אירועים עסקיים במרכז

טראסק אולם אירועים בנמל תל אביב מזמין אותך לפגישת היכרות אצלנו במקום!
צרו קשר

מחפשים אולמות אירועים במרכז? אל תתפשרו על מקום שאינו בתל אביב

בין אם אתם מארחים מפגש מצומצם ואינטימי, כנס גדול או גאלה ארגונית משוכללת, ההיצע המגוון של תל אביב מבטיח שהאירוע שלכם לא רק יעמוד בציפיות אלא יהיה מעל ומעבר. כל הסיבות לבחור בלוקיישן האטרקטיבי הזה לאירוע הבא שלכם

בכל הנוגע להפקת אירועים עסקיים במרכז, העיר תל אביב בולטת כבחירה חסרת תחרות עבור מתכנני אירועים ואנשי עסקים בעלי אבחנה חדה. בתל אביב, הידועה בתור הלב הכלכלי הדינמי והחי של ישראל, תהנו ממגוון רחב של אולמות אירועים, לוקיישנים, משאבים ואווירה שיכולים לשדרג כל אירוע עסקי ולהפוך אותו לבלתי רגיל. שפע כזה לא תמצאו בשום מקום אחר בארץ. 

תל אביב, שיש בה שילוב הדינמי בין מודרניות ומרקם תרבותי עשיר, מספקת רקע מעורר השראה אשר מתאים לצרכים הרב-גוניים של אירועים עסקיים. בין אם אתם מארחים מפגש מצומצם ואינטימי, כנס גדול או גאלה ארגונית משוכללת, ההיצע המגוון של תל אביב מבטיח שהאירוע שלכם לא רק יעמוד בציפיות אלא יהיה מעל ומעבר.

מקומות חדשניים ומגוונים: חללי אירועים בשלל סגנונות, גדלים ולוקיישנים

אחד היתרונות המשמעותיים של תל אביב טמון במגוון הרחב של חללי האירועים שניתן למצוא בה. החל ממרכזי כנסים חדישים, המצוידים בטכנולוגיה העדכנית ביותר, ועד לחללים ייחודיים ולא שגרתיים כגון גלריות אמנות, אולמות אירועים על חוף הים וגגות אורבניים בסטייל טרנדי – תמצאו בעיר מקום שיענה על כל צורך, העדפה וסגנון. המקומות האלה עוסקים לא רק במרחב הפיזי שהם מספקים, אלא שיש בהם גם אמירה מובהקת, והם מספקים מאפיינים ורקע המעוררים יצירתיות, מטפחים נטוורקינג ומאפשרים יצירת חוויות משמעותיות. כאלו שההשפעה שלהן תהיה מתמשכת. 

תל אביב: הלוקיישן הכי מרכזי שיש

מעמדה של תל אביב כלוקיישן מרכזי ביותר, הוא ברכה גדולה עבור מפיקי האירועים. אפילו אם יש לכם ברשימה אורחים הצפויים להגיע מחו״ל, הם ימצאו את דרכם במהרה ובנוחות, כאשר הדרך מנתב״ג אל העיר מצריכה נסיעה קצרה ומהירה ברכבת או במונית. גם בתוך העיר, המשתתפים יהנו מתחבורה ציבורית יעילה, הכוללת אוטובוסים, רכבות וכעת גם מערכת הרכבת הקלה, המבטיחה נוחות הגעה מקסימלית. בנוסף, הזמינות של מוניות רבות ושירותים כמו Gett ויאנגו הופכת את ההגעה אל האירוע וממנו בחזרה, לפשוטה וקלה עבור משתתפי האירוע.

תל אביב מוכרת בעולם כמעצמת חדשנות טכנולוגית 

אין ספק שתל אביב היא הלוקיישן המנצח לאירועים הקשורים בתחום ההייטק, שכן, העיר מוכרת בעולם כמעצמת חדשנות טכנולוגית. מקומות רבים בעיר מצוידים באמצעי הקרנה חדשניים, אינטרנט מהיר ומערכות אודיו-ויזואליות מתקדמות, הנותנות מענה לצרכי הדיגיטל והמולטימדיה של מפגשים עסקיים בעידן הדיגיטלי. הפקת אירוע בעיר הטכנולוגית הזו, משמעותה גם גישה קלה לדמויות מקומיות מעולם ההייטק ומובילי דעה שיכולים לתרום מהשכלתם כדוברים או כמשתתפים, ולהוסיף ערך משמעותי לאירוע.

