מה צריך להיות באולם לאירוע עסקי בתל אביב כדי שהכל יהיה מושלם?

כל מפיק אירועים יודע שלאף היבט אין השפעה כה נרחבת על הצלחת האירוע, כמו למקום בו הוא נערך. אולם האירועים שאתם בוחרים עבור האירוע שאתם מפיקים, צריך להתאים כמו כפפה לכל אחד ממאפייני האירוע, אותם גיבשתם מראש. למה אירוע בתל אביב ליד הים, הוא תמיד בחירה טובה? 

אם כבר יצא לכם להפיק אירוע עסקי כזה או אחר, אתם ודאי כבר מודעים לעובדה שלאף היבט אין השפעה כה נרחבת על הצלחת האירוע, כמו למקום בו הוא נערך. לא רק למקום עצמו, לגודל, לסגנון ולסטנדרטים של האיכות שלו יש חשיבות עצומה, אלא גם למיקום הגיאוגרפי שלו יש השלכות רבות, החל מנוחות ההגעה של המשתתפים ועד לאחוזי ההשתתפות באירוע. במילים אחרות, למיקום של האולם תהיה השפעה על כמות המשתתפים בו – אם הוא יהיה במיקום פחות מרכזי ונגיש, קיימת סבירות גבוהה שרבים מהמוזמנים אף לא יאשרו את הגעתם.

כל הדרכים מובילות לאירוע בתל אביב, תרתי משמע

אז כבר הבנתם את חשיבות המיקום הגיאוגרפי של המקום בו תקיימו את האירוע שלכם, ואתם שוקלים להתחיל ולחפש אולם לאירוע עסקי בתל אביב. הצדק בהחלט עמכם. מקום מפגש במיקום מרכזי, המקושר היטב למוקדי תחבורה מקומיים כגון תחנות אוטובוס או רכבת, וכמובן רכבים פרטיים, יבטיח שמרבית המוזמנים יאשרו את הגעתם בשמחה. אך זו ודאי לא הסיבה היחידה לבחור לקיים את האירוע שלכם דווקא בתל אביב. 

בעיר הגדולה תמצאו בקלות כל מה שאתם זקוקים לו לאירוע: החל מספקים מהשורה הראשונה ועד לציוד הכרחי. מאחר ומדובר במוקד התרבות, הקולינריה והאופנה של ישראל, שכבר עשה לעצמו שם בינלאומי בכל התחומים, כל הספקים האיכותיים והמבוקשים ביותר יהיו זמינים יותר עבורכם. הסטייל והאיכות של העיר, יהיו הסטייל והאיכות של האירוע שלכם. החל מהאוכל שתגישו למשתתפים ועד לאיכות הסאונד והתאורה – תוכלו לסמוך על זה שהגעתם למקום הנכון.

איך לדייק את החיפוש ולמצוא את המקום המושלם לאירוע עסקי?

רגע לפני שאתם מתחילים לחפש מקום לאירוע עסקי במרכז, כדאי להתכונן כראוי ולהגיע לתהליך החיפוש ערוכים, לאחר שריכזתם את כל הנתונים החשובים, שיש להתאים אותם בשלב הבא, לנתונים של האולמות אותם אתם בוחנים. חשוב לעבוד בסדר מסוים, ולא להגיע לבדוק אולמות אירועים שונים לפני שאתם מבינים ויודעים בדיוק מה אתם מחפשים ומהם הצרכים הספציפיים של האירוע שלכם. אם תעשו זאת, אתם עלולים לבזבז זמן יקר מאוד, שאנחנו בטוחים שאין לכם עודף ממנו כעת, הרי שלפניכם עוד שלל משימות שהפקת כל אירוע, קטן כגדול, כרוכה בהם.

כיצד להתכונן ולהגיע לחיפוש האולם ערוכים ומכווני מטרה?

אז כאמור, חשוב להגיע לחיפוש האולם ערוכים, כאשר כמה נתונים קריטיים לגבי האירוע כבר בידיכם. הנה הדברים החשובים שצריך לדעת לפני שמתניעים את תהליך החיפוש:

אירוע עסקי או אירוע חברה: מהו בדיוק סוג האירוע?

