיים והסעדה ואל תשכחו לקרוא את האותיות הקטנות.

6.איך התאורה, הסאונד והאקוסטיקה במתחם הכנס?

תאורה, סאונד ואקוסטיקה הינם פרטים חשובים בבחירת מקום לכנס ויש להם השפעה גדולה על החוויה של האורחים שלכם. בקרו במתחם הכנסים כאשר מתקיים שם אירוע ובחנו האם המקום מעניק תאורה ואקוסטיקה טובות. בנוסף בחנו את מערכת הסאונד במקום וודאו שהיא עונה על הצרכים שלכם.

7.מה אתם רוצים לשדר לאורחים שלכם?

עיצוב וסגנון מתחם הכנסים משפיע באופן ניכר על החוויה של האורחים שלכם ועל התדמית שלכם בעיניהם. אם אתם רוצים לשדר יוקרה וקדמה, העדיפו מקום אשר מעוצב באופן יוקרתי ומרשים. אם הכנס עוסק בתחומים טכנולוגיים, וודאו כי מקום הכנס מספק מסכים גדולים ומתקדמים עבור פרזנטציות, אינטרנט מהיר ואיכותי וחלל גדול ופתוח שיעניק תחושת מרחב ויוקרה. 

8.האם מתקיימים אירועים נוספים במקום?

שאלו האם מתקיימים מספר אירועים במקביל במתחם והעדיפו מתחם אירועים אשר מאפשר לכם לערוך כנס יחיד במקום. זה יאפשר לכם להוסיף מיתוג מתאים בכל שטח המתחם ומחוצה שלו ויעניק לאורחים שלכם מרחב פרטי ומרווח.

9.אילו שירותים ומתקנים מוצעים במתחם?

הכינו רשימה של השירותים והמתקנים הדרושים לכם (כמו קייטרינג, בר, wifi, במות, מיקרופונים וכו’) ובדקו האם המקום מספק אותם או שעליכם לספק אותם באופן עצמאי. 

10.כיצד עובד הקייטרינג במקום?

 במידה ואתם מעדיפים מתחם כנסים אשר מספק גם שירותי קייטרינג ודאו שהוא תואם להעדפותיכם ולצרכי האורחים שלכם. למשל חשוב לוודא כי המקום מציע מנות טבעוניות, ללא גלוטן ועם התאמה לאלרגניים במקרה הצורך. בנוסף בדקו האם המטבח ערוך להוציא מנות נוספות במידה ויהיה לכך ביקוש מעבר לצפוי.

בחירת מקום לכנס, מצריכה תכנון מקדים, מיפוי צרכים ואפיון של האירוע הרצוי. אולם לכנס בתל אביב יעניק לאורחים שלכם נגישות גבוהה ויצור עבורם חוויה טובה ונעימה.

מתחם האירועים טראסק מותאם בדיוק עבור כנסים. המתחם ממוקם בנמל תל אביב ומעניק חניה מרווחת ונגישה, חלל מרווח ויוקרתי, שירותי קייטרינג משובחים ואיכותיים וקרבה למגוון מתחמי פנאי מסעדות ומקומות לינה. בנוסף מיקומו המנצח של המתחם מאפשר הגעה מהירה ונוחה מכל חלקי הארץ ומעניק קרבה למגוון אמצעי תחבורה ציבורית לרווחת האורחים שלכם.

מהם הדברים שחשוב להגדיר לפני שמחפשים אולם לאירוע עסקי, ומה חשוב לבדוק באולם עצמו? כמה טיפים שיעזרו לכם לנצח על התזמורת הזאת שנקראת ״אירוע חברה״ 

הפקת אירועים לחברות ולארגונים דורשת תכנון קפדני, תשומת לב לפרטים והבנה ברורה של היעדים והציפיות. בין שמדובר בכנס תאגידי, השקת מוצר או אפילו ארוחת ערב חגיגית, כל היבט של האירוע, עד הפרט הקטן ביותר, עשוי לתרום להצלחתו. מהם הדברים שחשוב לדעת לפני שיוצאים לדרך עם הפקת אירועים עסקיים ולמה חשוב לשים את הדגש על אולם האירועים, לרבות מיקומו וסגנונו? כמה טיפים כלליים שיעזרו לכם לנצח על התזמורת הזאת שנקראת ״אירוע חברה״.

חשיבותו של אולם האירועים

אולם האירועים משמש כמוקד מרכזי באירוע שלכם, ולבחירה שלו יש תפקיד מכריע בחווית המשתתפים באירוע. המפתח לאירוע מקצועי ומוצלח הוא קודם כל התאמה מדויקת של המקום בו הוא נערך לאופי וצרכי האירוע הספציפי. מסיבה זו, חשוב להגיע מוכנים לתהליך החיפוש ולדעת בדיוק לאן פניכם ומה אתם מחפשים. בתהליך ההכנה, בשלבים המקדימים, חשוב להגדיר היטב מהו היקף האירוע, ומהו הסגנון הכללי שהוא הולך להתאפיין בו, לדוגמא, האם מדובר באירוע פורמלי ו״רציני״ או שמא מדובר במסיבה באווירה קלילה. נתונים נוספים שכדאי שכבר יהיו ברשותכם לפני שאתם יוצאים לדרך הם – מהיכן מגיעים מרבית המשתתפים באירוע, וכמובן – מהו התקציב העומד לרשותכם לצורכי ההפקה.

קיבולת, מיקום וסטייל: הגורמים שחשוב לקחת בחשבון בבחירת אולם אירועים

מהו גודל המתחם והאם הוא עולה בקנה אחד עם היקף המשתתפים באירוע?

כשרשימת האורחים בידיכם, זה הזמן להצליב את הנתון הזה אל מול הנתונים של קיבולת האולם. חשוב לבחור אולם אירועים עם קיבולת שתתאים בדיוק לכמות האורחים. מצד אחד, חשוב שלמשתתפים באירוע יהיה מספיק ״ספייס״ והם לא ירגישו שדחסו אותם בחלל קטן וצפוף. מהצד השני, לא פחות חשוב שהמקום לא יהיה ״גדול עליהם״ והם יתפזרו לכל עבר. באופן זה, האווירה עלולה להיות לוקה בחסר, כאשר החיבור בין המשתתפים פשוט לא יחול. בנוסף, הפריסה של האולם צריכה להיות רב-תכליתית, ולאפשר התאמה אישית וספציפית לצרכי האירוע, דוגמת הקרנת מצגות, קיום סדנאות או פעילות נטוורקינג.

מדוע מיקום מרכזי הוא מאסט להצלחת האירוע?

אם אתם מעוניינים בשילוב של נוכחות גבוהה באירוע, לצד נוחות מקסימלית עבור האורחים, חשוב מאוד לבחור באולם במיקום מרכזי ונגיש עבור המשתתפים. בחרו במיקום המציע נגישות גבוהה לרכבים, חניה בשפע או קרבה לאפשרויות תחבורה ציבורית. מנסיוננו, אירועים עסקיים בתל אביב מסתכמים באחוזי נוכחות גבוהים ביותר. זה מה שנקרא ״ללכת על בטוח״. 

פסיליטיז ואמצעים טכנולוגיים

וודאו שאולם האירועים מצויד במתקנים חיוניים, כולל ציוד הגברה ותאורה, אינטרנט מהיר ושקעי חשמל. במידה והאירוע שלכם עתיד לכלול הקרנת מצגות, הדגמות חיות והפעלות אינטראקטיביות, הפסילטיז והאמצעים הטכנולוגיים באולם הם קריטיים.

האווירה והסטייל במקום חייבים להתאים לסגנון האירוע

האווירה והסגנון של אולם האירועים צריכים להתאים לנושא האירוע ומטרותיו. קחו בחשבון את אופי האירוע – האם מדובר במפגש באווירה פורמלית ומעונבת, באירוע קז׳ואל כמו מסיבת קוקטייל, במסיבת ריקודים שמחה או בכנס מקצועי ספציפי לענף אליו החברה משתייכת? כך או כך, חשוב לבחור במקום שיספק את האווירה הרצויה. אולם מודרני ואלגנטי עשוי להתאים לכנס ממוקד טכנולוגיה, בעוד שמתחם אירועים באווירה יוקרתית עשוי להתאים לארוחת ערב חגיגית אלגנטית או למסיבה.

טיפים כלליים להפקת אירועים עסקיים ואירועי חברה

בעוד שאולם האירועים משמש כבסיס לכל אירוע עסקי או אירוע חברה, ישנם היבטים נוספים שחשוב לקחת בחשבון , בתהליך התכנון והביצוע של האירוע.

הגדירו יעדים ותקציב

הגדרה ברורה ומסודרת של יעדי האירוע ובניית תקציב ריאלי, סייעו לכם לתעדף הוצאות ולהקצות משאבים ביעילות, לאורך תהליך התכנון וההפקה.

הגדירו לוח זמנים מפורט וכללו בפנים נקודות ציון חשובות

כל הפקה מתחילה בבניית לוח זמנים מקיף ומפורט, הכולל את כל אבני הדרך המרכזיות, מהתכנון הראשוני ועד למשימות שעוד יש לבצע לאחר האירוע. הקצו  אחריות וסמכויות וקבעו מועדים ברורים עבור כל משימה. כך תבטיחו ביצוע חלק ותמנעו מתקלות של הרגע האחרון.