אפשרות להלין בסטייל את האורחים המגיעים מחוץ לעיר או מחו״ל

עם שפע של פתרונות אירוח, החל מלונות פאר ועד לדירות בוטיק, תל אביב היא המקום המושלם לארח משתתפים עם העדפות ותקציבים משתנים. מלונות רבים בעיר מנוסים במתן מענה לצרכים של אורחים עסקיים, מה שמבטיח שהמשתתפים שלכם ייהנו משהייה פרודוקטיבית ונוחה כאחד. אופי האירוח הנודע של העיר ניכר בשירות החם והמקצועי, בין אם בבתי מלון, במסעדות או באולמות האירועים.

גן עדן קולינרי: הפן הגסטרונומי באירוע מובטח 

תל אביב היא גן עדן קולינרי, כאשר תמצאו בה מגוון אינסופי של חוויות אוכל, שיכולות להעצים כל אירוע עסקי. החל ממסעדות גורמה המגישות בסגנון ״פיין דיינינג״ משובח ועד למסעדות מקומיות, המגישות מנות ישראליות מסורתיות, הסצנה הקולינרית של העיר היא הרפתקה בפני עצמה. שפע אפשרויות הקייטרינג הללו, מאפשרות למארגני אירועים לספק למשתתפים חוויות אוכל בלתי נשכחות המשקפות את המגוון הגסטרונומי של העיר.

למנף את שלל אפשרויות הבילוי והפנאי של העיר לחיבור חברתי בין המשתתפים

המסגרות הבלתי פורמליות וההזדמנויות החברתיות שתל אביב מספקת, יכולות להיות חשובות לא פחות מהאירוע הרשמי עצמו. חיי הלילה התוססים של העיר, האטרקציות התרבותיות והחופים היפים, מספקים את הרקע  מושלם ליצירת חיבור באווירה בלתי פורמלית, שבתורו יכול לסייע בטיפוח קשרים עסקיים חזקים יותר. המשתתפים יכולים להירגע לאחר יום ארוך של כנס בבר על חוף הים או במרכז העיר, לחקור את השכונות המיוחדות כמו שכונת נווה צדק האמנותית, או ליהנות מהופעה חיה באחד ממוקדי התרבות והמוזיקה הרבים של העיר.

לוקיישן אטרקטיבי ומרכזי מוביל למיתוג יוקרתי של הארגון העומד מאחורי האירוע

יש עוד סיבה טובה לבחור באולם בתל אביב, כאשר מחפשים אולמות אירועים במרכז

היוקרה הטבועה במוניטין של העיר, יכולה להעצים משמעותית את המיתוג של הארגון שמארח את האירוע. המוניטין של תל אביב כמטרופולין שוקק חיים, הידוע בחדשנות, בתרבות ובסביבה העסקית הדינמית שלו, יכול להעניק הילה של תחכום ואמינות לאירוע שלכם. הפקת אירוע במקום כה בולט, ממצבת את הארגון כשחקן מוביל, מעודכן ומשפיע בתחומו. האטרקטיביות של העיר לא רק מושכת יותר משתתפים אלא גם יוצרת אסוציאציות חיוביות עם המותג, מה שהופך את האירוע לרב השפעה. על ידי יישור קו עם התדמית היוקרתית של תל אביב, ארגונים יכולים לשדרג את תפיסת המותג שלהם, למשוך לא רק תשומת לב מקומית אלא גם בינלאומית, מה שמועיל במיוחד לעסקים המעוניינים להרחיב את טווח ההגעה שלהם או לשפר את מעמדם בשוק.

לסיכום, הבחירה בתל אביב כלוקיישן לאירוע העסקי שלכם היא החלטה שאוצרת בחובה הרבה יותר מנוחות לוגיסטית בלבד. מדובר בהחדרה של הדופק האנרגטי של העיר, הרוח החדשנית שלה וסגנון האירוח היוקרתי, המסוגנן והמפנק המאפיין את האזור – ישר לתוך האירוע שלכם. 

