אירוע חברה

החל ממציאת המקום המתאים ועד לחשיבה מעמיקה על התוכן – כך תפיקו אירוע עסקי שיהווה חוויה משמעותית עבור המשתתפים, ויותיר את הרושם הנכון

בעידן שבו כל אירוע חברה נמדד ברשתות החברתיות וביכולתו לייצר חוויה בלתי נשכחת, הפקת אירועי חברה בתל אביב הפכה למורכבת מתמיד. איך מפיקים אירוע עסקי שישאיר חותם? ריכזנו עבורכם את כל מה שצריך לדעת.

מהלוקיישן ועד לחוויית המשתתפים: המרכיבים הקריטיים להצלחה 

“בהפקת אירועי חברה בתל אביב, התכנון הוא המפתח,” מסבירה דנה שרון, מפיקת אירועים בכירה עם 15 שנות ניסיון. “צריך לחשוב על כל הפרטים – מהמיקום ועד לחוויית המשתתף האחרונה.” לדבריה, הצלחת האירוע מתחילה בבחירת המיקום הנכון. מציאת מקום לאירועים עסקיים בתל אביב היא משימה מורכבת שדורשת התחשבות במגוון פרמטרים: נגישות מצוינת בתחבורה ציבורית ופרטית, גמישות בעיצוב המרחב, מערכות טכניות מתקדמות ואפשרויות קייטרינג מגוונות.

הכל חייב להיות מסונכרן בצורה מושלמת: תכנון לוגיסטי והפקה מקצועית

הלוגיסטיקה היא המפתח להצלחת האירוע. “בהפקת אירועי חברה בתל אביב, אין מקום לטעויות,” מדגישה שרון. “תיאום מול ספקים, ניהול זמנים מדויק ותכנון תנועת המשתתפים – כל אלה חייבים להיות מסונכרנים בצורה מושלמת.” היא מדגישה את חשיבות הגיבוי לכל תרחיש אפשרי, מתקלה טכנית ועד שינויי מזג אוויר.

התחום עובר מהפך של ממש: טרנדים חדשניים באירועי חברה

“הפקת אירועי חברה בתל אביב עוברת מהפכה של ממש,” מסביר אלון רוזן, יועץ אירועים עסקיים. “חברות מחפשות היום הרבה מעבר לאירוע סטנדרטי – הן רוצות חוויה שתיזכר.” הוא מציין את העלייה בשימוש בטכנולוגיות חדשניות, כמו מציאות רבודה ומיצגים אינטראקטיביים, לצד הדרישה הגוברת לתוכן משמעותי ומותאם אישית.

אתגרי התקופה והפתרונות: שיתוף של אורחים מרחוק

מיכל דביר, מנהלת הפקות בכירה, מדגישה את השינויים שחלו בתחום: “היום, כשמחפשים מקום לאירועים עסקיים בתל אביב, המדדים שונים לחלוטין ממה שהכרנו. חברות מחפשות מקומות שיכולים להתמודד עם דרישות היברידיות, עם צורך בהקלטות איכותיות ועם יכולת לשדר בזמן אמת.”

גמישות ויצירתיות בתהליך ההפקה: 

להתאים את האירוע לצרכים המשתנים של הלקוח

“המפתח להפקת אירועי חברה מוצלחים הוא היכולת להתאים את האירוע לצרכים המשתנים של הלקוח,” מסבירה נועה ברק, מפיקה ותיקה. היא מדגישה את חשיבות הגמישות בתכנון ואת היכולת לספק פתרונות יצירתיים לאתגרים בלתי צפויים.

איך בוחרים את הספקים הנכונים?

בחירת הספקים היא אחד השלבים הקריטיים בהפקת אירועי חברה. “חשוב לעבוד עם ספקים שמבינים את הדינמיקה של אירועים עסקיים,” מסביר עידן גור, יועץ לוגיסטי. “מהקייטרינג ועד לצוות הטכני – כולם צריכים להיות מתואמים ולהבין את רמת המקצועיות הנדרשת.”

הטאץ’ האישי והמקצועי

“בסופו של יום, הפקת אירועי חברה בתל אביב היא שילוב של מקצועיות, יצירתיות וירידה לפרטים הקטנים,” מסכמת שרון. “זה לא רק אירוע – זו הזדמנות לחברה לבטא את הערכים והחזון שלה דרך חוויה בלתי נשכחת.”

האתגר הגדול בהפקת אירועי חברה בתל אביב הוא היכולת לשלב בין כל המרכיבים בצורה חלקה ומקצועית. עם תכנון נכון, בחירת מקום מתאים לאירועים עסקיים וצוות מקצועי, אפשר ליצור אירוע שישאיר חותם משמעותי וישרת את מטרות החברה בצורה הטובה ביותר.

