כל מה שצריך לדעת כאשר מתכננים אירוע עסקי באולם אירועים על הים

כידוע, בחירת האולם המתאים היא המפתח להצלחת האירוע שלכם. למקום בו נערך האירוע יש השפעה נרחבת על כל היבט בהפקה. לא נגזים אם נאמר שעל כך יקום ויפול דבר, וזה מה שיכריע אם האירוע יהיה הצלחה מסחררת או כישלון מפואר. באילו פרמטרים מומלץ להתמקד כאשר מפיקים אירוע על חוף הים? טיפים לבחירת האולם המדויק לאירועים עסקיים

 

אם הוטל עליכם להפיק אירוע עסקי או אירוע חברה שהתכנון הוא שהוא יתקיים על חוף הים, אין ספק שמדובר בפרויקט. אך עם זאת, נרגיע ונאמר שעצם העובדה שהאירוע יתקיים באולם אירועים על הים, ממש לא אומר שתצטרכו לעבוד קשה יותר או שתהליך ההפקה יהיה מורכב יותר. כתמיד, הכל עניין של עבודה מסודרת, תכנון נכון, ותשומת לב לפרטים החשובים. פקטור משמעותי נוסף שיכול להוות ״גיים צ׳יינג׳ר״, במיוחד במובן של השקט שלכם, צוותי ההפקה, הוא הבחירה הנכונה באולם האירועים המתאים, בדגש על כזה שיכול לספק לכם בעסקת חבילה כמה שיותר שירותים, שיקצרו עבורכם את רשימת המטלות. אנחנו יודעים, לעתים קרובות נדמה שרשימת המשימות שלכם היא אינסופית, אבל אל דאגה, הבחירות הנכונות יכולות להניב לכם לילות של שינה אמיתית ושלווה, גם יום לפני האירוע עצמו.

טיפים לבחירת אולם אירועים על חוף הים

כידוע, בחירת האולם המתאים היא המפתח להצלחת האירוע שלכם. למקום בו נערך האירוע יש השפעה נרחבת על כל היבט בהפקה, ולא נגזים אם נאמר שעל האולם יקום ויפול דבר, והוא זה שיכריע אם האירוע יהיה הצלחה מסחררת או כישלון מפואר. אבל כאמור, אין כאן כוונה להלחיץ, להיפך, אנחנו כאן כדי לעזור לכם לבחור את המקום המתאים ביותר.

גם על חוף הים וגם במיקום מרכזי? יש דבר כזה

הטיפ הראשון ואחד החשובים ביותר בהקשר של בחירת מקום לאירועים על הים, הוא הלוקיישן הספציפי של האולם. חוף הים הוא למעשה אתר טבע, ולא פעם מוקמים אולמות אירועים לצדו, אך מבחינה גיאוגרפית, הם אינם נגישים או מרכזיים במיוחד על המפה. כמובן, אתם מעוניינים בלוקיישן הייחודי עם נוף הגלים והחוף, עם הבריזה המשגעת וכל הג׳אז הזה שאירוע על הים אוצר בתוכו, אבל עוד לפניכן חשוב לוודא שהאולם ממוקם במיקום מרכזי, מוכר ונוח. חשוב להבין שבמידה ותבחרו לקיים את האירוע במיקום מרוחק עבור רוב המוזמנים שלכם, ככל הנראה, אחוזי ההשתתפות באירוע יהיו נמוכים מהרצוי. שכן, אנשים נוטים למצוא תירוצים וסיבות לבטל את השתתפותם באירועים שההגעה אליהם היא מורכבת. במיוחד כאשר מדובר באנשי עסקים עסוקים. אבל אל דאגה – יש לנו פיצוח במקרה הזה. אין צורך לוותר על הלוקיישן הנחשק של חוף הים. מדובר במשוואה פשוטה – אולם אירועים על הים בתל אביב הוא התשובה. בין שלל היתרונות הטמונים בקיום אירוע בתל אביב, בולט קודם כל הנגישות והפופולריות של העיר, שמושכת אליה המוני אנשים, וכאשר מדובר באנשי עסקים, אפשר לסמוך על זה שמאחר והעיר היא מוקד עסקי פעיל במיוחד, הם ישמחו להגיע לסביבה.

