אירוע

אם אתם אלו שאמונים על ארגון אירוע עסקי כלשהוא, יש לכם לא מעט עבודה. אבל העבודה שלכם מתחילה במציאת אולם לקיים בו את האירוע העסקי, והוא צריך לעמוד בפרמטרים שונים. זה יכול להיות אירוע לגיוס משקיעים ויכול להיות ערב פינוק לעובדים, בין כך ובין כך המקום בו מתקיים האירוע צריך להיות כזה שעונה למטרות שלו.

אז איך בוחרים אולם לאירוע עסקי בתל אביב? מה צריך לקחת בחשבון לפני שמקבלים את ההחלטה איפה הוא ייערך? הנה כמה טיפים שיכולים לסייע לכם.

התאמה לצרכי האירוע

לכל אירוע יש את הצרכים והאופי שלו. זה יכול כפי שציינו להיות אירוע שמיועד לעובדים ויכול להיות אירוע שמיועד למשקיעים או ללקוחות פוטנציאליים. בבואכם להחליט על מקום בו יתקיים האירוע העסקי אותו אתם מארגנים, אתם צריכים לתת מענה לגופים נוספים שנוגעים לאירוע, כך לדוגמא אם יש חסויות לאירוע הן צריכות לקבל את החשיפה האידיאלית עבורן. לכל חברה שנותנת חסות יש גם את האינטרסים שלה וצריך לקחת גם את זה בחשבון כשמחליטים איפה לקיים את האירוע.

אוכל

אין אירוע טוב בלי אוכל טוב. מה לעשות, אנחנו חיים בעידן בו הקולינריה תפסה מקום מרכזי בחיינו ואנחנו רואים אותה בכל מקום, וכן, כולם רוצים להיות חלק ממנה מה גם שרבים התרגלו לאוכל ברמה גבוהה. כמובן שהאוכל צריך להיות מותאם לאירוע ולאופי האנשים שמשתתפים בו, אך אחד הדברים שאתם צריכים לברר עם אולם פוטנציאלי הוא האם הוא נותן את האוכל ומהן האפשרויות, או האם יש אפשרות להביא קייטרינג חיצוני ואז יש לכם מגוון רחב של אפשרויות.

שני דברים חשובים בעניין האוכל. הראשון, יש היום המון צמחונים וטבעוניים ולמעשה, הם כבר היום מעל ל-10% מהאוכלוסייה. סביר להניח שגם באירוע אותו אתם מארגנים יהיו צמחוניים וטבעוניים בין אם מטעמי מצפון, בריאות או כל סיבה אחרת ואתם צריכים לתת גם להם מענה. אתם צריכים לוודא שהם יקבלו אוכל ולא סתם אוכל אלא מנות מכובדות.

דבר נוסף בעניין האוכל, כל מה שנוגע לכשרות. היום כמעט כל אולם או קייטרינג עובדים עם מינימום כשרות של הרבנות, אבל אם יש לכם הרבה דתיים בקהל או חרדים, אתם צריכים לבדוק גם את האופציה של לפחות כמה מנות מהדרין. אין מה לעשות, אי אפשר להדיר את מי שמקפיד על מהודר, והוא צריך לאכול לא פחות טוב מהאחרים.

ציוד ותשתיות

אירוע עסקי שונה מאירוע פרטי והצרכים שלו הם אחרים. באירוע פרטי צריך בדרך כלל מוזיקה, צלמים, אוכל טוב ועיצוב מתאים וכשמדובר על אירוע עסקי יש ציוד ותשתיות שונות שיהיו דרושים לאירוע. כל מה שצריך הוא לברר עם האולם האם הוא מספק את הציוד הזה ואם כן האם הוא כלול במחיר או שלא, ואם לא, אם אין בעיה להביא אותו. ציוד כזה יכולה להיות מקרן, פודיום, במה, תאורה ספציפית, הגברה וכדומה.

התאורה והאקוסטיקה במקום

אולם לאירוע עסקי צריך להיות אולם נוח למוזמנים, ונוח זה לא רק אוכל טוב וכיסאות נוחים אלא גם שכל פרט יהיה סגור. באירוע כזה יש בדרך כלל מוזיקה ודיבורים והאקוסטיקה באולם צריכה להיות כזו שתאפשר לשמוע ללא הפרעות ובנוחות בכל חלקי האולם. כך גם עם התאורה. היא צריכה להיות תאורה נעימה ונוחה בכל האולם, כזו שיכולה גם להתאים לאירועים מסוגים שונים. איך תדעו אם התאורה והאקוסטיקה טובים? פשוט תגיעו לאירוע אחר במקום ותנסו לבחון אותו.

יוקרה וכסף או אינטימיות ופרטיות?

יש סוגים שונים של אולמות וכשזה נוגע לאירוע עסקי אתם צריכים למצוא את זה שמתאים לקונספט שלכם. יכול להיות שאתם רוצים משהו בסגנון פרטי, משהו אישי ואינטימי ואתם מחפשים את החלל המתאים, ויכול להיות שאתם מחפשים דווקא את מה שמשדר עוצמה, כוח וכסף. בבואכם לשכור אולם למטרות הללו, תנסו לבחון מה אתם מרגישים כשאתם נכנסים אליו. זה ייתן לכם אינדיקציה טובה האם זה האולם בשבילכם או שלא.

