מה צריך לבדוק כאשר מחפשים אחר אולמות במרכז הארץ?

לא רק שבלי אולם לא יכול להתקיים האירוע שלכם, מה גם שבלתי אפשרי להתקדם עם משימות נוספות הקשורות בהפקה, לפני שיש מקום ותאריך סגורים לאירוע. ישנם פרמטרים שונים שחשוב לבחון כאשר מחפשים אולם עבור אירוע עסקי או אירוע חברה. כמה שאלות חשובות שיסייעו לכם במציאת המקום המתאים

אתם מפיקים אירוע עסקי, אירוע חברה או אפילו אירוע משפחתי ויצאתם לחיפוש אחר אולמות במרכז הארץ. נכון, אתם כנראה טובעים בתוך עשרות (אם לא מאות) משימות הקשורות בהפקת האירוע המדובר, אבל אין ספק כי איתור האולם המתאים ושריון מועד חד משמעי, זו המשימה החשובה והדחופה ביותר. לא רק שבלי אולם לא יכול להתקיים האירוע שלכם, מה גם שבלתי אפשרי להתקדם עם משימות נוספות הקשורות בהפקה, לפני שיש מקום ותאריך סגורים לאירוע. לדוגמא, משימה נוספת שעוד ניצבת בפניכם, שהיא חשובה ודחופה למדי, היא בחירת שירותי קייטרינג (ואולי גם בר) לאירוע, ולא תוכלו להתקדם איתה לפני שיש לכם את הפרטים של המקום והמועד בו יתקיים האירוע. אבל לפני שאתם ממהרים להסתער על משימת איתור האולם, הנה כמה טיפים שיסייעו לכם לייעל את התהליך וגם לבחור במקום שהוא מדויק יותר לאירוע שלכם.

עד כמה המיקום באמת מרכזי?

החלטתם (או שמי ששכר את שירותיכם החליט) שאתם רוצים לערוך את האירוע במרכז. ״מרכז״ הוא מונח קצת מופשט, אפילו במדינת ישראל הקטנה. ישנם מקומות זניחים ונידחים, שאפילו לא בטוח שה״ווייז״ ידע למצוא, והם עדיין מוגדרים בהגדרה היבשה כשייכים לאזור המרכז. על מנת לייעל את החיפוש, חשוב לבדוק בדיוק איפה על המפה נמצאים האולמות שאתם בוחנים. אם אתם מעוניינים ללכת על בטוח, כדאי להתחיל את החיפוש מתל אביב וסביבתה, ולהתמקד בערים גדולות ומוכרות ובסביבתן. מומלץ שלא להקל ראש בעניין המיקום, שכן, ככל שהמקום יהיה מרכזי ומוכר למוזמנים לאירוע, כך תעלה הסבירות שהם אכן ירצו להשתתף בו.

האם האולם מתאים לתקציב האירוע?

בהנחה שאתם הם אלו שמוטלת עליהם משימת ההפקה, ככל הנראה כבר קיבלתם את פרטי התקציב המיועד לאירוע. בשלב זה חשוב להבין מהו החלק היחסי מתוך התקציב, המיועד לשכירת האולם. ברוב המקרים זהו החלק הגדול ביותר מתוך התקציב. בשלב הבא, כמובן שיש לבדוק מול האולמות שנראים לכם מתאימים, קודם כל – האם הם עולים בקנה אחד עם התקציב שיש ברשותכם. במקרים רבים התקציב הוא גמיש במידה כזו או אחרת, ואם מצאתם מקום שנראה לכם מושלם עבור האירוע אך התקציב מעט מוגבל ביחס לדרישות המקום, שווה לשקול להתגמש ולהשקיע במרכיב זה, שכן, האולם הוא הגורם המשפיע ביותר על הצלחת האירוע.

האם האולם מתאים באופן מדויק לכמות המוזמנים הצפויה?