ניהול תקציב ותמחור נכון:
לקחת בחשבון עלויות נלוות כמו ציוד טכני, שעות הקמה נוספות, אבטחה ועוד

“אחד האתגרים הגדולים בהפקת אירועי חברה בתל אביב הוא ניהול התקציב,” מסבירה רותם אברהמי, יועצת פיננסית המתמחה באירועים עסקיים. “חשוב להבין שהתקציב צריך לכלול לא רק את ההוצאות הברורות מאליהן, אלא גם תקציבי גיבוי למקרי חירום.” היא ממליצה להקצות כ-10% מהתקציב הכולל לבלת”מים ולהיות מוכנים לשינויים של הרגע האחרון.

כשמחפשים מקום לאירועים עסקיים בתל אביב, חשוב להבין את מבנה התמחור המלא. “לא תמיד המחיר הבסיסי משקף את העלות האמיתית,” מזהירה אברהמי. “יש לקחת בחשבון עלויות נלוות כמו ציוד טכני, שעות הקמה נוספות, אבטחה ועוד.” היא ממליצה לבקש הצעת מחיר מפורטת הכוללת את כל המרכיבים האפשריים.

חדשנות וקיימות באירועים עסקיים: שימוש בחומרים ממוחזרים וצמצום הפסולת 

הטרנד החדש בהפקת אירועי חברה בתל אביב מתמקד בקיימות וחדשנות. “חברות היום מחפשות דרכים לשלב אחריות סביבתית באירועים שלהן,” מסביר גיל שפירא, יועץ קיימות לאירועים עסקיים. הוא מציין מספר טרנדים מובילים:

– שימוש בחומרים ממוחזרים בעיצוב

– צמצום הפסולת ושימוש בכלים רב-פעמיים

– שיתופי פעולה עם ספקים מקומיים

– פתרונות דיגיטליים במקום חומרים מודפסים

“היום, כשמחפשים מקום לאירוע עסקי בתל אביב, אחד הקריטריונים החשובים הוא היכולת של המקום לתמוך במדיניות סביבתית,” מוסיף שפירא. “זה יכול להתבטא במערכות חכמות לחיסכון באנרגיה, תשתית למיחזור, ואפילו גינות אורגניות שיכולות לשמש כחלק מהאירוע.”

מבט קדימה: העתיד של אירועי החברה

“הפקת אירועי חברה בתל אביב עוברת שינוי מתמיד,” מסכמת יעל דורון, חוקרת טרנדים בתעשיית האירועים. “אנחנו רואים יותר ויותר שילוב של טכנולוגיות מתקדמות, חוויות מותאמות אישית, ודגש על אימפקט חברתי.”השנים הקרובות צפויות להביא איתן התפתחויות מרתקות בתחום אירועי החברה. נראה שילוב נרחב יותר של טכנולוגיות מציאות מדומה ורבודה שיעשירו את חוויית המשתתפים, לצד מערכות פרסונליזציה מתקדמות שיתאימו את האירוע לכל משתתף באופן אישי.

כמו כן, הגבול בין האירוע הפיזי לנוכחות הדיגיטלית צפוי להיטשטש עוד יותר, כשפלטפורמות דיגיטליות ישתלבו באופן טבעי בחוויה המוחשית. במקביל, הדגש על חוויות אינטראקטיביות ומעורבות פעילה של המשתתפים רק ילך ויגבר, כשהקהל יהפוך משותף פסיבי למשתתף אקטיבי בעיצוב חוויית האירוע.

“בסופו של דבר,” מסכמת דורון, “ההצלחה של אירוע חברה נמדדת ביכולת שלו ליצור חיבור אמיתי עם המשתתפים ולהשאיר אצלם רושם משמעותי. זו המטרה שכל מפיק צריך לשים לנגד עיניו בכל שלב של התכנון וההפקה.”

החל מהשקות מוצרים ועד לפעילויות לגיבוש צוותים ומסיבות חג, אירועי חברה מציעים הזדמנויות שלא יסולאו בפז לנטוורקינג, לחגיגת הישגים ולחיזוק ערכי החברה. בהתחשב במשמעותם, חשוב ביותר שאירועים כאלה יתוכננו ויבוצעו בקפידה. שבעה טיפים מרכזיים, שיבטיחו שכל אירוע חברה יהיה איכותי, בלתי נשכח ורב השפעה

בסביבה העסקית השוקקת של תל אביב, לאירועים ארגוניים תפקיד מכריע בשיפור תרבות החברה, טיפוח לכידות הצוות וחיזוק הקשרים העסקיים. אירועים אלו, החל מפגישות שנתיות והשקות מוצרים ועד לפעילויות לגיבוש צוותים ומסיבות חג, מציעים הזדמנויות שלא יסולאו בפז לנטוורקינג, לחגיגת הישגים ולחיזוק ערכי החברה. בהתחשב במשמעותם, חשוב ביותר שאירועים כאלה יתוכננו ויבוצעו בקפידה כדי להבטיח שהם לא רק יעמדו בציפיות אלא יעלו על הציפיות. להלן שבעה טיפים מרכזיים להפקת אירועים לחברות בתל אביב, שיבטיחו שכל אירוע יהיה בלתי נשכח ורב השפעה.