מיתוג

כל אירוע עסקי צריך להיות מנוצל גם למיתוג ולפרסום. אתם הרי הולכים להוציא לא מעט כסף, אז אם אפשר שחלק ממנו יחזור לאחר פרסום בו, מה טוב. בבואכם לבחון מקום לאירוע העסקי אותו אתם מפיקים, כדאי שתבררו עם מנהלי המקום מהן אפשרויות המיתוג שלו. האם אתם יכולים למתג את עצמכם בתוכו או אולי רק בחוץ, אילו חללים יש בו האם הם פתוחים או מקורים ומה קורה בכניסה לאולם והאפשרויות בו. תבחנו כל מה שרלוונטי ומה שיכול לקדם את העסק שלכם.

תנועה וחנייה

אם האירוע עומד להתקיים באולם בתל אביב, זה טוב מצד אחד כי זה יתאים לאנשים שגרים בצפון או בדרום אבל מצד שני, זה עלול להיות גם כאב ראש של ממש. למה? בעיקר בגלל התנועה והחנייה. תל אביב כידוע היא לא עיר שמשופעת בחנייה והשארה של הרכב גם אם היא לכמה דקות, יכולה לעלות ביוקר. אתם צריכים לוודא שהאולם הוא אולם שיש לידו חנייה מסודרת ואם לא, לפחות שיש איזה שהוא הסדר עם חניון קרוב. אתם צריכים לוודא גם שהוא לא בלב ליבם של הפקקים היומיים של תל אביב על מנת שכולם יגיעו אליו בכיף ולא מותשים ועצבניים מהפקקים.

אין ספק שמציאת אותם לאירוע עסקי בתל אביב הוא פרויקט לא מבוטל, אך עם קצת סבלנות תמצאו בדיוק את מה שאתם מחפשים.

אז זהו, החלום שלך כבר התגשם בחלקו ועכשיו הוא עומד להתגשם במלואו. סוף סוף הוא כרע ברך והציע לך לחיות איתו את שארית חייכם, וההתרגשות בעיצומה. אחרי ההתלהבות, ההודעה למשפחה וההודעות הבלתי פוסקות בנייד מכל מי שמסביבכם, הגיעה הזמן למצוא אולם שיתאים לאירוע. את רוצה שהחתונה תהיה בתל אביב מכל סיבה שהיא, בין אם היא כי את אוהבת את העיר ובין אם כי זה נראה לך המיקום הנוח ביותר, ועכשיו הזמן למצוא מקום. אז איך תמצאי את אולם החתונות האידיאלי בתל אביב? הנה כמה דברים שכדאי מאוד לקחת בחשבון, באולמות חתונות בכלל ובאולם בתל אביב בפרט.

הגישה למקום

מתחילים מדרכי ההגעה למקום ובתל אביב זה רלוונטי יותר מכל עיר אחרת. תל אביב כידוע היא עיר ללא הפסקה, אך לצערנו היא גם עיר ללא הפסקה כמעט בפקקים. יש שעות עמוסות יותר וכאלו שפחות, והגעה לאירוע לאחר פקק משמעותי, יכולה להוציא ממנו את החשק לגמרי. את לא רוצה שהמוזמנים שלך יגיעו עצבניים ועייפים וכדאי שכשאת בוחרת את האולם תיקחי גם את עניין המיקום בחשבון. אז נכון, חתונה היא בדרך כלל בשעות הערב ותל אביב די עמוסה בשעות האלו כמעט בכל אזור בה, אך עדיין, יש פקוק ויש פקוק וכדאי שתבחרי אולם באזור סביר בכל מה שנוגע לתנועה סביבו.

חנייה

תל אביב היא עיר נפלאה, עיר מדהימה עם לא מעט יתרונות אך מה לעשות יש בה גם חסרונות. אחת הבעיות הגדולות בעיר היא שאין בה מקומות חנייה, ומי שמגיע אליה בעיקר מבחוץ, יכול להיות בבעיה גדולה. את לא רוצה כמובן שהמוזמנים שלך יחפשו חנייה זמן רב ויגיעו לאולם מותשים ועצבניים, מה שיכול לקחת כמה דקות וגם הרבה יותר מזה. מה עושים? בוחרים אולם אירועים עם חנייה מסודרת, אולם אירועים בתל אביב שמציע פתרון למוזמנים שיכול להיות בדמות חנייה שלו או חניון קרוב שיש לו הסדר עימו. זה קריטי בתל אביב ואסור לוותר על זה בשום מצב.

בחירת אולם בהתאם לתקציב

הדבר הבא אותו עליכם כזוג לעשות הוא להחליט מהו התקציב שאתם יכולים לשים לאירוע הזה. יש רבים שטועים ומכניסים לחישוב גם את הצ’קים העתידיים שהם יקבלו לחתונה, אבל זו טעות גדולה. יש לא מעט זוגות שבונים על הצ’קים הללו ולאחר מכן הם מגלים שהם מכסים הרבה פחות ממה שהם חשבו, מה שגורם להם להתחיל את החיים עם “בור”. ואיך זה רלוונטי לבחירת האולם? זה רלוונטי כי כשאתם מחליטים על תקציב האולם יהיה הסעיף הכי משמעותי בו. אתם צריכים לבחור אולם שמתאים למידות שלכם, אולם שמתאים לתקציב וליכולות שלכם. אל תתפשרו על אולם טוב אבל גם תנו את הדעת לתקציב.