אירועים עסקיים ואירועי חברה נחלקים לסוגים שונים, וחשוב מאוד להבדיל ביניהם ולהבין מהו בדיוק האירוע שאתם עמלים עליו, לפני שמתחילים לחפש אולם, שכן, המקום חייב להתאים לסוג האירוע הספציפי. ישנם אירועים עסקיים שמטרתם לחבר בין דמויות מתחום מסוים, בשאיפה לייצר לידים או אפילו עסקאות של ממש במהלך האירוע. ישנם אירועים עסקיים שמטרתם מתרכזת בשיווק ובפרסום של מותג או מוצר מסוים, דוגמאת אירוע השקה למיניהם. באירועים כאלה נעשית עבודת יח״צ אינטנסיבית ולעתים קרובות מוזמנים אליהם גם אנשי תקשורת ועיתונאים שיפיצו את הבשורה. לעומת זאת, ישנם אירועי חברה פנימיים, המיועדים לעובדי הארגון, במטרה לחזק את שביעות רצונם ממקום העבודה, לגבש ביניהם וכו׳. ישנם גם אירועים פנימיים אחרים, שמטרתם להעשיר את הידע המקצועי של העובדים, כמו כנסים וכדומה. לכל אירוע כזה יש מאפיינים שונים לחלוטין, והוא יצריך מקום עם פסיליטיז שונים ואופי שונה. לכן, חשוב מאוד לאפיין את האירוע לפני שיוצאים לדרך, ובשלב הבא, להצליב בין מאפייני האירוע לבין הנתונים של האולם. לדוגמא, אם אתם מפיקים כנס מקצועי, בו ישתתפו גם מרצים ונואמים שיזדקקו לבמה ולציוד הגברה ותאורה מתאים, ותשכרו אולם שאין בו את כל אלו, זה כמובן לא סוף העולם, אך זה רחוק מלהיות אידיאלי. במקרה כזה תצטרכו לשכור שירותים שונים וציוד מתאים, מה שלא רק עלול לייקר משמעותית את עלויות האירוע, אלא גם לגרום לכם לכאב ראש ולהעמיס עליכם עוד המון עבודה. המצב האופטימלי הוא למצוא אולם אירועים שיכול לספק לכם בעסקת חבילה את כל הציוד והשירותים שאתם זקוקים להם, ״בילט אין״.

כמה אורחים מוזמנים לאירוע?

במקרה הזה, הגודל קובע, אבל ממש. לפני שבוחרים מקום לאירוע, חשוב גם לאמוד את גודל והיקף המשתתפים. ההתאמה של גודל האולם למספר המשתתפים היא ״אנדררייטד״, כלומר היא חשובה מאוד. לא רק שחשוב שלאורחים שלכם באירוע יהיה נוח, מרווח ולא צפוף, חשוב גם הצד השני של המטבע – שלא יהיה להם מרווח מדי. זה עשוי להישמע מוזר, אך מפיקי אירועים מנוסים כבר יודעים שאם החלל גדול מדי על כמות המשתתפים, הגיבוש, החיבור והאווירה ביניהם עלולה ללקות בחסר. אירועים עסקיים ואירועי חברה כאחד, למעשה כל סוג של אירוע, מטרתו לחבר בין אנשים בסופו של דבר, גם חתונות ושמחות. אם תבחרו במקום שיגרום למשתתפים להתפזר, תפספסו את הנקודה. עם זאת, אם מצאתם מקום שנראה לכם מושלם מכל בחינה אחרת, אך הוא גדול מדי, אין זה אומר בהכרח שתצטרכו לוותר עליו. באולמות אירועים רבים קיימת האפשרות להגדיר חלל מסוים בתוך חלל גדול, לעשות את האדפטציות הדרושות בהתאם לצורך, להקטין ולעצב חלל מושלם עבור האירוע שלכם.

תקציב האירוע

לא תופתעו לגלות שלפני שמחפשים אולם מתאים לאירוע, חייבים לדעת מהו התקציב העומד לרשותכם. האולם והאוכל הם המרכיבים העיקריים (והיקרים) באירוע, ולכן חשוב לדעת מהן האפשרויות שלכם, בהתאם לתקציב. פניה לאולמות אירועים שדרישות המחיר שלהם חורגות מהתקציב עלולה לבזבז לכם זמן יקר ולגרום לעוגמת נפש גדולה. עם זאת, חשוב לציין שלעתים קרובות, במידה ומצאתם אולם אירועים מושלם, אך הוא חורג מעט מגבולות התקציב שלכם, שווה לנסות ולהגמיש את התקציב מעט, בתיאום עם הלקוחות כמובן, ולבדוק אם יש מרכיב אחר שניתן לקצץ ממנו, למשל אוכל, משקאות או ״אקסטרות״ אחרות שאולי תוכננו. כמו כן, לעתים קרובות שווה לנסות ולהגמיש את דרישות המחיר מול אולם האירועים בתמורה לפשרה על מועד האירוע או לויתור על שירותים כאלה או אחרים שאתם אמורים לקבל במסגרת הזמנת המקום. 

לאילו שירותים תזדקקו?

