אולמות אירועים בתל אביב

לפני שצוללים לתהליך התכנון של אירוע ליד החוף בעיר, ישנם מספר גורמים חשובים שיש לקחת בחשבון. אנחנו כאן כדי לספק כמה תובנות מועילות עבור חברות, ארגונים ומפיקים המעוניינים לקיים אירוע בלוקיישן המיוחד הזה

אין ספק שתל אביב היא לוקיישן מעולה להפיק בו אירועים עסקיים. השילוב הייחודי של הוייב האורבני הבועט, עם הקצב המהיר, ואווירת הצ׳יל של קו חוף, הופך את העיר ליעד אטרקטיבי לאירועים ומסיבות מכל סוג, ובמיוחד לאירועים עסקיים. עם זאת, לפני שצוללים לתהליך התכנון של אירוע עסקי בעיר הדינמית הזו, ישנם מספר גורמים מכריעים שיש לקחת בחשבון. אנחנו כאן כדי לספק כמה תובנות חשובות עבור חברות, ארגונים ומפיקים המעוניינים לקיים אירוע בלוקיישן המיוחד הזה.

מה צריך לדעת כאשר מפיקים אירוע ליד חוף הים של תל אביב?

אם החלטתם לחפש מקום לאירוע עסקי על הים בתל אביב, אין ספק שאתם בכיוון הנכון. חופי העיר הם בהחלט אלטרנטיבה מרעננת לאווירת חדרי הישיבות ואולמות הכנסים שהאורחים שלכם כבר מכירים ממזמן, והסבירות שהתעייפו מאלה גבוהה. באולמות האירועים השוכנים לאורך קו החוף של תל אביב, אתם והאורחים שלכם נהנים מנוף מהמם לים, שיכול להוסיף אלמנט של רוגע והשראה לכל אירוע. עם זאת, הפופולריות של המקומות הללו, במיוחד בעונות השיא, מחייבת הזמנה מוקדמת כדי להבטיח שהמקום הטוב, האיכותי והמתאים ביותר – ישמר עבורכם.

קיבולת, שטח ופריסה: חשובים במיוחד כשמטרת האירוע היא מינגלינג וחיבור

בשלבים הראשונים של בחינת אולמות האירועים התל אביביים, חשוב לבצע הערכה קפדנית של הגודל והפריסה של המקומות הפוטנציאליים. בעיר יש מגוון רחב של אולמות על שפת הים, החל מלאונג׳ים אינטימיים על החוף, ועד חללי אירועים גדולים ורשמיים יותר. חשוב להתאים את גודל המקום לקנה המידה של האירוע שלכם כדי להבטיח נוחות ופונקציונליות, ולא פחות חשוב – להבטיח שהאווירה לא תיפגע מכך שבמפגש יהיה מרווח גדול מדי בין המשתתפים. כל מי שעוסק בהפקת אירועים עסקיים במרכז יודע שמפגשים מהסוג הזה הם בדרך כלל סביב מינגלינג וחיבור בין המשתתפים, לרוב לצורך מטרות עסקיות. לכן, חשוב שהמרחב שאתם מספקים לאורחים באירוע יתאים לכמות שלהם במדויק, ולא יגרום להם להתפזר וכך להימנע מתקשורת זה עם זה.

יש לציין בהקשר זה, שבחלק מהאולמות יסכימו בשמחה ללכת לקראתכם, וגם אם המקום כפי שהוא גדול מדי עבור האירוע שלכם, יוכלו לבצע בו את האדפטציות הדרושות, לסגור ולהקטין את השטח בהתאם לדרישות ולצרכים שלכם. במילים אחרות, אם מצאתם מקום שמתאים לאירוע מכל הבחינות אך הוא גדול מדי, שווה לבדוק מול צוות הניהול את האפשרות להתאים אותו להיקף האירוע שלכם. כמובן, בכיוון ההפוך לא ניתן לעשות זאת, כלומר לא ניתן ״להרחיב״ חלל עם שטח מצומצם. 