בחירת אולם בהתאם לכמות המוזמנים

אירוע כמו חתונה יכול להיות אירוע של מאתיים אנשים ויכול להיות של אלף אנשים. לכל אחד יש את כמות המכרים שלו וכמות המוזמנים שלו וכן, כמעט כל אחד צריך גם להתפשר ולחתוך בכמות המוזמנים שלו. בכל מה שנוגע לבחירת האולם, את צריכה לבחור אולם שבו יהיה נוח לכולם, אולם שיכול להכיל ללא כל בעיה את כמות המוזמנים שלך. הוא צריך להיות מרווח מספיק לכמות המוזמנים אבל מצד שני, גם לא אולם ענק ביחס לכמות המוזמנים מה שיכול להיראות כאילו לא הגיעו הרבה אנשים לאירוע.

איך תדעי את זה? פשוט מאוד, לאחר שאתם בוחנים אולם כלשהוא וחושבים בכיוון שלו תבקשי להגיע לאירוע עם כמות מוזמנים תואמת לשלכם פחות או יותר. את כבר תיראי מה המצב במקום…

רישיון בתוקף של העסק

אין מי שלא שמע על מקרים רבים שקרו בשנים האחרונות, מקרים בהם אנשים הזמינו אולם לחתונה או כל אירוע אחר ורגע לפני זמן האירוע, האולם נסגר בגלל שלא היו לו רישיונות. הפיקוח לא נותן אפשרות של יום אחד אפילו, ולא יעזרו התחנונים שלכם, אם תיפלו על אולם כזה תהיו בבעיה. מה עושים? הדבר הראשון שמבקשים הוא לראות את הרישיון של העסק, שהוא בתוקף ואין שום בעיה. אל תסמכו על הבטחה ותבקשו לראות בעיניים שלכם.

כשרות

היום אין כמעט אולם אירועים במדינת ישראל שאין לו תעודת כשרות וטוב שכך. אבל אתם צריכים לבחון את תוקף תעודת הכשרות ולוודא שכל אחד יוכל לאכול באירוע שלכם ללא כל חשש. לא חסרים סיפורים על מקומות בהם בעלי האירוע לא ידעו שאין כשרות בתוקף, מה שיכול ליצור בעיה גדולה עם המוזמנים שלכם. בנוסף, חשוב לזכור שיש כאלו שיאכלו רק כשרות מהודרת, ולכן אתם צריכים לבדוק שיש גם את האופציה הזו באולם, אופציה של הזמנת מנות ספציפיות לאירוע שיהיו מנות עם כשרות מתאימה לאלו שמקפידים יותר.

נוחות באולם

בסופו של דבר מה שהכי חשוב הוא להבין מהי האוירה באולם, האם הוא אולם נעים או שלא ויש מרכיבים רבים לעניין הזה. זה מתחיל עם מיזוג נעים באולם בחורף ובקיץ, והטמפרטורה במקום יכולה להיות קריטית להצלחת האירוע מכיוון שאנשים שחם להם או קר להם מידי לא משתפים פעולה. זה ממשיך עם האקוסטיקה במקום האם היא נעימה או שלא, האם היא מאפשרת לשבת ולדבר האחד עם השני או שצריך לצעוק בגלל המוזיקה, וכמובן התאורה במקום, איך היא והאם היא נעימה ונוחה.

אם אתם מתחתנים בקרוב אתם צריכים למצוא אולם אירועים לקיים בו את החתונה, אולם שיהיה בו את כל מה שחלמתם וכל מה שרציתם תמיד שיהיה ביום הזה. יש אולמות אירועים מסוגים שונים כמו גם גני אירועים, אבל אתם רוצים מקום מיוחד, מקום רומנטי וכזה שלא רואים כל יום.

אין מקום רומנטי יותר מאשר הים – המים צלולים ונקיים, הנוף עוצר נשימה, האויר צלול ומצב הרוח בשמים. הים הוא מקום אליו כולם שמחים להגיע תמיד ובכל מצב, ואירוע שתעשו באולם אירועים על הים יהיה אירוע בלתי נשכח. אז הנה כמה יתרונות שיש באירוע כזה ואיך מוצאים אולם אירועים מומלץ על הים.

החופה

החופה היא החלק החשוב ביותר בחתונה. אתם רוצים שהיא תהיה יפה ורומנטית, שתהיה בלתי נשכחת ומרהיבה, ואתם רוצים לא פחות שיישארו לכם תמונות מיוחדות מהאירוע שתוכלו להראות לנכדים שלכם. בשביל שייצאו לכם תמונות מיוחדות אתם צריכים רקע לא שגרתי, והים מספק את הרקע המתאים לתמונות מעין אלו. תארו לעצמכם את עצמכם עומדים תחת החופה כשמאחוריכם השמש מתחילה לשקוע ואתם נשבעים זה לזו להישאר תמיד לעד. אין מרגש מזה ואין יפה ומיוחד מזה,

רחבת הריקודים

עד כמה שהריקודים יהיו שמחים יותר או פחות, זה מה שיקבע עד כמה החתונה תהיה שמחה ומיוחדת. רחבת הריקודים צריכה להיות כיפית ונעימה, צריכה להיות כמובן עם מוזיקה טובה אך היא צריכה להיות כזו שהרוקדים ירגישו בה בנוח. זה תלוי כמובן במזג האויר אבל ברוב הזמן, רחבת ריקודים פתוחה היא רחבת ריקודים מזמינה וכיפית. האוירה במקום יחד עם מוזיקה מחשמלת, יהפכו מהר מאוד את הריקודים לסוערים.

שעות האירוע

בחתונה על הים, חתונה במקום פתוח צריך להיות קצת יותר זהירים מבחינת שעות האירוע. זה נוגע כמובן לימי הקיץ החמים, ימים בהם בשעות מסוימות שהייה בחוץ תהיה פחות נעימה. באירוע על הים, אתם צריכים לבחור את השעות הנעימות, והבריזה תסייע לכם גם אם החתונה תהיה ביום חם יחסית.

