אירועי חברה

הפקת אירועים עסקיים במרכז: המדריך המקיף – משלב החזון אל הביצוע

בעידן שבו קשרים עסקיים נרקמים פנים אל פנים, למרות הדיגיטציה הגוברת, הפקת אירוע עסקי מוצלח היא אמנות המשלבת תכנון אסטרטגי, לוגיסטיקה מדויקת וחדשנות טכנולוגית. כאשר כל המרכיבים משתלבים בהרמוניה, התוצאה היא אירוע מקצועי ומרשים, שמשיג את מטרותיו העסקיות ומותיר רושם חיובי מתמשך על המשתתפים

בעידן שבו קשרים עסקיים נרקמים פנים אל פנים למרות הדיגיטציה הגוברת, הפקת אירוע עסקי מוצלח היא אמנות המשלבת תכנון אסטרטגי, לוגיסטיקה מדויקת וחדשנות טכנולוגית. המדריך המקיף שלפניכם יסייע למפיקים ולמנהלים להפיק אירוע עסקי בלתי נשכח במרכז הארץ, תוך התמקדות בפתרונות מעשיים ויעילים.

המיקום כגורם מפתח להצלחה:
בחירת האולם דורשת התייחסות למכלול של גורמים לוגיסטיים

בחירת המיקום המושלם לאירוע עסקי היא אחת ההחלטות המשמעותיות ביותר בתהליך ההפקה. מקום לאירוע עסקי על הים בתל אביב, למשל, מציע יתרונות ייחודיים שקשה למצוא במקומות אחרים. האווירה הים-תיכונית מספקת רקע מרשים לנטוורקינג, והנוף המרהיב תורם לאווירה מקצועית אך נינוחה. עם זאת, בחירת המיקום דורשת התייחסות למכלול של גורמים לוגיסטיים: החל מנגישות תחבורתית וזמינות חנייה, דרך גמישות בסידור החלל ואקוסטיקה, ועד לפתרונות טכנולוגיים מובנים ואפשרויות הסעדה.

תכנון תקציבי חכם: המפתח לכל הפקה מקצועית

הפקת אירוע עסקי דורשת ניהול תקציבי מדויק והבנה מעמיקה של חלוקת המשאבים. התקציב הכולל צריך להתחלק באופן מושכל בין מספר מרכיבים מרכזיים: תשתיות בסיסיות הכוללות את שכירת המקום, ציוד אורקולי, ריהוט והגברה מהוות בדרך כלל כשליש מהתקציב. תוכן ואטרקציות, כולל מרצים, מנחים והופעות, דורשים כרבע נוסף. שירותי הסעדה, כולל קייטרינג ומלצרות, לוקחים חלק דומה מהעוגה התקציבית. חשוב במיוחד לשמור רזרבה של כ-15% להוצאות בלתי צפויות.

בעידן של היום: שילוב טכנולוגיות מתקדמות הפך למאסט באירועים עסקיים

בעידן המודרני, שילוב טכנולוגיות מתקדמות הפך להכרח באירועים עסקיים. מערכות הקרנה מתקדמות, מערכות סאונד איכותיות, ופתרונות סטרימינג מאפשרים להעביר את המסר העסקי באופן אפקטיבי ומרשים. חשוב במיוחד לוודא שהמקום הנבחר מציע תשתית אינטרנט חזקה ויציבה, המסוגלת לתמוך בכל הפעילויות המתוכננות, מהצגות מצגות ועד לשידורים חיים.

חוויית האורח במרכז: האתגר – הפקת אירוע שישרת את המטרות העסקיות, תוך שמירה על נוחות ועניין עבור המשתתפים

האתגר האמיתי בהפקת אירוע עסקי הוא יצירת חוויה שתשרת את המטרות העסקיות תוך שמירה על נוחות ועניין עבור המשתתפים. תזמון נכון של פעילויות, הפסקות מתוזמנות היטב, ומרחבי נטוורקינג נוחים הם מרכיבים חיוניים. כאשר מדובר במקום לאירוע עסקי על הים בתל אביב, ניתן לנצל את הנוף והאווירה הטבעית ליצירת רגעים בלתי פורמליים, המעודדים יצירת קשרים עסקיים.

הלוגיסטיקה בראש סדר העדיפויות:
תיאום מושלם בין כל הספקים המעורבים יוביל להצלחה

ההצלחה של אירוע עסקי תלויה במידה רבה בתיאום מושלם בין כל הספקים המעורבים. מומלץ לבנות לוח זמנים מפורט הכולל את כל נקודות הממשק בין הספקים השונים, החל מההקמה ועד לפירוק. חשוב במיוחד להגדיר אחראי לוגיסטיקה שיתכלל את כל הפעילות ויוודא שכל המערכות פועלות בסנכרון מלא.