אסטרטגיות שיווק וקידום

חשוב להשקיע בשיווק של האירוע על מנת למשוך אליו משתתפים מהקהל הנכון.  אסטרטגיית שיווק חזקה תעורר מודעות ותמשוך את קהל היעד המדויק. נצלו לשם כך ערוצים דיגיטליים, פלטפורמות מדיה חברתית, שיווק באמצעות ניוזלטרים במייל ושיתופי פעולה עם שותפים רלוונטיים מהתעשייה, על מנת למקסם את טווח ההגעה.

השקיעו בתוכן איכותי

מומלץ לבנות תוכנית אטרקטיבית, התואמת את מטרות האירוע ואת קהל היעד של האירוע. שלבו בתוכנית מרצים מבוקשים, פאנל מומחים, סדנאות אינטראקטיביות והזדמנויות ליצירת נטוורקינג, על מנת לספק מענה לתחומי עניין מגוונים ולספק ערך עבור המשתתפים.

עודדו הזדמנויות לנטוורקינג באירוע עצמו

עודד יצירת קשרים ונטוורקינג על ידי הקצאת אזורים מוגדרים במתחם האירועים, שנועדו למפגש נינוח בין האורחים, לצד פעילויות אינטראקטיביות שיעודדו אותם לתקשר זה עם זה. יצירת קשרים בין המשתתפים באירוע, יכולה להעצים את ההשפעה של האירוע ולבסס קשרים עסקיים לטווח הארוך.

בחרו בקפידה את הקייטרינג והמשקאות שיוגשו לאורחים

איכות המזון והמשקאות יכולה להשפיע באופן משמעותי על הרושם ועל שביעות הרצון הכללית של המשתתפים באירוע. בחרו בשירותי קייטרינג איכותיים, ודאגו שיוצעו לאורחים באירוע אפשרויות קולינריות מגוונות, שיספקו מענה למגוון רחב של העדפות תזונתיות, לרבות בעלי רגישויות למזון, טבעונים, שומרי כשרות וכו׳.

השתמשו בתוכנות לניהול משימות 

השתמשו בתוכנות וכלים לניהול משימות, ופלטפורמות לניהול משתתפים באירוע, על מנת  לייעל את תהליך הרישום, ובהמשך גם לצורך קבלת משובים. בנוסף, כדאי לשלב גם שימוש באפליקציות ייעודיות לאירועים או בפלטפורמות מקוונות אחרות, כדי לשפר את מעורבות המשתתפים ולהקל על התקשורת במהלך האירוע.

אם החלטתם לקיים את האירוע בעיר הכי שווה בארץ, כבר עשיתם צעד ענק לעבר הבטחת הצלחתו. השילוב של מיקום מרכזי ונוח להגעה, וזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, הוא בלתי מנוצח. עם זאת, לא כל אולם אירועים יוכל לספק לכם את כל אשר דרוש לאירוע הספציפי שלכם, לצד שירותים ומתקנים ברמה גבוהה. כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם להגיע למקום המדויק ביותר, שיבטיח אירוע מוצלח ומרשים

כמפיקים, אתם כבר וודאי יודעים שאין דבר חשוב יותר באירוע מאשר הלוקיישן. המקום בו יערך האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, ישפיע בכל קנה מידה אפשרי על הצלחת האירוע – החל מהאווירה ועד לנוחות ולרושם של האורחים שלכם, האולם הוא האירוע, פשוט כמשמעו. 

אם החלטתם לקיים את האירוע במרכז הארץ, כבר עשיתם צעד ענק לעבר הבטחת הצלחתו. השילוב של מיקום מרכזי ונוח להגעה, וזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, הוא בלתי מנוצח. 

עם זאת, עדיין חשוב לבחון היטב, דרך מספר פרמטרים עיקריים, האם זהו האולם המתאים והמדויק ביותר עבור האירוע שלכם. כאשר מחפשים אחר אולמות אירועים במרכז, יש לקחת בחשבון מספר גורמים מרכזיים, שמיד נפרט.

הצ׳ק ליסט המושלם: דברים שחשוב לבדוק כאשר מחפשים אולם לאירוע עסקי

על מנת לסייע לכם המפיקים לעבוד באופן יעיל ונכון, ולהבדיל בין עיקר לטפל, הכנו עבורכם רשימת הפרמטרים החשובים שכדאי לבדוק במהלך החיפוש אחר האולם המושלם. 

מטרת האירוע והצרכים הספציפיים שלכם מהמקום

בשלב הראשון של תהליך ההפקה, עם ובלי קשר למציאת אולם האירועים המושלם, חשוב להגדיר היטב את המטרה, את הגודל ואת הפורמט של האירוע. בשלב הזה יש להחליט האם תזדקקו לחדר ישיבות, חלל עם ריהוט כמו שולחנות וכיסאות, בו המשתתפים יוכלו לסעוד את ארוחת הבוקר, הצהריים או הערב, חלל המתאים להרצאה ולהקרנת תכנים באמצעות מקרן גדול ועוד. קחו בחשבון את מספר המשתתפים, את סידורי הישיבה, ציוד סאונד ותאורה ומתקנים ספציפיים הדרושים לכם להתנהלות תקינה של האירוע.

מיקום מרכזי הוא מאסט

כאמור, כבר החלטתם לקיים את האירוע באולם אירועים במרכז, אבל לא כל לוקיישן במרכז הוא אכן מרכזי ואטרקטיבי. מי כמוכם יודע כמה קריטי המיקום עבור הגעת האורחים, הלכה למעשה. מוזמנים רבים נוהגים לבטל את השתתפותם באירועים, אם אלו אינם נערכים במיקום נגיש, שנוח וקל להם להגיע אליו. אם כן, בחירה במקום לאירוע עסקי בתל אביב עשויה להיות הבחירה הטובה ביותר בכל קנה מידה. חשוב לקחת בחשבון פרמטרים כמו קרבה לשדה תעופה (במידה ויש לכם ברשימה אורחים מחו״ל), אפשרויות תחבורה ציבורית, מלונות ומתקנים אחרים. בתל אביב תמצאו את כל אלו ועוד הרבה יותר. המוניטין הגבוה של העיר האטרקטיבית, לא ישאיר אף אורח מחוץ לרשימה.

התאמת גודל האולם לכמות האורחים

חשוב לוודא שהמקום יכול להכיל את מספר המשתתפים הנמנים ברשימה שלכם בנוחות. זהו פרמטר שהוא לא פחות מקריטי, שכן, אולם גדול מדי עלול לפגוע באווירה ובהרמוניה של האירוע, ואילו אולם קטן מדי עלול לגרום לצפיפות ולאי נוחות גדולה בקרב המשתתפים. מה גם שבעידן שאחרי מגיפת הקורונה, כדאי לנקוט במשנה ביטחון בכל הנוגע לצפיפות. באותה הזדמנות בדקו מהי קיבולת הישיבה של האולם אל מול הקיבולת של אירועי עמידה ואירועי קוקטייל, וגם פרמטרים נוספים כמו במות, אזורי תצוגה ועוד.

שירותים ומתקנים בהתאם לצרכי האירוע

בדקו היטב את השירותים והמתקנים שהמקום מציע, על מנת להבטיח שהם מספקים מענה מתאים לצרכי האירוע שלכם. בדקו מה נכלל בשכירת האולם – האם במקום מספקים גם ציוד הגברה ותאורה לצד שירותי תפעול, האם יש באולם גישה לאינטרנט מהיר, מסכי הקרנה ועוד. חשוב לקחת בחשבון גם פעילות של ספקים במקום, לרבות שירותי קייטרינג, תמיכה טכנית, חניה ואפשרויות נגישות. כמובן, לא מספיק שכל אלו יהיו באולם, חשוב לבחון היטב גם מהי איכותם, ולבדוק לעומק המלצות או דיס-המלצות על הספקים העיקריים שאתם זקוקים לשירותיהם באירוע. 

המוניטין והניסיון של הנהלת המקום

יש לא מעט אולמות אירועים בתל אביב, אך לכל אחד מהם אופי וסגנון שונה, וגם איכות שונה. חשוב מאוד לבחור במקום שיש בו סטייל ואיכויות, ולא פחות חשוב – שהשירות בו מהימן ומקצועי. אחד הדברים החשובים להצלחת אירוע, הוא שהכל בו ״יתקתק״. מי כמוכם המפיקים יודע, שתקלות ועיכובים יכולים לפגוע באירוע פגיעה אנושה? על מנת להבטיח שמצאתם אולם מהסוג האיכותי והמנוסה, חשוב לבדוק הן את המוניטין של האולם והן את הניסיון של הצוותים הפועלים במקום. חפשו ברשת אחר ביקורות והמלצות מלקוחות קודמים, על מנת לאמוד את רמת שביעות הרצון שלהם מהמקום והשירות שקיבלו בו. ניתן גם לבקש מהצוות עצמו הפניות ללקוחות קודמים מהתחום שלכם, על מנת להעריך את יכולתו של המקום לטפל באירועים עסקיים דומים.