אפילו שאתם בעיר הכי מרכזית ונגישה – חשוב לוודא שהאולם ממוקם במיקום נוח

נכון, התחלתם ברגל ימין ובחרתם בעיר הכי מרכזית ונגישה עבור האירוע שלכם. עם זאת, חשוב לבחון את הלוקיישן המדויק של האולם בתוך העיר ולוודא שהאורחים שלכם יכולים להגיע אליו בקלות ובנוחות. במיוחד כאשר מדובר בעיר הכי סואנת בישראל. קרבה למוקדי תחבורה מרכזיים, זמינות חניה ובחינה של עומס התנועה במהלך השעה המתוכננת לאירוע, הם גורמים קריטיים. 

יום ושעה הם גורמים בעלי השפעה רבה: תזמון ושיקולים עונתיים

בחירת התאריך הנכון

האקלים של תל אביב הוא בדרך כלל מתון ונוח, אבל הקיץ עלול להיות חם ועמוס במיוחד בעיר. האביב והסתיו עשויים לספק תנאים נעימים יותר. בנוסף, שימו לב לחגים לאומיים ולאירועים מקומיים, שעשויים להשפיע על זמינות המקומות והתמחור.

אירוע יום לעומת אירוע ערב

השעה ביום משחקת תפקיד משמעותי בעיצוב האווירה שתשרור באירוע שלכם. באירועי ערב ניתן להנות מהשקיעה הים תיכונית המדהימה, בעוד שבאירועים בשעות היום ניתן להפיק תועלת מאווירת הצ׳יל של חוף הים, שהיא ללא כל ספק מרוממת נפש.

תקציב וניהול עלויות

לבנות תקציב מפורט וריאלי

אולמות אירועים הממוקמים בקרבת חוף הים בתל אביב, שוכנים בלוקיישנים אטרקטיביים ומבוקשים במיוחד, ולעתים קרובות העניין הזה מתבטא במחיר כמובן.  אז עוד לפני שיוצאים למסע החיפוש אחר המקום המתאים לאירוע, חשוב שיהיה לכם תקציב ברור הכולל את עלויות השכרת האולם, עלויות קייטרינג, השכרת ציוד וכל שירות נוסף שתזדקקו לו לאירוע, דוגמת אבטחה או הסעות למשתתפים.

משא ומתן עם ספקים: לבדוק את האפשרות של עסקת חבילה

אל תהססו לנהל משא ומתן עם ספקים ועם צוות הניהול של אולם האירועים. לעתים קרובות, יוכלו להציע לכם עסקאות חבילה או הנחות, במיוחד אם האירוע מתקיים ב״אוף סיזן״. 

קייטרינג ומטבח: למנף את הסצינה הקולינרית של תל אביב

זו ההזדמנות שלכם למנף את הסצנה הקולינרית הנודעת של תל אביב. חשוב להבין שאוכל הוא שחקן מרכזי בכל אירוע, ובוודאי באירועים עסקיים. יש לוודא ששירותי הקייטרינג במקום יכולים להתאים להעדפות ומגבלות תזונתיות שונות.

חשוב גם להתייחס ללוגיסטיקת הקייטרינג במידה והאירוע צפוי להתקיים במתחם החוץ של המקום. שוחחו על כך מראש עם צוות הקייטרינג הנבחר. גורמים כמו שימור מזון, סידורי הגשה והתקנה דורשים תשומת לב מיוחדת בסביבה של חוף הים.

טכנולוגיה וציוד: להיערך לסביבת חוף הים

חשוב לוודא שהמקום מצויד בטכנולוגיית AV הדרושה ומציע גם חיבור  Wi-Fi אמין, לשירות ההפקה והאורחים כאחד. הקרבה לים עשויה להציב אתגרים ייחודיים עבור ציוד אלקטרוני, ולכן הגדרות ובדיקות רלוונטיות הן חשובות ביותר. 