חשוב להבין כמה מוזמנים יש ברשימה לפני שבוחרים אולם 

ישנם אירועים עסקיים באווירה אינטימית יותר, המונים עד 250 מוזמנים, וישנן הפקות ענק של 400 איש ומעלה. לפני שניגשים לבחור את האולם המתאים לאירוע, חשוב לשים לב לנתון הבא – כמה אנשים צפויים להשתתף באירוע אותו אתם מפיקים. מומלץ להתאים את הקיבולת של האולם באופן הכי מדויק שניתן, לכמות המוזמנים המתוכננת. כמובן שלא תבחרו מקום קטן מדי עבור האירוע, אבל מה עם מקום מרווח מדי? כן, יש דבר כזה. אם אתם יוצאים מתוך הנחה שמקסימום לאורחים שלכם יהיה מאוד מרווח, ואי לכך גם נעים ונוח, אתם מפספסים פה נקודה חשובה. אירועים עסקיים, ואירועים בכלל, נועדו לחבר ולהפגיש בין אנשים, המשתתפים הם אלו שעושים את האירוע. במקרים בהם הם שוהים בחלל עצום, הם עלולים להתפזר ולא לתקשר זה עם זה, וחבל – מטרת האירוע לא תושג באופן זה. אם כן, צריכה להיות הלימה בין אורך רשימת המוזמנים לגודל האולם. עם זאת, ברוב המתחמים הגדולים, יוכלו בהחלט ללכת לקראתכם ולהגדיר טריטוריה אחת מצומצמת בתוך מתחם גדול, כלומר ״להקטין״ את האולם בהתאם לצורך. כך שאם מצאתם מקום שנראה לכם מושלם עבור האירוע, בכל פרמטר אפשרי, אבל הוא רחב ידיים יותר מכפי שאתם זקוקים, אין זה אומר שתצטרכו לוותר עליו.

באולם אירועים על הים – הפסיליטיז והסטנדרטים חייבים להיות ברמה גבוהה

יש לזכור שחוף הים הוא אתר טבע לכל דבר ועניין, ולכן, אם בחרתם לערוך אירוע בקרבתו, חשוב לשים לב לפסיליטיז, לכביש הגישה ולעוד פרמטרים של נגישות ונוחות. אתם לא רוצים לגרום לאורחים שלכם לדדות על החול בדרך לאירוע, וגם רוצים להבטיח שהם לא יסבלו מהשמש הקופחת. גם במקרה הזה, אפשר להירגע, ניתן למצוא כיום אולם אירועים יוקרתי בתל אביב עם הים, שיש בו את כל הפינוקים, הנוחות והסטנדרטים הגבוהים שתמצאו באולמות אירועים ״רגילים״, רק שפה יש בונוס רציני – הרקע של חוף הים. באולמות האיכותיים דואגים להצללה, לדק עץ מסודר, למיזוג אוויר ומאווררים, אפילו במתחמים הפתוחים ועוד. במילים אחרות, כאשר מוצאים את האולם הנכון, עצם העובדה שהוא שוכן על חוף הים, ממש לא אומר שתצטרכו לעבוד יותר קשה או או לדאוג ליותר פרמטרים של ההפקה.

לאפיין את האירוע ואת המשתתפים לפני שבוחרים אולם

אם כבר יצא לכם להפיק אירוע עסקי כזה או אחר בחייכם, אתם בוודאי מבינים את החשיבות של אפיון מדויק של האירוע הספציפי הזה, לפני שניגשים לבחירת מקום לאירועים עסקיים בתל אביב. אירועים עסקיים נחלקים לסוגים שונים, וחשוב להבדיל ביניהם ולהבין בדיוק לקראת איזה סוג של אירוע אתם עומדים. ישנם אירועים המיועדים לעובדי החברה בלבד, כאשר מטרתם לפרגן לעובדים, לגבש ביניהם ולהעניק להם את התחושה שמשקיעים בהם. ברוב המקרים, אירועים מסוג זה יהיו באווירה ״מסיבתית״ יותר, ולכן יתאימו פה אולמות אירועים שמקדמים אווירה של בילוי. לעומת זאת, ישנם אירועים עסקיים, המתקיימים בשעות היום, ומטרתם לחשוף מוצר או מותג מסוים, ו/או ליצור קשרים בין אנשי עסקים. ישנם גם אירועים שהם למעשה כנסים מקצועיים, כאשר תכליתם להעשיר את הידע המקצועי של המשתתפים. כל אחד מאלו מצריך סגנון שונה של אולם וגם פסיליטיז ושירותים שונים. 

