איך בוחרים אולם כנסים במרכז ומבטיחים שהאירוע יוכתר בהצלחה?

הפקת כנס כרוכה בתהליך הפקה מורכב ורחב. מהו סדר המשימות המומלץ לארגון האירוע ומהם הצעדים החשובים ביותר, שיבטיחו את הצלחת המפגש?

הפקת כנס מקצועי מצריכה תכנון קפדני, הגדרת קהל יעד ותשומת לב נרחבת לפרטים לוגיסטיים. בראש ובראשונה, קביעת יעדים ברורים לאירוע היא בעלת חשיבות עליונה. חשוב להבין בשלב הראשון – האם המטרה העיקרית היא להעשיר את הידע המקצועי של המשתתפים, להדריך אותם בנושא חדש, לייצר נטוורקינג, להציג מחקרים או מוצרים חדשים, או אולי שילוב של כל אלה במפגש אחד? היעדים הללו הם שינחו את שלבי ההפקה הבאים.

הגדרת תקציב היא א׳-ב׳ של כל הפקה

מיד לאחר הגדרת היעדים, עניין התקציב נכנס לתמונה. תוכנית פיננסית מובנית היטב, תכלול את כל המרכיבים הדרושים להפקת הכנס – אולם כנסים במרכז, דוברים, שיווק ושירותים נוספים – תוך שאתם מבטיחים שלכל אחד מהמרכיבים יש את הנתח התקציבי שלו, מבלי ליצור עומס כלכלי. בהקשר הזה, מומלץ לשריין נותני חסות או שותפים, שיוכלו להרחיב את גבולות התקציב, ולהוסיף ערך לאירוע, תוך הגדלת הפוטנציאל העסקי שלו.

השקיעו בחיפוש האולם המתאים

בחירת המקום הנכון לכנס אותו אתם מפיקים היא קריטית. לא פחות. החלל בו יתקיים האירוע צריך להתאים בדיוק הן לסגנון ולתוכן האירוע וכמובן להיקף המשתתפים הצפוי בכנס. מאחר ומדובר באירוע מקצועי, חשוב לוודא שהאולם מצויד במערכות AV מתקדמות, מרחב נעים להפסקות וכמובן – חיבור חזק לאינטרנט. גם המיקום משנה; האולם חייב להיות נגיש עבור כל המשתתפים, ואם יש לכם ברשימה גם אורחים מחו״ל, או שאתם שואפים למשוך גם כאלה, רצוי שיהיו בקרבת מקום גם מקומות נוחים להתארח בהם ללילה או יותר. 

התוכן הוא האירוע ולכן חשוב להשקיע בו את מירב המאמצים

כאשר מדובר בכנס מקצועי, התוכן הוא למעשה הסיבה למפגש הזה. לכן, אין ספק שבמרכיב הזה אתם צריכים להשקיע את מירב המאמצים. בנו תוכנית מסודרת של תוכן העניינים, חפשו אחר דוברים ברמה גבוהה והגדירו נושאים רלוונטיים – אלו בדיוק הגורמים שימשכו את המשתתפים הפוטנציאליים להגיע לכנס. כמו כן, יש לוודא שהתוכן תואם את מטרות הכנס ועומד בציפיות של קהל היעד. חישבו גם על פורמטים מגוונים ומושכים של הגשת תוכן – החל מפאנלים ועד סדנאות במסגרתן המשתתפים יכולים להתנסות בעצמם וליישם את החומר שהועבר בכנס. כל אלו יכולים להעשיר את חווית המשתתפים.

בלי שיווק יעיל אין לכם אירוע

בלי משתתפים – אין כנס. אי לכך, חשוב מאוד להשקיע בתהליך הקידום והשיווק של האירוע. השתמש בשיווק דיגיטלי, פרסומים בתעשייה ושותפויות עסקיות כדי ליצור באזז ולעודד הרשמה לכנס. אסטרטגיית מכירה מוקדמת, כלומר כרטיסים במחיר הנחה עבור המקדימים להירשם, יכולה לתמרץ משתתפים פוטנציאליים להתחייב לקחת חלק באירוע.