תוכניות גיבוי: פלאן B למקרה של תנאי מזג אוויר משתנים

תמיד חשוב שתהיה תוכנית גיבוי, במיוחד עבור חלקי האירוע שצפויים להתקיים בחוץ. מזג האוויר עלול להיות בלתי צפוי, כך שאופציה מקורה או הקמת אוהל יכולה להציל את האירוע, במקרה של גשם או רוח בלתי צפויים.

בתוך ים של אפשרויות, ושפע של אולמות אירועים, איך תדעו שהגעתם לנחלה ומצאתם את המקום המושלם לכם? כמה דגשים שיסייעו לכם למצוא את המקום המתאים ביותר לאירוע שלכם

הפקת אירוע היא כמו תכנון של יצירת מופת מורכבת, כאשר אולם האירועים משמש כקנבס עליו מתעורר לחיים הויז׳ן שלכם. תל אביב, עיר הידועה באנרגיה התוססת וברוח הדינמית שלה, מציעה שפע של מקומות לאירועים, המתאימים לשלל סוגי אירועים ולמגוון רחב של פורמטים וסגנונות. עם זאת, בתוך ים של אפשרויות, ושפע של אולמות אירועים בתל אביב, איך תדעו שהגעתם לנחלה, תרתי משמע, ומצאתם את המקום המושלם לכם? החל מכנסים ואירועי חברה ועד לחתונות ולאירועים משפחתיים, כך תזהו את הסימנים לכך שמצאתם את אולם האירועים האידיאלי, שבו החזון שלכם יתממש על הצד הטוב ביותר. 

״לוק אנד פיל״ שעולה בקנה אחד עם התוכנית שלכם

את הסימן הזה תוכלו לזהות ברגע שכף רגלכם תדרוך באולם האירועים. איך שתיכנסו לאולם, תרגישו מיד את האווירה השוררת בו. אולם האירועים המושלם יוצר רושם מיידי, כזה שעולה בקנה אחד עם הסגנון והקונספט של האירוע שלכם. בין אם אתם מכוונים לגאלה אלגנטית, אירוע נטוורקינג באווירת קזו׳אל או חתונה רומנטית, האווירה צריכה להתיישר ללא מאמץ עם הויז׳ן שלכם.

סימנים שהאולם מתאפיין באווירה הנכונה

התגובה הרגשית הרצויה מתעוררת בכם במקום

החלל מעורר תגובה רגשית המהדהדת את מטרת האירוע שלכם. אתם יכולים ממש לראות את זה בעיני רוחכם ולדמיין את האורחים שלכם בסביבה הזאת.

הרמוניה אסתטית המשלימה את הקונספט של האירוע שלכם

עיצוב הפנים, פריטי הריהוט, האלמנטים הדקורטיביים והתאורה משתלבים בהרמוניה ויוצרים יחד סביבה מגובשת ומזמינה, המשלימה את נושא האירוע שלכם.

רבגוניות וגמישות

אולם האירועים מציע גמישות מבחינת הפריסה, מה שמאפשר לכם לעשות אדפטציות ולהגדיר את החלל כך שיתאים לסידורי הישיבה ולזרימה הכללית הרצויה לכם, בהתאמה אישית.

זרימה טבעית

הפריסה של חללי אולם האירועים מאפשרת זרימה חלקה וטבעית של האורחים, תוך שהיא מעודדת אינטראקציה ומעורבות.

שירותים ומתקנים מותאמים אישית

באולם אירועים מושלם תקבלו הרבה יותר מסתם חלל שיכיל את האורחים; מדובר בחוויה שהמקום מספק למארחים ולאורחים כאחד. אולמות אירועים מודרניים בתל אביב, מצוידים במגוון שירותים ומתקנים המשפרים את חוויית האירוע הכללית. שירותים אלה מספקים מענה להיבטים שונים, החל מדרישות טכניות ועד לנוחות של המשתתפים באירוע שלכם.

סימנים שהגעתם למקום עם שירותים ראויים

מערכות הגברה ותאורה מתקדמות

אולם האירועים מצויד בציוד הגברה ותאורה חדיש, המבטיח סאונד, ויזואליה והקרנת מצגות ברמה גבוהה וללא תקלות.