שיקולים מהותיים בהפקת אירועים עסקיים: קיימות ואחריות סביבתית

בעידן המודרני, שיקולי קיימות הפכו למרכיב מהותי בהפקת אירועים עסקיים. חברות רבות מחפשות דרכים להפחית את טביעת הרגל הסביבתית של אירועיהן, במיוחד כשמדובר באירועים גדולים. הדבר מתבטא בבחירת ספקים המתחייבים לעקרונות של קיימות, שימוש בכלים רב-פעמיים או מתכלים, וניהול פסולת אחראי. כאשר בוחרים מקום לאירוע עסקי על הים בתל אביב, חשוב לוודא שהמקום עצמו מיישם פרקטיקות ירוקות ומציע פתרונות ידידותיים לסביבה.

היבטים משפטיים וביטוחיים:
השגת כל האישורים והרישיונות הנדרשים, חתימה על חוזים

ההיבט המשפטי בהפקת אירועים עסקיים דורש תשומת לב מיוחדת. זה כולל השגת כל האישורים והרישיונות הנדרשים, הסדרת ביטוחים מתאימים, וחתימה על חוזים מפורטים עם כל הספקים המעורבים. חשוב במיוחד לוודא כיסוי ביטוחי מקיף הכולל אחריות צד ג’, ביטוח אירועים, וכיסוי לנזקים אפשריים. בנוסף, יש להקפיד על עמידה בתקני בטיחות ונגישות, במיוחד כשמדובר באירועים המתקיימים במתחמים ייחודיים.

אינטגרציה של פתרונות היברידיים: הנוכחות הפיזית עם השתתפות וירטואלית
המציאות החדשה מחייבת חשיבה יצירתית על פתרונות היברידיים המשלבים נוכחות פיזית עם השתתפות וירטואלית. אירועים עסקיים מודרניים צריכים להיות מתוכננים כך שיאפשרו גמישות מקסימלית והשתתפות מרחוק. זה כולל הקמת תשתית טכנולוגית מתאימה, תכנון תוכן שמתאים לשני הפורמטים, ויצירת הזדמנויות לאינטראקציה משמעותית בין משתתפים פיזיים ווירטואליים.

גם לזה צריך להתייחס: ניהול משברים ותכנון חירום

הפקת אירועים עסקיים מחייבת היערכות למצבי חירום ומשבר. יש לפתח תכניות מגירה למגוון תרחישים, החל מתקלות טכניות ועד למצבי חירום רפואיים. חשוב להכשיר את הצוות בנהלי החירום, לוודא נגישות לציוד עזרה ראשונה, ולהכין תכניות פעולה חלופיות. כשמדובר במקום על הים, יש להתייחס גם לתנאי מזג האוויר ולהיות מוכנים עם תכניות חלופיות במקרה הצורך.

בשורה התחתונה, הצלחתו של אירוע עסקי תלויה בתשומת לב לפרטים הקטנים ביותר, תוך שמירה על ראייה רחבה של המטרות העסקיות והחווייתיות. שילוב של תכנון מדוקדק, גמישות תפעולית, והיערכות למגוון תרחישים יבטיח שהאירוע לא רק יענה על הציפיות, אלא אף יעלה עליהן.

מדידת הצלחה והפקת לקחים

אירוע עסקי מוצלח אינו מסתיים עם פיזור האורחים האחרונים. חשוב לבצע תהליך מסודר של הפקת לקחים, הכולל איסוף משוב מהמשתתפים, ניתוח עמידה ביעדים שהוגדרו מראש, ותיעוד מסודר של התובנות לטובת אירועים עתידיים. מדדי הצלחה יכולים לכלול את שביעות רצון המשתתפים, עמידה בתקציב, ומידת ההשגה של המטרות העסקיות שהוגדרו לאירוע.

לסיכום, הפקת אירועים עסקיים במרכז דורשת שילוב של תכנון קפדני, גמישות תפעולית ויצירתיות. כאשר כל המרכיבים משתלבים בהרמוניה, התוצאה היא אירוע מקצועי ומרשים שמשיג את מטרותיו העסקיות ומותיר רושם חיובי מתמשך על המשתתפים.

הפקת אירועים לחברות במרכז: מהם סוגי האירועים הנפוצים?

אירועי חברה משרתים מטרות שונות, החל מציון וחגיגה של אבני דרך ועד לגיבוש הצוותים והעלאת המורל של העובדים, כאשר כל סוג אירוע תורם את היתרונות הייחודיים לו לחברה ולעובדיה. מדוע חשוב להבין את ההבדל בין האירועים השונים ומה חשוב שיהיה באולם שתבחרו לקיים בו את האירוע?

הפקת אירועים לחברות היא חלק בלתי נפרד מהתרבות הארגונית וממעורבות העובדים בכל חברה. אירועים אלו משרתים מטרות שונות, החל מציון וחגיגה של אבני דרך ועד לגיבוש הצוותים והעלאת המורל של העובדים, כאשר כל סוג אירוע תורם את היתרונות הייחודיים לו לחברה ולעובדיה. ההבנה מדוע ארגונים בכלל מחליטים להפיק אירועים כאלה ומהן המטרות השונות העומדות מאחוריהם, היא חיונית להערכת התרומה שלהם בעולם התאגידי.