יכולות גמישות והתאמה אישית

כאן יש סעיף חשוב במיוחד, אז כל העיניים אלינו: אירועים עסקיים במרכז יכולים להיות בשלל סוגים, צבעים וסגנונות. החל מאירוע הכולל הרצאות ועד לירידים עם דוכנים ועמדות שונות, כנסים, תערוכות ואפילו הופעות ומסיבות. זו הסיבה שממש בתחילת הדרך, חשוב להבין בדיוק לאיזה סוג משתייך האירוע שאתם מפיקים ומה אתם חייבים שיהיה באולם על מנת להוציא את התוכנית לפועל. הדרך הטובה ביותר היא לאתר אולם אירועים שיש בו גמישות מקסימלית, והוא יכול לעבור הסבה לכדי הפורמט לו אתם זקוקים. בדקו את היכולת של המקום לספק מענה לבקשות מיוחדות כמו הנ״ל, והאם האולם יכול להתאים לדרישות ולמיתוג הייחודיים של האירוע.

עלות מול תקציב

כמובן, כבר בשלב ההתחלה של הפקת האירוע, קיבלתם לידיכם את פרטי התקציב, או לחילופין, בניתם אותו ביחד עם הלקוחות שלכם וכדומה. כאשר אתם בוחנים אולם אירועים עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, יש לבחון את מבנה התמחור שהמקום מציע לכם, ולקבוע אם הוא מתאים לתקציב שניתן לכם. זו הזדמנות טובה לשאול גם לגבי עלויות נסתרות או חיובים נוספים עבור שירותים, שהם מעבר לדמי השכירות הבסיסיים. בשלב הבא, מומלץ להשוות מחירים וחבילות ממקומות אחרים, על מנת לקבל החלטה מושכלת.

קייטרינג וכיבוד – אין אירוע בלעדיהם

בניגוד לשנים קודמות, כיום אין דבר כזה אירוע בלי כיבוד מושקע או אפילו ארוחה של ממש. לעתים קרובות, הקולינריה באירוע תופסת חלק משמעותי מאוד ממנו, ולאורחים שלכם יש ציפיות בהתאם. בדיוק לשם כך, כאשר בוחנים אולם אירועים, יש לבדוק אם המקום מספק שירותי קייטרינג פנימיים, ומהי הרמה, הסגנון והאיכות של אלו, או לחילופין, האם יש אפשרות להביא קייטרינג חיצוני. באותה נשימה, יש לבדוק את אפשרויות התפריט שהמקום מציע, לרבות התאמה למגבלות תזונתיות וכמובן את איכות הצעות המזון והמשקאות. במידה והמקום מציע שירותי קייטרינג איכותיים ומומלצים, הוסיפו עוד הרבה נקודות לטובתו. לא רק שהדבר יוריד לכם הרבה מטלות מהרשימה שהיא ארוכה גם ככה, מה גם שבאופן זה תוכלו להיות רגועים שהצוות הפועל במקום יודע את העבודה והאירוע ״יתקתק״ ויזרום ללא תקלות, מבחינת הגשת ופינוי האוכל.

אירוע עם אפס תקלות: צוות תמיכה טכנית

בעידן הדיגיטלי והטכנולוגי בו אנחנו חיים, אין כמעט אירוע שלא משלב שימוש באמצעים טכנולוגיים, לרבות הקרנת מצגות וסרטוני וידאו, ושימוש באפליקציות ייעודיות לאירוע. כל אלו הם מבורכים מצד אחד, אך מהווים פתח לתקלות ולעיכובים מהצד השני. זו הסיבה שחשוב לבדוק לגבי זמינות של צוות תמיכה טכנית במקום,  שיוכל לסייע בכל הקשור לענייני סאונד ותאורה, וגם יוכל לספק מענה לבעיות טכניות ולכל דרישה אחרת במהלך האירוע.

סיוע מקצועי בתכנון האירוע

באולמות אירועים מסוימים, ובמיוחד בכאלו שכבר הוציאו לפועל עשרות ומאות אירועים עסקיים, יוכלו לעתים להציע לכם סיעו מקצועי בתכנון האירוע, או לחילופין, לחבר ביניכם לבין מתכנני אירועים מקצועיים, שפעלו אצלם בעבר. הדבר עשוי להועיל מאוד במקרה שאתם זקוקים לסיוע בארגון האירוע העסקי עליו אתם עמלים. מומלץ גם לבדוק האם האולם יכול להציע שירותי תיאום אירועים, ולבחון מהי רמת המעורבות שלהם בתהליך התכנון.

בטיחות וביטחון: פרמטר המצביע על רצינות ומקצועיות 

מעבר לעובדה המובנת מאליה והבסיסית – אתם זקוקים לאמצעי בטיחות ולשירותי ביטחון באירוע שלכם, הפרמטר הזה עשוי להצביע על היבטים נוספים. אולם אירועים המציב בראש סדר העדיפויות היבטי בטיחות וביטחון, הוא אולם רציני, אחראי ומקצועי. בדיוק לשם כך, חשוב לוודא שבמקום קיימים אמצעי בטיחות נאותים, לרבות  מערכות בטיחות אש, יציאות חירום ואנשי אבטחה. שאלו לגבי הפרוטוקולים של המקום לטיפול במצבי חירום ובדקו גם את הביטוחים שהמקום כולל.

האותיות הקטנות: מדיניות חוזים וביטולים

נכון, זה לא החלק הכי אטרקטיבי בהפקה, אבל אין ספק שהוא אחד החשובים ביותר. עיינו בקפידה בתנאי החוזה ובמדיניות הביטול של המקום, הרבה לפני שאתם מחליטים להתחייב לו. הבינו לעומק את היקף המקדמה הנדרשת, את מועדי התשלומים ואת גובה הקנסות שתידרשו לשלם בגין ביטולים או שינויים בהזמנה.

אין טוב כמו מראה עיניים: הגיעו פיזית למקום

נכון, אנחנו חיים בעידן טכנולוגי מתקדם מאין כמותו, וכמעט שאין דבר שאי אפשר לעשות היום באמצעות הסמארטפון או במחשב, ואפילו סיור וירטואלי באולם אירועים זה לא משהו ״בשמיים״. עם זאת, על מנת לבצע את הבחירה הטובה ביותר בנוגע לאולם האירועים, חובה להגיע למקום ולראות אותו במו עיניכם. על מנת לייעל את התהליך ולחסוך בזמן יקר, מומלץ לרכז מספר מצומצם של מקומות שהתאימו לכל הדרישות המפורטות לעיל (את רובן ככולן אפשר לעשות מרחוק), ורק אז להגיע ולראות אותם באופן פיזי.

כאשר אתם מגיעים לראות את המקום ב״לייב״, יש לחדד את כל החושים ולבדוק איך האווירה במקום, האם הפריסה של החללים והעמדת הריהוט והמתקנים מתאימים לצרכים שלכם. חשוב לערוך בדיקה מקיפה ולבחון את ההתאמה הכללית של המקום לאירוע העסקי שלכם. שימו לב לפרמטרים כמו רמת הניקיון המקום, רמת התחזוקה, הירידה לפרטים והשמירה על סטנדרטים גבוהים ככלל.

לסיכום, בחירה באולם אירועים בתל אביב היא בהחלט צעד בכיוון הנכון לעבר אירוע עסקי מוצלח. עם זאת, לא כל אולם יוכל לספק לכם את כל הדרוש עבור האירוע הספציפי אותו אתם מפיקים. יש לכם את כל הסיבות להשקיע בתהליך החיפוש של המקום המושלם, תוך שאתם לוקחים בחשבון את כל הפרמטרים שתיארנו לעיל, ומבצעים מחקר מעמיק. מציאת המקום המתאים לאירוע העסקי שלכם, כזה העונה על כל הדרישות ומציע ערך מוסף, תבטיח חוויה מדויקת, מוצלחת ובלתי נשכחת עבור המשתתפים באירוע. אירוע המתנהל באופן הרמוני ומקצועי, ועולה בקנה אחד עם ערכי החברה העומדת מאחוריו, יותיר רושם עמוק בקרב האורחים בו, והתשואה שלו תהיה משמעותית יותר. 

אתם נמצאים בתחילת הדרך של הפקת אירוע עסקי חשוב, וחובת ההוכחה עליכם. לכל הדעות, לא מדובר במשימה פשוטה, וייתכן מאוד שימים טרופים לפניכם, לצד לילות נטולי שינה. עם זאת, ישנם מספר טיפים שכבר הוכיחו עצמם כיעילים, בכל הנוגע להפקת אירועים ככלל, ואירועים עסקיים בפרט. ישנה דרך מסוימת שאם הולכים בה, אפשר כמעט להבטיח הצלחה. מה חשוב לבדוק לפני שבוחרים אולם לאירוע עסקי?

אירועים עסקיים במרכז – שוב על הפרק. אתם נמצאים בתחילת הדרך של הפקת אירוע עסקי חשוב, וחובת ההוכחה עליכם. לכל הדעות, לא מדובר במשימה פשוטה, וייתכן מאוד שימים טרופים לפניכם, לצד לילות נטולי שינה. כן, זוהי האמת ולא באנו להתכחש לה. עם זאת, ישנם מספר טיפים שכבר הוכיחו עצמם כיעילים, בכל הנוגע להפקת אירועים ככלל, ואירועים עסקיים בפרט. ישנה דרך מסוימת, שאם הולכים בה, אפשר כמעט להבטיח הצלחה. לכל הפחות, בכל מה שנמצא בשליטתכם – תביאו לשולחן את הטוב ביותר, ואת הנכון ביותר, המתאים ביותר. אפרופו התאמה, אפשר לומר שזוהי מילת המפתח בהפקה מוצלחת. כל פרטי האירוע, החל מהקטן ביותר ועד הגדול והמשמעותי ביותר, חייבים להתאים באופן מדויק לאירוע הספציפי שאתם מארגנים. נכון, מדובר בביג דיל, הפקת אירוע היא עניין גדול ומורכב מאוד, אך בדומה לכל פרויקט גדול, הדרך הנכונה היא לפרק אותו לגורמים ולשלבים, וכך גם להקל עליכם, המפיקים, וגם להבטיח שתפעלו באופן הנכון, השקול והמסודר.