1.הגדרת יעדים ברורים: מה אתם שואפים להשיג באמצעות קיום האירוע?

לפני הצלילה ללוגיסטיקה של תכנון והפקת האירועים, חשוב להגדיר ולחדד – מהן המטרות שאתם שואפים להשיג באמצעות קיום האירוע, ואף עדיף להגדיר מטרת-על אחת ראשית. בין אם זה להשיק מוצר חדש, לחגוג אבן דרך או פשוט להגביר את המורל, מטרה ברורה תנחה את כל החלטות התכנון וההתפקה שלכם וכן תסייע במדידת הצלחת האירוע. בדרך זו תבטיחו שכל מרכיב באירוע יתיישב היטב עם המטרות הרחבות יותר של הארגון העומד מאחורי האירוע.

2.לבחור נכון: בחירת אולם האירועים היא עניין קריטי ורב חשיבות

בחירת אולם האירועים יכולה ״לעשות״ את האירוע או לחילופין – להביא לכישלון מפואר, או לכל הפחות, לפגוע בשלמות האירוע ובהצלחתו המוחלטת. ברגע שתתחילו לחפש מקום לאירוע חברה בתל אביב, אתם עלולים להיות מוצפים משפע האפשרויות. החל ממרכזי כנסים יוקרתיים ומלונות מפוארים ועד לחללים מיוחדים כמו גלריות לאמנות ומקומות על חוף הים. חשוב להקפיד על כך שהמקום לא רק יעלה בקנה אחד עם הקונספט והנושא של האירוע, אלא גם שיהיה נגיש עבור כל המשתתפים. קחו בחשבון גורמים כמו חניה, קרבה לתחבורה ציבורית והיכולות הטכנולוגיות של המקום, במיוחד אם אתם מדובר באירוע לחברות הייטק וכדומה.

3.השקיעו בקייטרינג מקצועי ואיכותי: הקולינריה היא נקודת השיא של כל אירוע עסקי

אוכל ומשקאות הם לרוב נקודות השיא של כל אירוע עסקי, ומציעים רגעים של מנוחה, הנאה פינוק וכמובן גם שיחות וחיבור בין המשתתפים. הסצנה הקולינרית של תל אביב ידועה בגיוון ובאיכות שלה, והיא מספקת הזדמנות נפלאה להרשים את האורחים שלכם עם מאכלים טרנדים ומנות מפתיעות ועשירות. העסקת שירות קייטרינג מקצועי שיוכל להתאים להעדפות תזונתיות שונות ולספק שירות יוצא דופן, תוסיף נופך של סטייל ויוקרה לאירוע שלכם. חשוב להתאים את התפריט ואת קונספט ההגשה לאופי החברה והמשתתפים, לקונספט האירוע, ולא פחות חשוב – לשעה בה הוא צפוי להתקיים. באירוע בוקר או צהריים יוגשו כיבוד ומשקאות שונים מאשר באירוע ערב. 

4.יצירת מעורבות באמצעות בידור ופעילויות המשקפות את תרבות החברה ומחזקות את יעדי האירוע

אירועים עסקיים אפקטיביים כוללים לעתים קרובות פעילויות בידור מרתקות או הפעלות גיבוש צוות, המשקפות את תרבות החברה ומגבירות את יעדי האירוע. בין אם מדובר בלהקה חיה, נואם מרכזי או סדנאות אינטראקטיביות, האלמנטים הללו צריכים לספק מענה לאינטרסים של הקהל שלכם ולשמש הרחבה טבעית של מטרות האירוע שלכם.

5.לא רק יקלו עליכם, אלא גם יבטיחו שהאירוע יתקתק: היעזרו במפיקי אירועים מקצועיים

לאור המורכבות הכרוכה בתכנון אירועים, במיוחד בעיר דינמית כמו תל אביב, שכירת שירותיהם של מתכנני אירועים מקצועיים, יכולה להיות השקעה נבונה. מומחים אלה מביאים לשולחן שפע של ידע, קשרים עם ספקים, מיומנויות משא ומתן ומומחיות לוגיסטית. באופן זה לא רק תחוו הקלה גדולה ומשמעותית, מה גם שתבטיחו שהאירוע שלכם יתבצע ללא רבב.

6.שימו לב לאמצעי הטכנולוגיה בהם אתם עומדים לעשות שימוש באירוע

בעידן הדיגיטלי של היום, השילוב של אמצעי טכנולוגיה שונים באירוע שלכם הוא חיוני. הטווח הוא רחב ומגוון, והוא יכול לנוע מגישה פשוטה ל-Wi-Fi וציוד אודיו-ויזואלי למצגות ועד לפיצ׳רים מתוחכמים יותר כמו שירותי סטרימינג בשידור חי, חוויות מציאות מדומה או מערכות סקרים אינטראקטיביות. חשוב לוודא מבעוד מועד שכל המערכות הטכנולוגיות בהן אתם עומדים להשתמש תקינות ועובדות כמו שצריך, שכן, תקלות טכניות עלולות לשבש באופן משמעותי את זרימת האירועים.