כך תמצאו אולם לכנס בתל אביב שמתאים בדיוק לצרכים שלכם

חברות וארגונים רבים מבינים היום יותר מתמיד את חשיבותה של שביעות רצונם של העובדים שלהם. אחת הדרכים להעלות את רמת שביעות הרצון בקרב עובדי החברה היא באמצעות הפקת אירועים מהנים, כנסים מעשירים ושלל חגיגות אשר מבשרות את הישגי הארגון, תגמול עובדים מצטיינים ועוד.

לשם כל אלה, חברות וארגונים רבים נזקקים לאולם גדול שיתאים בדיוק למטרת הכנס או האירוע. 

אבל אירועים עסקיים לא משמשים רק עבור העובדים. מגוון חברות וארגונים עורכות אירועים עסקיים וכנסים על מנת לקדם מוצר מסוים, לחגוג הנפקה, לערוך הרצאות, להשיק שירות חדשני ולמשוך לקוחות חדשים. 

עבור כל אלה נדרש אולם מרווח ואיכותי שיעזור ליצור את האווירה ואת החוויה הרצויות. 

אז איך מוצאים את אולם לכנסים ואירועים עסקיים שמתאים בדיוק לצרכי הארגון או החברה?

לשם כך הכנו עבורכם את המדריך הבא.

הגדרת צרכים

לפני שאתם יוצאים למסע חיפושים אחר האולם המושלם לכנס או לאירוע העסקי שלכם, הגדירו צרכים ודרישות שינחו אתכם בחיפושים אחר האולם האולטימטיבי. 

הגדירו את סוג האירוע, את סגנון העובדים או הלקוחות שלכם. חשבו מה ילהיב אותם ומה אתם רוצים לשדר: האם האירוע מתמקד באווירה קלילה ומהנה או בחדשנות ורצינות?

שאלו את עצמכם מהם הכלים והאמצעים הדרושים לאירוע שלכם: האם אתם זקוקים לתאורה מגוונת ומתקדמת? אולי למערכת סאונד איכותית? ומה עם בר וקייטרינג לטובת האורחים שלכם?

ככל שתשקיעו יותר במיפוי הצרכים שלכם, כך תוכלו לתכנן את האירוע המושלם באופן מדויק, פשוט וממוקד יותר.

מיקום מרכזי ונגיש

אחד הדברים החשובים ביותר בתכנון והפקת אירוע עסקי הוא המיקום. עובדים ולקוחות רבים פזורים ברחבי הארץ ולכן עשויים להימנע מהגעה לאירוע הממוקם רחוק מהם. הדרך הטובה ביותר לוודא כי מרבית העובדים והלקוחות יוכלו להגיע היא באמצעות מציאת אולם במיקום מרכזי ונגיש. 

כמה נגיש? כזה שקרוב לצירי תנועה מרכזיים, כבישים ראשיים ועם תחבורה ציבורית לאזור לטובת אלו שמגיעים בלי רכב. 

אירועים עסקיים במרכז הארץ הינם בעלי נגישות גבוהה יותר לאורחים המגיעים מכל רחבי הארץ ואם נהיה ספציפיים יותר – תל אביב מהווה את המוקד האולטימטיבי לאירועים עסקיים.

העיר המרכזית הזאת עונה על כל דרישות הנגישות בזכות קרבתה לצירי תנועה מרכזיים, בזכות תחבורה ציבורית ענפה ומגוונת ובזכות המיקום המצויין בלב גוש דן. 

אך גם בתל אביב ישנם מקומות נגישים יותר וישנם מקומות נגישים פחות. התמקדו בחיפוש אחר מקומות שקרובים לכניסות וליציאות מהעיר על מנת שהאורחים שלכם לא יקלעו ליותר מידי פקקים בדרכם למקום האירוע ובחזרה ממנו. בנוסף חפשו  מקום הממוקם בסמוך לתחנת הרכבת ולקווי אוטובוסים. 

נמל תל אביב הוא ללא ספק אחד המקומות אשר עונים באופן הטוב יותר על הדרישות הללו ולכן מהווה מקום מבוקש ופופולרי לכנסים ואירועים עסקיים. 