1 כשמדובר בהפקת אירועים – תמיד יפה שעה אחת קודם

אומרים שזמן שווה כסף. זה נכון, אבל הוא שווה גם עוד דברים, ובעיקר שקט נפשי והחלטות שקולות. כאשר אתם נמצאים בתהליך הפקת אירוע, ולא משנה איזה סוג של אירוע – החל מאירוע עסקי ועד לאירוע חתונה, הזמן הוא המצרך הכי חשוב שלכם, והוא יכול להיות ממש קריטי. ככל שיהיה לכם פחות זמן לתכנון האירוע, כך תהיו לחוצים יותר, תקבלו החלטות פחות טובות, וגם יהיו לכם פחות אופציות כאשר המבחר יצטמצם. לדוגמא, אם תתחילו לחפש מקומות לאירועים עסקיים במרכז בשלב מאוחר יותר של ההפקה, כך יהיו פחות אולמות זמינים עבורכם, ויתכן שתאלצו להתפשר על איכות והתאמת המקום. כולם יודעים שהאולם עושה את האירוע, ואם תישארו עם מקומות פחות טובים ביד, נתוני הפתיחה שלכם אינם אידיאליים. לא רק אולמות אירועים, גם ספקים שונים, לרבות חברות קייטרינג, שירותי תאורה וסאונד ועוד, הולכים ו״נתפסים״ ככל שהזמן עובר, ויתכן שגם מהבחינה הזו תצטרכו להתפשר. כל אלו הם בעצם המרכיבים שעושים את האירוע, ויכולים להכריע האם הוא יהיה מוצלח או פחות. במילים אחרות, יש לכם את כל הסיבות להתחיל כמה שיותר מוקדם.

2 עוד סיבה אחת טובה למהר ולשריין אולם לאירוע

מעבר לעובדה שככל שתתעכבו עם חיפוש האולם, כך יהיו לכם פחות אופציות טובות של מקומות, ישנה סיבה נוספת ומוצדקת לסגור מקום כמה שיותר מהר. העניין הוא שרק מהרגע שיהיה לכם מקום ותאריך לאירוע, תוכלו להמשיך ולהתקדם בתהליך ההפקה. רק כאשר תהיו סגורים על מועד, תוכלו לשריין לאירוע ספקים נוספים כמו חברת קייטרינג, מעצבים, די.ג׳יי, צוותי תאורה והגברה ועוד. כמו כן, לעתים קרובות עצם שריון האולם כבר ״סוגר לכם פינות״ של ההפקה, ובמיוחד במקרים בהם המקום עצמו יכול להציע שירותים וספקים מטעמו. בנוסף, לאחר שריון האולם, תוכלו גם לגבש קונספט מתאים לאירוע, והתמונה כולה תתבהר. בקיצור, זוהי המשימה החשובה והדחופה ביותר ברשימה שלכם, וככל שתמהרו לבצעה, כך יהיה טוב יותר. 

3 אבל רגע לפני שמתחילים לחפש אולם – שאלות שחשוב לשאול

אז נכון שאמרנו שחשוב למהר ולמצוא אולם אירועים לאירוע שלכם, אבל לא פחות חשוב – לבחור את המקום הנכון, המדויק המתאים ביותר. הנה כמה שאלות שיסייעו לכם לדייק את תהליך החיפוש ואת הבחירה עצמה:

מהו בדיוק סוג האירוע שאתם מפיקים?

אירועים עסקיים, ממש כמו הארגונים שעומדים מאחוריהם, מגיעים במגוון צורות, גדלים וסוגים. הם יכולים להיות פנימיים – מיועדים לעובדי החברה או לבעלי עניין פנימיים, או חיצוניים – פונים לקהל רחב יותר או לציבור הרחב.

בין הסוגים הנפוצים ביותר של האירועים העסקיים, נמנים:

כנסים: בדרך כלל מדובר באירועים שנתיים, הכוללים לו״ז מסודר של פעילויות, לרבות הרצאות של מומחים ומובילי דעות, מצגות וכו׳.

השקות מוצר: כאשר חברה מוציאה לשוק מוצר או שירות חדש, אירוע השקה עשוי לסייע ביצירת ״באזז״ והיכרות של הציבור, ואף לקדם חשיפה, עניין, ביקוש וכמובן גם מכירות של המוצר. 

תערוכות וירידים: הפורמט הטוב ביותר כאשר חברות רוצות להדגים מוצרים, לפגוש לקוחות פוטנציאליים וליצור קשר עם עמיתים בעת ובעונה אחת.

אירועי חברה: מדובר באירועים פנימיים של עובדי החברה. גם בתוך הז׳אנר הזה ישנם סוגים שונים – האירוע יכול להיות ממוקד עבור צוותים ספציפיים, לדוגמא מפגש הדרכה או קורס העשרה מקצועי, ויכול להיות עבור כלל עובדי החברה, לדוגמא מסיבת סילבסטר, פורים, או מסיבת הנפקה ועוד. גם אירועים המיועדים לבעלי העניין המרכזיים של החברה, כמו ישיבות דירקטוריון או עדכוני משקיעים נכנסים לקטגוריה הזו.

לכל אחד מסוגי האירועים שלהלן, יתאים סגנון אחר של מקום. על מנת לבחור באולם האירועים המתאים ביותר, יש להגדיר בדיוק מהו סוג האירוע שאתם מפיקים.

הוא כן קובע: מהו גודל האירוע? 

במידה ואתם מחפשים אולם לאירועים עסקיים בתל אביב, חשוב להבין שהמקומות בעיר הם מגוונים ושונים מאוד זה מזה, גם מבחינת הגודל. אחד הפרמטרים החשובים ביותר בבחירת אולם מתאים, הוא שהגודל של המקום יתאים להיקף האירוע. אירוע מוצלח מתבסס על החיבור והתקשורת של המשתתפים זה עם זה. אם תלכו על מקום גדול מדי, המטרה הזו עלולה להתפספס, ואילו אם תבחרו במקום קטן מדי – לאורחים שלכם יהיה צפוף ולא נוח. אם כן, לפני שיוצאים לדרך, חשוב לקבל את הנתונים לגבי כמות המוזמנים לאירוע. יש לציין בהקשר זה, שברוב אולמות האירועים הגדולים, יוכלו לעשות את האדפטציות המתאימות לפי הצורך, ו״להקטין״ ולתחום חלל בתוך האולם. כך שאם מצאתם מקום שמאוד ״עשה לכם את״ זה אך הוא גדול מדי עבור האירוע שלכם, לא בטוח שתצטרכו לוותר עליו.

מיהם האורחים שלכם? 

לאחר שהגדרתם את הנתונים הטכניים ה״יבשים״, ובמיוחד סוג האירוע והיקף האירוע, עכשיו צריך לצלול לתוך נתוני הקהל שלכם. הרי שמוצר טוב הוא כזה המותאם באופן מדויק לקהל היעד שלו. אם במקרה זה האירוע הוא המוצר, הרי שיש לנתח את היטב את פלח השוק אליו הוא פונה. 

הנה כמה שאלות שיסייעו לכם לדייק את הנתונים:

גיאוגרפיה: מאיפה האורחים שלכם מגיעים?

הנתון הזה חשוב לא רק לבחירת מיקום אולם האירועים, אלא גם לצורך אפיון הסגנון של האורחים שלכם. זה הזמן לבדוק גם אם יש לכם מוזמנים שמגיעים מחו״ל, על מנת להבין אם תצטרכו להתאים את השפה והסגנון כאחד.

תחום תעסוקה: לאיזו תעשייה המשתתפים שייכים?

משלח יד לא פעם משליך גם על סגנון וסטנדרטים. לדוגמא, אם מדובר בעובדי הייטק, הרי שתצטרכו למצוא מקום יוקרתי ובסטנדרט מסוים, אם מדובר בכלכלנים, הסגנון יהיה אחר, אם מדובר באירוע השייך לעובדי חברה שלמה, על שלל תפקידיה, תהיה כאן התפלגות. כך או כך, זהו נתון שחשוב מאוד לבדוק על מנת לאפיין את האורחים שלכם. 

מהו טווח הגילאים של המשתתפים?

טווח גילאי המשתתפים באירוע יכול להעיד רבות על הסגנון ועל העדפותיהם. למשל, אירוע המיועד לעובדי הייטק בשנות ה-20 וה-30 לחייהם, יתאפיין בסגנון שונה מאשר אירוע המיועד לעובדים בגילאי חמישים ומעלה. לכן, במסגרת אפיון הקהל שלכם, אחד הפרמטרים החשובים שיש להגדיר הוא טווח גילאים.

מה חייב להיות באולם לצורך האירוע הספציפי שלכם?

הנה עוד סיבה מצוינת לדעת היטב לאן אתם הולכים, לפני שאתם מתחילים ללכת. אפיון מפורט ומדוקדק של האירוע שלכם, יסייע לכם להתכוונן לעבר האולם המתאים, ולדעת בדיוק אילו נתונים צריכים להיות בו, בהתאם לנתוני האירוע. 