חוגגים אבני דרך והישגים

אחת הסיבות העיקריות שארגונים מארחים אירועים היא לחגוג אבני דרך או הישגים משמעותיים. אירועים מסוג זה עשויים לכלול השקת מוצר חדש, הגעה ליעד מכירות או ציון יום השנה להקמת החברה. אירועים כאלה הם חשובים לשם הבעת הכרה בעבודה הקשה והמסירות של העובדים, וביטוי חד משמעי להערכה של מנהלי החברה כלפי עובדיהם. האירועים האלו משמשים כסוג של הכרה בביצועים והכרת תודה, מרימים את המורל (מה שצפוי להתבטא בהמשך כהעלאה במוטיבציה של העובדים) ומניעים את הצוות. באירועים מהסוג הזה יש לרוב אווירה חגיגית, עם בידור, טקסי פרסים ונאומים, המבליטים את המסע וההצלחות של החברה.

גיבוש צוות וחיזוק התרבות הארגונית

עוד סוג פופולרי של אירוע חברה הם אירועי גיבוש צוותים. אירועים אלה נועדו לחזק את היחסים בין העובדים, לשפר את התקשורת ולטפח תחושת אחדות. הפעילויות באירועי גיבוש יכולות לנוע מחוויות אקסטרים, ועד לסדנאות דינמיקה חברתית, במסגרתן העובדים צריכים להתמודד יחד, כקבוצה, עם פתרון בעיות והתמודדות עם אתגרים. כך או כך, המטרה העיקרית היא לשבור מחסומים ולעודד שיתוף פעולה בין אנשי הצוות. לאירועים אלו חשיבות רבה בבניית תרבות ארגונית חזקה ובהבטחה שהעובדים ירגישו מחוברים הן לארגון והן אחד לשני.

הכשרה ופיתוח מקצועי

אירועי חברה כוללים גם השתלמויות וסדנאות פיתוח מקצועי. אירועים אלה מתמקדים בשיפור מיומנויות העובדים, הצגת טכנולוגיות או מתודולוגיות חדשות, והבטחה כי  אנשי הצוות מוכשרים להתמודד עם האתגרים של התעשיה בה הם עובדים. באירועים כאלה יש ערך חשוב של העשרה והכשרה מקצועית, כאשר לעתים קרובות משולבים בהם אלמנטים אינטראקטיביים, כדי לשפר את הלמידה והמעורבות ורמות הקשב של העובדים.

אירועי נטוורקינג: בניית קשר חשוב עם התעשייה

עבור ארגונים רבים, אירועי חברה הם פלטפורמה ליצירת קשרים ומעורבות של העובדים בתעשייה אליה משתייך הארגון. כנסים, סמינרים ותערוכות, מאפשרים לעובדים ליצור אינטראקציה עם עמיתים, דמויות מובילות בתעשייה וכמובן – לקוחות פוטנציאליים. אירועים אלו הם חשובים ביותר לצורך התעדכנות במגמות בתעשייה, ליצירת שותפויות חדשות ולמיצוב החברה כשחקנית מפתח בתחומה.

הכרה ותגמול לעובדים

אירועי הוקרה, כגון טקסי פרסים וארוחות ערב חגיגיות, הם חיוניים מאוד לצורך הכרה בהישגים אישיים או קבוצתיים. אירועים אלו סובבים סביב הוקרה לעובדים שהצטיינו בתפקידיהם, והפגינו ביצועים יוצאי דופן או חדשנות. הכרה בעובדים באופן זה לא רק מתגמלת אותם אלא גם מציבה רף למצוינות בתוך הארגון.

קידום אורח חיים בריא ואיזון בין העבודה לפנאי

בשנים האחרונות, עם עליית המודעות ל״וולנס״ ולשמירה על אורח חיים בריא, יותר ויותר חברות עוסקות בבריאות העובדים ובאיזון בין עבודה לפנאי. אירועים כמו ריטריטים מתחום הוולנס, כמו יוגה ומדיטציה, אירועי חברה למשפחות העובדים ועוד, מדגישים את החשיבות והערך של רווחה גופנית ונפשית עבור הארגון. אירועים אלו מראים שהחברה דואגת לעובדיה מעבר לתפקידיהם המקצועיים, מה שמגביר את הנאמנות ושביעות הרצון ממקום העבודה.

גיוס כספים ומעורבות קהילתית

חלק מאירועי החברה מכוונים לאחריות חברתית, הכוללים פעילויות כמו גיוסי תרומות לצדקה או פרויקטים של שירות קהילתי. אירועים אלו משקפים את מחויבות הארגון לתת בחזרה לקהילה ולקידום תרבות של אחריות חברתית בקרב העובדים.

איך בוחרים אולם אירועים מתאים לאירוע חברה?