גודל האולם והקיבולת שלו

לאחר שהגדרתם צרכים ומטרות אתם בוודאי יודעים כמה אנשים אמורים להשתתף באירוע העסקי שלכם. נתון זה יסייע לכם בבחירת האולם המתאים עבורכם, כזה שיכול להכיל את כמות האורחים שלכם באופן מדויק. 

בחירת אולם גדול מידי עבור אירוע קטן, עשויה להיות שגויה ולהעביר מסר שהאירוע לא מוצלח מכיוון שלא הגיעו מספיק אנשים. לעומת זאת, בחירה של אולם שאינו מספיק מרווח עבור כמות גדולה של אורחים, עשוי להעיב על חווייתם של העובדים או הלקוחות שלכם, ליצור תחושת צפיפות ועומס מעיקים ולהבריח את אורחיכם מהמקום בשלב מוקדם. 

התמקדו בחיפוש אחר אולם מתאים למידותיכם שיכול להכיל את מספר האורחים שלכם מאופן מרווח ונעים.

חדשנות ואמצעים טכנולוגיים

בשונה מאירועים פרטיים, אירועים עסקיים לרוב רוצים לשדר חדשנות וקידמה. אחת הדרכים לעשות את זה היא באמצעות אמצעים טכנולוגיים מתקדמים באירוע. בחנו את התאורה באולם ואת מערכות הסאונד במקום. תאורה וסאונד איכותיים הם הבסיס לאירוע אשר רוצה להעביר מסר חדשני ומתקדם ולכן חשוב שלא לוותר על זה.

אוכל, קדימה אוכל!

עם כל הכבוד לתוכן שלכם ולמטרת האירוע או הכנס, העובדים והלקוחות שלכם עשויים לאבד עניין מהר מאוד ללא אוכל טעים ומבחר משקאות שמתאימים לאווירה. 

נכון, אוכל הוא לא המטרה לשמה אתם מתכנסים אבל הוא בהחלט משחק תפקיד חשוב בשמירה על שביעות הרצון של האורחים שלכם, בשמירה על עניין במה שיש לכם להציע וכמובן על סטנדרט אירוח הולם שרואה את טובת אורחיכם. 

בין אם אתם בעניין של בופה או של הגשה לשולחנות, בחנו את טיב המטבח והקייטרינג באולם ובחרו במקום שמציע מגוון אפשרויות קולינריות טעימות, איכותיות ואסתטיות. 

ואיך אפשר בלי אלכוהול ומשקאות שמלווים את האוכל? העדיפו אולם אשר מציע בר איכותי עם משקאות אשר מתאימים לסוג האירוע שלכם. משקאות איכותיים מעניקים אווירה טובה לאירוע ולכנס, מסייעים ביצירת חיבורים עסקיים ומינגלינג ותורמים לשביעות רצונם של האורחים שלכם. 

מתחם חניה

זכרו שלאירוע העסקי שלכם צפויים להגיע לא מעט אנשים. רובם יגיעו ברכבם הפרטי ולכן הם זקוקים למקום חניה סמוך לאולם. בחרו אולם עם מתחם חניה מרווח, נגיש ונוח הממוקם בסמוך למקום.

הקפידו כי מתחם החניה לא יהיה חולי או בדרך כורכר על מנת לאפשר נגישות גבוהה של אורחיכם וכדי ליצור להם חוויה טובה ונעימה מהרגע הראשון. בנוסף זכרו כי אדמה יבשה בקיץ, תהפוך לבוצית בחורף מה שיהווה מכשול גדול עבור האורחים שלכם בהגיעם לכנס או לאירוע העסקי שלכם. 

בחירת אולם מתאים לכנס או לאירוע עסקי הוא לא עניין פשוט ומצריך היערכות ותכנון מוקדמים. לאחר הגדרת הצרכים שלכם, תוכלו להתחיל בחיפושים אחר האולם המתאים ביותר עבור האירוע שלכם או שתוכלו לחסוך את תהליך החיפוש המייגע ופשוט לפנות אלינו. 