כמה דברים שכדאי לבדוק שהאולם יכול לספק לכם

שירותי קייטרינג ברמה גבוהה

היום כבר ברור שכאשר ניגשים לבחור אולם אירועים עבור האירוע שלכם, קודם כל בוחנים אותו דרך רמת הקולינריה שהוא מציע. מדינת ישראל הפכה זה מכבר למעצמה קולינרית, והאירוע שלכם נמדד לא מעט בשל האוכל המוגש בו. בניגוד לעבר, כולם מבינים באוכל, מבשלים ויודעים להבדיל בין מצוין לטוב לבינוני. בעידן האינסטגרם ותוכניות הבישול, יש לכם פה קהל לא פשוט, במיוחד אם מדובר בפלח שוק של עובדי הייטק צעירים, אנשי עסקים מצליחים וכדומה. לכן, דבר ראשון בדקו מיהי חברת הקייטרינג הפועלת במקום.

שירותי הגברה, תאורה, Wi-Fi ותמיכה טכנית

אירועים עסקיים רבים כוללים גם הרצאות, הקרנת מצגות, הופעות ועוד, ולכן חשוב לוודא מבעוד מועד, עד כמה אולם האירועים שאתם עומדים לשכור, ערוך לכל אלו, הן מבחינת הציוד הטכני שבו, המתקנים ותצורת המבנה, והן מבחינת אנשי צוות, לרבות תמיכה טכנית. באולמות רבים עובדים עם ספקים קבועים המעניקים שירותי תקשורת, הגברה, תאורה ותפעול בשטח. אלו יכולים לחסוך לכם המפיקים את הטרחה ואת האיתור של השירותים האלו בחוץ. ככל שרשימת המטלות שלכם תתקצר, כך יהיה טוב יותר.

יכולות גמישות והתאמה אישית

בשאיפה שהאירוע שלכם יהיה מיוחד, ייחודי ויוצא דופן, יתכן מאוד שתצטרכו שהמקום בו הוא יתקיים יעבור אדפטציות והתאמות ספציפיות לאירוע שלכם. ככל שהאולם בו תבחרו יהיה יותר ורסטילי וגמיש, כך יגבר הסיכוי שהאירוע שלכם יתממש בהתאם לתוכנית הספציפית והמיוחדת שאתם מכינים. תוספות של מתקנים, אלמנטים עיצוביים ואפילו גרפיקה מותאמת אישית, יהפכו את האירוע שלכם לכזה שיש לו אימפקט ומשמעות. 

אלמנטים ייחודיים נוספים

האם מדובר ב״עוד מקום״ באזור תעשייה כלשהו במרכז, או שמא במקום ייחודי ובסטייל, דוגמת אולם אירועים ליד הים בתל אביב? האם המקום מציע איזשהו מרכיב משמעותי ובולט שהוא ייחודי? לוקיישן יוצא דופן, עיצוב בסטייל מיוחד, אוכל ברמה גבוהה במיוחד, מתחם חוץ עם נוף מרהיב וכו׳? סמכו על עצמכם, אתם תזהו את ה״אקס פקטור״ הזה באופן מידי, ותדעו לחרוץ האם זהו האחד.

התחלתם בתהליך ההפקה המורכב של אירוע כלשהו, וכעת אתם נדרשים לשאלת מיליון הדולר – היכן כדאי לקיימו? כידוע, לא ניתן להפריז בחשיבותו של אולם האירועים שתבחרו והשפעתו על הצלחת האירוע. אפשר אפילו לומר שהמקום הוא האירוע. בין שמדובר באירוע עסקי ובין שמדובר בחתונה – למה הבחירה באולם אירועים על הים היא תמיד רעיון טוב

התחלתם בתהליך ההפקה המורכב והסבוך של אירוע כלשהו. זה יכול להיות אירוע עסקי, אירוע חברה, אירוע משפחתי גדול או אולי בכלל חתונה. כעת אתם שואלים את עצמכם את שאלת מיליון הדולר – איפה כדאי לקיים את האירוע. כידוע, לא ניתן להפריז בחשיבותו של אולם האירועים שתבחרו והשפעתו על הצלחת האירוע. אפשר אפילו לומר שהמקום הוא האירוע. כמובן, ישנם מרכיבים נוספים שיתרמו את חלקם, לרבות הקולינריה (שלא פעם היא חלק בלתי נפרד משירותי המקום), הפסיליטיז במקום ומרכיבים שיוצרים אווירה כמו די.ג׳יי ועיצוב, אך אין ספק שהחלק הארי כאן הוא האולם עצמו.

לא משנה מהו סוג האירוע – אולם אירועים על הים הוא תמיד רעיון טוב

ללא קשר לסוג האירוע עליו אתם עומלים – אירוע עסקי, חתונה או מפגש מסוג אחר, הבחירה לקיים אותו במקום לאירועים על הים תמיד תהיה הדבר הנכון לעשות. כל הנחלים זורמים לים, וכל האירועים המתקיימים לידו, זורמים גם הם ומוכתרים בסופו של דבר כהצלחה גדולה. מה סוד הקסם? טוב, זה לא ממש סוד. התפאורה הזו של חוף הים, החול הזהוב, המים הכחולים וקצף הגלים, הם אלמנטים שבלתי ניתן להתחרות בהם, ואין איש אשר נשאר אדיש אליהם. גם הציניים ביותר, לא יכולים שלא להידבק באווירה המרגיעה ובוייב המהנה שיש ליד החוף.

חוף ים זה טוב ויפה, אבל יש דברים נוספים שצריך לוודא כשמחפשים אולם

נכון, כבר דיברנו על כך שבחירה באולם אירועים ליד הים היא תמיד רעיון טוב. אבל זה לא לגמרי מדויק, מאחר וישנם לא מעט מקומות לאירועים על הים, וצריך לדעת היטב כיצד לבחור את האיכותיים והשווים ביותר ביניהם, אלו שיניבו עבורכם אירוע מוצלח מכל הבחינות. הנה כמה דברים שכדאי לבחון מקרוב, כאשר מחפשים אולם לאירוע:

מיקום מרכזי ונגיש

כל מי שכבר הספיק להפיק אירוע או שניים בחייו, מבין עד כמה רבה היא חשיבותו של המיקום בו מתקיים האירוע. הסיפור הוא פשוט למדי, ככל שתבחרו מיקום מרכזי ונגיש יותר, כך יעלו אחוזי ההשתתפות באירוע, ולהיפך. כולנו מכירים את הסוגיה הזו, הרי שהשתתפות באירועים ובמיוחד אירועים מהסוג השמח והמסיבתי, אבל לא רק, היא אופציונלית. אף אחד לא מכריח אותנו להשתתף בדרך כלל. במידה והאירוע אליו הוזמנו מתקיים במיקום שההגעה אליו תהיה מורכבת ו/או תכלול נסיעה ארוכה, יש סיכוי גבוה שנעדיף שלא להשתתף. אבל לא כאן זה מסתיים. העניין הוא שגם אם נחליט ״לתת מעצמנו״ ולהגיע לאירוע המתקיים במיקום מרוחק הכרוך בהגעה מסורבלת, הכל מצביע על כך שפחות נהנה מהאירוע. נסיעה ארוכה, עמידה בפקקים, הסתבכות עם ניווט אל יעדים שאפילו ה״ווייז״ לא לגמרי מכיר, יביאו לכך שנגיע לאירוע מותשים, עייפים, ובמצב רוח פחות טוב. מה גם שלאורך האירוע עצמו, נהיה מוטרדים מהדרך חזרה שעוד מצפה לנו בסוף, וגם עניין זה עלול לפגוע בריכוז שלנו ובהנאה מהאירוע. במילים אחרות, בחירה במקום על הים אינה מספיקה, אם כי יש לבחור גם במיקום גיאוגרפי מרכזי, כמו למשל אולם אירועים ליד הים בתל אביב.

מקום עם סטייל ועם פסיליטיז ברמה גבוהה

כמובן, ישנה חשיבות רבה מאוד לאיכות המקום עצמו, לסטנדרטים הגבוהים, לפסילטיז ברמה גבוהה, לעיצוב הפנים והחוץ, ולסטייל. כמו כן, לא כל מקום יוכל לספק לכם את כל המתקנים והשירותים שתזדקקו להם באירוע הספציפי אותו אתם מפיקים. עם זאת, על מנת להבטיח שהאירוע יזרום הכי חלק ומקצועי שאפשר, ולא פחות חשוב – על מנת להוריד מרשימת המטלות שלכם המפיקים כמה שיותר משימות, כדאי לבחור במקום ש״סוגר לכם כמה שיותר פינות״ ומספק מטעמו כמה שיותר שירותים, ספקים, ומתקנים רלוונטיים. 