7.זה לא נגמר, זה רק הסוף: ״פולואו אפ״ לאחר האירוע הוא חשוב ומשמעותי

סיום האירוע אינו מסמל את סיום חובות ההפקה שלכם. המעקב שלאחר האירוע הוא חיוני לשמירה על המומנטום ועל מערכות היחסים שאולי נוצרו או התחזקו בעקבותו. את ה״פולואו אפ״ הזה תוכלו לעשות באמצעות שליחת מכתבי תודה, שיתוף של מסקנות, צילומים ועוד באמצעות מיילים או מדיה חברתית, ואיסוף משוב מהמשתתפים, באמצעות סקרים. פעולות אלו מסייעות במדידת הצלחת האירוע שלכם ובטיפוח מעורבות מתמשכת עם העובדים או הלקוחות שלכם.

לסיכום, הפקת אירוע חברה בתל אביב מחייבת גישה אסטרטגית המשלבת יצירתיות יחד עם תכנון קפדני. על ידי הגדרת יעדים ברורים, בחירת מקום מתאים, שכירת שירותי קייטרינג מהשורה הראשונה, הגברת מעורבות המשתתפים באמצעות תוכנית בידור, היעזרות במפיקי אירועים מקצועיים, שילוב טכנולוגיה בצורה חלקה ומעקב יעיל, תוכלו להבטיח שהאירוע העסקי עליו אתם עמלים לא רק יעמוד ביעדים שלו אלא גם יותיר רושם והשפעה מתמשכת. בכך, למעשה, אתם רותמים את כוחם של האירועים הללו כדי לחזק את החברה שלכם קודם כל מבחינה פנימית, אבל גם לצורך העלאת מעמדה בקהילה העסקית – כלפי חוץ.

כאשר חברה בוחרת להפיק אירוע, היא שולחת מסר חזק לעובדיה: אתם מוערכים. האירועים האלו הם ביטוי מוחשי למחויבות של הארגון לאושרם ולרווחתם של עובדיו. אירועים איכותיים, מושקעים ומהנים, מאותתים לעובדים שהחברה מוכנה להשקיע ביצירת רגעים של שמחה והנאה עבור הצוותים שלה, וכולם מרוויחים כאן

באורח החיים האינטנסיבי בישראל, וחיי היומיום הרצופים באתגרים, השגרה מאפילה לעתים קרובות על השמחות, ההנאות והספונטניות, ולא פעם אנחנו פשוט נשאבים לשגרה של עבודה קשה ומאמץ. בדיוק בגלל זה, חגיגות, הרמות כוסית ואירועי חברה עם אופי מסיבתי, הם עניין חשוב וחיוני ביותר. אירועים מסוג זה מוסיפים חיים, עניין ושמחה בקרב העובדים, מקדמים את הגיבוש ביניהם, ומשרים תחושת אחווה וכיף.
האירועים האלה מתעלים מעבר להתכנסויות בלבד, אלא שהם מהווים עדות להכרה של הארגון בעבודה הקשה והמחויבות של כוח העבודה שלו.

מהי המשמעות של אירועי חברה והחשיבות שלהם בטיפוח תרבות ארגונית חיובית, ומדוע חשוב להשקיע ולא להתפשר בבחירת מקום לאירוע חברה בתל אביב?

הפסקה מהמונוטוניות והאפרוריות של השגרה: כל סיבה למסיבה תבוא בטוב

השגרה היומיומית, עם הדד-ליינים הקשוחים, הסטרס, המשימות והאתגרים, יכולה לפעמים להאפיל על ההנאות וההישגים הקטנים שלגמרי ראויים לחגיגה. בין אם מדובר בחג כמו פסח, פורים או ראש השנה, בהישג משמעותי של החברה או כל אירוע אחר שיכול להיות הטריגר, כדאי לחבק אותו בשתי ידיים ולחגוג בגדול. כשצצה הזדמנות לשבור את השגרה הזו ולחגוג, זו סיבה למסיבה – עד הסוף. אירועי חברה וחגיגות בהשתתפות העובדים, מספקים את האתנחתא הנחוצה, רגע לקחת צעד אחורה, לעשות מעין ״זום אאוט״, להכיר בהישגים ופשוט ליהנות. אין פה התלבטות, כדאי ללכת על זה ולהפיק אירועים מסוג זה בלב שלם, בידיעה שיש בהם את הכוח להעניק לעובדים מנה הגונה של רענון, התלהבות ומוטיבציה. רוצים לומר – זה בטוח משתלם לכם. 

השקעה ברווחת העובדים מעבירה להם מסר חזק: ״לארגון אכפת מכם״

כאשר חברה בוחרת להפיק אירוע או חגיגה, היא שולחת מסר חזק לעובדיה: מעריכים אתכם אצלנו, ולארגון אכפת מכם. האירועים האלו הם ביטוי מוחשי למחויבות של הארגון לאושרם ולרווחתם של עובדיו. אירועים איכותיים, מושקעים ומהנים, מאותתים לעובדים שהחברה מוכנה להשקיע ביצירת רגעים של שמחה והנאה עבור הצוותים שלה, מעבר לגבולות שעות העבודה המקובלות. ההשקעה הזו, אף שאינה מחייבת, היא מהלך אסטרטגי המדגיש את ההערכה של החברה להון האנושי שלה.