חברת קייטרינג המציעה אופציות להתאמה אישית

בין אם מדובר בשירותי קייטרינג פנימיים של המקום ובין שמדובר בספקי קייטרינג איכותיים שהמקום – שימו לב אם המקום מציע מגוון אפשרויות קולינריה ואלכוהול המתאימות לקונספט הספציפי של האירוע שלכם ולהעדפות האישיות שלכם.

אמצעי טכנולוגיה מתקדמים

החל מחיבור ל- Wi-Fi מהיר ועד למסכי מגע אינטראקטיביים, אולם האירועים משלב שימוש באמצעי טכנולוגיה מתקדמים במטרה לשדרג את חווית האורחים ולהקל על התקשורת בין המשתתפים.

נגישות

אולם האירועים מעוצב מתוך מחשבה על נגישות, תוך שהוא דואג לספק מענה לאורחים בעלי צרכים מיוחדים ומבטיח חוויה נוחה לכולם.

מיקום ולוגיסטיקה

המיקום ממלא תפקיד מרכזי כאשר אתם רוצים להבטיח שהאירוע שלכם יהיה נגיש עבור המשתתפים ושהחוויה שלהם תהיה נוחה וחיובית. אולם אירועים הממוקם במיקום אסטרטגי ומרכזי,  מפחית את זמן הנסיעה ואת אי הנוחות הפוטנציאלית עבור האורחים, תורם לאחוזי השתתפות גבוהים יותר וללוגיסטיקה משופרת.

הסימנים שמצאתם אולם במיקום הנכון

מיקום מרכזי, נגיש לאמצעי תחבורה

אולם האירועים ממוקם באזור מרכזי או מקושר היטב לאמצעי תחבורה, מה שמקל על ההגעה לאורחים הן באמצעות תחבורה ציבורית והן באמצעות רכב פרטי.

חניה זמינה

האולם מעמיד לשירותכם מתקני חניה מתאימים, בין אם במקום ובין אם בקרבת מקום. בכך אתם מבטיחים שלאורחים תהיה חוויה נוחה ונעימה החל מרגע הגעתם לאירוע.

קרבה לאפשרויות לינה

אם האירוע שלכם נמשך מספר ימים, יש לבחון את  הקרבה של בתי מלון ואפשרויות לינה אחרות, על מנת להבטיח נוחות עבור משתתפים המגיעים לאירוע מחוץ לעיר.

אטרקציות מקומיות

אטרקציות, מסעדות ואפשרויות בילוי בקרבת מקום, יכולות לשפר את החוויה הכללית, כאשר הן מהוות הזדמנויות נוספות לעיסוק במסגרת מועד האירוע.

תמיכה מקצועית ושירותי הפקה

המסע להפקת אירוע מוצלח כולל פרטים רבים, ואולם האירועים הנכון מכיר בחשיבות התמיכה המקצועית. אולמות אירועים המציעים שירותי תכנון אירועים, תיאום וסיוע יכולים להקל על הלחץ בארגון והוצאה לפועל של האירוע.

סימנים שמצאתם מקום המנוהל היטב

אנשי צוות מתחום ההפקה

אולם האירועים מספק גישה למתכנן או רכז אירועים מקצועי, שעובד איתכם בשיתוף פעולה הדוק, במטרה להבין את החזון שלכם ולבצע אותו ללא תקלות.

תשומת לב לפרטים

צוות אולם האירועים מקדיש תשומת לב לפרטים הקטנים ביותר, ודואג שכל היבט באירוע שלכם יתבצע בצורה מושלמת. מקומות מיוחדים לאירועים במרכז הם כאלו שהושקעה בהם מחשבה רבה בכל פרט. 

עבודה מול ספקים איכותיים

באולמות אירועים מבוססים, עובדים לעתים קרובות מול ספקים איכותיים קבועים, מה שמאפשר לכם ליהנות מגישה לשירותים חיוניים כמו צוותים טכניים, אנשי הגברה ותאורה, מעצבי אירועים ועוד. 