הלוגיסטיקה של הפרטים הקטנים

אל תתעלמו מהלוגיסטיקה. כל פרט, החל מתהליכי ההרשמה, הדפסת תגי שם ועד בחירת הקייטרינג – יש לו משמעות נרחבת בחוויה הכללית של האורחים שלכם. חישבו על תוספות מקוריות ויצירתיות כמו פינוקים קטנים, מתנות ממותגות, דוכני צילום ועוד.

טיפים למציאת אולם הכנסים המתאים ביותר

כאמור, מציאת אולם הכנסים המושלם היא תנאי בסיס להצלחת כל אירוע באשר יהיה, וכך גם עבור הכנס אותו אתם מפיקים. החלל הנבחר יכול להשפיע רבות על חווית המשתתפים, ולהותיר בהם רושם חיובי מתמשך או, במקרה הפחות טוב – אי שביעות רצון.

הנה כמה טיפים שיסייעו לכם לזהות שהגעתם למקום המתאים לצרכים של האירוע:

המקום עולה בקנה אחד עם מטרות האירוע

לפני הצלילה לחיפוש האולם המתאים, עליכם כבר להרכיב תמונה ברורה של המטרות אותן אתם שואפים להשיג באמצעות הכנס. אם מדובר בכנס העשרה מקצועי, חשוב שהמקום יהיה מצויד במערכות סאונד מתקדמות, במקרנים, במה ומסכים. לחילופין, עבור אירוע שתכליתו היא נטוורקינג, חללים מרווחים ונעימים המתאימים למינגלינג, עשויים לעבור לראש רשימת סדר העדיפויות שלכם. קחו בחשבון שרבים מהאירועים משלבים בין השניים, ולכן אולי מוטב למצוא מתחם אירועים שיציע לכם כמה חללים שונים, שיתאימו לשתי המטרות. 

מיקום מרכזי – יגביר נוכחות באירוע וישדרג את חוויית המשתתפים

מומלץ למקד את החיפוש שלכם סביב אולמות אירועים במרכז. האולם בו מתקיים הכנס צריך להיות ממוקם בלוקיישן נוח להגעה, בעדיפות גבוהה לכזה המקושר לאמצעי תחבורה מגוונים. עבור כנסים בינלאומיים, קרבה לשדה התעופה ולמלונות תועיל כאן מאוד. לא רק האולם, אלא שכדאי שגם האזור שמסביבו יהיה אטרקטיבי, עם מסעדות ואטרקציות תיירותיות אחרות. 

גודל המקום ופריסת החללים 

חשוב לוודא שהמקום יכול להכיל בנוחות את מספר האורחים הצפוי לכם. קחו בחשבון את סידור הישיבה, את הנראות של הבמה מכל הזוויות ואת זרימת התנועה, במיוחד בהפסקות או מפגשי נטוורקינג. חשוב לעצור ולדמיין את השתלשלות העניינים ולבדוק אם המקום מתאים, הן מבחינת הקיבולת והן מבחינת פריסת החללים, פריטי הריהוט, המתקנים והציוד.

עד כמה האולם גמיש?

באותה נשימה, חשוב לבדוק את מידת הגמישות של המקום. כל אירוע הוא בעל אופי וצרכים שונים, וככל שבאולם יהיו נכונים ללכת לקראתכם ולבצע את האדפטציות המיוחדות הדרושות לכם – כך תוכלו לדייק את תהליך ההפקה ולארגן את האירוע כפי שדמיינתם ורציתם. כמו כן, כשמפיקים אירוע גדול, תמיד יכולים לצוץ עניינים בלתי צפויים. התוכנית הראשונית שלכם עשויה לקבל תפנית ולהשתנות ככל שמועד האירוע קרב. זו רק עוד סיבה למה רצוי שהמקום יהיה ניתן להתאמה מחודשת. בין אם מדובר בהתאמת פריסות החללים, או שינויים של הרגע האחרון לרגל עלייה בלתי צפויה במספר המשתתפים.

לסיכום, במהותה, הפקת כנס מקצועי היא משימה רבת פנים הדורשת יכולות וכישורים כמו ראיית הנולד, סדר וארגון, ראש גדול, גמישות ועוד. כאשר אירוע מסוג זה מבוצע נכון, יש לו ערך רב – החל מהעשרת ידע מקצועי ועד יצירת נטוורקינג וקשרים עסקיים, והוא יכול למצב ארגון כמוביל בתחומו.