אין מגבש כמו אירוע שכולו ״פלז׳ר״: שיפור הקשרים הבין אישיים

אירועי חברה וחגיגות באווירה בלתי פורמאלית, מציעים סביבה ייחודית שבה היררכיות מיטשטשות, ואנשים מקיימים אינטראקציה ברמה אישית יותר. אווירה קזו׳אלית ומסיבתית מעודדת את העובדים להתחבר, לחלוק חוויות ולבנות מערכות יחסים, מעבר לתפקידיהם המקצועיים. האינטראקציות האלו, בתורן, יכולות לטפח תחושת אחדות ועבודת צוות, לשבור מחסומים ולקדם תרבות ארגונית מגובשת יותר. החברות והקשרים הנוצרים במהלך אירועים כאלו, בדרך כלל מתורגמים לשיפור שיתוף הפעולה והתקשורת במקום העבודה.

מפיקים אירוע חברה? למה אסור להתפשר על אולם אירועים איכותי

בין שאתם מחפשים אולם אירועים לציון אבן דרך משמעותית או הישג של הארגון, אולם למסיבת פורים או מקום להרמת כוסית בתל אביב, לבחירת האולם יש תפקיד קריטי בהצלחת כל אירוע חברה. אולם אירועים איכותי הוא לא רק חלל פיזי אלא התפאורה והרקע שנותנים את הטון לחגיגה כולה. הנה כמה סיבות משכנעות: למה חשוב להשקיע בבחירת המקום הנכון:

1.אין כמו רושם ראשוני: התחושה שתתקבל עם הכניסה לאולם היא קריטית

אולם האירועים הוא בדרך כלל הדבר הראשון שהאורחים מבחינים בו. מקום שנבחר בקפידה ובהתאמה מדויקת לאירוע, כזה המשדר מקצועיות ואלגנטיות, יכול להותיר רושם מתמשך, ולהעיד על מחויבות החברה לאיכות ולהקפדה על פרטים. במילים אחרות, העובדים נכנסים למקום מפואר, מסוגנן ומושקע, ומיד מבסיקים שהחברה השקיעה בהם. פרייסלס. 

2.שימו לב לאווירה במקום: חלל אסתטי, נוח ונעים ישדרג את החוויה כולה

האווירה השוררת באולם האירועים תורמת משמעותית לחוויה השלמה של המשתתפים. חלל אסתטי, נוח, נעים וכזה המקדם אינטראקציה בין האורחים, יכול לשפר את ההנאה ולתרום להשתתפות ולמעורבות של המוזמנים.

3.הפונקציונליות היא המפתח: שירותים ומתקנים בהתאם לצרכים הספציפיים של האירוע

מעבר לאסתטיקה, ההיבטים הפרקטיים של אולם האירועים הם קריטיים. אולם אירועים איכותי צריך להיות מצויד בשירותים ובמתקנים הדרושים כדי לספק מענה לצרכים הספציפיים של האירוע, בין אם זה ציוד אורקולי להקרנת מצגות, שירותי קייטרינג מקצועיים או סידורי ישיבה גמישים.

4.מיקום אטרקטיבי יבטיח שכולם יגיעו, ובזמן הדרוש

הנגישות של אולם האירועים יכולה להשפיע על רמת הנוכחות ולא פחות חשוב – על עמידה בזמנים. לא מספיק שאולם האירועים יהיה בתל אביב (למרות שזו התחלה מעולה), אלא שהמקום צריך להיות נוח ונגיש, ולהבטיח שהעובדים יוכלו להגיע ללא טרחה מיותרת. גם החלק הזה של האירוע, החלק של ההגעה, הוא חלק ממה שהופך את האירוע למהנה, זורם ומוצלח יותר.

לסיכום, לאירועי חברה ולחגיגות המופקות עבור העובדים, יש משמעות נרחבת, המתפרשת הרבה מעבר למסיבה נקודתית. מדובר בהשקעה אסטרטגית בנכס היקר ביותר של הארגון – אנשיו. המפגשים האלה מספקים הפוגה משגרת היומיום, הזדמנות לחגוג הישגים, ופלטפורמה לבניית קשרים בינאישיים חזקים יותר בתוך הצוות. על ידי בחירה באולם אירועים איכותי, חברות יכולות לרומם את החוויה, ולוודא שהאירועים האלו לא יהיו רק מהנים, אלא גם ישקפו את ערכי הארגון ומחויבותו למצוינות. בגדול, החגיגות הללו אינן רק רגעי שמחה אלא זרזים לבניית כוח עבודה מעורב, מגובש, ומלא במוטיבציה. אלו הם הדברים שבסופו של דבר מניעים את הארגון להצלחה גדולה.