בהקשר זה, חשוב להכיר מראש את כל צרכי האירוע שאתם עובדים עליו. למשל אם מדובר בחיפוש אחר אולם לאירוע עסקי בתל אביב, יתכן כי תזדקקו למתקנים, מכשירים ושירותים ספציפיים מאוד, לרבות מערכות הגברה ותאורה. אירועים עסקיים שונים כוללים גם הרצאות או נאומים, ולא פעם גם הקרנה של סרטוני וידאו רלוונטיים. במקרה שגם האירוע המדובר מתוכנן לכלול אלמנטים מסוג זה, חשוב להיערך לכך. כאשר אתם בוחנים את התאמתו של אולם האירועים, כדאי לבדוק אם יש בו את כל ציוד ההגברה, התאורה והמקרנים שתזדקקו לו. במקרים אחרים, שווה לבדוק אם המקום מעסיק ספקים קבועים שיוכלו להעניק לכם את השירותים הללו. ברוב המקרים כדאי לתת עדיפות לספקים הקבועים העובדים עם המקום, שכן אלו מכירים את הפריסה ואת הנתונים השונים במקום וידעו לעבוד בו באופן יעיל יותר מאשר ספקים חיצוניים שאולי תרצו לשכור את שירותיהם. כל דבר כזה תופס חשיבות רבה, במיוחד בהקשר לשקט הנפשי שלכם, שהוא סביר להניח מצרך נדיר בתקופת ההפקה.

מקום שיכול לספק לכם כמה שיותר שירותים

בהמשך לסעיף הקודם, כאשר אתם מחפשים אחר אולם האירועים המתאים, ובמיוחד כאשר אתם מכוונים לאולם אירועים על הים, כדאי לבחור במקום שמעניק לכם את קשת השירותים הרחבה ביותר שניתן. לא רק מדובר ב״סגירת פינה״, כאמור, אלא בהגדלת הסיכויים שהאירוע שלכם ״יתקתק״. ההיבט הזה הוא אחד החשובים, כאשר בוחנים בסופו של דבר את הצלחת האירוע. אירוע ללא תקלות, הוא מראש אירוע מוצלח ומקצועי יותר.

מקום המציע שירותי קייטרינג ברמה גבוהה

אחד השירותים החשובים, אותו יש לבחון בשלבים הראשוניים הוא כמובן שירות הקייטרינג המוצע מטעם אולם האירועים. נכון, אם מאוד תרצו תוכלו להזמין חברה חיצונית שתדאג לקולינריה באירוע, אך זוהי בחירה שאינה אידיאלית. כאמור, ככל שתשכילו לבחור ספקים שמכירים את המקום על בוריו, כך תוכלו לישון בשקט ולדעת שבאירוע שלכם הכל יעבוד באופן יעיל. לדבר הזה יש חשיבות אפיו רבה יותר כאשר מדובר במערך הכנת והגשת האוכל באירוע. כל עיכוב או תקלה בעניין זה, עלול לפגוע באופן ניכר באירוע שלכם. משתתפים שהמנות שלהם מתעכבות, חווים עוגמת נפש רבה, והדבר עלול להכתיב את הרושם והחוויה הכללית שלהם מהאירוע. כמובן שאין הכוונה פה ללכת ״על עיוור״ ולשכור את שירותי הקייטרינג שבמקום, אלא שיש גם לבחון את רמת החברה, את איכות המנות, את הסגנון הקולינרי ועד כמה הוא עדכני ובסטייל, ולא פחות חשוב – להשיג המלצות לגבי החברה, ממפיקים או לקוחות אחרים ששכרו את שירותיה.

מקום המתאים בגודלו לגודל האירוע המתוכנן

לא פעם, מפיקים נוטים להקל ראש בנתון זה, וחבל. ההתאמה של גודל אולם האירועים לכמות המוזמנים היא לא פחות מקריטית. כן, אנחנו לא מגזימים, ואולי תופתעו לגלות שלא רק שחשוב שלאורחים שלכם באירוע יהיה מרווח ונוח ולא צפוף, גם חשוב מאוד הצד השני – שלא יהיה להם מרווח מדי. כן, לגמרי. אירוע הוא עניין חברתי. במידה ובוחרים במקום ש״גדול על האירוע שלכם״, מבחינת ממדים, אתם מסתכנים בכך שהאורחים שלכם לא יתחברו זה עם זה, ויתפזרו בחלל. העניין הזה חשוב מאוד באירועים עסקיים, שלא פעם מכוונים לחיבור בין דמויות שונות מתחום מסוים, והוא לא פחות חשוב בחתונות ובאירועים ״מסיבתיים״, שאמורים להתבסס על חגיגה משותפת ועל אווירה מסוימת. האנשים, או יותר מדויק לומר, ההתנהגות של האנשים באירוע, היא מה שעושה את האירוע. ברגע שתגרמו להם להתפזר, תפספסו את הנקודה ואת מטרת האירוע.

חתונה על הים בתל אביב – שיא הרומנטיקה, לצד הספקים הכי שווים

אם אתם שוקלים את הרעיון של חתונה על הים בתל אביב, אתם בכיוון הנכון, אבל לגמרי. למה? קודם כל, חתונה על חוף הים. יש יותר רומנטי מזה? יש יותר חלומי מזה? טקס חופה עם הרקע המשגע הזה של החול והגלים והשמיים הכחולים זה החלום. אבל מה עם החששות? להביא את כל המשפחה והחברים לחוף הים, נשמע מסורבל ומורכב… אבל יש דרך בטוחה לעשות את זה, ולהנות מכל העולמות. הפתרון הפשוט הוא לקיים את החתונה בעיר הגדולה, ובכך להפיק תועלת מכל מה שקשור בעיר (מייד נפרט), מבלי לוותר על הנוף ההיסטרי של אתר הטבע הכי מרשים, מרגש ושובה לב שיש.

למה חתונה בעיר היא ללכת על בטוח? 

הבחירה בתל אביב כיעד לחתונה היא הדבר הכי בטוח שאתם יכולים לעשות. קודם כל בגלל הלוקיישן המרכזי והפופולרי, שככל הנראה, ימשוך אליו בשמחה את כל המשפחה והחברים שלכם, ואף אחד לא יעלה בדעתו לוותר על אירוע החתונה שלכם. יתרה מכך, סביר להניח שרבים מחבריכם בכלל מתגוררים בעיר, ויוכלו להגיע לחתונה בקלות, במונית, באופניים בקורקינט ואולי אפילו בהליכה ברגל. אין כמו להגיע למסיבה ככה, השמחה גדולה במיוחד. אבל זו לא הסיבה היחידה להתחתן בתל אביב. העיר הגדולה היא מוקד תרבות וקולינריה בלתי ניתן לערעור, מה שאומר שנמצאים בה ופועלים בה הספקים הטובים ביותר – החל מחברות הקייטרינג, שיגישו לאורחים שלכם את המנות הכי טרנדיות, הכי טעימות והכי בסטייל שיש, ועד לדי.ג׳יים מבוקשים, צוותי צילום, מאפרות, מעצבי אירועים ועוד. ברור שהשאיפה שלכם היא שהחתונה תהיה הכי ״פיין״ שיש, אז בחירה בקיום שלה בתל אביב מעלה את הסיכויים להשגת המטרה, באופן דרמטי.

אבל השילוב של ים ותל אביב לא לגמרי מספיק. חשוב לבחון היטב את הסטנדרטים של האולם, את הפסיליטיז, את הסטייל, את הרמה של המתקנים, של פריטי הריהוט במקום וכל הזמן לחשוב על החוויה של האורחים שלכם. שאלו את עצמכם – האם יהיה להם נוח ונעים בכל אחד משלבי האירוע, בקבלת הפנים, בטקס החופה, במהלך הסעודה ועל רחבת הריקודים. כמו תמיד, נמליץ על המלצות – לא לוותר על קבלת רשמים מזוגות שכבר נישאו במקום. שיהיה במזל!

עומדים להפיק אירוע עסקי חשוב? תשמחו לשמוע שיש איך להבטיח שהוא יסתכם כהצלחה גורפת. הכלל החשוב ביותר בסיפור הזה, הוא לבחור את המקום הנכון והמתאים ביותר לאירוע שלכם. ככה עושים את זה

אין מה לומר, תמיד בתחילת תהליך הפקת אירוע חברה או אירוע עסקי, תרגישו כאילו אתם עומדים לטפס על הר, וככל שיתקדמו האקסלים, הפגישות עם הלקוחות וקבלת ההחלטות החשובות, רמת המתח רק תעלה, וככל הנראה, לאורך התקופה הזו אתם תישנו עם עין אחת פתוחה, אם בכלל תספיקו לישון… אלו הם חייהם של מפיקי אירועים. במקרה שאינכם מפיקי אירועים מקצועיים וקיבלתם עליכם את המשימה להפיק אירוע חברה כלשהו, או אירוע עסקי, הסטרס עוד הרבה יותר משמעותי, שכן, חוסר הניסיון עלול להוריד לכם את הביטחון פה. תשמחו לשמוע שיש איך ״ללכת על בטוח״ ולהבטיח שהאירוע שלכם יסתכם כהצלחה גורפת, כאשר הכלל החשוב ביותר בסיפור הזה, הוא לבחור את המקום הנכון והמתאים ביותר לאירוע שלכם. בין שמדובר במסיבת פורים לעובדי החברה, מסיבת הנפקה, או כנס עסקי מקצועי שבכלל לא אמורים להיות בו אלמנטים ״מסיבתיים״ והוא בכלל צפוי להתקיים באור יום – הבחירה באולם אירועים ליד הים בתל אביב תמיד תוביל אתכם להצלחה. 

למה אולם אירועים על הים בתל אביב הוא תמיד רעיון טוב?