לא רק שמבחינה בטיחותית זה מסוכן לקבץ מכסת אנשים העולה על גודל המקום, מה גם שהדבר האחרון שאתם רוצים באירוע שלכם, הוא שלמשתתפים יהיה צפוף ודחוק. חשוב לזכור שאנחנו עדיין בתקופת פוסט-קורונה, ואנשים רבים מעדיפים ״ספייס״ ומרחק מסוים משאר המשתתפים באירועים. מהצד השני, גם מקום גדול מדי ביחס לכמות המשתתפים עלול להיות בעייתי, ולפגוע באווירה המלוכדת והמגובשת של האירוע. לכן, כאשר אתם מחפשים אחר האולם המתאים, חשוב לבחון היטב את מידותיו ביחס לכמות המוזמנים.

האם האולם מתאים לסגנון האירוע?

הסגנון של המקום חייב להתאים לסגנון של האירוע, בדגש על הסגנון המאפיין את החברה ואת האנשים שעומדים להשתתף באירוע. לדוגמא, אם מדובר בחברת הייטק ובה הרבה עובדים צעירים, והאירוע הוא יותר אירוע חברה מאשר אירוע עסקי, כדאי שהאולם יהיה באווירה ״מסיבתית״ יותר ופחות יתאים כאן אולם כנסים למשל. אם מדובר באירוע של אנשי עסקים בעלי ממון, כדאי שהאירוע יתקיים באולם אירועים יוקרתיֿ, המשדר את האווירה המתאימה, בעיצוב המתאים וכו׳. ההתאמה והדיוק כאן חשובים עד מאוד להצלחת האירוע ולמסר שיעבור באמצעותו.

האם האולם תומך בקונספט של  האירוע?

בהמשך לסעיף הקודם, לא רק סטייל ועיצוב הם חשובים, אלא גם הפורמט של המקום אל מול הקונספט של האירוע. לדוגמא, כנס מקצועי מצריך מקום בפריסה מסוימת ועם אמצעים מסוימים כמו מסכים, מערכת הגברה ותאורה וכו׳, ואילו מסיבת הנפקה מצריכה מקום שיש בו רחבת ריקודים ובר אלכוהולי. לכל אירוע יש קונספט מובהק שכדאי לגבש ולהגדיר מראש, על מנת למצוא את המקום שיתמוך בו באופן המתאים והמדויק ביותר.

האם האולם מצויד בכל האמצעים הדרושים לכם לקיום האירוע?

השאלה הזו חשובה במיוחד כאשר מדובר באירוע עסקי הכולל הרצאות והקרנות של מצגות ו/או סרטונים. במקרים כאלו חשוב שהמקום יהיה מצויד בכל המכשירים והאמצעים הדרושים לכך. כמובן, ניתן גם לשכור את השירות הזה מספק חיצוני אבל המצב האידיאלי הוא לסגור את העניין הזה כשירות שהוא ״בילט אין״ באולם אותו שוכרים.

האם המקום מציע שירות נוסף יוצא דופן?

אחד הדברים שגם יהפכו את האירוע למיוחד יותר וגם יורידו מכם מטלות גדולות הוא האפשרות שהאולם כולל שירות או מרכיב יוצא דופן. לדוגמא, חברת קייטרינג מובחרת שפועלת בתוכו, שירותי בר, עיצוב פנים ייחודי ומסוגנן, או אטרקציה אחרת שהיא בפני עצמה סיבה למסיבה.

האם כבר התקיימו במקום אירועים מוצלחים בקונספט דומה?

בתחום האירועים, ניסיון משחק תפקיד חשוב ומרכזי. ככל שבאולם אותו אתם בוחנים התקיימו יותר אירועים דומים לזה שאתם מתכננים, ולא סתם התקיימו, אלא הוכתרו כהצלחה, כך עולה הסיכוי שהאירוע שלכם יתקיים ביעילות ובהצלחה. חשוב לקבל המלצות ורשמים אובייקטיביים, כלומר להשיג המלצות ממפיקים או חברות שכבר ערכו אירוע במקום המסוים אותו אתם בודקים. אפשר ללמוד המון מניסיון העבר של אחרים.