עומדים להפיק אירוע עסקי חשוב? תשמחו לשמוע שיש איך להבטיח שהוא יסתכם כהצלחה גורפת. הכלל החשוב ביותר בסיפור הזה, הוא לבחור את המקום הנכון והמתאים ביותר לאירוע שלכם. ככה עושים את זה

אין מה לומר, תמיד בתחילת תהליך הפקת אירוע חברה או אירוע עסקי, תרגישו כאילו אתם עומדים לטפס על הר, וככל שיתקדמו האקסלים, הפגישות עם הלקוחות וקבלת ההחלטות החשובות, רמת המתח רק תעלה, וככל הנראה, לאורך התקופה הזו אתם תישנו עם עין אחת פתוחה, אם בכלל תספיקו לישון… אלו הם חייהם של מפיקי אירועים. במקרה שאינכם מפיקי אירועים מקצועיים וקיבלתם עליכם את המשימה להפיק אירוע חברה כלשהו, או אירוע עסקי, הסטרס עוד הרבה יותר משמעותי, שכן, חוסר הניסיון עלול להוריד לכם את הביטחון פה. תשמחו לשמוע שיש איך ״ללכת על בטוח״ ולהבטיח שהאירוע שלכם יסתכם כהצלחה גורפת, כאשר הכלל החשוב ביותר בסיפור הזה, הוא לבחור את המקום הנכון והמתאים ביותר לאירוע שלכם. בין שמדובר במסיבת פורים לעובדי החברה, מסיבת הנפקה, או כנס עסקי מקצועי שבכלל לא אמורים להיות בו אלמנטים ״מסיבתיים״ והוא בכלל צפוי להתקיים באור יום – הבחירה באולם אירועים ליד הים בתל אביב תמיד תוביל אתכם להצלחה. 

למה אולם אירועים על הים בתל אביב הוא תמיד רעיון טוב?

כי אירוע ליד הים הוא מראש באווירה אחרת

לא בטוח שצריך להרחיב את הדיבור ולהסביר את האווירה יוצאת הדופן שיש ליד חוף הים, אבל בכל זאת ננסה. חוף הים, לא רק מהווה את התפאורה המרהיבה ביותר שיכולה להיות בכל אירוע, מה גם שהבריזה והאווירה של החופש והשלווה שתמיד מלווה את השהות באזור החוף, הן שני אלמנטים שאתם מאוד רוצים באירוע שלכם, והם יכתיבו את הטון ואת החוויה של האורחים שלכם. עצם ההגעה לאזור הזה, כבר מכנסיה את המשתתפים באירוע למוד אחר, קולי יותר, כיפי יותר ונינוח יותר. אם מדובר במסיבה – ברור שתרצו את כל אלו, אבל גם אם מדובר בכנס באווירה מקצועית עסקית, הרקע של הגלים ושל החוף מעצב חוויה נעימה ואף יוקרתית עבור המוזמנים לאירוע, וזה פשוט פרייסלס.

כי אירוע באולם אירועים מעוצב ובסטייל הוא הצלחה מובטחת

אי אפשר להגזים כשמדברים על חשיבות האולם להצלחת האירוע. אפשר לומר שהאולם הוא האירוע. בחירה בגן אירועים ליד הים מסוגנן ו״פיין״, ממוקם על החוף ממש, מעוצב בסטייל תוך ירידה לפרטים הכי קטנים, מקום ש״מתקתק״ אירועים באופן מקצועי, כזה שאפשר לסמוך עליו – תבטיח שהאירוע שלכם יהיה בסטייל גם הוא. במילים אחרות, זה לא המקום להתפשר, בחרו באולם הכי איכותי שאפשר.

כי אין על תל אביב

אם כבר דיברנו על סטייל – תל אביב היא שם נרדף לסגנון, לאופנה, לקולינריה, לחיים הטובים, ולאיכות וייחודיות. אלמנטים שאתם בהחלט רוצים את כולם כחלק מובנה באירוע שלכם. האווירה הייחודית, הסטייל האדג׳י של העיר, השילוב בין אורבניות לבין ארציות, כשאת כל אלו מלווה חוף הים, הוא שילוב בלתי מנוצח.

כי כולם רוצים לבוא לאירוע המתקיים בלוקיישן פופולרי

כל האמור לעיל, יחד עם המיקום המרכזי מבחינה גיאוגרפית, הופך את תל אביב ליעד פופולרי במיוחד, שגם בלי קשר לאירועים כאלה או אחרים, אנשים רוצים להגיע לעיר. יש בה כל כך הרבה מה לעשות, מה לראות, מה לחוות, ותמיד יש בה אווירה של חופש ושל כיף. קצת כמו לטוס לחו״ל אפילו. אם תבחרו לקיים את האירוע שלכם בתל אביב, אישורי ההגעה לאירוע יזרמו כמו מים, הרי שכולם רוצים להגיע ללוקיישן הפופולרי הזה.