כאמור, אירועי חברה מופקים כדי למשרת מטרות רבות ומגוונות. החל מחגיגת הישגים והעלאת המורל בקרב העובדים, ועד מתן כנסי העשרה מקצועיים וקידום אחריות חברתית. כל סוג אירוע מביא לשולחן יתרונות מובהקים משלו. אירועים אלו חיוניים לבניית תרבות ארגונית חיובית, חיזוק מעורבות העובדים וחיזוק ערכי החברה ויעדיה. אירועי חברה מבוצעים היטב לא רק תורמים לצמיחה האישית והמקצועית של העובדים אלא גם משפרים את הבריאות הכללית וההצלחה של הארגון.

כאשר מחפשים אחר אולמות אירועים במרכז, לצורך אירוע חברה כזה או אחר, חשוב קודם כל להבין ו/או להגדיר היטב את סוג האירוע. חשוב לדעת, שמצד אחד לכל אירוע יתאים סגנון אולם אחר, אך מהצד השני, כיום ישנם אולמות אירועים שמציעים חלל ניטרלי וגמיש, בו ניתן להחיל כל פריסה, כל סגנון עיצוב וכל אמצעי לוגיסטי הדרוש לכם לצורך האירוע הספציפי אותו אתם מפיקים. אם כן, יתכן שגם אם אתם מבקרים באולם כזה או אחר והוא לא מעוצב בדיוק באופן המתאים לאירוע, תוכלו לשנות זאת בקלות. 

מה לא תוכלו לשנות? את המיקום, האיכות, הפסילטיז העיקריים והנוף שמחוץ לאולם. על כל אלו – אנחנו לא ממליצים להתפשר.

מיקום נגיש ואטרקטיבי הוא א׳-ב׳ באירוע חברה. אתם לא רוצים לטרטר את האורחים לנסיעה ארוכה ומייגעת לאירוע. מה גם שמיקום בעייתי עלול מראש לפגוע באחוזי ההשתתפות באירוע. אם רוצים ללכת על בטוח, ובמיוחד אם מדובר באירוע לחברת הייטק – מומלץ לבחור אולם אירועים בתל אביב.

כמו כן, הסטייל, האיכות, הפסיטיליז החדישים וכאמור הנוף המקיף את המקום – כל אלו משפיעים באופן דרמטי הן על החוויה מהאירוע והן על הרושם שהוא מותיר על המשתתפים. אירוע חברה הוא פני החברה, ולכן גם על הפרמטרים האלה כדאי להתעקש ולבחור את ה״פיין״ ביותר.

3 דברים שצריך לדעת על הפקת אירועים עסקיים במרכז

אתם נמצאים בתחילת הדרך של הפקת אירוע עסקי חשוב, וחובת ההוכחה עליכם. לכל הדעות, לא מדובר במשימה פשוטה, וייתכן מאוד שימים טרופים לפניכם, לצד לילות נטולי שינה. עם זאת, ישנם מספר טיפים שכבר הוכיחו עצמם כיעילים, בכל הנוגע להפקת אירועים ככלל, ואירועים עסקיים בפרט. ישנה דרך מסוימת שאם הולכים בה, אפשר כמעט להבטיח הצלחה. מה חשוב לבדוק לפני שבוחרים אולם לאירוע עסקי?

אירועים עסקיים במרכז – שוב על הפרק. אתם נמצאים בתחילת הדרך של הפקת אירוע עסקי חשוב, וחובת ההוכחה עליכם. לכל הדעות, לא מדובר במשימה פשוטה, וייתכן מאוד שימים טרופים לפניכם, לצד לילות נטולי שינה. כן, זוהי האמת ולא באנו להתכחש לה. עם זאת, ישנם מספר טיפים שכבר הוכיחו עצמם כיעילים, בכל הנוגע להפקת אירועים ככלל, ואירועים עסקיים בפרט. ישנה דרך מסוימת, שאם הולכים בה, אפשר כמעט להבטיח הצלחה. לכל הפחות, בכל מה שנמצא בשליטתכם – תביאו לשולחן את הטוב ביותר, ואת הנכון ביותר, המתאים ביותר. אפרופו התאמה, אפשר לומר שזוהי מילת המפתח בהפקה מוצלחת. כל פרטי האירוע, החל מהקטן ביותר ועד הגדול והמשמעותי ביותר, חייבים להתאים באופן מדויק לאירוע הספציפי שאתם מארגנים. נכון, מדובר בביג דיל, הפקת אירוע היא עניין גדול ומורכב מאוד, אך בדומה לכל פרויקט גדול, הדרך הנכונה היא לפרק אותו לגורמים ולשלבים, וכך גם להקל עליכם, המפיקים, וגם להבטיח שתפעלו באופן הנכון, השקול והמסודר.