מענה מהיר ויעיל

צוותי הניהול באולמות אירועים מקצועיים, הם מהירי תגובה ופרואקטיבים, מגיבים במהירות לכל שאלה או בקשה ומטפלים ביעילות בכל עניין או שינוי שאתם מעוניינים לבצע בהפקה.

לסיכום, לא ניתן להפריז בחשיבותו של אולם האירועים להצלחת האירוע שלכם – האולם הוא כל סך החלקים של האירוע שלכם, לרבות סגנון, אווירה וסטנדרטים. לכן, כאשר אתם עורכים את החיפוש, כדאי לאמץ את הטיפים שלעיל.

בעבר, לא מעט זוגות בחרו לוקיישן עם נוף ייחודי באוויר הפתוח עבור החתונה שלהם, אבל הבחירה הזו לא פעם כרוכה במחיר של נסיעה ארוכה, ותנאים לא נוחים כמו אדמה תלולה, יתושים, לחות ועוד. רבים כבר הגיעו למסקנה שעל מיקום מרכזי לא מתפשרים, אך האם זה אומר שחייבים להתפשר על הנוף?

אין זה סוד שזוגות רבים בוחרים להינשא בנקודה מרכזית ככל הניתן על מפת מדינתנו הקטנטונת. אם בעבר, קריטריונים שונים היו מנחים את הזוגות המאורסים בחיפושם אחר המקום המושלם לערוך בו את חתונתם, הרי שהיום המצב כבר שונה, והדבר נובע מכמה סיבות. ראשית, פעם אנשים רבים קישרו רומנטיקה עם טבע ופסטורליה בלבד, ושאיפתם הראשית היתה להינשא על רק של נופים פראיים, והכי ייחודיים ומקוריים שאפשר. כיום, רבים כבר הבינו שהגעה ללוקיישנים כאלה, של בר וטבע, לא פעם מצריכה נסיעה ארוכה ומתישה, וגם התנאים במקום עלולים להוות מכשול להצלחת האירוע. מדשאות תלולות, אדמה בוצית וכביש אפר, פחות הולכים עם שמלת ערב, איפור מתוקתק ונעליים עקב גבוה, ועוד לא אמרנו אף מילה על היתושים, שכל כך אוהבים דווקא את עונת החתונות, ודי קשה להשתלט עליהם במרחבים הפתוחים. כמו כן, כאשר עורכים את החתונה בחוץ, קשה מאוד לשלוט במזג האוויר, וזהו סיכון משמעותי שלא בטוח שמשתלם לקחת.

עניין נוסף בנוגע למיקום החתונה, הוא שבעבר הרחוק זוגות נוצרו לא פעם בסביבה קרובה, כאשר רבים (תחשבו על ההורים שלכם, הסבים וזוגות מבוגרים אחרים שאתם מכירים) נישאו לשכניהם, בני אותו היישוב או אנשים שהכירו בבית הספר המקומי. התוצאה של אלו היתה שרוב בני המשפחה והחברים שהוזמנו לחתונה, הגיעו ממקומות סמוכים ולכן היה מתבקש לערוך את האירוע בקרבת מקום. כיום, הזוגות שעומדים להתחתן כמעט תמיד מגיעים מקצוות שונים של הארץ, ואם זה לא מספיק, אנחנו אוספים חברים שהם כמו משפחה בטיול הגדול, באוניברסיטה, בעבודה וכו’, ומעוניינים להנגיש לכולם את החתונה שלנו, או לפחות לאזן את המרחק שיהיה פחות או יותר שווה עבור כולם.