הושבת האורחים

אולם אירועים על הים מציע לא פעם מספר אפשרויות הושבה לאורחים. זו יכולה להיות הושבה בחוץ בחלל הפתוח וזו יכולה להיות הושבה בפנים בתוך אולם עם מזגן. אתם בתור בעלי האירוע תוכלו לבחור איפה תירצו שהאורחים שלכם יישבו ולא פעם אפשר לדחות את הבחירה עד ימים ספורים לפני האירוע בהתאם למזג האויר.

אפשרויות העיצוב בחתונה על הים

חתונה על הים טומנת בחובה אפשרויות עיצוב מגוונות יותר, בעיקר בכל מה שקשור לחופה. עיצוב החופה יכול להיות יפה ורומנטי במיוחד, יכול להיות צעיר ותוסס או בכל סגנון שאתם רוצים. גם את אזור ההושבה אפשר לעצב בצורה קצת שונה מאשר עיצוב של אולם אירועים רגיל.

טיפים לבחירת אולם אירועים

בחירת אולם אירועים היא עבודה לא פשוטה. היא דורשת מכם לדלג בין מקומות, להשוות, לנסות, לבחון ולטעום. אתם הרי רוצים את המקום המושלם בשבילכם ואתם מוכנים ללכת בשביל זה רחוק, אז הנה כמה טיפים לבחירת אולם אירועים, כזה שהאירוע שלכם בו יהיה מיוחד ובלתי שגרתי.

טיפים

• הגדירו מסגרת תקציב – רגע לפני שאתם רצים לברר, לבחון ולראות אתם צריכים לבוא עם תקציב מוכן ביד. אל תתפתו לעשות את זה ההיפך – לראות מקומות, להחליט ובהתאם לזה להוציא. עלות האולם היא קריטית בכל מה שנוגע להוצאות באירוע ותהיה לה השפעה על שאר נותני השירות ועל דברים אחרים שאתם רוצים שיהיו בחתונה שלכם.
• בידקו את המקום בשעות שונות – זה רלוונטי לכל אולם אירועים ובעיקר לכזה שנמצא על הים. אתם חייבים להגיע אל המקום בשעות שונות במהלך היום בשביל לבחון את הנוחות במקום, האם הוא חם או שלא ואיך הוא נראה בשעות הללו. כך תוכלו לקבל את ההחלטה הטובה ביותר בנוגע לשעת האירוע שלכם, כך תוכלו להחליט מתי אתם רוצים שהוא יתקיים ואיך אתם רוצים שהוא ייראה. יכול להיות שהאופציה של חתונה במהלך היום לא הייתה על הפרק מבחינתכם ואחרי שהגעתם פעם אחת בשעות היום וראיתם חתונה במקום השתכנעתם. זה בהחלט שווה ביקר ולו רק בשביל לבחון את האופציות בצורה אמיתית.
• תבדקו את המטבח – אל תתביישו לבדוק מה קורה במטבח. גם אם האוכל נראה לכם איכותי וברמה גבוהה, אתם חייבים לבחון את המקום האם הוא נקי, האם הוא אסתטי והאם יש בו הקפדה על קירור נאות ועל שמירה ראויה על האוכל.
• גישה וחנייה – לא משנה עד כמה המקום ייראה יפה ורומנטי ולא משנה עד כמה האוכל בו יהיה טעים ומיוחד, אם המוזמנים שלכם יגיעו עצבניים לאירוע אתם בבעיה. הם יגיעו עצבניים אם הגישה למקום תהיה מורכבת, והם יגיעו עוד יותר עצבניים אם הם יהיו עסוקים בתחילת האירוע חיפוש מתיש אחר חנייה. וודאו שהגישה נוחה וסבירה ושהמקום לא במוקד פקקי התנועה באזור וכמובן, וודאו שיש חנייה בשפע ועדיף שהיא תהיה חנייה של אולם האירועים.
• בקשו המלצות – המלצות יכולות להיות מלקוחות קודמים של המקום וכל מה שאתם צריכים זה לבקש ממנהלי המקום שייתנו לכם כמה טלפונים, אם כי זה פחות אותנטי. אם יש לכם חבר או קרוב משפחה שעשה אירוע באולם שאתם בודקים, זו תהיה ההמלצה הטובה ביותר עבורכם.

כל אירוע שהוא ובעיקר חתונה הוא אירוע משמח, אירוע שמחכים לו ומתרגשים לקראתו ומשקיעים גם לא מעט כסף כדי שהוא יהיה מוצלח. בשביל שהוא יהיה כזה, זה מתחיל בבחירת אולם אירועים שנראה נהדר, שמגיש אוכל טעים, שמציע עיצוב יפיפה וכמובן, שירות ברמה גבוהה לאלו שהוזמנו לאירוע.

כל מי שמנסה לחפש אולם מתאים לצורך עריכת כנס כלשהו, מוצא את עצמו מתמודד מול רשימת משימות בלתי מבוטלת. אך אין ספק כי הנושא הראשון בו הכי חשוב לטפל זוהי הבחירה באולם המתאים אשר בו ייערך הכנס.

אנחנו כאן על מנת להעניק לכם שורה של טיפים אשר עשויים להקל עליכם את הבחירה במקום הנכון. כך תוכלו להבטיח לעצמכם כי תפיקו את מלוא התועלת מהכנס וההשקעה שלכם לא תלך לריק.