כי אתם זקוקים לפסיליטיז ולספקים של אולם אירועים מסודר

לעתים, כאשר מפיקים אירוע עסקי או אירוע חברה, עולה השאלה – האם כדאי לסגור אולם אירועים רשמי עבור האירוע, או שמא אפשר להספק בחלל אחר, שלאו דווקא מיועד לאירועים. אם גם אתם מצויים בהתלבטות הזו, אין ספק שהבחירה צריכה להיות באולם אירועים. באולם מסודר, יודעים בדיוק כיצד איך לתפעל אירוע ולגרום להכל ללכת חלק, הן מבחינת הפסיליטיז, לרבות חדרי שירותים, לובי מסודר ועוד, והן מבחינת עבודה עם ספקים שונים, ובמיוחד חברות קייטרינג. אם במקום יש אפשרות לקבל את שירותיה של חברת קייטרינג מומלצת – בכלל אין פה שאלה. אתם סוגרים את רוב פינות ההפקה כאן באבחה אחת, ויכולים לישון בשקט עד האירוע. 

דברים שצריך לבדוק – תקציב מול עלות וקיבולת מול היקף המוזמנים

אם הגעתם לאולם אירועים מסוים והוא מוצא חן בעיניכם, אך אתם לא בטוחים במאה אחוז שזהו ״האחד״, הנה כמה פרמטרים שיסייעו לכם לקבל את ההחלטה הנכונה:

עלויות מול תקציב

האם דרישות המחיר של המקום מתאימות לתקציב שהוגדר על ידי הלקוח שלכם לאירוע? אם עלות האולם חורגת במעט ממגבלות התקציב לאירוע, אך מבכל בחינה אחרת, המקום נראה לכם מושלם ובסטייל, שווה לנסות להתגמש עם התקציב, או לבדוק האם יש מרכיב אחר שאתם יכולים ״לקצץ״ בו. כמו כן, ישנם לפעמים דברים שיכולים להוזיל את העלויות, כמו בחירה בימים מסוימים בשבוע על פני אחרים ועוד. במילים אחרות, אם עפתם על האולם אך התקציב מגביל אתכם, שווה לנסות ולדבר עם הנהלת המקום ולראות האם וכיצד ניתן ללכת לקראתכם. 

קיבולת האולם מול היקף המשתתפים באירוע

אחד הפרמטרים שלעתים נוטים להפמעיט בחשיבותם, ולא בצדק, הוא הקיבולת של המקום. הגיעו לבחירת האולם כשבידיכם הערכה מסוימת (גסה או מדויקת) של כמות המוזמנים לאירוע, ונסו לבחור באולם שמתאים בדיוק לכמות האורחים הזו – לא גדול מדי, ובוודאי לא צפוף מדי. 

כל מי שמנסה לחפש אולם מתאים לצורך עריכת כנס כלשהו, מוצא את עצמו מתמודד מול רשימת משימות בלתי מבוטלת. אך אין ספק כי הנושא הראשון בו הכי חשוב לטפל זוהי הבחירה באולם המתאים אשר בו ייערך הכנס.

אנחנו כאן על מנת להעניק לכם שורה של טיפים אשר עשויים להקל עליכם את הבחירה במקום הנכון. כך תוכלו להבטיח לעצמכם כי תפיקו את מלוא התועלת מהכנס וההשקעה שלכם לא תלך לריק.

טיפ מספר 1 – אולם נגיש עבור כולם

תמיד יהיו האנשים אשר יבחרו להגיע לכנס המתקיים בעיר רחוקה ממקום מגוריהם, באמצעות התחבורה הציבורית. חשוב לוודא כי האולם לא נמצא באזור שהתחבורה הציבורית לא מגיעה אליה. כמו כן חשוב לבדוק כי ישנה תחבורה נוחה למקום והיא מגיעה עד לקרבת האולם ממש. ברור שיש להתחשב גם באלו הבוחרים להגיע באמצעות כלי הרכב הפרטי שלהם. יש לוודא כי אלו יצליחו למצוא מקום חניה נוחה בקרבת מקום ולא ייאלצו לחנות רחוק מידי או להתפתל סביב עצמם שעה ארוכה עד שהם יצליחו למצוא לעמם מקום חניה הולם.

טיפ מספר 2 – אולם המתאים לסוג האירוע ולצרכיו

חשוב שהאולם בו תבחרו ישדר את האופי ואת המיתוג הרצוי לכם בהתאם לסוג העסק כמו גם בהתחשב בקהל היעד שלכם. כך לדוגמא אם הכוונה שלכם היא קבלת תמיכה או קבלת חסויות מחברות, עמותות או ארגונים שונים, אתם צריכים לחשוב גם על התדמית שלהם ולכבד את המעמד שלהם. מלבד זאת, אם מדובר במתחם גדול, חשוב לוודא כי אתם בלעדיים במקום ולא יתקיימו כנסים נוספים באותו זמן אשר אלו עשויים להרוס את המיתוג אשר עליו אתם עובדים או להתנגש בפעילות שאתם מקיימים.