1 כשמדובר בהפקת אירועים – תמיד יפה שעה אחת קודם

אומרים שזמן שווה כסף. זה נכון, אבל הוא שווה גם עוד דברים, ובעיקר שקט נפשי והחלטות שקולות. כאשר אתם נמצאים בתהליך הפקת אירוע, ולא משנה איזה סוג של אירוע – החל מאירוע עסקי ועד לאירוע חתונה, הזמן הוא המצרך הכי חשוב שלכם, והוא יכול להיות ממש קריטי. ככל שיהיה לכם פחות זמן לתכנון האירוע, כך תהיו לחוצים יותר, תקבלו החלטות פחות טובות, וגם יהיו לכם פחות אופציות כאשר המבחר יצטמצם. לדוגמא, אם תתחילו לחפש מקומות לאירועים עסקיים במרכז בשלב מאוחר יותר של ההפקה, כך יהיו פחות אולמות זמינים עבורכם, ויתכן שתאלצו להתפשר על איכות והתאמת המקום. כולם יודעים שהאולם עושה את האירוע, ואם תישארו עם מקומות פחות טובים ביד, נתוני הפתיחה שלכם אינם אידיאליים. לא רק אולמות אירועים, גם ספקים שונים, לרבות חברות קייטרינג, שירותי תאורה וסאונד ועוד, הולכים ו״נתפסים״ ככל שהזמן עובר, ויתכן שגם מהבחינה הזו תצטרכו להתפשר. כל אלו הם בעצם המרכיבים שעושים את האירוע, ויכולים להכריע האם הוא יהיה מוצלח או פחות. במילים אחרות, יש לכם את כל הסיבות להתחיל כמה שיותר מוקדם.

2 עוד סיבה אחת טובה למהר ולשריין אולם לאירוע

מעבר לעובדה שככל שתתעכבו עם חיפוש האולם, כך יהיו לכם פחות אופציות טובות של מקומות, ישנה סיבה נוספת ומוצדקת לסגור מקום כמה שיותר מהר. העניין הוא שרק מהרגע שיהיה לכם מקום ותאריך לאירוע, תוכלו להמשיך ולהתקדם בתהליך ההפקה. רק כאשר תהיו סגורים על מועד, תוכלו לשריין לאירוע ספקים נוספים כמו חברת קייטרינג, מעצבים, די.ג׳יי, צוותי תאורה והגברה ועוד. כמו כן, לעתים קרובות עצם שריון האולם כבר ״סוגר לכם פינות״ של ההפקה, ובמיוחד במקרים בהם המקום עצמו יכול להציע שירותים וספקים מטעמו. בנוסף, לאחר שריון האולם, תוכלו גם לגבש קונספט מתאים לאירוע, והתמונה כולה תתבהר. בקיצור, זוהי המשימה החשובה והדחופה ביותר ברשימה שלכם, וככל שתמהרו לבצעה, כך יהיה טוב יותר. 

3 אבל רגע לפני שמתחילים לחפש אולם – שאלות שחשוב לשאול

אז נכון שאמרנו שחשוב למהר ולמצוא אולם אירועים לאירוע שלכם, אבל לא פחות חשוב – לבחור את המקום הנכון, המדויק המתאים ביותר. הנה כמה שאלות שיסייעו לכם לדייק את תהליך החיפוש ואת הבחירה עצמה:

מהו בדיוק סוג האירוע שאתם מפיקים?

אירועים עסקיים, ממש כמו הארגונים שעומדים מאחוריהם, מגיעים במגוון צורות, גדלים וסוגים. הם יכולים להיות פנימיים – מיועדים לעובדי החברה או לבעלי עניין פנימיים, או חיצוניים – פונים לקהל רחב יותר או לציבור הרחב.

בין הסוגים הנפוצים ביותר של האירועים העסקיים, נמנים:

כנסים: בדרך כלל מדובר באירועים שנתיים, הכוללים לו״ז מסודר של פעילויות, לרבות הרצאות של מומחים ומובילי דעות, מצגות וכו׳.

השקות מוצר: כאשר חברה מוציאה לשוק מוצר או שירות חדש, אירוע השקה עשוי לסייע ביצירת ״באזז״ והיכרות של הציבור, ואף לקדם חשיפה, עניין, ביקוש וכמובן גם מכירות של המוצר. 

תערוכות וירידים: הפורמט הטוב ביותר כאשר חברות רוצות להדגים מוצרים, לפגוש לקוחות פוטנציאליים וליצור קשר עם עמיתים בעת ובעונה אחת.

אירועי חברה: מדובר באירועים פנימיים של עובדי החברה. גם בתוך הז׳אנר הזה ישנם סוגים שונים – האירוע יכול להיות ממוקד עבור צוותים ספציפיים, לדוגמא מפגש הדרכה או קורס העשרה מקצועי, ויכול להיות עבור כלל עובדי החברה, לדוגמא מסיבת סילבסטר, פורים, או מסיבת הנפקה ועוד. גם אירועים המיועדים לבעלי העניין המרכזיים של החברה, כמו ישיבות דירקטוריון או עדכוני משקיעים נכנסים לקטגוריה הזו.

לכל אחד מסוגי האירועים שלהלן, יתאים סגנון אחר של מקום. על מנת לבחור באולם האירועים המתאים ביותר, יש להגדיר בדיוק מהו סוג האירוע שאתם מפיקים.