כי אירוע ליד הים הוא מראש באווירה אחרת

לא בטוח שצריך להרחיב את הדיבור ולהסביר את האווירה יוצאת הדופן שיש ליד חוף הים, אבל בכל זאת ננסה. חוף הים, לא רק מהווה את התפאורה המרהיבה ביותר שיכולה להיות בכל אירוע, מה גם שהבריזה והאווירה של החופש והשלווה שתמיד מלווה את השהות באזור החוף, הן שני אלמנטים שאתם מאוד רוצים באירוע שלכם, והם יכתיבו את הטון ואת החוויה של האורחים שלכם. עצם ההגעה לאזור הזה, כבר מכנסיה את המשתתפים באירוע למוד אחר, קולי יותר, כיפי יותר ונינוח יותר. אם מדובר במסיבה – ברור שתרצו את כל אלו, אבל גם אם מדובר בכנס באווירה מקצועית עסקית, הרקע של הגלים ושל החוף מעצב חוויה נעימה ואף יוקרתית עבור המוזמנים לאירוע, וזה פשוט פרייסלס.

כי אירוע באולם אירועים מעוצב ובסטייל הוא הצלחה מובטחת

אי אפשר להגזים כשמדברים על חשיבות האולם להצלחת האירוע. אפשר לומר שהאולם הוא האירוע. בחירה בגן אירועים ליד הים מסוגנן ו״פיין״, ממוקם על החוף ממש, מעוצב בסטייל תוך ירידה לפרטים הכי קטנים, מקום ש״מתקתק״ אירועים באופן מקצועי, כזה שאפשר לסמוך עליו – תבטיח שהאירוע שלכם יהיה בסטייל גם הוא. במילים אחרות, זה לא המקום להתפשר, בחרו באולם הכי איכותי שאפשר.

כי אין על תל אביב

אם כבר דיברנו על סטייל – תל אביב היא שם נרדף לסגנון, לאופנה, לקולינריה, לחיים הטובים, ולאיכות וייחודיות. אלמנטים שאתם בהחלט רוצים את כולם כחלק מובנה באירוע שלכם. האווירה הייחודית, הסטייל האדג׳י של העיר, השילוב בין אורבניות לבין ארציות, כשאת כל אלו מלווה חוף הים, הוא שילוב בלתי מנוצח.

כי כולם רוצים לבוא לאירוע המתקיים בלוקיישן פופולרי

כל האמור לעיל, יחד עם המיקום המרכזי מבחינה גיאוגרפית, הופך את תל אביב ליעד פופולרי במיוחד, שגם בלי קשר לאירועים כאלה או אחרים, אנשים רוצים להגיע לעיר. יש בה כל כך הרבה מה לעשות, מה לראות, מה לחוות, ותמיד יש בה אווירה של חופש ושל כיף. קצת כמו לטוס לחו״ל אפילו. אם תבחרו לקיים את האירוע שלכם בתל אביב, אישורי ההגעה לאירוע יזרמו כמו מים, הרי שכולם רוצים להגיע ללוקיישן הפופולרי הזה.

כי אתם זקוקים לפסיליטיז ולספקים של אולם אירועים מסודר

לעתים, כאשר מפיקים אירוע עסקי או אירוע חברה, עולה השאלה – האם כדאי לסגור אולם אירועים רשמי עבור האירוע, או שמא אפשר להספק בחלל אחר, שלאו דווקא מיועד לאירועים. אם גם אתם מצויים בהתלבטות הזו, אין ספק שהבחירה צריכה להיות באולם אירועים. באולם מסודר, יודעים בדיוק כיצד איך לתפעל אירוע ולגרום להכל ללכת חלק, הן מבחינת הפסיליטיז, לרבות חדרי שירותים, לובי מסודר ועוד, והן מבחינת עבודה עם ספקים שונים, ובמיוחד חברות קייטרינג. אם במקום יש אפשרות לקבל את שירותיה של חברת קייטרינג מומלצת – בכלל אין פה שאלה. אתם סוגרים את רוב פינות ההפקה כאן באבחה אחת, ויכולים לישון בשקט עד האירוע. 

דברים שצריך לבדוק – תקציב מול עלות וקיבולת מול היקף המוזמנים

אם הגעתם לאולם אירועים מסוים והוא מוצא חן בעיניכם, אך אתם לא בטוחים במאה אחוז שזהו ״האחד״, הנה כמה פרמטרים שיסייעו לכם לקבל את ההחלטה הנכונה:

עלויות מול תקציב

האם דרישות המחיר של המקום מתאימות לתקציב שהוגדר על ידי הלקוח שלכם לאירוע? אם עלות האולם חורגת במעט ממגבלות התקציב לאירוע, אך מבכל בחינה אחרת, המקום נראה לכם מושלם ובסטייל, שווה לנסות להתגמש עם התקציב, או לבדוק האם יש מרכיב אחר שאתם יכולים ״לקצץ״ בו. כמו כן, ישנם לפעמים דברים שיכולים להוזיל את העלויות, כמו בחירה בימים מסוימים בשבוע על פני אחרים ועוד. במילים אחרות, אם עפתם על האולם אך התקציב מגביל אתכם, שווה לנסות ולדבר עם הנהלת המקום ולראות האם וכיצד ניתן ללכת לקראתכם. 

קיבולת האולם מול היקף המשתתפים באירוע

אחד הפרמטרים שלעתים נוטים להפמעיט בחשיבותם, ולא בצדק, הוא הקיבולת של המקום. הגיעו לבחירת האולם כשבידיכם הערכה מסוימת (גסה או מדויקת) של כמות המוזמנים לאירוע, ונסו לבחור באולם שמתאים בדיוק לכמות האורחים הזו – לא גדול מדי, ובוודאי לא צפוף מדי. 

כידוע, בחירת האולם המתאים היא המפתח להצלחת האירוע שלכם. למקום בו נערך האירוע יש השפעה נרחבת על כל היבט בהפקה. לא נגזים אם נאמר שעל כך יקום ויפול דבר, וזה מה שיכריע אם האירוע יהיה הצלחה מסחררת או כישלון מפואר. באילו פרמטרים מומלץ להתמקד כאשר מפיקים אירוע על חוף הים? טיפים לבחירת האולם המדויק לאירועים עסקיים

אם הוטל עליכם להפיק אירוע עסקי או אירוע חברה שהתכנון הוא שהוא יתקיים על חוף הים, אין ספק שמדובר בפרויקט. אך עם זאת, נרגיע ונאמר שעצם העובדה שהאירוע יתקיים באולם אירועים על הים, ממש לא אומר שתצטרכו לעבוד קשה יותר או שתהליך ההפקה יהיה מורכב יותר. כתמיד, הכל עניין של עבודה מסודרת, תכנון נכון, ותשומת לב לפרטים החשובים. פקטור משמעותי נוסף שיכול להוות ״גיים צ׳יינג׳ר״, במיוחד במובן של השקט שלכם, צוותי ההפקה, הוא הבחירה הנכונה באולם האירועים המתאים, בדגש על כזה שיכול לספק לכם בעסקת חבילה כמה שיותר שירותים, שיקצרו עבורכם את רשימת המטלות. אנחנו יודעים, לעתים קרובות נדמה שרשימת המשימות שלכם היא אינסופית, אבל אל דאגה, הבחירות הנכונות יכולות להניב לכם לילות של שינה אמיתית ושלווה, גם יום לפני האירוע עצמו.

טיפים לבחירת אולם אירועים על חוף הים

כידוע, בחירת האולם המתאים היא המפתח להצלחת האירוע שלכם. למקום בו נערך האירוע יש השפעה נרחבת על כל היבט בהפקה, ולא נגזים אם נאמר שעל האולם יקום ויפול דבר, והוא זה שיכריע אם האירוע יהיה הצלחה מסחררת או כישלון מפואר. אבל כאמור, אין כאן כוונה להלחיץ, להיפך, אנחנו כאן כדי לעזור לכם לבחור את המקום המתאים ביותר.

גם על חוף הים וגם במיקום מרכזי? יש דבר כזה

הטיפ הראשון ואחד החשובים ביותר בהקשר של בחירת מקום לאירועים על הים, הוא הלוקיישן הספציפי של האולם. חוף הים הוא למעשה אתר טבע, ולא פעם מוקמים אולמות אירועים לצדו, אך מבחינה גיאוגרפית, הם אינם נגישים או מרכזיים במיוחד על המפה. כמובן, אתם מעוניינים בלוקיישן הייחודי עם נוף הגלים והחוף, עם הבריזה המשגעת וכל הג׳אז הזה שאירוע על הים אוצר בתוכו, אבל עוד לפניכן חשוב לוודא שהאולם ממוקם במיקום מרכזי, מוכר ונוח. חשוב להבין שבמידה ותבחרו לקיים את האירוע במיקום מרוחק עבור רוב המוזמנים שלכם, ככל הנראה, אחוזי ההשתתפות באירוע יהיו נמוכים מהרצוי. שכן, אנשים נוטים למצוא תירוצים וסיבות לבטל את השתתפותם באירועים שההגעה אליהם היא מורכבת. במיוחד כאשר מדובר באנשי עסקים עסוקים. אבל אל דאגה – יש לנו פיצוח במקרה הזה. אין צורך לוותר על הלוקיישן הנחשק של חוף הים. מדובר במשוואה פשוטה – אולם אירועים על הים בתל אביב הוא התשובה. בין שלל היתרונות הטמונים בקיום אירוע בתל אביב, בולט קודם כל הנגישות והפופולריות של העיר, שמושכת אליה המוני אנשים, וכאשר מדובר באנשי עסקים, אפשר לסמוך על זה שמאחר והעיר היא מוקד עסקי פעיל במיוחד, הם ישמחו להגיע לסביבה.