טיפ מספר 1 – אולם נגיש עבור כולם

תמיד יהיו האנשים אשר יבחרו להגיע לכנס המתקיים בעיר רחוקה ממקום מגוריהם, באמצעות התחבורה הציבורית. חשוב לוודא כי האולם לא נמצא באזור שהתחבורה הציבורית לא מגיעה אליה. כמו כן חשוב לבדוק כי ישנה תחבורה נוחה למקום והיא מגיעה עד לקרבת האולם ממש. ברור שיש להתחשב גם באלו הבוחרים להגיע באמצעות כלי הרכב הפרטי שלהם. יש לוודא כי אלו יצליחו למצוא מקום חניה נוחה בקרבת מקום ולא ייאלצו לחנות רחוק מידי או להתפתל סביב עצמם שעה ארוכה עד שהם יצליחו למצוא לעמם מקום חניה הולם.

טיפ מספר 2 – אולם המתאים לסוג האירוע ולצרכיו

חשוב שהאולם בו תבחרו ישדר את האופי ואת המיתוג הרצוי לכם בהתאם לסוג העסק כמו גם בהתחשב בקהל היעד שלכם. כך לדוגמא אם הכוונה שלכם היא קבלת תמיכה או קבלת חסויות מחברות, עמותות או ארגונים שונים, אתם צריכים לחשוב גם על התדמית שלהם ולכבד את המעמד שלהם. מלבד זאת, אם מדובר במתחם גדול, חשוב לוודא כי אתם בלעדיים במקום ולא יתקיימו כנסים נוספים באותו זמן אשר אלו עשויים להרוס את המיתוג אשר עליו אתם עובדים או להתנגש בפעילות שאתם מקיימים.

טיפ מספר 3 – אולם עם כל הציוד הנדרש

לצורך קיום כנס עסקי ולא ממש משנה באיזה סדר גודל מדובר, בין אם זהו כנס אשר מיועד לקהל של עשרות אנשים המגיעים מהעיר ובין אם זהו כנס עבור קהל גדול של מאות ואף יותר אנשים המגיעים מכל רחבי הארץ או אפילו מחוצה לה. ישנן תשתיות בסיסיות אשר בלעדיהן אי אפשר יהיה לקיים את הכנס. לדוגמא אמצעי הגברה בהתאם, תאורה מתאימה, במת נואמים, פודיום, מקרן וכדומה. כמו כן יש לוודא כי ישנן נקודות חשמל מספיקות ונקודות טעינה, כמו גם וויי פיי וכל מה שאתם או המשתתפים עשויים להזדקק להם במהלך האירוע.

טיפ מספר 4 – אולם עם חללים שונים

לכל כנס אופי ייחודי משלו כמו גם צרכים ומטרות שונות. לא פעם מתקיים הכנס בצורה מחולקת. אם זה כנס הכולל סדנאות שונות, חלוקה לקבוצות לצורך מספר פעילויות שונות המתקיימות במקביל כמו גם מופעים מרכזיים משותפים. ברור כי עבור כנסים מן הסוג הזה יש צורך באולם כנסים המכיל חללים מתאימים לכל מטרה. אם זה חדר ישיבות בו אפשר יהיה לשבת סביב שולחן אחד, אולם לקבלת פנים, אודיטוריום מרכזי וכן הלאה.

טיפ מספר 5 – אולם המציע אפשרויות למיתוג האירוע והעסק

אולמות המיועדים לקיום כנסים מצוידים על פי רוב בציוד מתאים או חללים אשר מתאימים למיתוג יוקרתי ומכובד של הכנסים המתקיימים במקום. חשוב לבדוק נקודה זו מראש, בטרם מחליטים על המקום בו ייערך הכינוס.

אין ספק כי אולם מתאים מהבחינה הזו יעניק הרבה יותר אפשרויות ואפשר יהיה למקסם את התועלת מהכנס.

טיפ מספר 6 – צוות מקצועי שילווה את האירוע

אירוע עסקי ובמיוחד כזה אשר נערך בסדר גודל של עשרות או מאות משתתפים, דורשים ליווי מקצועי של צוות טכני אשר יהיה ערוך לתת מענה בזמן אמת לכל תקלה. חשוב לוודא מראש כי באולם מעמידים לרשותכם צוות כזה אשר אכן ילווה את האירוע לכל ארכו. חשוב לזכור כי תקלות טכניות עשויות להרוס את כל האירוע ואם לא יהיה לכם מענה מידי לפתרון בעיות חשמל, בעיות הגברה וכדומה, הרי שהאירוע כלל לא ייצור את הרושם הרצוי וחבל.

טיפ מספר 7 – כיבוד לאורחים

כנס עסקי שנערך למשך יום שלם או אפילו רק למספר שעות חייב לכלול גם כיבוד קל (או כבד) עבור המשתתפים. חשוב לבדוק מראש האם באולם מציעים גם את השירות הזה. כדאי לבדוק האם יש לאולם הסכמים עם ספקים מסוימים או שמא יש לכם את האפשרות לבחור בעצמכם את שירותי הקייטרינג המתאימים לכם ולטעם והקהל שלכם.

טיפ מספר 8 – השוואת מחירים

אולם כנסים, במיוחד אולם גדול עם מספר חללים, אולם שמציע גם שירותי קייטרינג וליווי מקצועי של צוות במקום, עשוי להסתכם בעלויות בלתי מבוטלות. לא כל עסק מסוגל להרשות לעצמו לשלם כל מחיר שיושת עליו. מסיבה זו מומלץ מאוד לערוך סקר מחירים ולנסות לבדוק את האפשרויות הקיימות. חשוב מאוד להיצמד לאפשרות התקציבית של העסק ולא להיסחף ולהתחייב למחירים גבוהים מאוד שיהיה קשה אחר כך לעמוד בהם. בהרבה אולמות תוכלו פשוט לגשת עם תקציב מוגדר מראש ולבקש כי יתפרו לכם את האירוע בהתאם. כך תוכלו ליהנות מאירוע במקום המתאים עבורכם בלי לחרוג מהתקציב שלכם.