עוד נתון שכדאי להתעכב עליו הוא האורחים עצמם. לפני שבוחרים אולם, חשוב להבין מיהם המשתתפים באירוע ומהם המאפיינים העיקריים שלהם. למשל, האם מדובר בעובדי הייטק בגילאים 20-40, או שמא מדובר באנשי עסקים בגילאי 40-60? הנתונים הללו יסייעו לכם לבחור את אולם האירועים המתאים ביותר לסגנון של המוזמנים ובכך לייצר הרמוניה ואת האווירה המדויקת באירוע.

אירוע על חוף הים? מזג האוויר לא חייב להיות גורם משמעותי

כאמור, כאשר מפיקים אירוע גדול, לכם המפיקים די קשה לישון בתקופה שלפני האירוע, ולכן כדאי לנקוט בכל הצעדים שיפתיחו מכם סטרס. המפתח לכך הוא ודאות – ככל שתהיה לכם יותר שליטה ויותר ודאות בכל הנוגע למרכיבי ההפקה, כך תהיו רגועים יותר ותוכלו לסמוך על כך שהאירוע ״יתקתק״ כמו שצריך. אחד הגורמים שעלולים להדיר שינה מעיניכם, במיוחד אם אתם מתכננים אירוע על הים, הוא מזג האוויר. כאשר מדובר בעונת החורף, אתם עלולים להיות מוטרדים מהסיכוי לגשם, ואילו בקיץ, שמש קופחת, אובך או שרב עלולים לאיים על הצלחת האירוע, עליו אתם עובדים כל כך קשה, במשך חודשים ארוכים. את מזג האוויר אי אפשר לתכנן ועליו אי אפשר לשלוט. במיוחד כאשר את רוב האירועים העסקיים מתחילים להפיק ולתכנן חודשים קודם. אבל מה שכן אפשר לשלוט עליו – הוא ההיערכות של אולם האירועים לקראת כל תנאי אקלים אפשרי. אם תבחרו במקום מקורה וסגור, עם מיזוג אוויר יעיל ומתקנים איכותיים, תוכלו להיות רגועים שגם בשרב הכי כבד, וגם במקרה של גשם, האורחים שלכם יהיו מוגנים ויהנו מתנאים טובים. כמו כן, כדאי לוודא שהאולם מצויד בחלונות גדולים או אפילו קירות שקופים, על מנת שלא תפספסו את הנוף המרהיב של הים, בכל מזג אוויר שיהיה.

לבחור באולם אירועים שסוגר לכם כמה שיותר פינות

באותו עניין של השקט הנפשי שלכם, המפיקים, יש לכם דרך נוספת לקדם אותו באמצעות בחירת אולם האירועים הנכון. אם קשה לארגן חברת קייטרינג, צוותי תאורה והגברה ועוד באירוע ״רגיל״, באירוע הנערך על חוף הים זו עלולה להיות משימה עוד יותר קשה. אם כן, מומלץ לבחור באולם אירועים שיכול לספק לכם כמה שיותר שירותים איכותיים ״בילט אין״ כעסקת חבילה של המקום. שימו לב במיוחד לאיכות חברת הקייטרינג הפועלת במקום, ובדקו המלצות גם על הספקים השונים שעובדים מול המקום. במידה ומצאתם את אלו ראויים ויותר, הכל מצביע על כך שזהו המקום המתאים. ככל שיותר שירותים מוצעים במקום, כך רשימת המשימות שלכם המפיקים – מתקצרת. כמו כן, ספקים המתורגלים בעבודה באולם מסוים, פועלים בו ביעילות רבה יותר, ואתם המפיקים יכולים להיות רגועים יותר שהאירוע יזרום ויתנהל היטב. 

לחשוב על קונספט שיתאים ללוקיישן הייחודי

לסיום, טיפ שאולי נשמע קטן, אך הוא יכול להשפיע באופן משמעותי על הצלחת האירוע שלכם – אם הלכתם על אולם אירועים ליד הים, מומלץ לקחת את הסיפור צעד נוסף קדימה ולחשוב על קונספט מסוים לאירוע, נושא שיעבור כחוט השני בין המרכיבים השונים. כמובן, מומלץ שהנושא יהיה קשור לים. באופן זה, תוכלו להפיק אירוע קוהרנטי, בו שלל המרכיבים מתכתבים זה עם זה. לדוגמא, אם בחרתם בקונספט של ים, תוכלו לבחור מנות המבוססות על דגים, לעצב את הדקורציה במקום עם אלמנטים כמו צדפים ושימוש בצבעים כמו כחול וזהב, ועוד. כך מפיקים אירוע מהודק, המדבר בשפה אחת, וממש מרגישים את זה. אלו הם הדברים הקטנים שהופכים אירוע למיוחד, איכותי ובלתי נשכח.