מתחמי אירועים במרכז – נדל”ן מבוקש ביותר

כל הסיבות האלה, מביאות זוגות מאורסים רבים שהחלו לתכנן את החתונה, לחפש אחר גני אירועים במרכז, אבל מרחק נסיעה סביר הוא לגמרי לא מספיק כדי שיהיה אירוע מוצלח. אחת הבעיות הכרוכות באולמות באזור המרכז, היא שהנדל”ן באזור זה הוא אחד המבוקשים והיקרים, אם לא “ה-“, מה שלא פעם מביא את הבעלים להקים אותם באזורים לא אטרקטיביים במיוחד, כמו אזורי תעשיה שכוחי אל, שהרומנטיקה מהם והלאה. כמו כן, הרבה מאוד זוגות כבר הגיעו למסקנה שקיום החתונה שלהם במיקום מרכזי הוא אידיאלי, ולכן מתחמי האירועים במרכז הם מבוקשים מאוד, ובמקרה שנרדמתם בשמירה, יהיה קשה מאוד להשיג בהם תאריך פנוי. במיוחד בתקופה זו, בה תחום האירועים בכלל ותחום החתונות בפרט, חזרו למסלול בבת אחת, לאחר שנה בה הכל היה רדום וסגור.

חתונה בתל אביב – פסגת השאיפות של זוגות רבים

אם כן, הסיבות לחיפוש אחר אולם אירועים במיקום מרכזי הן ברורות לחלוטין, אבל האם זה אומר שתיאלצו לוותר על הסטייל והרומנטיקה ולהינשא בלב אזור תעשייה מנוכר וחסר חן, רק כדי שלאורחים שלכם יהיה נוח להגיע? ובכן, ישנה אופציה המשלבת גם את המיקום המרכזי על המפה, וגם את שיא השיק והפסטורליות. מדובר כמובן בבחירה באולמות אירועים בתל אביב. העיר ללא הפסקה היא ללא ספק המקום האידיאלי להתחתן בו, ולא חסרות לכך סיבות. מעבר למיקום שאין לו מתחרים, מדובר בעיר שהיא בירת הסטייל, התרבות, האופנה והקולינריה, ואם זה לא מספיק – יש בה גם רצועת חוף מהממת לכל אורכה ממערב, שמכתיבה את הטון, את האווירה וכמובן את היופי שלה. חופי תל אביב הפכו זה מכבר לשם דבר בעולם כולו, והם שמעניקים לעיר את תחושת החופש הניצחית שיש בה. ומה יותר רומנטי מלהינשא על חוף הים?

חופה על חוף הים של תל אביב – שילוב של נוף קסום, בריזה משגעת ואורבניות

זוכרים את העניין של לגרור את האורחים שלכם לאירוע בטבע, וכמה שזה בעייתי? אז נראה שפיצחנו את העניין ומצאנו את הדרך איך לשלב גם טבע, גם חוף עם נוף משגע ובריזה מלטפת וגם נוחות מירבית בחתונה שלכם. מדובר כמובן בחתונה על חוף הים של תל אביב, במתחם אירועים שהוא הכי “פיין” שאפשר – בעיצוב, ב”פסיליטיז”, במחשבה על הפרטים הקטנים, וכמובן בקולינריה. אחד מאולמות האירועים המומלצים (והכמעט יחידים) שיש על חוף הים של העיר הלבנה הוא הטראסק, שאין תל אביבי שלא מכיר, ובצדק. מדובר במתחם יפיפה, ובו אולם ענק ומקורה, מוקף בחלונות עצומים המשקיפים על הנוף הכי פראי של הגלים המתנפצים, ממרחק של מטרים ספורים בלבד. מעל האולם נפרש גג רחב ידיים, שמצדו האחד תוכלו להשקיף על הנוף המרהיב של הים מלמעלה, ומהצד השני לראות את העיר המדהימה במלוא יופיה. לא מעט זוגות בוחרים לערוך את טקס החופה שלהם על הגג, בשעות השקיעה הנוגה, או בצהריי יום שישי. האם יש יותר רומנטי מזה? לאחר החופה, בדרך כלל יורדים האורחים למתחם שמתחתיה לארוחת הגורמה שמוגשת שם, ובהמשך גם התוכנית האומנותית המרגשת שהכינו לכם המשפחה והחברים וכמובן – מסיבת ריקודים סוערת לתוך הלילה, כאשר הפינוקים, הקינוחים והדרינקים ממשיכים לזרום לשם ללא הפסקה.