טיפ מספר  9 – סוף מעשה במחשבה תחילה

לא משנה במה תבחרו בסופו של דבר. אך החשוב ביותר הוא לשקול היטב את כל הנתונים ואת כל האפשרויות וכמובן גם את כל העלויות הצפויות ובהתאם לכך לבחור בסופו של דבר את האולם המתאים.

אם תבחנו לעומק את כל הנקודות המרכיבות את האירוע העסקי שלכם, קרוב לוודאי שההחלטה תיפול בסופו של דבר על המקום הנכון ואתם תוכלו להפיק מהכנס העסקי את מלוא התועלת.

חתונה זה אירוע מרגש במיוחד. מדובר בעניין הדורש היערכות ומחשבה. ההחלטה לקשור יחד את גורלכם היא עניין עצום ולאחר שהחלטתם והתארסתם, אתם צריכים להתקדם הלאה ולתכנן את החתונה. אם אתם מחפשים מקום ייחודי ואתם לא חוששים לצאת מהקופסא, חוף הים עשוי להוות המענה המושלם עבורכם. אין כמו חופה על קו הים במקום הכי טבעי והכי מדהים בעולם.

אנחנו כאן על מנת לציין בפניכם את הדגשים המיוחדים אשר עליכם לשים לב אליהם כשאתם מתכננים את החתונה שלכם.

אירוע על חוף הים דורש היערכות רבה יותר מכל מקום אחר. לפני הכול יש לדאוג לאישור מתאים על מנת לקיים אירוע במקום כזה. אחרי הכול מדובר בשטח ציבורי ולא כל אחד יכול לעשות בו כבתוך שלו. לאחר שיש אישור מהרשות המקומית, ברוב המקרים כדאי גם לבקש אישור מהמשטרה, מאותה הסיבה בדיוק, עדיף לסדר את כל אלו מראש על מנת שלא להסתבך עם האישורים הנדרשים.

אירוע פתוח אבל אינטימי

היות ומדובר במקום ציבורי ועשויים לשהות במקום מתרחצים נוספים, חשוב מאוד לתחום את המקום הרצוי וכך תוכלו לשמור על הפרטיות ועל האינטימיות שלכם באירוע. ישנם ימים אשר מגיעים יותר מתרחצים, בימים אלו חשוב הדבר עוד יותר ולא כדאי להקל ראש בדבר.

אבטחה

אתם רוצים שהאירוע שלכם יהיה בלתי נשכח. זה ברור. לכן אתם הולכים עד לחוף הים. אך על מנת שהוא אכן יהיה כזה ורק מהסיבות הטובות, אתם צריכים לדאוג כי המקום יהיה מוגן לגמרי. כל אולם אירועים מאובטח כיום עם שומרים הניצבים בפתח. ברור אם כך כי במרחב פתוח חובה גם כן להציב שמירה ואבטחה. הן מפני גניבות או אירועים פליליים והן מפני אירועים ביטחוניים. חשוב להעניק את הביטחון המלא לאורחים. זה יתרום לאווירה השמחה שיבוא ממקום של רוגע וביטחון.

נוח לאורחים

לא משנה אם האירוע יתקיים סמוך לקו החוף או מעט רחוק מהגלים, עדיין, לא ניתן יהיה לצפות מהאורחים לשבת בחולות המקיפים אותם מכל עבר. לצורך כך יש לדאוג לפתרונות ישיבה נוחים וראויים. זה כולל כמובן כיסאות, שולחנות וכל מה שצריך על מנת שהמקום יקבל צורה של אירוע. מומלץ להשקיע בכיסאות מיוחדים שיתאימו לאווירה ולא ללכת סתם על כיסאות רגילים ומשעממים.

יש כאלה שלא יוותרו על ספות ועל כריות על מנת שהאורחים ייהנו מאירוע מפנק ומושלם.

הצללה וגם תאורה

חתונות רבות מתחילות בשעות היום והן גולשות להן אל תוך הלילה. אם מדובר באירוע אשר נערך בחודשי הקיץ, חובה לדאוג שהמקום יהיה מוגן עם פתרונות ההצללה המתאימים על מנת שהאורחים לא יסבלו מהחום העז ויתגעגעו נואשות לאולם האירועים הממוזג.

הפתרון לכך יהיה בדרך כלל אוהלים מיוחדים אשר אותם אפשר להקים במקום לכל מי שירצה ליהנות מישיבה יותר אינטימית ומשהייה לאורך כל האירוע. אפשר לעשות שימוש גם בשמשיות שנועדו לצורך הצללה ואלו יעניקו לחוגגים את האפשרות להימלט מהשמש הקופחת במקרים והיא אכן תצא מנרתיקה בדיוק בשעות אלו של האירוע.

תאורה זוהי גם סוגיה הכרחית שלא ניתן לוותר עליה וכמובן אם לא נדאג לתאורה מראש, הרי שכאשר השמש תשקע תשתרר לפתע חשיכה עבותה ומאוד לא נעימה. כאשר ישנו הפתרון מראש, ניתן ליהנות מהיתרונות העצומים של חתונה בטבע לאור התאורה שמצליחה להעצים את האירוע.