לאחר שהגדרתם היטב את סוג האירוע, כעת אתם אמורים לדעת בדיוק לאילו שירותים ולאיזה ציוד אתם זקוקים מטעם אולם האירועים. החל משירותי קייטרינג ובר, ועד לציוד הגברה ותאורה, פודיומים וציוד טכני כמו מיקרופונים, מסכים, מקרנים, מערכות וידאו ועוד. חשוב להבין שבמקרה והמקום אינו יכול לספק את הצרכים האלה, יהיה עליכם לפנות למיקור חוץ ולספקים שונים, מה שעלול לגרור עלויות נוספות משמעותיות. ככלל אצבע, חסכוני יותר לבחור באולמות אירועים המציעים את כלל השירותים במקום. הטרטור שמציאת ספקים פרטיים שידאגו לצרכים הטכניים עלול להוות נטל מיותר עליכם המפיקים.

שוקלים לערוך את האירוע ליד הים בתל אביב? יש לכם את כל הסיבות

במקרה שאתם שוקלים לקיים את האירוע באולם אירועים ליד הים בתל אביב, אין ספק שאתם בכיוון הנכון ומובטח לכם אירוע מהסרטים. קשה מאוד להתחרות בתפאורה המרשימה ובאווירה השוררת בקרבת החוף. למעשה, השילוב של תל אביב – עיר מודרנית ומתקדמת, שיא האורבניות והסטייל, יחד עם חוף הים, שהוא למעשה אתר טבע לכל דבר, הוא פיצוח. באופן זה, אתם בעצם נהנים מכל העולמות – גם נוחות וקדמה, וגם אווירה ותחושה של טבע וחופש. 

יש לציין שבחירה בחוף הים לא בהכרח אומרת שתצטרכו להתאמץ יותר עם היבטים לוגיסטיים. תוכלו לבחור באולם אירועים מסודר, מאובזר, מצויד ואיכותי, הממוקם על החוף.

מה עוד יכול להפוך את האירוע לייחודי ובלתי נשכח?

אז חוץ מלקיים את האירוע במקום לאירועים על הים, מה עוד יכול להפוך אותו ליוצא דופן, כזה שידברו עליו עוד חודשים קדימה, ויותיר במשתתפים רושם חיובי עמוק?

קונספט מגובש

אירועים שהכל בהם עוצב ותוכנן בהתאם לנושא מרכזי אחד – קונספט, הם אירועים מגובשים, קוהרנטיים ומקצועיים. אי לכך, מומלץ לבחור קונספט מסוים לאירוע, מבעוד מועד, ולבחור את כל המרכיבים שבו בהתאם. לדוגמא, קונספט ים תיכוני, יכול לבוא לידי ביטוי בכך שהעיצוב יהיה עם מפות מושבצות בכחול לבן, אלמנטים של ים בעיצוב (מתאים במיוחד לאירוע הנערך ליד החוף), אוכל המשלב דגים, סלטים וכו׳, מוזיקה יוונית ברקע ועוד. הנושא המרכזי צריך לעבור כחוט השני בין כל האלמנטים שבאירוע, החל מהעיצוב ועד האוכל, המשקאות והמוזיקה שברקע. כמו כן, ברגע שתבחרו קונספט מסוים, יהיה קל יותר לקבל החלטות שונות לגבי הספקים והשירותים שאתם שוכרים לאירוע, כי הסגנון כבר יהיה ידוע מבעוד מועד.

אוכל ומשקאות ברמה גבוהה

טוב, אנחנו יודעים שאנחנו לא מחדשים לכם הרבה, אבל במקרה שתכננתם להתפשר דווקא על האוכל ו/או על המשקאות באירוע, כדאי שתחשבו שוב. בסופו של דבר, האוכל הוא הדבר שהאורחים שלכם הכי מצפים לו באירוע, וגם הכי זוכרים אותו. אירוע עם קולינריה משובחת ומשקאות טובים הוא אירוע שנהנים בו וזוכרים אותו לטובה. 

אפקט ה״וואוו״ 

כדאי לחשוב ולשלב באירוע איזשהו אלמנט מפתיע, מושקע ומפנק. כמובן, הדבר הזה חייב להיות בהתאם לאופי האירוע ולסגנון שלו. זו יכולה להיות הופעה של אמן מבוקש, זה יכול להיות בר קוקטיילים שווה, אלו יכולות להיות מתנות מפנקות שהאורחים יקחו הביתה ועוד. הכל תלוי ביכולות התקציביות שלכם, אך לא כדאי לוותר על משהו אחד שיגרום לאפקט ה״וואוו״ בקרב האורחים שלכם.