טיפ מספר 3 – אולם עם כל הציוד הנדרש

לצורך קיום כנס עסקי ולא ממש משנה באיזה סדר גודל מדובר, בין אם זהו כנס אשר מיועד לקהל של עשרות אנשים המגיעים מהעיר ובין אם זהו כנס עבור קהל גדול של מאות ואף יותר אנשים המגיעים מכל רחבי הארץ או אפילו מחוצה לה. ישנן תשתיות בסיסיות אשר בלעדיהן אי אפשר יהיה לקיים את הכנס. לדוגמא אמצעי הגברה בהתאם, תאורה מתאימה, במת נואמים, פודיום, מקרן וכדומה. כמו כן יש לוודא כי ישנן נקודות חשמל מספיקות ונקודות טעינה, כמו גם וויי פיי וכל מה שאתם או המשתתפים עשויים להזדקק להם במהלך האירוע.

טיפ מספר 4 – אולם עם חללים שונים

לכל כנס אופי ייחודי משלו כמו גם צרכים ומטרות שונות. לא פעם מתקיים הכנס בצורה מחולקת. אם זה כנס הכולל סדנאות שונות, חלוקה לקבוצות לצורך מספר פעילויות שונות המתקיימות במקביל כמו גם מופעים מרכזיים משותפים. ברור כי עבור כנסים מן הסוג הזה יש צורך באולם כנסים המכיל חללים מתאימים לכל מטרה. אם זה חדר ישיבות בו אפשר יהיה לשבת סביב שולחן אחד, אולם לקבלת פנים, אודיטוריום מרכזי וכן הלאה.

טיפ מספר 5 – אולם המציע אפשרויות למיתוג האירוע והעסק

אולמות המיועדים לקיום כנסים מצוידים על פי רוב בציוד מתאים או חללים אשר מתאימים למיתוג יוקרתי ומכובד של הכנסים המתקיימים במקום. חשוב לבדוק נקודה זו מראש, בטרם מחליטים על המקום בו ייערך הכינוס.

אין ספק כי אולם מתאים מהבחינה הזו יעניק הרבה יותר אפשרויות ואפשר יהיה למקסם את התועלת מהכנס.

טיפ מספר 6 – צוות מקצועי שילווה את האירוע

אירוע עסקי ובמיוחד כזה אשר נערך בסדר גודל של עשרות או מאות משתתפים, דורשים ליווי מקצועי של צוות טכני אשר יהיה ערוך לתת מענה בזמן אמת לכל תקלה. חשוב לוודא מראש כי באולם מעמידים לרשותכם צוות כזה אשר אכן ילווה את האירוע לכל ארכו. חשוב לזכור כי תקלות טכניות עשויות להרוס את כל האירוע ואם לא יהיה לכם מענה מידי לפתרון בעיות חשמל, בעיות הגברה וכדומה, הרי שהאירוע כלל לא ייצור את הרושם הרצוי וחבל.

טיפ מספר 7 – כיבוד לאורחים

כנס עסקי שנערך למשך יום שלם או אפילו רק למספר שעות חייב לכלול גם כיבוד קל (או כבד) עבור המשתתפים. חשוב לבדוק מראש האם באולם מציעים גם את השירות הזה. כדאי לבדוק האם יש לאולם הסכמים עם ספקים מסוימים או שמא יש לכם את האפשרות לבחור בעצמכם את שירותי הקייטרינג המתאימים לכם ולטעם והקהל שלכם.

טיפ מספר 8 – השוואת מחירים

אולם כנסים, במיוחד אולם גדול עם מספר חללים, אולם שמציע גם שירותי קייטרינג וליווי מקצועי של צוות במקום, עשוי להסתכם בעלויות בלתי מבוטלות. לא כל עסק מסוגל להרשות לעצמו לשלם כל מחיר שיושת עליו. מסיבה זו מומלץ מאוד לערוך סקר מחירים ולנסות לבדוק את האפשרויות הקיימות. חשוב מאוד להיצמד לאפשרות התקציבית של העסק ולא להיסחף ולהתחייב למחירים גבוהים מאוד שיהיה קשה אחר כך לעמוד בהם. בהרבה אולמות תוכלו פשוט לגשת עם תקציב מוגדר מראש ולבקש כי יתפרו לכם את האירוע בהתאם. כך תוכלו ליהנות מאירוע במקום המתאים עבורכם בלי לחרוג מהתקציב שלכם.

טיפ מספר  9 – סוף מעשה במחשבה תחילה

לא משנה במה תבחרו בסופו של דבר. אך החשוב ביותר הוא לשקול היטב את כל הנתונים ואת כל האפשרויות וכמובן גם את כל העלויות הצפויות ובהתאם לכך לבחור בסופו של דבר את האולם המתאים.

אם תבחנו לעומק את כל הנקודות המרכיבות את האירוע העסקי שלכם, קרוב לוודאי שההחלטה תיפול בסופו של דבר על המקום הנכון ואתם תוכלו להפיק מהכנס העסקי את מלוא התועלת.