רחבת ריקודים

אין חתונה בלי ריקודים. אז ברור שהריקודים על רקע הרוח המנשבת, במקום פתוח, באווירה הקלילה והנעימה של חוף הים, עשויים להיות מדהימים. אבל אם ניסיתם פעם לרקוד על חול, כנראה אתם כבר יודעים שזה לא ממש משהו אפשרי. אז לשם כך ישנה האפשרות אותן מציעות חברות שונות של הכנת רחבה נקייה מחול. הרחבה תוכל לשמש כרחבת ריקודים לכל דבר בלי שיהיה עליכם לוותר על הטבע ועל הנוף הכי מיוחד.

סאונד

ללא מוסיקה סוערת ומרקידה, האירוע לא ממש יישא את האופי הרצוי. על כן חשוב לדאוג כי יהיה סאונד מושלם. אם תדאגו למערכת הגברה איכותית וטובה, האירוע יהיה באמת שמח ומושלם. לא די להזמין את הלהקה או את הדי ג’יי, אם לא תתנו להם את התנאים הכי טובים להשמיע לכם את המוסיקה בעוצמה הראויה.

אוכל, אלכוהול וכל מה שיעשה את האירוע שמח

ברור שגם אירוע אשר נערך על שפת הים חייב להיות כזה שמציע את כל הכיבוד הראוי לאורחים. אי אפשר לוותר על כלום. יתרה מזו, על שפת הים, הלב נפתח והתיאבון אף הוא מתגבר ואם תעניקו לאורחים שלכם אוכל טוב את הבר העשיר ומנות טעימות, האווירה תשתחרר והחתונה תהיה עליזה ושמחה במיוחד.

ברור שיש צורך להיערך לשם כך עם חברת קייטרינג מקצועית אשר מסוגלת להעניק את המענה בתנאים כאלה של חתונה על שפת הים. אך אל דאגה. אלו שאכן מנוסים בדבר ומציעים אותו ללקוחותיהם, אכן יספקו לכם את החתונה המושלמת עם כל מה שצריך בהתאם לתנאים.

מפיק אירועים – אירוע בראש שקט

אז הבנתם שאירוע על חוף הים זה לא אירוע שניתן לתכנן אותו מהרגע להרגע. האירוע מורכב מהמון פרטים ופריטים ואם יחסר רק משהו אחד קטן, האירוע כולו ילקה בחסר וכל מה שכן ישנו באירוע יאבד מטעמו הטוב. כי אם לא הצטיידתם באמצעי חימום מספקים לאוכל, המנות הטעימות תוגשנה בטמפרטורה לא מתאימה. אם לא תדאגו לתאורה מתאימה, אתם מבינים מה יקרה לאחר שהשמש תיעלם. מסיבה זו מומלץ מאוד לפנות אל חברה מקצועית שמציעה את הפקת האירוע על חוף הים.

אחרי שקראתם את כל הטיפים החשובים שלנו – הגיע הזמן שלכם להתרשם ממתחם האירועים טראסק ולגלות כי אנו עומדים בכל הדגשים והסטנדרטים שהצבנו – שיהיה במזל טוב!

כאשר אנשים עומדים בפני תכנון אירוע, הדבר הראשון עליו הם חושבים הוא בבחירה באולם אירועים יוקרתי, כך שאין זה כלל חשוב אם הם חולמים להתחתן לאור השקיעה, לחגוג בת מצווה, או להרים אירוע חברה באווירה שאנטית, וזאת כי התיאור “יוקרתי” טומן הבטחה – הבטחה שהאירוע ינחל הצלחה כבירה, כי יוקרה משתלב עם איכות, הקפדה, רמה גבוהה, שפע, חשיבה על סך הפרטים הקטנים, יחס אישי, שירות מעולה, אוכל גורמה, מיקום מדהים, עיצוב מושקע, הגברה איכותית ובאופן כללי המונח “יוקרתי” מבטיח את הטוב ביותר ואת הטוב ביותר כולם רוצים, ובמיוחד כשהם עומדים לשלם על כך, עובדה שמובילה אותנו לשאלה הבאה: האם יוקרתי בהכרח יתגלם כיקר?

יוקרתי מול יקר

לצד העובדה שהרבה אנשים שואפים לקיים את האירוע באולם יוקרתי, גם הרבה אנשים מראש נמנעים מכך, ולו כי הם חוששים שמא הם לא יעמדו בהוצאה. ובכן כאן ראוי לעצור ולדייק שאין זו בהכרח המציאות, וזאת כי אולם אירועים יוקרתי אינו בהכרח מצריך הוצאה מאוד גבוהה, כך שאם רק בודקים, מגלים שההוצאה עשויה להתגלות ככדאית ומאוד הגיונית. האומנם? ובכן הכול תלוי בתאריך ובסל הבחירות האישיות. משמע אם תבקשו להשכיר את שירותי האולם בתאריך נחשק ואם תיקחו שני צלמים, תבחרו בתפריט היקר ביותר, תזמינו הרבה אנשים, תשדרגו את העיצוב, תביאו די-ג’י ידוע וכדומה, הרי שללא ספק האירוע יתגלם כיקר ביותר. עם זאת, אם תיקחו בדיוק את אותו אולם מרשים ומעוצב, אך תתמקדו בתאריך הפנוי שמבקשים לסגור, תבחרו תפריט איכותי אך לא מוגזם, ובכל הנוגע מסביב תנהגו באופן שקול אך לא פזרני, מפנק אך לא חונק – תגלו שניתן להוביל את האירוע הפרטי שלכם למקום יוקרתי, מבלי לגרום לחשבון הבנק שלכם לחוש מצוקה.