אולם האירועים “טראסק” ממוקם בנמל תל אביב, ממש על הים ומציע אלטרנטיבה מצוינת לכנסים ואירועים עסקיים. במקום תמצאו אולם רחב ומרווח אשר מתאים לכמות גדולה של אורחים. בנוסף האולם מוקף קירות זכוכית אשר מכניסים את יופיו של הים לאולם ומעניקים תחושה חמימה, פתוחה ויוקרתית. 

הקולינריה המשובחת, הבר האיכותי ומערכות הסאונד והתאורה המתקדמות יוצרים יחד חוויה איכותית, יוקרתית ונעימה בכל אירוע עסקי. 

בדרך להנפקה? כיצד להפיק אירוע עסקי הכי סטייל שיש

לא מעט חברות סטארט-אפ ישראליות הונפקו לאחרונה, או אפילו עושות את דרכן לעבר אקזיט, ואין סיבה מוצדקת יותר מזו כדי להפיק מסיבה מושקעת, טרנדית, שמחה ובלתי נשכחת. מספר אלמנטים שכדאי להקפיד עליהם על מנת לוודא שהפקתם את האירוע הכי שווה שיש

מגיפת הקורונה, שהכניסה מקלות בגלגליהם של חברות ועסקים רבים, גרמה להאטה ולפעמים אף לסגירה של עסקים כאלו או אחרים, בדרך לא דרך עשתה בדיוק את ההיפך לחברות סטארט-אפ טכנולוגיות רבות בישראל. 

חברות סטארט-אפ  שונות שעוסקות בתחום ההי-טק ושוקדות על פיתוח טכנולוגיות שונות שלעתים עשויות לשנות את החיים שלנו, תפסו תאוצה רצינית דווקא בתקופות הסגרים והבידודים, ולעתים דווקא בעקבות המצב, הן הלכו והתעצמו. 

הסיטואציה יוצאת הדופן הזו בארץ ובעולם, הביאה להאצה בהתקדמות המיזמים הללו, שלא רק הלכו וגדלו, אלא גם התקדמו במהרה לעבר הנפקה, ולעתים אפילו זכו לעשות אקזיט.

ואיזו סיבה למסיבה יכולה להיות מוצדקת יותר מאשר הנפקת חברה בבורסה או מכירתה? ובכן, כאן נפתחת הזדמנות להפקת אירוע עסקי עם תקציב נדיב במיוחד, המאפשר לפנק, לרגש ולהפתיע את כל החוגגים בו.

מה הופך אירועים עסקיים לאטרקטיביים במיוחד?

לוקיישן מרכזי ושווה

קודם כל ולפני הכל, ברור שהן הלוקיישן והן מתחם האירועים עצמו, הם נקודת הפתיחה החשובה ביותר לאירוע שלכם, ומהווים תנאי סף לרמת ולהצלחת האירוע. במיוחד אם עסקינן בחגיגות הנפקה של חברת הייטק, סביר להניח שרוב המוזמנים נמצאים במרכז בכלל ובתל אביב בפרט, ולכן, מפיקים לרוב בוחרים בהפקת אירועים עסקיים במרכז, על מנת להנגיש לכל האורחים את המיקום. כמובן, יש עוד שלל סיבות לקיים את האירוע ספציפית בתל אביב, הרי שהיא העיר הכי סטייל, הכי מסיבתית, תמיד רלוונטית ועדכנית, וכמובן – עיר ההייטקיסטים. כמו כן, חובה שהמתחם יהיה מתוקתק, מעוצב אדריכלית ברמה גבוהה, רצוי שישקיף לנוף יפה, ושיהיו בו את הפיסליטיס הכי איכותיים. כאמור, עם נתוני פתיחה כאלו, אתם כבר מבססים את הקרקע לקראת אירוע מוצלח.