אז אם חשוב לכם שיהיה נוף עוצר נשימה בחתונה שלכם, אבל לא תרצו להתפשר על המיקום המרכזי, הנגישות והתנאים הנוחים עבור היקרים לכם, חתונה בתל אביב, ובמיוחד על החוף – היא התשובה.

מים רבים זורמים בנהר שלכם, מהרגע בו נשלפת הטבעת ועד המעמד המרגש מתחת לחופה. בתקופה הזו, יש לכם לא מעט מטלות שמטרתן המשותפת היא להפיק אירוע שיהיה בדיוק כמו שתמיד חלמתם. כמה טיפים ודגשים חשובים שיסייעו לכם לעלות על דרך המלך ולתכנן חתונה בצורה מסודרת ויעילה

מהרגע בו נשלפת הטבעת ועד הרגע בו אתם עומדים מתחת לחופה, זורמים הרבה מים בנהר, זרימה שתהיה לה השפעה מכרעת על הערב הזה (או אחר הצהריים), בו אתם מתחתנים. בתקופה הזו, בדרך לאירוע המיוחד והמרגש הזה, אתם עלולים לעשות לא מעט טעויות, החל מבחירה לא מדויקת של האלמנטים שירכיבו אותו ועד בזבוז מיותר של משאבים, שעיקרם, זמן, כסף ועצבים. אז קודם כל חשוב לזכור, לאורך כל הדרך, שהתכנסנו כאן כדי להרים אירוע חיובי ומשמח, ואין סיבה שגם הדרך אליו לא תהיה כזאת. מעבר לכך, עבודה מסודרת, רגועה ונכונה, יכולה להניב לכם את האירוע המושלם, הכי קרוב למה שדמיינתם וחלמתם. כמה טיפים לארגון חתונה, שיסייעו לכם לעשות סדר ולעלות על דרך המלך.

קודם כל להבין מי אתם ומה אתם רוצים

לא פעם, החיים בזוג עלולים לבלבל ולגרום לכם לשכוח שמדובר בשני אנשים, עם מחשבות ורצונות שונים, עם חלומות קצת אחרים ושאיפות שונות, ולא ביישות אחת מסונכרנת לחלוטין. יש לנו הרגשה שעוד תבינו את זה במהלך תכנון החתונה שלכם, אבל מוטב להיזכר בזה לפני שיוצאים לדרך, ולתת מקום וכבוד גם לדעות ולמחשבות של החצי השני שלכם. זו כבר תהיה התחלה טובה. כעת, עליכם לשבת יחד ולנסות להבין, בקווים כלליים, את המאפיינים העיקריים של האירוע שלכם. קודם כל, עליכם להבין פחות או יותר מהו גודל החתונה שאתם (וההורים משני הצדדים) מעוניינים בו. לאחר שהגדרתם פחות או יותר אם מדובר בחתונה קטנה (פחות מ-300 מוזמנים) או חתונה גדולה, תוכלו לחשוב על סוג המתחם בו אתם מעוניינים להינשא, ולא פחות חשוב – על המיקום שלו. ברגע שתגדירו את איזור האירוע, תוכלו להתמקד בחיפוש אחר אולם אירועים, צעד שכדאי להתחיל לבצע בהקדם האפשרי. חשוב לדעת שמתחמים באזורים מרכזיים, הם כמובן מבוקשים יותר ולכן נחטפים במהירות, במיוחד ככל שמתקרבת עונת החתונות, ואתם רוצים להנות ממבחר רחב ככל הניתן. כך שאם אתם מעוניינים, לדוגמא, להינשא באזור המרכז, זה הזמן להתחיל לחפש אולמות אירועים בתל אביב. בהזדמנות זו, כדאי לשאול את עצמכם מהו הסגנון המאפיין אתכם – האם אתם טיפוסים של טבע כפרי, האם דווקא עכברי עיר חובבי הסגנון האורבני, האם החלום שלכם מאז ומתמיד היה להינשא על רקע חוף הים? ככל שתצליחו לענות על יותר שאלות מהסוג הזה, תוכלו להגדיר באופן מדויק יותר את האירוע שלכם, וכך גם לסגור ביעילות ובמהירות את האולם, את חברת הקייטרינג, את עיצוב החתונה ועוד. אין ספק שכמה מהר שהדברים האלו יהיו מאחוריכם – תשיגו שלווה גדולה יותר.