הוא כן קובע: מהו גודל האירוע? 

במידה ואתם מחפשים אולם לאירועים עסקיים בתל אביב, חשוב להבין שהמקומות בעיר הם מגוונים ושונים מאוד זה מזה, גם מבחינת הגודל. אחד הפרמטרים החשובים ביותר בבחירת אולם מתאים, הוא שהגודל של המקום יתאים להיקף האירוע. אירוע מוצלח מתבסס על החיבור והתקשורת של המשתתפים זה עם זה. אם תלכו על מקום גדול מדי, המטרה הזו עלולה להתפספס, ואילו אם תבחרו במקום קטן מדי – לאורחים שלכם יהיה צפוף ולא נוח. אם כן, לפני שיוצאים לדרך, חשוב לקבל את הנתונים לגבי כמות המוזמנים לאירוע. יש לציין בהקשר זה, שברוב אולמות האירועים הגדולים, יוכלו לעשות את האדפטציות המתאימות לפי הצורך, ו״להקטין״ ולתחום חלל בתוך האולם. כך שאם מצאתם מקום שמאוד ״עשה לכם את״ זה אך הוא גדול מדי עבור האירוע שלכם, לא בטוח שתצטרכו לוותר עליו.

מיהם האורחים שלכם? 

לאחר שהגדרתם את הנתונים הטכניים ה״יבשים״, ובמיוחד סוג האירוע והיקף האירוע, עכשיו צריך לצלול לתוך נתוני הקהל שלכם. הרי שמוצר טוב הוא כזה המותאם באופן מדויק לקהל היעד שלו. אם במקרה זה האירוע הוא המוצר, הרי שיש לנתח את היטב את פלח השוק אליו הוא פונה. 

הנה כמה שאלות שיסייעו לכם לדייק את הנתונים:

גיאוגרפיה: מאיפה האורחים שלכם מגיעים?

הנתון הזה חשוב לא רק לבחירת מיקום אולם האירועים, אלא גם לצורך אפיון הסגנון של האורחים שלכם. זה הזמן לבדוק גם אם יש לכם מוזמנים שמגיעים מחו״ל, על מנת להבין אם תצטרכו להתאים את השפה והסגנון כאחד.

תחום תעסוקה: לאיזו תעשייה המשתתפים שייכים?

משלח יד לא פעם משליך גם על סגנון וסטנדרטים. לדוגמא, אם מדובר בעובדי הייטק, הרי שתצטרכו למצוא מקום יוקרתי ובסטנדרט מסוים, אם מדובר בכלכלנים, הסגנון יהיה אחר, אם מדובר באירוע השייך לעובדי חברה שלמה, על שלל תפקידיה, תהיה כאן התפלגות. כך או כך, זהו נתון שחשוב מאוד לבדוק על מנת לאפיין את האורחים שלכם. 

מהו טווח הגילאים של המשתתפים?

טווח גילאי המשתתפים באירוע יכול להעיד רבות על הסגנון ועל העדפותיהם. למשל, אירוע המיועד לעובדי הייטק בשנות ה-20 וה-30 לחייהם, יתאפיין בסגנון שונה מאשר אירוע המיועד לעובדים בגילאי חמישים ומעלה. לכן, במסגרת אפיון הקהל שלכם, אחד הפרמטרים החשובים שיש להגדיר הוא טווח גילאים.

מה חייב להיות באולם לצורך האירוע הספציפי שלכם?

הנה עוד סיבה מצוינת לדעת היטב לאן אתם הולכים, לפני שאתם מתחילים ללכת. אפיון מפורט ומדוקדק של האירוע שלכם, יסייע לכם להתכוונן לעבר האולם המתאים, ולדעת בדיוק אילו נתונים צריכים להיות בו, בהתאם לנתוני האירוע. 

כמה דברים שכדאי לבדוק שהאולם יכול לספק לכם

שירותי קייטרינג ברמה גבוהה

היום כבר ברור שכאשר ניגשים לבחור אולם אירועים עבור האירוע שלכם, קודם כל בוחנים אותו דרך רמת הקולינריה שהוא מציע. מדינת ישראל הפכה זה מכבר למעצמה קולינרית, והאירוע שלכם נמדד לא מעט בשל האוכל המוגש בו. בניגוד לעבר, כולם מבינים באוכל, מבשלים ויודעים להבדיל בין מצוין לטוב לבינוני. בעידן האינסטגרם ותוכניות הבישול, יש לכם פה קהל לא פשוט, במיוחד אם מדובר בפלח שוק של עובדי הייטק צעירים, אנשי עסקים מצליחים וכדומה. לכן, דבר ראשון בדקו מיהי חברת הקייטרינג הפועלת במקום.