ההייטק של האוכל והדרינקים

כידוע, עובדי הייטק רגילים לתנאים טובים מאוד, הן מבחינת המשכורות שלהם שהן הרבה מעל הממוצע, והן לפינוקים וצ’ופרים כמו כרטיסי סיבוס או תן-ביס בלתי מוגבלים, שמאפשרים להם לאכול במסעדות בערך כל יום, אפילו סתם כך לארוחת צהריים עם החבר’ה מהעבודה. במילים אחרות, הם חיים בגבוה ויש להם סטנדרטים גבוהים, שלא תמיד פשוט לעמוד בהם. כיצד הסיפור הזה יבוא לידי ביטוי באירוע עסקי של חברת הייטק? ובכן, עליכם המפיקים לדאוג למנות הטרנדיות, האנינות והמשובחות ביותר עבור האירוע, כאשר פורמט ההגשה המומלץ הוא זה של מסיבת קוקטייל, כלומר מלצרים שיעברו בין החוגגים עם מגשים שעליהם מנות ביס שהונדסו בקפידה ורצוי ביד שף מקצועי. מאחר ומדובר במסיבה שבדרך כלל נמשכת עם הופעה סוערת (נגיע לכך בהמשך) או מסיבת ריקודים, כדאי להעדיף אוכל “קל” יותר כמו מנות דגים בסגנון אסיאתי או מקסיקני, מנות צמחוניות וטבעוניות, שמאוד טרנדיות כרגע וכו’. ואם כבר דיברנו על מסיבה, חשוב מאוד להשקיע באלכוהול איכותי עבור האירוע, ולא רק שיוצעו בבר משקאות בסיסיים של המותגים הנחשבים, אלא גם קוקטיילים מתוחכמים, שמאוד באופנה בימים אלו, אפילו בקרב גברים. ברגע שתדאגו ל”ראש טוב” אצל משתתפי המסיבה, כבר עשיתם חצי דרך לעבר אירוע שמח ומהנה, כאשר כולם מרוצים וטובי מזג. 

אין, אין, אין חגיגה בלי – תוכנית אומנותית

כן, אנחנו יודעים שלא ראיתם את זה בא, אבל האמת שאירוע בלי תוכן אמיתי, שמגיע ללב ונוגע בו, הוא שטחי, משעמם וחסר אופי. במיוחד אם מדובר במסיבת הנפקה, שברוב המקרים מדובר במאורע מרגש בטירוף ואולי אפילו כזה של פעם בחיים, חובה שיהיו גם ברכות, נאומים, אולי אפילו סרטון וידאו, ובקיצור – תוכן. בדרך כלל בחלק זה ייאמרו דברים מרגשים מאוד, ולעתים גם בדיחות פנימיות שיעלו חיוך על פני המשתתפים. אלו הם דברים שהם חלק מההוויי הפרטי ומה”קאלט” של החברה, ויש לתת להם מקום באירוע. כמו כן, חשוב מאוד לדאוג לכל אלו מול מנהלי החברות מבעוד מועד, ולהנחות אותם כיצד לעשות זאת בסדר הנכון. כמובן שיש לארגן ולהכין את אולם האירועים עבור כל אלו, בין שמדובר ב צוות הגברה, תאורה, מקרן ומסכים ועוד – חשוב מאוד להימנע מתקלות טכניות לאורך החלק הזה (ובכלל), שכן אלו יכולות להוות חבלה של ממש באירוע. 

הופעה של האומנים הכי חמים

ואם כבר עסקנו בתוכנית אומנותית, אז כמובן שאירוע עסקי לא יכול להיות מוכתר כהצלחה אם לא הופיע בו לפחות אומן אחד מבוקש. עם זאת, כדאי לדעת שלא כל סוג של אמן מתאים לכל סוג של חברה, ולכן בחלק הזה יש לערוך תחקיר מעמיק שיסייע לכם לדעת לאן לכוון. יש חברות שיש בהן הרבה צעירים, ולכן סביר שיתאימו זמרים, זמרות או להקות שיודעים להרים ולסחוף את הקהל לעמוד על הרגליים ולרקוד. לעומת זאת, ישנן חברות או אירועים להם יתאימו יותר הופעות סטנד-אפ שיקרעו את הקהל מצחוק, וירימו את האווירה במסיבה. 

עיצוב מוקפד וטרנדי

כאמור, למרבית ההייטקיסטים יש סטנדרטים גבוהים. הם עובדים במשרדים מדוגמים ובחללי עבודה שעוצבו ביד אמן, והלייף סטייל שלהם בדרך כלל כולל גם אלמנטים אסתטיים ומסוגננים. לכן, חשוב מאוד שעיצוב האולם בו מתקיים האירוע יהיה מקצועי, מוקפד והכי עדכני שיש. כדאי לשכור חברה המתמחה בתחום, ולדאוג שהמתחם בו מתקיימת המסיבה יהיה מעוצב ברמה שכל מי שנכנס אליו, חש במיידית את האפקט המרשים ומרגיש בבת אחת, שהוא הגיע הרגע למסיבה הכי שווה בעיר.