להגדיר מהו התקציב העומד לרשותכם

למרבה הצער, כסף לא גדל על העצים, וברוב המקרים של זוגות המתכננים את החתונה שלהם, התקציב הוא אישיו לא קטן. בשלב הזה, עליכם להבין באופן מדויק ומוגדר ולחלוטין – מהו התקציב העומד לרשותכם. עליכם לכנס פגישה עם ההורים, ולבחון את העניין הזה, תוך רישום מדויק של הנתונים. לאחר מכן, יש להזין את כל הנתונים בטבלת אקסל ולהתחיל לחלק את העוגה הזו לפי הפרמטרים הגדולים של האירוע – כמה הולך לאולם, כמה על חברת הקייטרינג, כמה לדי.ג’יי, לצלם וכו’.

לא לאבד את הראש עם בזבוזים, יש חיים אחרי האירוע

לא מעט זוגות שעומדים להתחתן, נוטים לשחרר כל רסן כשזה נוגע לתקציב. כלומר, כשמתכננים אירוע הכרוך בהוצאה בסדר גודל של מאות אלפי שקלים, לעתים עוד אלפיים שקל פה ועוד אלף שקל כאן (למשל על מאפרת יותר יקרה, על מתנות לאורחים בחתונה ועוד), עלולים להיראות זניחים, אך זו טעות. כאמור, במקרה שכסף הוא כן אישיו עבורכם, עליכם להגדיר היטב את התקציב שלכם מראש, ולעשות את כל המאמצים שלא לחרוג ממנו. החריגות הללו עלולות להצטבר לאלפי ולעשרות אלפי שקלים, שיכולים לסבך אתכם במקרה הרע, ובמקרה הטוב – לא להשאיר לכם כסף להתחלת החיים המשותפים כזוג נשוי. כדאי לזכור כל הזמן, שבסוף מדובר באירוע של כמה שעות, ויש עוד חיים ארוכים אחריו. השתדלו להיצמד לגבולות התקציב.

מותר לחלום, אבל לשחרר את זה שלא הכל יהיה מושלם

בהמשך לסעיף הקודם, ואולי בניגוד אליו, ההמלצה היא כן לשאוף להגשים ולממש את האירוע עליו חלמתם. אם מדובר על שמלת כלה ספציפית, על קייטרינג של שף מסוים שאתם אוהבים וכו’ – לכו על זה. לצד זאת, זכרו שהמציאות לא תמיד מתקיימת במדויק לפי התכנונים והחלומות, ולא כל פרט בחתונה ייראה ויתנהל בדיוק כפי שציפיתם. כדאי מראש לאמץ את הגישה המשחררת, ולקבל באהבה את הדברים שלא יהיו אחד לאחד כמתוכנן, ולזכור שהאווירה הכללית והאלמנטים המרכזיים – האולם, האוכל, הדי.ג’יי,  הם שיקבעו את הצלחת האירוע, ולא בהכרח הפרטים הקטנים.

לא לסמוך על מילים – לבקש הכל כתוב וחתום מהספקים

טיפ אחרון לסיום, נוגע לעבודה שלכם מול ספקים, ובעיקר הספקים הגדולים של האולם, חברת הקייטרינג וכו’. כחלק מהשמירה על עבודה מסודרת וניהול רישום מדויק של כל פרטי החתונה, מומלץ בחום לדרוש הסכם כתוב וחתום מכל אחד מהספקים ששכרתם את שירותיהם לאירוע. טעויות ופשלות קורות, ולצערנו יש גם לא מעט רמאויות בתחום האירועים, ולכן תמיד דאגו שיהיה לכם גיבוי בכתב, לכל צרה שלא תבוא.