חשוב להבין כמה מוזמנים יש ברשימה לפני שבוחרים אולם 

ישנם אירועים עסקיים באווירה אינטימית יותר, המונים עד 250 מוזמנים, וישנן הפקות ענק של 400 איש ומעלה. לפני שניגשים לבחור את האולם המתאים לאירוע, חשוב לשים לב לנתון הבא – כמה אנשים צפויים להשתתף באירוע אותו אתם מפיקים. מומלץ להתאים את הקיבולת של האולם באופן הכי מדויק שניתן, לכמות המוזמנים המתוכננת. כמובן שלא תבחרו מקום קטן מדי עבור האירוע, אבל מה עם מקום מרווח מדי? כן, יש דבר כזה. אם אתם יוצאים מתוך הנחה שמקסימום לאורחים שלכם יהיה מאוד מרווח, ואי לכך גם נעים ונוח, אתם מפספסים פה נקודה חשובה. אירועים עסקיים, ואירועים בכלל, נועדו לחבר ולהפגיש בין אנשים, המשתתפים הם אלו שעושים את האירוע. במקרים בהם הם שוהים בחלל עצום, הם עלולים להתפזר ולא לתקשר זה עם זה, וחבל – מטרת האירוע לא תושג באופן זה. אם כן, צריכה להיות הלימה בין אורך רשימת המוזמנים לגודל האולם. עם זאת, ברוב המתחמים הגדולים, יוכלו בהחלט ללכת לקראתכם ולהגדיר טריטוריה אחת מצומצמת בתוך מתחם גדול, כלומר ״להקטין״ את האולם בהתאם לצורך. כך שאם מצאתם מקום שנראה לכם מושלם עבור האירוע, בכל פרמטר אפשרי, אבל הוא רחב ידיים יותר מכפי שאתם זקוקים, אין זה אומר שתצטרכו לוותר עליו.

באולם אירועים על הים – הפסיליטיז והסטנדרטים חייבים להיות ברמה גבוהה

יש לזכור שחוף הים הוא אתר טבע לכל דבר ועניין, ולכן, אם בחרתם לערוך אירוע בקרבתו, חשוב לשים לב לפסיליטיז, לכביש הגישה ולעוד פרמטרים של נגישות ונוחות. אתם לא רוצים לגרום לאורחים שלכם לדדות על החול בדרך לאירוע, וגם רוצים להבטיח שהם לא יסבלו מהשמש הקופחת. גם במקרה הזה, אפשר להירגע, ניתן למצוא כיום אולם אירועים יוקרתי בתל אביב עם הים, שיש בו את כל הפינוקים, הנוחות והסטנדרטים הגבוהים שתמצאו באולמות אירועים ״רגילים״, רק שפה יש בונוס רציני – הרקע של חוף הים. באולמות האיכותיים דואגים להצללה, לדק עץ מסודר, למיזוג אוויר ומאווררים, אפילו במתחמים הפתוחים ועוד. במילים אחרות, כאשר מוצאים את האולם הנכון, עצם העובדה שהוא שוכן על חוף הים, ממש לא אומר שתצטרכו לעבוד יותר קשה או או לדאוג ליותר פרמטרים של ההפקה.

לאפיין את האירוע ואת המשתתפים לפני שבוחרים אולם

אם כבר יצא לכם להפיק אירוע עסקי כזה או אחר בחייכם, אתם בוודאי מבינים את החשיבות של אפיון מדויק של האירוע הספציפי הזה, לפני שניגשים לבחירת מקום לאירועים עסקיים בתל אביב. אירועים עסקיים נחלקים לסוגים שונים, וחשוב להבדיל ביניהם ולהבין בדיוק לקראת איזה סוג של אירוע אתם עומדים. ישנם אירועים המיועדים לעובדי החברה בלבד, כאשר מטרתם לפרגן לעובדים, לגבש ביניהם ולהעניק להם את התחושה שמשקיעים בהם. ברוב המקרים, אירועים מסוג זה יהיו באווירה ״מסיבתית״ יותר, ולכן יתאימו פה אולמות אירועים שמקדמים אווירה של בילוי. לעומת זאת, ישנם אירועים עסקיים, המתקיימים בשעות היום, ומטרתם לחשוף מוצר או מותג מסוים, ו/או ליצור קשרים בין אנשי עסקים. ישנם גם אירועים שהם למעשה כנסים מקצועיים, כאשר תכליתם להעשיר את הידע המקצועי של המשתתפים. כל אחד מאלו מצריך סגנון שונה של אולם וגם פסיליטיז ושירותים שונים. 

עוד נתון שכדאי להתעכב עליו הוא האורחים עצמם. לפני שבוחרים אולם, חשוב להבין מיהם המשתתפים באירוע ומהם המאפיינים העיקריים שלהם. למשל, האם מדובר בעובדי הייטק בגילאים 20-40, או שמא מדובר באנשי עסקים בגילאי 40-60? הנתונים הללו יסייעו לכם לבחור את אולם האירועים המתאים ביותר לסגנון של המוזמנים ובכך לייצר הרמוניה ואת האווירה המדויקת באירוע.

אירוע על חוף הים? מזג האוויר לא חייב להיות גורם משמעותי

כאמור, כאשר מפיקים אירוע גדול, לכם המפיקים די קשה לישון בתקופה שלפני האירוע, ולכן כדאי לנקוט בכל הצעדים שיפתיחו מכם סטרס. המפתח לכך הוא ודאות – ככל שתהיה לכם יותר שליטה ויותר ודאות בכל הנוגע למרכיבי ההפקה, כך תהיו רגועים יותר ותוכלו לסמוך על כך שהאירוע ״יתקתק״ כמו שצריך. אחד הגורמים שעלולים להדיר שינה מעיניכם, במיוחד אם אתם מתכננים אירוע על הים, הוא מזג האוויר. כאשר מדובר בעונת החורף, אתם עלולים להיות מוטרדים מהסיכוי לגשם, ואילו בקיץ, שמש קופחת, אובך או שרב עלולים לאיים על הצלחת האירוע, עליו אתם עובדים כל כך קשה, במשך חודשים ארוכים. את מזג האוויר אי אפשר לתכנן ועליו אי אפשר לשלוט. במיוחד כאשר את רוב האירועים העסקיים מתחילים להפיק ולתכנן חודשים קודם. אבל מה שכן אפשר לשלוט עליו – הוא ההיערכות של אולם האירועים לקראת כל תנאי אקלים אפשרי. אם תבחרו במקום מקורה וסגור, עם מיזוג אוויר יעיל ומתקנים איכותיים, תוכלו להיות רגועים שגם בשרב הכי כבד, וגם במקרה של גשם, האורחים שלכם יהיו מוגנים ויהנו מתנאים טובים. כמו כן, כדאי לוודא שהאולם מצויד בחלונות גדולים או אפילו קירות שקופים, על מנת שלא תפספסו את הנוף המרהיב של הים, בכל מזג אוויר שיהיה.

לבחור באולם אירועים שסוגר לכם כמה שיותר פינות

באותו עניין של השקט הנפשי שלכם, המפיקים, יש לכם דרך נוספת לקדם אותו באמצעות בחירת אולם האירועים הנכון. אם קשה לארגן חברת קייטרינג, צוותי תאורה והגברה ועוד באירוע ״רגיל״, באירוע הנערך על חוף הים זו עלולה להיות משימה עוד יותר קשה. אם כן, מומלץ לבחור באולם אירועים שיכול לספק לכם כמה שיותר שירותים איכותיים ״בילט אין״ כעסקת חבילה של המקום. שימו לב במיוחד לאיכות חברת הקייטרינג הפועלת במקום, ובדקו המלצות גם על הספקים השונים שעובדים מול המקום. במידה ומצאתם את אלו ראויים ויותר, הכל מצביע על כך שזהו המקום המתאים. ככל שיותר שירותים מוצעים במקום, כך רשימת המשימות שלכם המפיקים – מתקצרת. כמו כן, ספקים המתורגלים בעבודה באולם מסוים, פועלים בו ביעילות רבה יותר, ואתם המפיקים יכולים להיות רגועים יותר שהאירוע יזרום ויתנהל היטב. 

לחשוב על קונספט שיתאים ללוקיישן הייחודי

לסיום, טיפ שאולי נשמע קטן, אך הוא יכול להשפיע באופן משמעותי על הצלחת האירוע שלכם – אם הלכתם על אולם אירועים ליד הים, מומלץ לקחת את הסיפור צעד נוסף קדימה ולחשוב על קונספט מסוים לאירוע, נושא שיעבור כחוט השני בין המרכיבים השונים. כמובן, מומלץ שהנושא יהיה קשור לים. באופן זה, תוכלו להפיק אירוע קוהרנטי, בו שלל המרכיבים מתכתבים זה עם זה. לדוגמא, אם בחרתם בקונספט של ים, תוכלו לבחור מנות המבוססות על דגים, לעצב את הדקורציה במקום עם אלמנטים כמו צדפים ושימוש בצבעים כמו כחול וזהב, ועוד. כך מפיקים אירוע מהודק, המדבר בשפה אחת, וממש מרגישים את זה. אלו הם הדברים הקטנים שהופכים אירוע למיוחד, איכותי ובלתי נשכח.