נגישים, עדכניים ובסטייל: כל היתרונות בהפקת אירועים עסקיים במרכז

אנשי הפקה התעוררו משנת הקורונה במהירות מפתיעה, וגילו שהביזנס שלהם חזר לעניינים בכל הכוח. לא מעט מפיקים כבר חשים בעומס של אירועי הקיץ, לרבות חתונות ואירועים עסקיים. בחירת מיקום מרכזי וספקים איכותיים יעשו את כל ההבדל. כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם להרים אירוע עסקי מוצלח 

מרגישים את הריח הזה באוויר? זה הריח של הקיץ, של אווירת החופש, הים, הפירות העונתיים המרעננים וכמובן – עונת האירועים שחוזרת בכל הכוח.

אחרי תקופה ארוכה מאוד של חוסר ודאות – כן פותחים, לא פותחים? מותר להתקהל, אסור להתקהל? יש עתיד לתחום האירועים או שהביזנס נגמר…? כעת נראה שהכל מתחיל להתבהר, והחזרה לשגרה מהבחינה הזו היא חד משמעית וגורפת. האירועים, המסיבות, החתונות, הכנסים והאירועים העסקיים – שוב על הפרק, והפעם הם כאן כדי להישאר.

אם אתם מפיקי אירועים שזה מכבר חזרו לעסוק בתחום שנועד רק ליחידי סגולה ש”יש להם את זה”, אתם בוודאי מרגישים את החזרה הדרמטית לעסק, ואת ההתעוררות ההמונית של הציבור, אשר באה לידי ביטוי בביקוש אדיר. כעת, על אף שאלו הן בהחלט “צרות של עשירים”, אתם חווים עומס מטורף, כאשר כל אלו שהקפיאו את התוכניות לאירוע החשוב שלהם – חוזרים במלוא המרץ לעניינים, ומחפשים אתכם, אנשי המקצוע מהתחום – שתפיקו עבורם את האירוע המושלם.

התכנסנו היום כדי לדון בטיפים שיקלו עליכם המפיקים גם את בחירת הלוקיישן, ויחד איתה – יסייעו לכם לשחרר כמה דאגות בתוך הפקה שבוודאי גדושה בהן, במיוחד כשיש לכם כמה כאלו במקביל… ננסה לעזור לכם להשאיר את כל הכדורים באוויר, ולרקוד על כל החתונות, גם אם מדובר באירוע עסקי ולאו דווקא חתונה. בתור מפיקים, אתם מבינים היטב את ההבדלים שבין סוגי האירועים, אך בכל זאת יש להם לא מעט מאפיינים ואלמנטים משותפים. 

1 –  להתאים את סגנון האירוע באופן מדויק לחזון הלקוח ולצרכיו

לאירועים עסקיים רבים יש לא פעם נופך שיווקי או מסחרי, ובכל מקרה, הלקוחות שבוחרים להפיק אותם – מנכ”לי חברות, אנשי שיווק של חברות הייטק, מנהלי ומנהלות כוח אדם ועוד, מבקשים בדרך כלל להעביר מסר כלשהו באמצעות האירוע. 

לכן, הצעד הראשון בהפקת אירוע דורש מכם המפיקים קודם כל הקשבה. עליכם לערוך תחקיר של ממש באמצעות ראיון עם הלקוח שלכם, ולהבין את כל היבטי ומאפייני החברה שמקיימת את הכנס וגם את החזון של הלקוח לגבי מה שהוא רוצה להשיג באמצעות האירוע הזה. זה הזמן לשים את האגו ואת החלומות שלכם בצד ובאמת להקשיב ולהבין איך הלקוח מדמיין את האירוע הזה, ואילו כלים יסייעו לכם להפוך את החלום שלו למציאות.
לצד זאת, כדאי לזהות כבר בשלב זה אילו מהרעיונות של הלקוחות אינם ריאליים ויהיו בלתי אפשריים לביצוע בפועל, ובעדינות, לנסות להוריד אותם מהם.