שירותי הגברה, תאורה, Wi-Fi ותמיכה טכנית

אירועים עסקיים רבים כוללים גם הרצאות, הקרנת מצגות, הופעות ועוד, ולכן חשוב לוודא מבעוד מועד, עד כמה אולם האירועים שאתם עומדים לשכור, ערוך לכל אלו, הן מבחינת הציוד הטכני שבו, המתקנים ותצורת המבנה, והן מבחינת אנשי צוות, לרבות תמיכה טכנית. באולמות רבים עובדים עם ספקים קבועים המעניקים שירותי תקשורת, הגברה, תאורה ותפעול בשטח. אלו יכולים לחסוך לכם המפיקים את הטרחה ואת האיתור של השירותים האלו בחוץ. ככל שרשימת המטלות שלכם תתקצר, כך יהיה טוב יותר.

יכולות גמישות והתאמה אישית

בשאיפה שהאירוע שלכם יהיה מיוחד, ייחודי ויוצא דופן, יתכן מאוד שתצטרכו שהמקום בו הוא יתקיים יעבור אדפטציות והתאמות ספציפיות לאירוע שלכם. ככל שהאולם בו תבחרו יהיה יותר ורסטילי וגמיש, כך יגבר הסיכוי שהאירוע שלכם יתממש בהתאם לתוכנית הספציפית והמיוחדת שאתם מכינים. תוספות של מתקנים, אלמנטים עיצוביים ואפילו גרפיקה מותאמת אישית, יהפכו את האירוע שלכם לכזה שיש לו אימפקט ומשמעות. 

אלמנטים ייחודיים נוספים

האם מדובר ב״עוד מקום״ באזור תעשייה כלשהו במרכז, או שמא במקום ייחודי ובסטייל, דוגמת אולם אירועים ליד הים בתל אביב? האם המקום מציע איזשהו מרכיב משמעותי ובולט שהוא ייחודי? לוקיישן יוצא דופן, עיצוב בסטייל מיוחד, אוכל ברמה גבוהה במיוחד, מתחם חוץ עם נוף מרהיב וכו׳? סמכו על עצמכם, אתם תזהו את ה״אקס פקטור״ הזה באופן מידי, ותדעו לחרוץ האם זהו האחד.

מקום מומלץ לאירועי חברה

אירוע חברה נחשב מיוחד ושונה, וזאת כי לצד העובדה שגם הוא כשאר האירועים נועד לשמח, הרי שלהבדיל מאירועים אחרים הוא יכול להתקיים בכל זמן נתון, ללא קשר מובהק לתאריך מסוים. מכאן שניתן להתאים את תנאי האירוע לכל עונה בשנה, כך שאם רוצים לתכנן אירוע חברה בחורף תמצאו אולם מקורה ואם רוצים לתכנן אירוע חברה בקיץ תמצאו מתחם אירועים פתוח, כאשר תמיד אידאלי ליהנות משילוב של מתחם שהוא גם סגור וגם פתוח. עם זאת, מה יש לחפש בנוסף, איזה מתחם אידאלי עבור אירוע חברה? ערכנו עבורכם בדיקה, בואו ותגלו:

סטטוס

חשוב להבין שאירוע חברה נועד לחזק את הקשר שבין העובדים, לשדר הערכה מצד המעסיקים, לחזק את תחושת המחויבות של העובדים, להכניס משב של אנרגיה רעננה ואפילו לשדר ללקוחות שמדובר בחברה מובילה שמרשה לעצמה לעצור את השגרה ולהוציא היכן שלא חייב. מכאן שאין לבחור במקום אקראי, אלא יש לבחור במקום מיוחד שמשרה רמה גבוהה. ככול שהעובדים (או לחלופין הלקוחות) יחושו שהשקיעו בהם ושרצו עבורם את הטוב ביותר, כך ההשקעה תקלע למטרה. אי לכך ביחרו במקום בעל רזומה מדהים, שרק התמונה שלו יוצרת חשק להשתתף באירוע ושהוא יודע להציע לאורחים איכות לצד חוויה. לאור כל זאת אם בוחנים מקום מומלץ לאירועי חברה, מוטב לחפש מקום איכותי, שידוע לטובה ושנראה מדהים, ואם הוא מאפשר ישיבה במתחמים משולבים (חיצוניים ופנימיים), הרי שכבר ניתן להגדיל את הסיכויים שהאירוע יוגדר כהצלחה.

אווירה

חשוב ביותר לעצור ולהבין איזו אווירה רוצים שהאירוע ישדר. כך למשל מי ששואף להרים את רמת האדרנלין של העובדים יבחר באירוע ספורטיבי, ומי ששואף להשרות אווירה נינוחה ויוקרתית ייבחר להרים אירוע במתחם פתוח ואף במקום גבוה ולצד נוף. שנרחיב? ובכן מתחם פתוח תחת כיפת השמיים הופך את סך האווירה להרבה פחות מעונבת ולהרבה יותר זורמת. שילוב של נוף מרחיב את הדעת ומבחינת התת מודע יוצר תחושה שהכול אפשרי, ואילו קומה גבוהה מייצרת תחושה של עליונות – שנמצאים במקום גבוה ולו מבחינה תעסוקתית. מכאן שאין להפריד בין מאפייני המקום לתת מודע – התייחסו אל כל מרכיב כמשמעותי, וזאת בכדי להימנע ממצב בו משקיעים, אך בסופו של יום משיגים תוצאה הפוכה – עובדים ממורמרים שמצטערים שהקריבו את זמנם הפנוי.