מהו באמת אולם יוקרתי?

לא מעט מתחמי אירועים ממהרים להכריז על עצמם כיוקרתיים. ובכן מה באמת עומד מאחורי ההגדרה? לא ברזים מזהב, לא נברשות מקריסטל, לא רצפת שיש ולא סט צלחות מיובא מפריז, אך כן אלמנטים מרשימים, כן חומרים איכותיים, כן מערכות הגברה, מיזוג ותאורה מתקדמות (ושמתוחזקות כהלכה), כן צוות מלצרים קבוע ואיכותי שסונן בהתאם לסטנדרטים גבוהים, כן מגוון פינות ישיבה, כן עיצוב בטוב טעם שיודע להשתנות (אך גם לשמור על שפה אחידה), כן ליווי צמוד של הלקוח באופן שמאפשר לו שליטה מלאה ומענה מידי, וכן תחושה שלבעלי האולם אכפת מאיכות התוצאה ולא רק ממעמד מסירת הצ’ק.

טיפים למציאת אולם יוקרתי

הרבה אנשים מחפשים אחר אולם יוקרתי, אך אינם יודעים מהיכן להתחיל. להלן מספר טיפים שעשויים להקל את תהליך החיפוש:

• ראשית מקדו את החיפוש במתחמים יוקרתיים, במתחמים שאינם יכולים להרשות לעצמם להכיל נותני שירות בינוניים.
• יש אלמנטים שמראש מגדירים את האולם כיוקרתי. אלמנטים כגון נוף מרהיב של ים, חורש אינסופי, תצפית מרשימה ממקום גבוה וכדומה. מכאן שאם אולם מציע אלמנט מהותי מסוג זה ברמה גבוהה, ללא ספק יש למה לצפות.
• מקומות יוקרתיים נוטים להיתפש כבעלי רזומה חיובי, ועל כן אם רבים אחרים הגיעו, חוו והתרשמו, כל שנותר לעשות זה להאמין ולהגיע לבחון בעצמכם.
• חפשו אחר אולם שיודע לחבר בין הנוף המידי לבין המתחם החיצוני והפנימי – מדובר ביתרון גדול.
• לצד העובדה שאולם אירועים עשוי להיות יוקרתי, יש מיקומים שמראש מבטיחים יוקרה, כאשר כל אזור ת”א מהווה דוגמה ראויה. כך למשל אם מתמקדים באזורים היותר טובים של העיר ללא הפסקה, הרי שניתן להגדיל את הסיכויים למצוא שלל אופציות מבטיחות.
• אולם יוקרתי לא יהסס להשקיע באתר אינטרנט, וזאת מתוך הבנה שכיום אנשים ראשית כל פונים לרשת כאשר מתעוררת שאלה, כשהם מחפשים להשוות, או למצוא יעד. אי לכך לאחר שמקבלים כמה שמות של אולמות מבטיחים, יש להיכנס לאתר ולבצע בחינה יותר ממוקדת. אם האתר ברמה גבוהה והתמונות עונות על ההגדרה, פשוט עברו לשלב הבא – תאמו פגישה.
• ידוע שכסף מושך כסף ובאותו משקל גם אולם יוקרתי מושך נותני שירות יוקרתיים. מכאן שאם מכירים קייטרינג איכותי, או לחלופין די-ג’י נחשב, ניתן לשאול אותם אלו מתחמים יוקרתיים הם מכירים בהתאם לסביבה הרצויה, וזאת כי מדובר בנותני שירותי שמכירים אינספור מתחמים והם חסרי אינטרס מקצועי, כך שהם יכולים לסייע עד מאוד במהלך החיפוש ואף לתת דגשים משלהם.

השלכות משניות

לצד העובדה שאולם יוקרתי מציע רמה גבוהה של שירות ועיצוב טרנדי, אישי וקפדני, גם ישנן השלכות נוספות (וחיוביות) שרצוי להתייחס אליהן. במה מדובר? ובכן רצוי לקחת בחשבון שמתחם אירועים יוקרתי יהיה תפוס כחצי שנה קדימה, למעט כמה חורים. אי לכך אם מבקשים לסגור תאריך, מוטב לעשות זאת כמה שיותר מוקדם. בנוסף יש לקחת בחשבון שאולם יוקרתי מראש יעלה חיוך על פני המוזמנים, כיוון שאולם יוקרתי מחזיק בשם טוב, ועל כן האורחים ישמחו לדעת שהם מוזמנים ליעד הנבחר – עובדה שבין היתר עשויה להשפיע על גובה הצ’ק ועל אחוזי ההגעה.

שווה להוציא יותר!

שנסכם? אולם יוקרתי מציע שלל הטבות, כולל מיקום מבטיח, עיצוב מרשים ושלל דגשים חשובים. מכאן לצד העובדה שניתן להרים אירוע באולם יוקרתי וליהנות מהוצאות יחסית סבירות, אין להתעלם מהעובדה שזול לא עומד להיות, אך פה חשוב להבין שאולם יוקרתי מכיל מגוון יתרונות נוספים ומאוד חשובים. במה מדובר? ובכן אולם מושקע יוצר ציפייה, משרה אווירה, מבטיח הצלחה, תומך בסטטוס הרצוי, יוצר רושם ובאופן כללי מעניק הרבה יותר. לאור הדברים כאשר מבינים שאירוע לא מרימים בכול יום, מהר מאוד מסיקים שההשקעה כדאית – במיוחד אם ההפרש אינו משמעותי, ולו כי התנהלתם כהלכה.