כמובן שבשלב זה עליכם לדרוש את כל הפרטים “היבשים” מהלקוחות ולצאת מהפגישה הזאת כאשר אתם יודעים בדיוק מהו התקציב המוקצה לאירוע הזה, מהו היקף המוזמנים הצפוי, באיזו שעה הוא צפוי להתקיים, באיזה טווח תאריכים ניתן לקיים אותו, ומהן ההגבלות מטעם הלקוח, לגבי המיקום, הקייטרינג וכו’. 

2 – בחירת מיקום מרכזי היא המפתח לאירוע מוצלח

מיקום האירוע הוא פרמטר קריטי להצלחתו, ואין להקל בו ראש. המשמעות של מיקום קודם כל תבוא לידי ביטוי בקלות או בקושי ההגעה לאירוע, ואם תיכנסו רגע לנעלי המוזמנים, תוכלו להבין בקלות שלאורך הנסיעה לאירוע יהיה השפעה ישירה על מצב הצבירה בו יגיעו לכנס או לאירוע העסקי אותו אתם מתכננים. כמובן שיש כל מיני פנטזיות, לעתים לכם ולעתים ללקוחות שלכם, לגבי לוקיישן ייחודי, עם טבע ונוף פראי, אך ההמלצה שלנו היא קודם כל לחשוב איפה על המפה ממוקם האירוע, ולחשב מה יהיה המרחק הנדרש להגעה עבור רוב האורחים. לא סתם, מפיקים רבים בוחרים להפיק אירועים עסקיים במרכז, מאחר שהם לוקחים את הפרמטר הזה כעיקרי במערכת השיקולים שלהם.

תופתעו לגלות, שזה שתבחרו מקום מרכזי, לא אומר בהכרח שתצטרכו לוותר על נוף משגע וחוויית אירוח ייחודית, מהנה ומעוררת השראה.

סיבה נוספת לתכנן אירוע במיקום מרכזי, לדוגמא בעיר גדולה כמו תל אביב, היא שבאזורים הללו נמצאים כל הספקים שאתם זקוקים להם לאירוע, לרבות חברות קייטרינג, חברות תאורה ולוגיסטיקה, חברות אלכוהול לרבות ברים לאירועים ועוד ועוד. בדרך כלל, מאחר שבעיר הגדולה הכל פועל לפי צו השעה והטרנדים הכי חמים, העניין הזה יבוא לידי באיכות השירות שתקבלו מהספקים – קייטרינג עם מנות מעודכנות, עיצוב לפי האופנה הכי עכשוויית ועוד. כל אלו יחד עשויים לגרום לאירוע שלכם להיראות ולהרגיש ברמה הגבוהה ביותר, ונגדיל ונאמר שבמקרים רבים על הדברים הללו קם ונופל אירוע.

מפיקים ולקוחות רבים כבר הבינו והפנימו את היתרונות הללו, והחלו לשריין תאריכים באולמות אירועים בתל אביב, מאחר והם יודעים שזה הבסיס לאירוע מוצלח, שהוא “פיין” וברמת גימור גבוהה. 

בחירה בלוקיישן אורבני ומרכזי לא חייבת לכלול ויתור על נוף משגע

כאמור, הבחירה לקיים את האירוע בעיר סואנת, אינה אומרת שתצטרכו לוותר באופן גורף על טבע ונוף מהממים. דווקא בתל אביב קיימת האפשרות לערוך אירועים בסמוך לחוף הים היפיפה והמטופח של העיר, ולהנות הן מבריזה משגעת, גם באמצע הקיץ והן מנוף מטריף של הגלים המתנפצים אל החוף.

לסיכום, הפקת אירועים עסקיים אינה סיפור פשוט, אך באמצעות הקשבה ללקוחות, חשיבה פרקטית, בחירת לוקיישן מנצח והקפדה על טיב הספקים שאתם שוכרים את שירותיהם עבור האירוע, תוכלו להרים אירועים איכותיים, מהנים, מלאים באווירה טובה, וכאלו שימנפו את הלקוחות שלכם אל על.