מיקום!

למרות שאירוע חברה מיועד להשקיע בעובדים, בקולגות, או בלקוחות, הרבה אנשים אינם ששים לצאת מהבית אם הם אינם חייבים. אי לכך מראש חובה שהמקום יהיה אטרקטיבי, וגם אם לא מכירים אותו באופן נקודתי, לפחות ניתן להבטיח שהמתחם הכללי יעשה את העבודה. מסקנה? אין לבחור מקום שכוח אל, אלא יש להתחיל בבחירת המקום בהתאם לאזור הכללי. שנדגים? ובכן אם “מתחם התחנה” או “הנמל” בת”א ידועים כאזורים פופולאריים, מוטב שתתחילו לבחון אלו מתחמי אירועים הם כוללים.

דרשו גמישות

לצד השקעה בגיבוש הצוות, עסקים רבים בוחרים להרים אירוע עבור צרכים נוספים: לטובת השקת מוצר, יצירת קשרים עסקיים, חיזור אחר לקוחות, ביסוס המעמד, יישור קו עם המתחרים וכדומה. מכאן כאשר בוחרים מתחם אירועים, חשוב לוודא שהוא מתאים למטרה, כאשר ראוי לציין שישנה חשיבות יתרה שהמקום עצמו יאפשר התערבות אישית בכול הנוגע לעיצוב, וזאת כי לעיצוב יש כוח גדול להשאיר את הרושם הרצוי, להניע קדימה ולדייק את מהות האירוע.

ציוד משלים

כאשר עומדים לבחור מקום יש לוודא שהוא כולל כל מה שנחוץ ברמה הגבוהה ביותר. כך למשל אם בין היתר מתכוונים להעביר ללקוח מצגת או לחשוף מוצר חדש, הרי שראוי לוודא שהן התאורה והן אמצעי הסאונד יהיו איכותיים, כי אף מנהל אינו רוצה שבאמצע המצגת ישמעו קולות רקע צורמים, או שהמוזיקה ברחבה תפריע לנהל שיחת עסקים חשובה. אי לכך כאשר עומדים לבחור מקום עבור אירוע חברה, בין היתר צריך לבחון את האיכות של סך האלמנטים המשלימים. בהנחה והרמה אינה מספקת, עברו לבחון האם בית העסק מתיר לספק את האלמנטים השונים באופן אישי, וזאת כי אירוע חברה אינו יכול להרשות לעצמו בינוניות.

עלות

לא מעט בעלי עסקים שמחפשים אחר מקום מומלץ לאירועי חברה מבינים שלהבדיל מאירוע רגיל, במקרה זה אין החזר הוצאה בדמות צ’קים, ועל כן ההוצאה עומדת להיות כבדה. מכאן שעובדה זו עשויה להוביל לנסות לחסוך, ואילו אנו באים לומר שיש לשים לב היכן ראוי לחסוך והיכן אין לאפשר לקריטריון העלות לשחק תפקיד. אז מתי אין לחשוב על גובה ההוצאה? כאשר מחפשים מקום מתאים וכאשר בוחרים קייטרינג. מדובר בשני אלמנטים שמשחקים תפקיד מכריע ושמשפעים באופן מובהק על איכות התוצאה. עם זאת, כן אפשרי להימנע מהזמנה של צלם, לחסוך באפקטים משלימים, לחסוך בכמויות האוכל (בגבול הטעם הטוב), לחסוך בעיצוב וכדומה. טיפ שלנו? כאשר בונים אירוע נסו לראות את התמונה השלמה ורק מנקודה זו לבחון היכן (והאם) ניתן לקזז.

טיפים אחרונים לדרך

לאחר שהבנו מה לחפש והיכן, כמה ולמה, נעבור לחדד שאירוע חברה אינו מאפשר מקום לטעויות, ועל כן יש לבחון רזומה, ניסיון, חוזה (שכולל את סך הפרטים שעשויים לעלות על הדעת), יש להשקיע באוכל טוב, לוודא שלא חסרה חניה ובאופן כללי לשאוף שהאורחים שלכם יזכרו את האירוע לטובה, יקבלו ממנו את הפוש הרצוי וישמחו שלקחו בו חלק. לבסוף נציין שמוטב להתאים את גודל המתחם לכמות המוזמנים, כך שיתאפשר להתנועע בחופשיות ובמקביל לא תיווצר תחושה של מרחב מיותר שגורם לחוסר נחת. מה נותר? לחדד את הקונספט, למצוא תאריך וכמובן מקום שישאיר גם אותכם המארגנים מעל ומעבר מרוצים. שיעבור על הצד הטוב ביותר!